Однако если вы чувствуете, что информационная встреча действительно необходима, тогда подумайте о применении подхода «разделяй и властвуй». Один из моих клиентов успешно им пользуется. Служба сбыта его компании ежемесячно проводит бесполезные, но весьма времязатратные совещания, на которых оглашаются свежие данные о продажах, обсуждаются характеристики новых продуктов и прочие новости компании. Чтобы повысить эффективность собраний, мой клиент решил, что члены его команды будут принимать в них участие по очереди. Теперь от его подразделения на встречу отправляются по два сотрудника. Они все тщательно записывают, затем сопоставляют записи, чтобы убедиться, что ничего не пропустили, после чего объединяют их в единый документ и рассылают сослуживцам. Таким образом, эти двое вынуждены активно участвовать в совещании – они уже не могут позволить себе в это время проверять электронную почту или обмениваться эсэмэсками. При этом все остальные члены команды также узнают все новости о продуктах и решениях компании. В итоге подразделение моего клиента регулярно выполняет и перевыполняет планы продаж.
У встреч, которые проводятся с целью решить проблему или принять резолюцию, как правило, нет адекватных альтернатив. Диалог и дискуссию – важные компоненты любого подобного типа совещаний – нельзя заменить ничем. Однако целенаправленная подготовка таких собраний способна существенно упростить и ускорить их проведение. Например, вы можете заранее разослать всем участникам необходимые сведения, справочные данные и любые другие имеющие отношение к проблеме или ее решению материалы, чтобы они могли эффективно подготовиться к встрече. Тогда драгоценное время совещания будет потрачено именно на обсуждение, а не на ознакомление присутствующих с контекстом и предысторией проблемы.
Мозговые штурмы и тимбилдинговые собрания также требуют живого сотрудничества. Однако и их эффективность можно повысить, если заранее разослать материалы и подтолкнуть участников к тому, чтобы они поразмышляли над темой встречи заранее.
А вот инструктаж и другие собрания, чья цель – совершенствование профессионального мастерства, необязательно ограничивать традиционным форматом личного присутствия в «классной комнате». Существуют очень дельные онлайн-программы и платформы, позволяющие обучаемому самостоятельно освоить самые разные умения и навыки. Четко определите цели и задачи обучения и, не упуская их из виду, поищите иные методы донесения знаний.
И наконец, когда будете оценивать возможные альтернативы собраниям, учтите стиль продуктивности участников мероприятия и попробуйте использовать их сильные стороны.
Например, приоритетчики – информационные наркоманы: фактов и данных им всегда мало. Информационные заседания подпитывают эту их страсть, если, конечно, проходят собранно и деловито. Попросите своих коллег-приоритетчиков предложить альтернативные каналы доставки новостей. Они с радостью поделятся своими идеями о самых эффективных и рациональных способах сбора и распространения информации
Для визуализаторов мозговой штурм – источник энергии, вдохновения и жизненных сил. Однако столь стимулирующее воздействие на них оказывает не совещание, а сам процесс мозгового штурма. Попросите визуализатора предложить вам альтернативную форму его проведения, в которой можно участвовать виртуально, удаленно или любым другим нестандартным способом. Используйте талант вашего коллеги-визуализатора к инновациям, и очень может быть, что вы изобретете совершенно новый способ осуществления мозговых штурмов.
Плановики любят инструктажи и собрания по совершенствованию умений, так как они позволяют им узнать что-то новое. Попросите своих коллег-плановиков предложить вам альтернативу традиционному инструктажу. То внимание, с которым они подходят к процедурам и формам, делает их идеальными кандидатами на роль методистов, определяющих, как нужно преподносить людям знания. Вы можете быть удивлены их находчивостью.
Изучите варианты, альтернативные собраниям. Они способны придать резкий импульс вашей революции, устранив необходимость в значительной части совещаний, которые вы проводите. Представьте себе, сколько всего вы сможете переделать в освободившееся время!
