Не позволяйте ограничениям, касающимся рабочего пространства, снижать вашу эффективность и продуктивность. Проявите изобретательность и сделайте так, чтобы они работали на вас, а не против вас.
Верните стены на место
В офисной архитектуре есть один модный тренд, который часто подрывает продуктивность и эффективность сотрудников компании: офисы с открытой планировкой. Иногда такие офисы занимают целые этажи и в них нет ни одной стены – только сплошные ряды столов и стульев, длинные-предлинные. Порой подобные офисы поделены невысокими перегородками на ячейки.
Существует множество причин, почему компании выбирают такую планировку. Так они экономят деньги: чем меньше стен и отдельных кабинетов, тем ниже расходы на архитектурное проектирование, покраску, освещение и прочие формы содержания помещений. Сокращение индивидуального пространства позволяет втиснуть больше сотрудников в определенное количество квадратных метров и тем самым еще сильнее снизить издержки.
Открытая планировка означает также и меньше потерь иного рода. Отсутствие отдельных сотрудников, находящихся в командировке, отпуске или работающих на дому, приводит к освобождению некоего количества столов или ячеек, которые тут же могут быть заняты другими сотрудниками. (Такой подход известен под названием хотелинг. При этой системе никто из служащих не имеет постоянного рабочего места. Придя в офис, люди бросаются искать свободный стол или ячейку, а найдя такую, объявляют ее своей.)
А еще открытая планировка офиса – просто дань моде. Благодаря тому что это веяние было подхвачено рядом креативных и высокотехнологичных компаний, на него стали смотреть как на способ продвижения инноваций, сотрудничества и командной работы. Некоторые менеджеры, похоже, полагают, что если они снесут стены в своей штаб-квартире, то в мгновение ока превратят степенную и скучную компанию в энергичного инноватора.
К сожалению, такие ожидания в итоге не получают подтверждения. Проблемы, с которыми я лично сталкивалась, работая в подобной деревне из офисных ячеек, и опасения, которыми делятся со мной клиенты, укрепили меня во мнении, что в наличии стен есть свои большие плюсы. Я уверена, что пора уже вернуть нашим офисам стены.
Эта вера основывается как на моих субъективных ощущениях, так и на ощущениях моих клиентов. Однако данное убеждение все чаще получает подтверждение в различных опросах и исследованиях. Вот что пишет в своей книге Сьюзан Кейн:
«Как выяснилось, офисы с открытой планировкой снижают продуктивность и ослабляют память. Есть мнение, что они приводят к росту текучести персонала. Они также вызывают у сотрудников чувство усталости, враждебности, лишают их мотивации и уверенности. Люди, работающие в подобных помещениях, чаще страдают от гипертонии и повышенного уровня стресса и чаще болеют гриппом. Они чаще вступают в споры с коллегами, боятся, что сослуживцы подслушивают их телефонные разговоры и шпионят за их мониторами, и реже заводят с ними личные, доверительные отношения. Они также намного чаще подвергаются воздействию громкого неконтролируемого шума, что приводит к повышению пульса, а также выбросу кортизола – гормона стресса, который вырабатывается в организме, когда тот поставлен в ситуацию выбора “бежать или бороться”. Такая обстановка способствует социальному отчуждению людей. Они быстрее поддаются гневу и агрессивному настрою и медленнее приходят на помощь окружающим»{41}.
Существует достаточно доказательств того, что офисы с открытой планировкой способствуют снижению удовлетворенности работников условиями труда и своей продуктивностью. Например, когда во время одного эксперимента служащих переместили из традиционных кабинетов в офисы с открытой планировкой, их удовлетворенность окружающей обстановкой уменьшилась, физическое напряжение усилилось, отношения с сослуживцами ухудшились, как и результаты труда{42}. Важно также отметить, что негативные ощущения сотрудников компании не ослабли даже после шестимесячного периода адаптации. Другое исследование влияния рабочей среды на персонал крупной многонациональной телекоммуникационной компании подтвердило эти выводы и дополнило следующим: служащие фирмы, работающие в офисах с открытой планировкой, выражали недовольство из-за уменьшения личного пространства, повышения уровня шума и невозможности полностью контролировать свое рабочее место, в том числе и компьютер{43}.
