Использование двухмерного обзорного графика выполняет в тайм-менеджменте две основные функции и помогает осуществлять:
• контроль за исполнением задач;
• гибкое планирование задач со сложной структурой, имеющих вполне определенные сроки выполнения.
Виды двухмерных графиков:
• для планирования долгосрочных задач, целей и проектов;
• для планирования среднесрочных и краткосрочных задач;
• для планирования делегированных задач и контроля за их исполнением;
• для контроля за выполнением регулярных задач.
Двухмерный график долгосрочных дел, задач и проектов
Правила и шаги по созданию двухмерного обзорного графика.
• Крупную задачу или проект разбиваем на подзадачи, которые записываем в левой колонке (таблица 4.1а) в произвольном порядке, как и для составления контрольного списка.
• Вводим второе измерение – время (календарные даты, дни, недели и т. д.). Рассматриваемый нами проект рассчитан на год, следовательно, в качестве временнόго измерителя мы будем использовать месяцы (таблица 4.1б).
Если нам необходимо построить двухмерный график для краткосрочного проекта, рассчитанного, например, на две недели, то в качестве временных измерителей будут использоваться дни или недели.
• С помощью горизонтальных полосок или штрихования ячеек вдоль оси времени осуществляем привязку подзадач к периодам и срокам исполнения (таблица 4.1в). Наибольшей наглядности можно достичь, используя различные цвета для разных задач.
Составление такого графика для любой крупной задачи занимает от пяти до десяти минут. При этом график достаточно гибок: мы не стараемся записать подзадачи в строгой последовательности их выполнения; в случае возникновения изменений и необходимости пересмотра графика на его исправление тоже уйдет всего лишь от пяти до десяти минут.
Двухмерный график мы можем использовать и для планирования различных задач и целей, привязанных не к точному, жесткому сроку исполнения, а к некоторому периоду так, как это сделано в таблице 4.2.
Двухмерный график контроля за делегированными задачами
Правила и шаги по созданию графика контроля за делегированными задачами такие же, как для графика для долгосрочных задач. Дополнительно вводится графа «Исполнители», позволяющая контролировать выполнение задач не только по срокам, но и по ответственным за их решение лицам (таблица 4.3). В данной графе можем указывать как должности, отделы, так и конкретные фамилии ответственных за решение конкретных задач.
Помимо долгосрочных и краткосрочных проектов существуют рутинные, повседневные дела, которые приходится выполнять каждому из нас; когда их скапливается много, они замусоривают наше сознание и нашу работу. Для осуществления контроля за их выполнением применяется «График выполнения регулярных задач» (таблица 4.4).
В левой колонке приведены примеры наиболее часто встречающихся регулярных задач. Далее слева направо – колонки по календарным неделям (1–7 сентября и т. д.). Выполнение задачи отмечается галочкой в соответствующей ячейке, а невыполнение – прочерком.
Важно обратить внимание на то, что данный график – не жесткий план, нам непринципиально, в какой именно день недели и час будет сделана резервная копия информации или произведена уборка на рабочем столе. Важно, что эти дела должны выполняться один раз в неделю. Если за этот период какое-то дело было пропущено (например, в первую неделю мы так и не нашли времени, чтобы убраться в комнате) и появился прочерк, ничего страшного в этом нет. Если же количество прочерков начинает увеличиваться, это дает нам сигнал: регулярная задача не выполняется уже достаточно долго, пора заняться ее решением!
Задача «расчистка рабочего стола» не выполнялась в течение всего месяца; количество прочерков показало, что еще немного и на столе придется делать генеральную уборку.
Создание простого и мотивирующего графика контроля за выполнением регулярных задач иллюстрирует следующий пример.
