Тайм-менеджмент. Полный курс - Татьяна Телегина 24 стр.

Глава 8

Компьютеризация тайм-менеджмента

8.1. Гибкое и жесткое планирование в MS Outlook

Есть расхожий стереотип, состоящий в том, что управление временем – это планирование, причем жесткое. Например: «В восемь утра – подвиг, в девять – разгонка туч». И справедливо возмущаются: «Как я могу планировать, если все вокруг так быстро меняется?»

Действительно, мы можем назначить точное время выполнения очень немногих задач. Как правило, к ним относятся только встречи, презентации, семинары и тому подобные мероприятия, о которых заранее известно, когда они начнутся.

Остальные задачи, как правило, имеют более гибкий характер – время их выполнения мы назначаем, как говорится, «по ситуации». Эти задачи также можно и нужно планировать, но важно делать это грамотно.

Для жесткого и гибкого планирования в Outlook предусмотрены две разные «сущности».

• Встреча, создаваемая в разделе «Календарь» и имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения, например «Пятница, 15.00».

• Задача, создаваемая в разделе «Задачи» и имеющая лишь «Срок исполнения», т. е. дату, до которой ее необходимо выполнить.

Встречи дают удобный обзор жесткой, связанной с линейным временем («хроносом») части вашего плана дня или недели.

Задачи – обзор всех гибких, привязанных к «кайросу», дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать множество дел.

Стандартный способ увидеть все ваши задачи – перейти в раздел «Задачи», нажав соответствующую кнопку на панели навигации (стрелка 1), как показано на рис. 8.1.

Рекомендую использовать другой, более тонкий способ доступа к задачам через панель задач в «Календаре» (рис. 8.2).

Благодаря этой панели вы можете видеть одновременно и расписание ваших встреч на день либо неделю (на рисунке слева), и ваши задачи (на рисунке справа).

Таким образом, на одном экране удобно объединяются два вида планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).

Встречи в «Календаре» слева можно создавать, просто выделив мышкой нужное время и вписав название встречи.

Для создания задач обратите внимание на стрелку 1 – она указывает на небольшое поле с серой надписью «Щелчок добавит элемент (Задача)».

Кликнув два раза мышью на этой надписи, вы создадите задачу.

Настройка отображения календаря с панелью задач

1. Зайдите в раздел «Календарь».

2. В меню «Вид» выберите пункт «Рабочая неделя» (рис. 8.3). Календарь приобретет такой вид, как на рис. 8.2: по горизонтали – дни, по вертикали – часы.

3. В этом же меню выберите пункт «Список задач». Справа от календаря появится панель задач.

Если вам нужно увидеть в календаре не всю неделю, а только сегодняшний день, в меню «Вид» вместо «Рабочая неделя» выберите пункт «День».

Если вы хотите изменить цвет календаря, точность временнόй сетки и количество дней в «Рабочей неделе», все это можно сделать в меню Сервис / Параметры / Настройки / Параметры календаря.

Тонкие способы установки напоминаний

Создавая задачу в Outlook, мы видим много различных параметров – срок исполнения, процент готовности и т. д. Большинство из них вы будете применять сравнительно редко.

Чаще всего при создании задач используют оповещение, или «напоминалку». Когда вы задаете срок исполнения задачи, Outlook автоматически запоминает, что в этот день вас нужно оповестить выпрыгнувшей в отдельном окошке «напоминалкой». По умолчанию оповещение появится в тот же день, на который запланирован срок исполнения задачи, в 9 часов утра.

Если она достаточно крупная и сложная, лучше установить оповещение на некоторое время раньше срока ее исполнения (рис. 8.4).

Обратите внимание, что в качестве срока исполнения задачи в поле «Срок» (рис. 8.4, стрелка 1) выставлен четверг. А вот напоминание мы установили на среду. Таким образом, в среду утром Outlook напомнит нам о необходимости подготовить отчет, и мы сможем начать либо выполнять эту задачу, либо запланировать ее на какое-то конкретное время в «Календаре».