Еще одно исследование, проведенное под руководством Сары Варландер, доказало: выбор офиса с открытой планировкой нередко имеет и другие нежелательные последствия. В организации, в которой проходил опрос, такая конфигурация офисного пространства действительно стимулировала спонтанное взаимодействие между коллегами (встречи и дискуссии участились), однако также она привела и к тому, что сотрудников чаще стали беспокоить и отрывать от дел их коллеги, беседующие между собой. По задумке открытая планировка должна была способствовать командной работе, но в итоге свелась к тому, что члены коллектива начали следить, кто нарушает правила о приватных телефонных звонках, не соблюдает норм рабочего времени и вообще у кого какая температура и кто чем пахнет. Все это привело к росту числа конфликтов между сотрудниками{44}.
Вы уже наверняка задались вопросом, а нельзя ли по типу выполняемой работы определить, какой вариант офисной планировки будет эффективным. Может, вполне логично предположить, что офис с открытой планировкой подойдет таким креативным компаниям, как, например, Pixar, где каждый делает, что ему вздумается. А вот в юридической фирме, через которую проходит нескончаемый поток людей, но при этом сохранение конфиденциальности и тайны частной жизни – дело первостепенной важности, сотрудников лучше усадить по отдельным кабинетам.
Подобный подход кажется вполне обоснованным, однако исследования показывают, что тип деятельности, по большому счету, значения не имеет. Открытая планировка одинаково негативно сказывается на сотрудниках независимо от характера выполняемой ими работы. Более того, одно исследование, фокусировавшееся именно на творческих работниках, доказало, что открытое пространство на самом деле подрывает тот тип креативности, который, по идее, должно стимулировать{45}.
Приведем результаты еще одного исследования. Оно посвящено изучению поведения работников, которых перевели из традиционных отдельных кабинетов в офисы с открытой планировкой. Опрос проводился среди четырех групп сотрудников, стоящих на разных уровнях карьерной лестницы: служащих секретариата, их непосредственных руководителей, специалистов и менеджеров. Сотрудники всех уровней в один голос жаловались на снижение степени удовлетворенности работой и доверительности бесед с коллегами{46}.
Пора вернуть стены на место. Мы можем создавать открытое пространство для сотрудничества и мозговых штурмов, не требуя при этом, чтобы каждый член команды постоянно работал в офисе с открытой планировкой.
Я начала эту главу с описания штаб-квартиры Pixar – компании, посвятившей себя инновациям и креативности. Она в изобилии предоставляет персоналу открытое пространство для сотрудничества и взаимодействия. Но при этом дает полную свободу для создания личного пространства, и все индивидуальные рабочие места в здании имеют стены. Давайте вернем стены на место – и увидим, как продуктивность воспарит.
11. Перестаньте перекладывать бумаги
«Не пропустите День самоорганизованности! Победившая команда получит подарочные карты iTunes и бесплатные футболки с логотипом этого дня!» Так гласили флаеры, которые я нашла в корпоративной комнате отдыха. Меня пригласило руководство компании, чтобы я помогла команде, занимающейся подготовкой этого мероприятия, в его проведении. Мои сотрудники также должны были принять в нем участие и на протяжении дня оказывать поддержку персоналу фирмы.
Сама компания специализировалась на производстве товаров для хранения и организации офисных принадлежностей, что показалось мне довольно забавным, чтобы не сказать нелепым. Она была важным игроком рынка контейнеров для хранения, оцениваемого в один миллиард долларов. Я никак не могла понять: почему компания, чья миссия – разрабатывать и распространять продукты, помогающие потребителям поддерживать порядок, нуждается в проведении Дня самоорганизованности для собственных служащих?
Марта, руководитель проекта, объяснила мне, что на то есть три причины. Во-первых, такой день – прекрасный повод активизировать маркетинговую и рекламную деятельность. Компании есть что рассказать, и замечательная история ее побед будет дополнена множеством фотографий в духе «до и после». Эти снимки будут размещены на сайте компании, во всех социальных сетях и разосланы во все средства массовой информации – прессу, телевидение, радио – в надежде на то, что о событии расскажут и тем самым подчеркнут ценность продукции компании.