Планирование – залог успеха встречи
В 11 часов утра началось четвертое за день заседание, на котором присутствовал Алекс. Но как ни странно, его настроение было на подъеме. «По крайней мере, это совещание не обернется лишней тратой времени, – успокаивал он себя, усаживаясь в кресле. – Всем присутствующим заранее разослали данные о безопасности изделия, полученные неделю назад по итогам последнего этапа тестов прототипа. Нам нужно всего лишь обсудить результаты и принять решение о переходе к следующей фазе разработки продукта. Мы расчистим себе дорогу на три месяца вперед, а на все про все у нас уйдет от силы пятнадцать минут, не более». Алекс улыбнулся коллегам, сидящим за столом в конференц-зале.
Двадцать минут спустя настроение Алекса уже было не таким радужным. Дискуссия, которую он с нетерпением ждал, так и не состоялась. В зале царило молчание, пока шестеро коллег Алекса пролистывали страницы доклада с результатами тестов на безопасность продукта. Было очевидно, что никто из присутствующих не ознакомился с материалами заранее – они видели их впервые. И никто не мог сказать, будут ли собравшиеся готовы принять решение о переходе к следующему этапу без дополнительных анализов и подсчетов. С тяжелым вздохом разочарования Алекс посмотрел на часы. «Еще один час потрачен впустую!» – подумал он.
В этой типичной для большинства из нас истории Алекса отражается правда жизни: успех собрания зависит от того, как к нему готовились и как его спланировали. Это означает, что у ведущего совещания есть своя особая, исключительно важная роль.
Если вы хотите существенно повысить шансы на проведение эффективного и результативного заседания, в следующий раз, когда его организатором будете назначены вы, начните подготовку заблаговременно с поиска ответов на следующие вопросы:
• Зачем нам встречаться? Какова цель собрания? К какому из шести типов его можно отнести?
• Какого результата я хочу добиться по итогам мероприятия?
• Существует ли некий альтернативный формат, который можно использовать с таким же успехом?
• Если совещание необходимо, каков идеальный формат его проведения для достижения желаемого результата: встретиться вживую, собраться виртуально или некая комбинация из этих двух вариантов? Иногда местонахождение приглашенных не позволяет им присутствовать лично. В этом случае я настойчиво рекомендую использовать технологии видеосвязи, чтобы вы могли видеть участников совещания. Значительная доля коммуникации между людьми осуществляется в невербальной форме, и если у вас не будет возможности лицезреть людей, принимающих участие в обсуждении, вы можете упустить важные, но не уловимые иными рецепторами подсказки о степени понимания или непонимания, согласия или несогласия ваших собеседников.
• Кому нужно присутствовать?
• Какую информацию я намерен получить от присутствующих?
• Что участникам совещания следует узнать или выполнить еще до его начала, чтобы мероприятие удалось?
• Что я ожидаю от присутствующих на заседании в плане подготовки и участия? Как донесу до них свои ожидания?
Отвечая на эти вопросы и методично реализуя найденные ответы, вы продвинетесь далеко вперед на пути к проведению эффективного совещания и достижению его реальной цели.
Если вы – участник собрания, то и в этом случае у вас есть важные обязанности, которые необходимо своевременно выполнить. Как всегда, прежде чем принять приглашение, вы должны оценить значимость совещания и рентабельность инвестиций в него. Затем, если решите пойти, обдумайте следующие вопросы:
• В чем состоит уникальный вклад, который я могу внести в работу этого заседания?
• Какая требуется к нему подготовка?
• Что я должен сделать до собрания, чтобы потом полноценно в нем участвовать?
Независимо от того, ведущий вы совещания или его рядовой участник, предварительная подготовка и планирование имеют огромное значение и способны существенно повысить рентабельность вложенного вами времени. Не забывайте при этом использовать сильные стороны своего стиля продуктивности. Пообещайте себе, что каждое собрание, которое вы будете вести или на котором будете присутствовать, вы сделаете эффективным и результативным. А затем своевременно подготовьтесь и все спланируйте, чтобы гарантировать себе: так и произойдет.
Составьте идеальную повестку дня
Составьте идеальную повестку дня
Собрание без повестки дня – что корабль без руля. Без нее вы не сможете направлять и удерживать беседу в нужном русле и не достигнете цели. Восстаньте против таких собраний, требуйте, чтобы вам дали повестку дня заранее. Если организатор встречи не может ее предоставить, то отклоните приглашение, а если считаете свое присутствие обязательным, то примите и тот факт, что ваши временные инвестиции, скорее всего, не окупятся.