Не злоупотребляйте оповещениями, используйте их только для задач, действительно привязанных к определенному дню. Иначе каждый час у вас будут появляться все новые и новые звенящие «напоминалки», а ваш рабочий день будет заполнен в основном нажиманием кнопки «Отложить».

Уменьшить количество оповещений помогает простая техника: планирование по реперным точкам.

Репер (от франц. «ориентир») – понятие из артиллерии. Это некоторая заметная точка на местности (например, водокачка, высокое дерево), от которой отсчитывается направление при стрельбе.

Если есть такой заметный ориентир, жизнь существенно облегчается: лейтенанту-разведчику не нужно вычислять координаты вражеского танка. Ему достаточно сообщить на батарею по рации, насколько правее / левее или дальше / ближе взять от репера.

При создании оповещений этот подход используется следующим образом. Например, вы создаете задачу: «Примерно в начале января созвониться с Ивановым». Вы знаете, что для вас основной день обзвона клиентов, предположим, вторник. Тогда «напоминалку» уместно поставить на первый вторник января. Аналогично все клиентские дела, намеченные примерно на начало января, вы привязываете к этому первому вторнику. В начале января, во вторник утром, у вас появится десяток «напоминалок» о клиентских делах. Бегло их просмотрев, вы сможете уже более точно разбросать эти дела по в соответствии с расписанием недели (Иванов будет только в четверг – перенесем встречу с ним на четверг, а Петрову позвоним прямо сейчас и т. д.). Таким образом, вы разбираете все «напоминалки» одновременно, в день реперной точки, а не натыкаетесь на них в самое разное время в начале января.

Кроме «дня обзвона клиентов» достаточно часто используемой реперной точкой служит «день просмотра долгосрочных задач и мыслей». У автора, например, это последняя суббота месяца. Задача «Во время летнего делового спада внедрить в компании такую-то новую технологию» – будет отнесена к последней субботе июня. В этот день, скорее всего, появится от пяти до десяти оповещений о такого рода задачах, и их можно будет запланировать на какое-то более точное время.

8.2. Расстановка приоритетов

Один из главных секретов успешного управления личным временем – грамотная расстановка приоритетов. В любом списке задач выделяйте главное и начинайте именно с него – вот основное правило в этом деле. Outlook позволяет автоматизировать этот процесс и сделать его более удобным.

Создайте в Outlook несколько задач, о которых вам необходимо помнить.

• Петров: проверить готовность отчета.

• В банке: оплатить домашний Интернет.

• Проект А: подготовиться к встрече.

• Сделать презентацию по новому продукту.

Рассмотрим на конкретном примере, как осуществляется процесс расстановки приоритетов в Outlook. Возьмем в качестве главного героя хорошо всем известного менеджера – Остапа Бендера из «Золотого теленка». Он типичный предприниматель, владелец малого бизнеса, имеющий несколько подчиненных (Козлевич, Балаганов и Паниковский), большой сложный проект («раскулачивание» Александра Ивановича Корейко), много мелкой «текучки», а также столкнувшийся с необходимостью создавать баланс работы и личной жизни (Зося Синицкая) и т. д.

Неупорядоченный список задач, составленный для Остапа Бендера на момент въезда в город Черноморск, вы можете увидеть на рис. 8.5.

Как только вы внесете первые 10–15 задач, ориентироваться в них станет сложно. Поэтому важно сразу расставлять приоритеты: выделять наиболее значимые задачи, чтобы согласно принципам тайм-менеджмента начинать работу именно с них.

Outlook позволяет автоматически раскрашивать приоритетные задачи. Выделим приоритеты в работе Остапа Ибрагимовича: очевидно, первым делом необходимо обеспечить команду проекта деньгами на текущее существование и выяснить адрес тов. Корейко. После отыскания некоторого количества денег и выяснения адреса можно будет уже заняться поиском жилья и запугиванием Корейко.

Неупорядоченный список задач, составленный для Остапа Бендера на момент въезда в город Черноморск, вы можете увидеть на рис. 8.5.

Как только вы внесете первые 10–15 задач, ориентироваться в них станет сложно. Поэтому важно сразу расставлять приоритеты: выделять наиболее значимые задачи, чтобы согласно принципам тайм-менеджмента начинать работу именно с них.