Из опыта студента Московского финансово-промышленного университета «Синергия» Примерно год назад я купил себе турник, повесил его на видном месте в коридоре и с энтузиазмом занимался где-то недели две. А потом энтузиазм куда-то испарился. После семинара по тайм-менеджменту я решил создать список необходимых мне на месяц физкультурных упражнений и сделал его MS Excel буквально за пять минут. Список представлен в таблице 4.5. Я распечатал его на листе бумаге формата А4 и повесил на самом видном месте на стене в коридоре – прямо под турником, причем вместе со списком прикрепил рядом на веревочке небольшой карандаш. Битва за красивое тело началась. За каждые 20 галочек я назначил себе небольшое вознаграждение в виде 30 минут на любимую компьютерную игру. Каждый раз, когда я проходил мимо турника в коридоре и видел эту таблицу, моим естественным желанием было поставить галочку в каком-нибудь из полей. При этом обязательным правилом для меня было в конце каждого дня подходить к таблице и ставить прочерки в полях для тех упражнений, которые я не выполнил. А ставить прочерки, признаваясь себе в собственной слабости, было неприятно. Уже через неделю у меня выработалась привычка, занятия стали регулярными, а количество упражнений, указанное в таблице на следующий месяц, в полтора раза превышало предыдущие показатели. Битва за красивое тело была выиграна. Если не верите – спросите у моей девушки.
Преимущества двухмерного графика как инструмента обзора:
• дает наглядное представление о структуре сложной задачи;
• обеспечивает четкий обзор всех подзадач;
• дает четкий обзор привязки подзадач к срокам исполнения;
• отражает взаимосвязи задач между собой, что немаловажно при работе над крупными проектами, так как нарушение этих взаимосвязей чаще всего и приводит к срыву сроков;
• позволяет осуществлять контроль за делегированными задачами, а также отслеживать работу исполнителей;
• гарантирует управляемость работы над сложной задачей;
• дает возможность укладываться в сроки.
Двухмерные формы обзора в Outlook и Excel
Для обзора оперативных задач, особенно при управлении в условиях аврала, бывает удобно использовать один лист Excel, организованный по МСВ-принципу (таблица 4.6). По сравнению с Outlook это дает гораздо более комфортный обзор и бόльшую легкость оперирования с записями – это строчки в Excel, для вписывания и перемещения которых не нужно совершать так много действий, как для операций с задачами в Outlook.
С помощью этой формы можно создать, например, двухмерный обзор регулярных рутинных задач. Они могут быть как ежедневными, так и еженедельными. Выполнение регулярной задачи отмечается галочкой. Таблица моментально «бьет тревогу» при возникновении «провисов», когда какая-то задача не выполняется слишком долго (например, не создаются резервные копии информации, что чревато ее потерей в случае аварии).
В Excel такой обзор организуется с помощью обычной таблички, в Outlook – с помощью пользовательских полей типа «Да/ Нет», как показано на рис. 4.1.
Обратите внимание на то, что даты в столбцах – это не день выполнения задачи, а обозначение недели, в течение которой она должна быть выполнена.
Сравнительно сложную форму графика Ганта также можно использовать для обзора, но в Excel, а не в Outlook. Как правило, это бывает удобно для стратегического планирования (таблица 4.7).
В таблице 4.7 приведено достаточно «грубое» планирование проектов, временнáя сетка – месяцы и недели. Аналогичный график можно применять для более детального планирования, задав подневную временную сетку.
Еще один пример применения такого рода форм дает участник ТМ-сообщества Дмитрий Литвак, руководитель проектного офиса банка «Русский Стандарт». Его система планирования дня в Outlook выглядит следующим образом (рис. 4.2).
Ориентировочное время выполнения задачи отмечается галочкой в соответствующем столбце формата «Да/Нет»; сортировка настроена так, чтобы ближайшие задачи перемещались в верхнюю часть обзорной таблицы.
4.5. Майнд-менеджмент
Понятие и суть майнд-менеджмента как инструмента обзора задач
Майнд-менеджмент – это технология представления потоков информации в виде, требующем минимального времени и психофизиологических ресурсов для ее поиска, анализа и понимания.
Подобная технология позволяет существенно повысить эффективность решения интеллектуальных задач и получать от этого процесса больше удовольствия. В развитых странах такую технологию активно изучают и применяют как в бизнес-школах, так и в вузах, школах и даже детских садах. А все началось совсем недавно.