Если встречу организовываете вы, тогда разработайте то, что я называю идеальной повесткой дня. Она строится с учетом:
• цели;
• задач;
• участников;
• исполнения;
• ответственности.
Идеальная повестка дня станет гарантией того, что вы себе ясно представляете цель и результаты будущего мероприятия и имеете продуманный, хорошо организованный план их достижения. Вот как это работает:
• Цель. Четко сформулируйте цель собрания в самом верху повестки дня. Например: «Цель: проанализировать квартальные показатели активности в социальных медиа».
• Результаты. Перечислите желаемые результаты совещания, к которым вы стремитесь и от достижения которых зависит, будет считаться ваша встреча успешной или нет. Например: «Результаты: а) принять новую стратегию для увеличения количества наших последователей в Twitter; б) определить частоту размещения постов в Facebook; в) выявить темы контента, генерирующие наибольшее количество дискуссий в LinkedIn». Затем, используя ожидаемые результаты как ориентир, перечислите темы и пункты для обсуждения или вопросы, которые помогут вам направлять дискуссию. Например: «Тема – Twitter: на какие твиты чаще всего делался репост в прошлом месяце? Сколько у нас последователей? Как они нас нашли? Что нам следует изменить, чтобы привлечь еще больше фолловеров?».
• Участники. Рядом с каждой темой отметьте, кто будет вести дискуссию по ней и сколько времени планируется обсуждать эту тему.
• Исполнение. В конце повестки дня оставьте место, куда затем впишете решения или дальнейшие конкретные шаги, которые должны быть реализованы по итогам совещания.
• Ответственность. Назначьте ответственного за выполнение каждого пункта из перечисленных действий и определите, к какому сроку ему следует отчитаться перед присутствующими о выполнении задачи.
Разрабатывая свою идеальную повестку дня, дайте волю собственному стилю продуктивности. Например, если вы – приоритетчик или плановик, создайте традиционную повестку: линейную и подробную, в формате документа с перечнем пунктов. Если же вы – визуализатор, попробуйте провести небольшой мозговой штурм и построить ассоциативную карту повестки дня, используя стикеры, цветные маркеры или онлайн-программу для составления интеллект-карт (несколько подобных приложений мы упоминали в седьмой главе). Вы можете даже посвятить первые три минуты совещания нанесению своей схемы на белую доску, чтобы ее могли видеть все присутствующие, попутно давая необходимые пояснения. (На рис. 14.1 и 14.2 представлены два примера идеальной повестки дня, одна – традиционного формата, с применением маркированного списка, другая – созданная с использованием техники майнд-мэппинга.) Если вы – организатор, используйте приложение для перевода устной речи в печатный текст типа CopyTalk и надиктуйте свою повестку, а затем поручите программе расшифровать аудиозапись и прислать вам ее по электронной почте.
ПОВЕСТКА ДНЯ заседания рабочей группы по подготовке годовой конференции по сбытуЦЕЛЬ: начать процесс планирования конференции по сбыту, которая должна состояться 17–18 января следующего года.
РЕЗУЛЬТАТЫ: составить базовый список задач по подготовке конференции, назначить ответственных за их выполнение и крайний срок по каждому пункту.
ПУНКТЫ:
• ВЫБОР МЕСТА: то же место, что и в прошлом году (конференц-зал отеля «Империал»)? Или посмотрим альтернативные варианты?
• ДОКЛАДЧИК: Джилл. ВРЕМЯ: 15 минут
• СОСТАВЛЕНИЕ ПРОГРАММЫ: нужно разработать подробную программу-расписание на оба дня, в том числе с полным перечнем докладов, презентаций, демонстраций товаров, а также выступающих.
• ДОКЛАДЧИК: Рэнди. ВРЕМЯ: 20 минут
• ОСНОВНОЙ ДОКЛАД: найти динамичного оратора для открытия конференции. Кандидатуры? Бюджет?
• ДОКЛАДЧИК: Дана. ВРЕМЯ: 10 минут
• ДОРОГА И РАЗМЕЩЕНИЕ В ГОСТИНИЦЕ: кто будет работать с нашей транспортной службой и координировать эти вопросы? Не нужна ли дополнительная помощь?