Outlook позволяет автоматически раскрашивать приоритетные задачи. Выделим приоритеты в работе Остапа Ибрагимовича: очевидно, первым делом необходимо обеспечить команду проекта деньгами на текущее существование и выяснить адрес тов. Корейко. После отыскания некоторого количества денег и выяснения адреса можно будет уже заняться поиском жилья и запугиванием Корейко.

Приоритизированный список задач для Остапа Бендера вы можете видеть на рис. 8.6.

Если при создании задачи вы выбирали «важность – высокая», то Outlook будет по умолчанию выделять эту задачу более крупным и красивым шрифтом (на приоритизированные задачи указывают стрелки). Если задача потеряла актуальность – вы снимаете с нее «высокую» важность, и она возвращается к обычному шрифту и цвету. Таким образом, Outlook помогает вам структурировать ваше внимание, сразу видеть в списке задач главное, не рассеиваясь на мелочи.

Управленческая задача: концентрироваться на приоритетном. Разберемся теперь, как решить ее технически, т. е. что нужно сделать в настройках Outlook, чтобы получать красивый приоритизированный список задач.

8.3. Настройка пользовательского представления. Правила автоформатирования

Настроить пользовательское представление – означает побудить Outlook показывать вам задачи сгруппированными, отсортированными и раскрашенными именно так, как вам хочется.

Для эффективной работы с Outlook нужно знать всего два слова и пять кнопок. Два волшебных слова – «Пользовательское представление» и «Пользовательское поле». О пяти кнопках – чуть позже.

Пользовательское представление – это некий взгляд на ваш список задач, возможность представить их именно так, как хотите вы, т. е. сгруппированными по смыслу, раскрашенными в разные цвета, упорядоченными по алфавиту или дате и т. д.

Поскольку для Outlook вы – пользователь, то и настроенное вами представление называется «пользовательским», в отличие от стандартных представлений, уже заложенных в Outlook.

Возможность увидеть наши приоритетные задачи раскрашенными и отображенными крупным шрифтом – это как раз пример пользовательского представления. Давайте разберемся, как его настроить таким образом, чтобы вам было удобно им пользоваться.

1. Кликните правой кнопкой мыши на серой надписи «Панель задач» в панели задач (стрелка 1, как показано на рис. 8.7).

2. В появившемся меню выберите пункт «Изменить текущее представление» (стрелка 2, как показано на рис. 8.7).

Мы вошли в то место, где можно менять текущее представление панели задач (рис. 8.8).

Здесь находятся те самые пять кнопок, которые нам потребуются для эффективного управления Outlook. Настроим отображение приоритетных задач красным цветом.

Автоформат

1. Выберите в меню пункт «Автоформат» (рис. 8.9, стрелка 1). Появится меню «Автоматическое форматирование». Вы видите список правил, которые говорят Outlook, какие задачи как раскрашивать. Это стандартные правила – «завершенные и непрочитанные отображать серым полужирным перечеркнутым», «просроченные задачи – красным» и т. п. К стандартным мы можем добавлять свои, пользовательские.

2. Нажмите в списке правил кнопку «Добавить» (рис. 8.9, стрелка 2). В списке правил появится новое правило (рис. 8.9, стрелка 3), изначально называющееся «Без имени». Назовите это правило «Приоритет» (просто впишите название правила вместо слов «Без имени»).

3. Каждое правило состоит из двух компонентов: условие и шрифт (рис. 8.9, стрелка 4). Условие – это тот параметр задачи, видя который, Outlook выделяет задачу соответствующим шрифтом (а также цветом, курсивом либо полужирным и т. п.).

4. Нажмите кнопку «Шрифт» и выберите, каким шрифтом Outlook должен раскрашивать для вас приоритетные задачи. На рис. 8.10 для этого выбран шрифт Verdana, полужирный курсив, 11 пунктов (т. е. немного крупнее, чем обычные задачи, которые отображаются шрифтом 8 пунктов), красного цвета.

