Придя в «Геркулес», мы откроем категорию «1_ГЕРКУЛЕС» и увидим все задачи, связанные с этим учреждением. А вот категорию «1_КОРЕЙКО» и задачи без категорий открывать не будем, чтобы они нам не мешали. Выглядеть это будет так (рис. 8.17).
Обратите внимание, что на рисунке названия категорий начаты с единицы. Смысл в этом следующий: Outlook, группируя задачи по категориям, располагает последние в алфавитном порядке, по названию. Когда у нас будет несколько категорий, мы разобьем их на смысловые группы. «Кайросовые» категории, которые мы сейчас завели, будут всегда начинаться с единицы, а другие виды категорий – с других цифр.
Возможность создавать категории – одна из особенностей Outlook, приносящих очень большую пользу. Ни в каком бумажном ежедневнике вы не сможете увидеть задачи, привязанные к определенному сроку, да еще и сгруппированные по смыслу, причем по разным признакам – по проекту, по исполнителю, по месту и т. д. При этом создавать категории вы можете сами, что дает колоссальные возможности для гибкого планирования, адаптированного под специфику именно вашей деятельности.
С тайм-менеджерским аспектом категорий мы ознакомились. Теперь освоим технику работы с ними.
Создание категорий
Давайте создадим вашу первую категорию. Если затрудняетесь в выборе, советую начать с таких: «1_ШЕФ» либо «1_ПОДЧИНЕННЫЕ». Скорее всего, именно в этих категориях у вас будет достаточно много задач.
Откройте либо создайте любую задачу, тематически относящуюся к вашему шефу. Обратите внимание на кнопку «Категории», находящуюся в нижней части окна создания задачи. Нажмите на нее (рис. 8.18, стрелка 1), и перед вами появится окно «Категории». В нем вы видите стандартный, предусмотренный по умолчанию список категорий, который редко бывает полезен на практике. Но его ценность в том, что мы можем добавить в этот список свою категорию.
Для этого в окно «Элемент принадлежит следующим категориям» (рис. 8.18, стрелка 2) впишите название категории «1_ШЕФ» (вместо «1_КОРЕЙКО»). Далее нажмите кнопку «Добавить» (рис. 8.18, стрелка 3), и ваша категория появится в списке категорий с уже проставленной галочкой (рис. 8.18, стрелка 4). Эта галочка показывает, что задача отнесена к созданной вами категории.
Нажмите «Сохранить и закрыть» в верхнем левом углу задачи. Откройте или создайте еще одну вашу задачу, относящуюся к шефу. Нажмите кнопку «Категории» (рис. 8.18, стрелка 1). В появившемся окне «Категории» в списке категорий на первом месте будет ваша – «1_ШЕФ». Теперь достаточно поставить в ней галочку (рис. 8.18, стрелка 4) и нажать «ОК» (рис. 8.18, стрелка 5). Нажимайте «Сохранить и закрыть». Второй вашей задаче тоже присвоена категория «1_ШЕФ».
Теперь самое интересное: как настроить группировку по категориям на панели задач.
Настройка группировки пользовательского представления
Напомню, пользовательское представление – это некий взгляд на ваш список задач и возможность представить их именно так, как вы хотите. Из пяти главных кнопок мы уже освоили одну – автоформатирование, т. е. научились делать так, чтобы Outlook раскрашивал некоторые задачи, например «важные», красным цветом и выделял их крупным шрифтом. Теперь мы научимся использовать вторую кнопку – «Группировка».
Группировка – это возможность видеть задачи разбитыми на некоторые смысловые группы, чаще всего на категории.
Можно также группировать задачи по исполнителям, по сроку, но такая возможность используется реже.
Зайдите в меню настройки пользовательского представления. Напомню: для этого кликните правой кнопкой мыши на серой надписи «Панель задач» на панели задач. В появившемся меню выберите пункт «Изменить текущее представление». В появившемся меню настройки представления выберите пункт «Группировка» (рис. 8.19, стрелка 1).
Появится меню «Группировка». В подменю «Группировать элементы по полю» выберите «Категории» (рис. 8.19, стрелка 2). Обратите внимание на остальные возможности группировки в этом меню: они используются гораздо реже, но не исключено, что когда-нибудь вам пригодятся. В заключение выберите в меню «Развернуть/свернуть группы» (рис. 8.19, стрелка 3) пункт «Как при последнем просмотре».