• ДОКЛАДЧИК: Сангит. ВРЕМЯ: 5 минут
• КОММУНИКАЦИЯ: необходимо сформировать команду, которая будет отвечать за донесение информации о наших планах до всех участников и реагировать на вопросы/предложения.
• ДОКЛАДЧИК: Нора. ВРЕМЯ: 10 минут
ИСПОЛНЕНИЕ, ОТВЕТСТВЕННЫЕ:
Рис. 14.1. Идеальная повестка дня, представленная в традиционной форме с перечнем пунктов
Рис. 14.2. Идеальная повестка дня, составленная с использованием техники создания интеллект-карт
Идеальная повестка дня поможет вам успешно провести встречу, удержать дискуссию в заданном русле, добиться заявленных целей и получить в итоге согласованный перечень дальнейших конкретных действий. Она также позволит участникам полноценно подготовиться к собранию и внести в его работу свой весомый вклад.
Пригласите правильных людей – и только их
Зайдя в конференц-зал, Джина обнаружила, что все кресла вокруг стола заняты и даже вдоль стен вот-вот не останется свободных мест – стульев было от силы штук двадцать. «Неужели весь этот народ приглашен?» – мысленно спросила она себя. Оглядевшись вокруг, Джина заметила, что людей, наделенных полномочиями принимать решения, ради которых, собственно, все и затевалось, в зале нет, а присутствуют лишь члены их команд. Джина поспешила занять одно из последних свободных мест, думая про себя: «Это собрание затянется надолго, и могу поспорить, мы уйдем отсюда ни с чем».
Очевидно, что Джина – человек с богатым организационным опытом и прекрасно понимает, насколько сильно эффективность встречи зависит от ее участников.
Если вам поручено провести собрание, безоговорочно соблюдайте правило приглашать на него правильных людей – и только их. Если по стилю продуктивности вы – организатор, то вам будет сложно следовать данному принципу, так как вам свойственно вовлекать как можно больше людей и со всеми стремиться наладить взаимодействие. Однако помните: если присутствующих будет чересчур много, да еще и не тех, кого нужно, – ваше совещание может сбиться с курса и не дать должного результата.
Когда станете составлять список участников собрания, вспомните, что они делятся на четыре типа: те, кто принимает решения, те, кто влияет на принятие решений, эксперты и исполнители.
• Принимающий решение – это человек, наделенный соответствующими полномочиями.
• Влияющий на решение – сотрудник, имеющий достаточно большие связи и мощную поддержку внутри организации для того, чтобы отстаивать и проталкивать некие решения и инициативы.
• Эксперт – человек, обладающий определенными ресурсами в виде знаний, умений и опыта, необходимыми для принятия взвешенного решения и разработки плана его реализации.
• Исполнитель – тот, кто обладает навыками, умениями, ресурсами и компетенцией для выполнения работы, согласованной в ходе совещания.
В идеале на встрече должны быть представлены все четыре типа участников. Конечно, один человек может исполнять несколько ролей, как и в одной роли могут выступать несколько человек – например, для обсуждения реализации сложного проекта вам может понадобиться содействие троих экспертов.
Если заседание будете вести вы, задайте себе следующие вопросы, чтобы определить, кому действительно необходимо на нем присутствовать.
• Каков желаемый итог совещания?
• Кого из организации следует пригласить, чтобы получить такой итог?
• Кто сможет принять нужное решение?
• Кто может повлиять на принятие решения?
• Кто выступает экспертом в данной области?
• Кто будет выполнять решение?
• Есть ли среди неприглашенных на заседание люди, которые участвовали в подобных мероприятиях в прошлом, и как вы объясните, почему их исключили из списка участников на сей раз?
Держа в уме ответы на эти вопросы, внимательно обдумайте оптимальное количество присутствующих на собрании. Число должно соответствовать желаемому результату. Например, если вы приглашаете людей на информационное собрание, то коммуникация, скорее всего, будет односторонней, а взаимодействие – минимальным. Это означает, что размер группы может быть любым. Скажем, если необходимо донести некую важную информацию до сведения каждого сотрудника крупной организации, собрание можно провести в большой аудитории, вмещающей сотни людей, возможно, даже наладив видеосвязь с еще одной организацией, чтобы тысячи ее работников тоже могли узнать новость.