Марта, руководитель проекта, объяснила мне, что на то есть три причины. Во-первых, такой день – прекрасный повод активизировать маркетинговую и рекламную деятельность. Компании есть что рассказать, и замечательная история ее побед будет дополнена множеством фотографий в духе «до и после». Эти снимки будут размещены на сайте компании, во всех социальных сетях и разосланы во все средства массовой информации – прессу, телевидение, радио – в надежде на то, что о событии расскажут и тем самым подчеркнут ценность продукции компании.
Во-вторых, фирма осознала, что ее служащие не пользуются всеми преимуществами собственных же продуктов. Пора заставить персонал действовать в соответствии с провозглашаемыми ценностями, и День самоорганизованности должен дать толчок этому.
В-третьих – печальную правду не скроешь, – в офисах компании реально царил бардак. Все столы, проходы между ними, полки и шкафы были заставлены высоченными кипами бумаг и неиспользованных принадлежностей, что мешало работе, подрывало продуктивность, да и просто было небезопасно для служащих.
Меня эти доводы убедили. Несколько недель спустя, в пятницу утром, как и планировалось, я открыла День самоорганизованности презентацией на тему, как перестать перекладывать бумажки. После этого весь персонал компании, заправившись пиццей, отправился разгребать завалы и приводить их в порядок. Моя команда весь день проводила тренинги, помогала выстраивать систему поиска документов (подробнее об этом – позже) и напутствовала служащих компании, как стать более организованными. Под конец рабочего дня офисы засверкали чистотой. Горы неиспользуемых продуктов компании были собраны, рассортированы и подготовлены для передачи в дар благотворительному фонду. Кипы ненужных документов перетекли в мусорные корзины – все контейнеры были полны нарезанной в стружку бумаги, в том числе и дополнительные, привезенные специально. День самоорганизованности имел огромный успех, и руководители компании остались необычайно довольны.
Конечно, к произошедшему можно отнестись как к иронии судьбы: как такую фирму угораздило чуть не утонуть в море ненужных бумаг?! Но на самом деле данная проблема широко распространена во всех отраслях бизнеса, и это тем более удивительно сегодня, в XXI веке. Ведь многие эксперты, особенно в области информационных технологий, давно предсказывали, что потребность в организации бумажного документооборота скоро отпадет сама собой. Разве мы не вступили в эру цифровых технологий, в которой папки с бумагами стали рудиментом?!
Потоки электронной информации как текут, так и будут течь, но они не привели к сокращению объема бумажных документов в офисах. Через руки среднестатистического офисного работника ежегодно проходит – вы только вдумайтесь в эту ошеломляющую цифру! – 10 000 листов бумаги{47}. Вместе с ростом объема бумажного документопотока возрастают и сложности с его организацией и управлением. По подсчетам редакции Wall Street Journal, средний американский служащий тратит шесть недель в году на поиски потерянных документов{48}. И что немаловажно: вся эта бумага стоит очень даже недешево! По оценкам компании Ernst and Young, чтобы наполнить бумагой шкаф с четырьмя ящиками, потребуется 25 000 долларов, а его «поддержка» обойдется в 2100 долларов в год{49}.
Так что эффективное управление бумагой в нынешний электронный век не только по-прежнему актуально, а и жизненно необходимо! Подумайте, сколько денег, должно быть, упомянутая компания потратила на планирование, организацию и проведение Дня самоорганизованности, не говоря уже о стоимости времени, которое ее сотрудники потратили на приведение бумаг в порядок и избавление от всего лишнего.
И это только непосредственные материальные издержки. Скрытые затраты гораздо значительнее. Среди основных причин, по которым компания решила провести такое мероприятие, было и резкое падение продуктивности персонала. Творческому отделу, проектировавшему новые модели контейнеров, в буквальном смысле слова не хватало места для проведения тестов и экспериментов с прототипами. Офисы службы маркетинга были завалены старыми рекламными материалами и брошюрами, которые душили креативность сотрудников. На практике персонал тратил рабочее время на перекладывание и сортировку бумаг. Ненужные продукты, старые папки и горы скоросшивателей постоянно мешали сотрудникам выполнять свои обязанности.