5. Закройте окно выбора шрифта, нажав «ОК». Теперь нажмите кнопку «Условие» (рис. 8.9, стрелка 4). Здесь вы скажете Outlook, какие именно задачи вы хотите видеть раскрашенными красным полужирным курсивом. При нажатии кнопки «Условие» появится меню, изображенное на рис. 8.11.

6. В этом меню выберите вкладку «Дополнительно», на ней кнопку «Поле», в появившемся меню – пункт «Все поля задачи», в нем – подпункт «Важность». Выглядит это так, как показано на рис. 8.12.

7. Установите значение поля «Важность», при котором Outlook будет раскрашивать соответствующую задачу красным.

В нашем случае это «Важность – равно – высокая» (рис. 8.13, стрелка 1).

Нажмите кнопку «Добавить к списку» (рис. 8.13, стрелка 2) и «ОК» (рис. 8.13, стрелка 3), потом опять «ОК» в меню «Автоматическое форматирование» и «ОК» в меню «Настройка представления».

8. Теперь откройте одну из ваших задач на «Панели задач» и установите параметр «важность – высокая» (рис. 8.14, стрелка 1). Нажмите «Сохранить и закрыть» (рис. 8.14, стрелка 2).

Если все в шагах 1–8 сделано правильно, выделенная вами как «важная» задача в списке задач выделится вашим красивым шрифтом (рис. 8.15).

8.4. Удобная группировка задач

Чем больше у вас задач, тем труднее в них ориентироваться. Чтобы вспоминать о нужных задачах в нужное время, необходимо их материализовывать, разгружать от них голову и перекладывать решение этой проблемы в Outlook.

Обязательно создавайте на «Панели задач» отдельную задачу на каждое ваше дело или поручение и просматривайте список минимум раз в день. Ваши коллеги и подчиненные быстро привыкнут к тому, что вы никогда ничего не забываете.

Как только количество задач перевалит за 15–20, они перестанут помещаться на панели задач и в них станет трудно ориентироваться. По данным психологов, внимание человека эффективно контролирует не более 7±2 предметов одновременно.

Появляется естественная необходимость сгруппировать, собрать близкие по смыслу задачи вместе. В Outlook для этого предусмотрено специальное понятие – категория.

При создании задачи вы можете не только назначить ей срок и важность, но и присвоить некую категорию, т. е. отнести к определенной смысловой группе. Как это делается технически, обсудим чуть позже, сейчас важно понять управленческий смысл такого действия.

Например, многие из задач Остапа Бендера очевидным образом группируются в категорию «Проект раскулачивания тов. Корейко», или короче – «Корейко». Сгруппируем все задачи, относящиеся к этому проекту, в отдельную категорию, как показано на рис. 8.16.

Вспомните, говоря о планировании, мы выделяли жесткое время – «хронос» и гибкое – «кайрос». Например, задача «Выяснить точные размеры состояния Корейко» не привязана к конкретному жесткому моменту времени, «хроносу», но привязана к проекту «Корейко». При наступлении таких «кайросов», как «Планирование работы по проекту Корейко» или «Встреча с любым человеком, причастным к махинациям Корейко», можно открыть на панели задач категорию «1_КОРЕЙКО» и увидеть все задачи, привязанные к этому проекту.

Типичные «кайросы», с которыми имеет дело любой менеджер, – это люди, проекты, места, обстоятельства. В работе Остапа Бендера мы сразу можем заметить еще один «кайрос». После того как будет выяснено место работы тов. Корейко, имеет смысл завести категорию «Геркулес» и заносить в нее все задачи, которые удобно выполнить в момент нахождения в этом учреждении.

При этом, что очень удобно, одна задача может быть «видна» из разных категорий.

Задача «Будучи в “Геркулесе”, не забыть купить в буфете бутерброд с красной икрой» должна быть видна только из категории «1_ГЕРКУЛЕС». А вот задачу «Допросить бухгалтера Берлагу» хочется видеть и при планировании работ по проекту «Корейко», и придя в «Геркулес». При создании этой задачи мы присвоим ей сразу две категории – и «1_КОРЕЙКО», и «1_ГЕРКУЛЕС».