….Однажды, учась на втором курсе института, студент по фамилии Тони Бьюзен искал в университетской библиотеке книги об эффективном использовании способностей мозга. Этому студенту необходимо было справиться с огромным количеством материала, и он хотел узнать, как такие функции мозга, как запоминание, восприятие и анализ, могут быть наилучшим образом использованы в учебном процессе. Ему посоветовали обратиться в отдел медицинской литературы. В ответ на слова Бьюзена о том, что он не хочет делать операции на мозге, а только хочет научиться правильно его использовать, библиотекарь сказала, что таких книг не существует. Это и стало толчком для Тони Бьюзена, чтобы создать свой метод интеллект-карт. Он пошел в отдел медицинской литературы, где нашел книги по физиологии мозга. Эти знания Бьюзен и использовал для создания своего метода интеллект-карт.
Сначала он достиг потрясающих результатов, став одним из лучших студентов благодаря тому, что превратил процесс своего обучения в увлекательное и, что самое главное, очень эффективное занятие. Потом Тони Бьюзен стал факультативно заниматься с отстающими школьниками, которых все считали безнадежными, и с каждым из них достиг потрясающих результатов. Один из его учеников воскликнул после того, как у него начало что-то получаться: «Я не был неспособным к учению – у меня просто не было настоящего учения!»
Тони Бьюзен вспомнил про Ньютона, Эйнштейна, которые в школе перебивались с двойки на тройку, и задал важные вопросы: «Умеем ли мы учиться? Правильно ли мы используем свой мозг для того, что обрабатывать поступающую информацию?» Заставив работать свой практический метод в обучении, автор справедливо решил, что так же эффективно его можно использовать в любой интеллектуальной деятельности, а особенно в бизнесе. Ведь что такое бизнес, как не способность быстро собрать из разных источников и проанализировать информацию (о конкурентах, потребностях клиента, поставщиках, рынке, ценах, тенденциях, прогнозах и т. д), принять на ее основе быстрое и правильное решение и потом обеспечить его выполнение? В итоге Тони Бьюзен представил свою концепцию в одной из первых своих книг «Супермышление»[38], впервые вышедшую в 1974 г.
В ней Тони Бьюзен популярно описал метод интеллект-карт. В его основу он положил основные принципы работы человеческого мозга и сумел объяснить, что мы используем наш биологический компьютер под названием «мозг» неэффективно и что есть очень простой способ существенно повысить его эффективность – метод интеллект-карт.
После выхода книги метод стал набирать огромную популярность, а интеллект-карты – успешно применяться во многих областях интеллектуальной деятельности. С распространением компьютеров стали появляться первые программы для построения интеллект-карт в электронном виде, что открыло дополнительные возможности для их корпоративного использования и решения бизнес-задач. Творческие способности людей, применявших метод интеллект-карт в своей работе, стали раскрываться сильнее, что неминуемо повысило результативность их труда. Интеллект-карты стали основным инструментом выполнения задач для многих работников интеллектуального труда, в том числе теперь и в России.
Как правильно строить интеллект-карты?
Представим основные правила построения интеллект-карт с помощью… самого образного способа представления информации – интеллект-карт (рис. 4.3).
Прокомментируем представленные на рисунке правила более подробно.
1. Главное!
1.1. Начинайте с центра. В центре интеллект-карты находится цель ее построения – самая основная мысль. Начинайте с нее – и у вас появятся новые идеи о том, чем ее дополнить.
1.2. Читайте по часовой стрелке, начиная с правого верхнего угла. Информация с интеллект-карт считывается по кругу, начиная с ее центра, затем – с правого верхнего угла и далее по часовой стрелке. Это правило принято для чтения всех интеллект-карт. Если вы задаете другую последовательность, то обозначайте ее цифрами.