Перекладывание бумажек – наверное, крупнейшая отдельно взятая брешь в экономической системе, через которую утекают время и деньги. К счастью, ее можно существенно минимизировать, следуя нескольким простым принципам.
Вам нужна поисковая система, а не система хранения документов
Симптомы бумагоперекладывания очевидны: горы документов на столах, полу, шкафах – и часто звучащий рефрен: «Я уверена, что эта бумага где-то здесь, только дай мне время ее найти». Самое действенное лекарство от данного недуга – разработка эффективной поисковой системы. Проблема лишь в том, что никто не хочет архивировать документы – мне лично встретился всего один человек, которому этот процесс действительно доставлял удовольствие. Все остальные мои клиенты просто ненавидят сие занятие и, конечно же, избегают его. А это, в свою очередь, означает, что создание системы хранения превращается в очередную невыполненную задачу и «болезнь» продолжает обостряться.
На самом же деле вам не нужна система хранения документов – вам необходима эффективная система их поиска. В конце концов, ваша цель – обеспечить себе в будущем быстрый и легкий доступ к информации, содержащейся в конкретном документе, а не просто убрать его подальше, чтобы не мешал.
Строительство эффективной поисковой системы начинается с ответа на три важных вопроса, касающихся содержимого документов, ежедневно ложащихся на ваш стол. Спросите себя:
• Нужна ли мне эта информация для сверки, оплаты налогов или каких-нибудь юридических целей?
• Когда эта информация может мне понадобиться снова?
• Где еще я смогу найти данную информацию?
Ответы на перечисленные вопросы помогут вам решить, какие бумажки сохранить, а какие – выбросить и как построить поисковую систему так, чтобы вы могли без проблем найти важную информацию, когда она вам в следующий раз потребуется.
Давайте начнем с первого вопроса: «Нужна ли мне эта информация для сверки, оплаты налогов или каких-нибудь юридических целей?». Существуют специальные инструкции, разработанные Налоговой службой, относительно того, какие данные юридических и физически лиц следует хранить, а также законодательные нормативы о хранении договоров и документов о найме на работу и прекращении трудовых отношений. Вам необходимо изучить все эти правила и неукоснительно соблюдать их.
Когда мы проводили День самоорганизованности, наш юридический отдел подготовил исчерпывающую инструкцию со списком документов, подлежащих сохранению, и донес ее до сведения каждого сотрудника, а еще разместил на интранет-сайте компании. Все бумаги, упомянутые в перечне, были сохранены. Любые документы, в отношении которых возникали сомнения, откладывались и не уничтожались до тех пор, пока юридическая служба не давала добро.
Если вы – наемный работник, попросите своего работодателя выдать вам инструкцию о порядке хранения документов. Если таковая до сих пор не составлена или же вы – человек свободной профессии или мелкий предприниматель, зайдите на сайт Налоговой службы и посмотрите полный перечень документов юридических и физических лиц, подлежащих хранению, а заодно уточните – сколь долгому. И позаботьтесь о том, чтобы все требуемые бумаги были у вас в порядке.
В случаях, когда необходимости беречь документ нет, перейдите ко второму вопросу: «Когда эта информация может мне понадобиться снова?». К примеру, представьте себе, что коллега прислал вам печатный экземпляр презентации, которую он подготовил для пятничного заседания руководства. Когда вам понадобится эта информация в следующий раз? В пятницу утром.
Допустим, вам выдали квитанцию за ночевку в гостинице, в которой вы останавливались во время встречи торговых представителей вашей компании. Когда этот документ понадобится вам еще раз? В конце месяца, когда будете составлять отчет о расходах.
А теперь вообразим, что к вам каким-то образом попала бумажка, которую не нужно хранить по налоговым и юридическим причинам и вы вообще не знаете, понадобится ли она вам когда-нибудь. Что с ней делать? Выбрасывайте немедленно!
Например, вы получили копию меню столовой вашей организации на неделю. Если вы не собираетесь там обедать, то меню вам не нужно – избавьтесь от него.