1.3. Используйте разные цвета! В выбираемых нами цветах всегда больше смысла, чем может показаться. Цвет мы видим мгновенно, а на восприятие текста нужно время. Цвета воспринимаются неодинаково и имеют разное значение в разных культурах и у разных людей. Более подробно об этом рассказано ниже.
1.4. Всегда экспериментируйте! В своей практике автор видел множество интеллект-карт, составленных разными людьми, и у каждой из них был свой неповторимый индивидуальный стиль. Так как мышление каждого человека уникально, то и карта, как результат мышления, тоже оказывается уникальной и неповторимой. Помните, что при создании интеллект-карт желательно постоянно экспериментировать, пробовать, искать и находить лучшие способы представления информации, максимально подходящие именно для вас.
2. Центральный образ.
Это одно из ключевых понятий при создании интеллект-карт. Без него невозможно придумать ключевые ассоциации, на которых и будет построена интеллект-карта. Центральный образ должен быть для вас самым ярким объектом, потому что он будет центром вашего внимания и основной целью создания интеллект-карты. Для этого максимально четко ставьте задачу, используйте при создании центрального образа наиболее «цепляющие» «и вдохновляющие вас в данный момент цвета и рисунки.
3. Оформляйте!
При составлении интеллект-карт подключайте все ресурсы головного мозга, чтобы потом было проще воспринимать и анализировать карту. Для этого:
3.1. Рисуйте! Если вы сомневаетесь, стоит рисовать или нет, то выбор очевиден – конечно, стоит! Зрительный образ запоминается на долгое время, воспринимается с максимальной быстротой и формирует огромное количество ассоциаций. Человеческий мозг устроен так, что у нас практически в первое же мгновение возникает зрительная ассоциация в ответ на любое слово. Вот ее и нарисуйте. Как правило, потом вам даже не придется читать, что написано на интеллект-карте, – достаточно будет просмотреть рисунки, и у вас в голове тут же всплывет необходимая информация.
3.2. Раскрашивайте! Каждый цвет имеет свое значение, причем его восприятие очень индивидуально. Смысл того или иного цвета для отдельного индивидуума зависит от таких факторов, как личные предпочтения, предыдущий опыт и влияние культуры. В разных культурах один и тот же цвет может обозначать совершенно разные вещи. Например, в России цветом траура считается черный, а в Японии – белый. В зависимости от придаваемого цвету значения можно существенно упростить и ускорить восприятие информации.
Для того чтобы понять запрещающий цвет светофора, нужно мгновение. Точно так же вы можете считывать информацию с интеллект-карты, если будете понимать значения цветов, которые в ней используются. Вы можете предложить собственные обозначения цветов или взять на вооружение трактовку автора из таблицы 4.8, созданную им на основе полученных знаний, опыта и наблюдений.
Таблица 4.8. Описание значения разных цветов
3. Используйте ключевые слова! Когда мы слышим или видим слово, то к восприятию информации подключаются зоны левого полушария. Если совместить слово с визуальным образом, то будет работать бόльшее количество клеток головного мозга. Нужно правильно применять слова в интеллект-картах: их количество должно быть минимальным (одно, максимум два ключевых слова), чтобы они не превращались в законченное предложение. В этом случае у вас появится чувство незавершенности, что вызовет множество новых ассоциаций, продолжающих интеллект-карту.
Если вы составляете ее вручную, то используйте печатные буквы, так как рукописный текст воспринимается значительно дольше, чем обычный печатный.
Все появляющиеся новые ассоциации вписывайте в следующие ветки карты или заносите в комментарии вокруг ее объектов (топиков), которые удобно делать на стикерах, если вы создаете карту вручную.
4. Связывайте мысли! Использование связующих ветвей помогает нашему мозгу с максимальной скоростью структурировать информацию и создавать целостный образ.
Используйте не более чем 7±2 ответвления от каждого объекта, а лучше – от пяти до семи, чтобы такую интеллект-карту мог легко воспринять даже уставший человек.
Связи между топиками показывайте с помощью линии, утолщая ее у основания главного топика и постепенно сужая возле подчиненного.