Здесь имеется в виду следующее: если вы ушли из Календаря и затем вернулись, Outlook может показать вам категории либо свернутыми (закрытыми), либо развернутыми (открытыми), либо такими, как вы их оставили при последнем просмотре (что-то свернуто, что-то развернуто).
Нажмите теперь «ОК» в меню «Группировка» и «ОК» в меню «Настройка представления». Если все сделано правильно, на панели задач вы увидите ваши задачи разбитыми на две группы – «Нет категорий» и «1_ШЕФ». Теперь можно таким же путем создавать следующие категории, группируя задачи так, как это удобно именно вам.
Выявление личных «кайросов» и создание системы категорий
Один из самых актуальных вопросов в проектах разработки корпоративных стандартов тайм-менеджмента в Outlook – эффективная система категорий.
Распространенная ошибка – завести сразу множество категорий на людей, проекты, направления, региональные филиалы и т. д. В каждой из них окажется от трех до пяти задач, а пользоваться всем этим множеством категорий будет совершенно неудобно.
Рекомендую не придумывать из головы сразу некую единственно верную систему категорий. «Выращивайте» их постепенно, методом ограниченного хаоса. В приложении к категориям этот метод выглядит следующим образом.
1. Как только количество задач превысит 15–20 и они перестанут помещаться на панели задач, делайте первый шаг. Смотрите внимательно на список задач, выделяйте первую категорию, наиболее «самопонятную», очевидную для вас на данный момент. Категория имеет смысл, если в ней сразу окажется не меньше семи или восьми задач.
2. Все задачи, относящиеся к этой категории, храните в ней, всем остальным не присваивайте категории. Они будут видны на панели задач в группе «Нет категорий». Эта группа – то самое «место хаоса», из которого вы постепенно выращиваете систему категорий.
3. Когда в «месте хаоса», т. е. в группе «Нет категорий» количество задач приблизится к 15–20, выделяйте следующую категорию и т. д.
Приведу в пример несколько типичных категорий.
• Подчиненные.
• Вопросы к руководителю (или руководству).
• Клиенты.
• Поставщики.
• Проекты (либо конкретный проект).
• Места (филиалы, города, отделения и т. п.).
• Субподрядчики, контрагенты.
• Личное развитие.
• Друзья/знакомые.
• Домашние дела.
• Справочная информация (реквизиты, пароли, ссылки).
Часто возникает вопрос: есть ли в Outlook подкатегории? Например, категория «Подчиненные», в ней подкатегории – на каждого подчиненного отдельно. К сожалению, технически подкатегории в Outlook не предусмотрены. Бороться с этим можно двумя способами.
Первый способ – заводить категории со сложным названием: 1_Подчиненные_Петров, 1_Подчиненные_Иванов и т. д. Outlook при группировке по категориям располагает категории в алфавитном порядке, поэтому категории всех ваших подчиненных будут отображены рядом. Этот способ редко когда удобен, слишком уж он утяжеляет систему категорий.
Более эффективен, как правило, второй способ. Заводите одну общую категорию – «Подчиненные», «Клиенты», «Филиалы» и т. п. Внутри категории начинайте название каждой задачи с фамилии подчиненного, названия компании-клиента, имени города, в котором расположен филиал, и т. п. Если в пользовательском представлении настроена сортировка «по полю Тема», внутри категории все задачи будут расположены по алфавиту. Например, список делегированных задач, находящихся на контроле Остапа Бендера, может выглядеть так (рис. 8.20).
При такой системе вы способны держать в одной категории по 40–50 задач, не теряя их обзорности и управляемости. А при наступлении «кайроса» (это может быть, например, звонок подчиненного, поездка в филиал или встреча с клиентом) можно открывать категорию, находить по алфавиту фамилию подчиненного, название филиала или имя клиента и сразу видеть все связанные с ним задачи. Узнаем, как это настроить.
Настройка сортировки пользовательского представления
Зайдите в меню настройки пользовательского представления (правой кнопкой мыши кликните по серой надписи «Панель задач» на панели задач, выберите пункт «Изменить текущее представление»). В появившемся меню настройки представления выберите пункт «Сортировка» (рис. 8.21, стрелка 1).
В меню «Сортировка», подменю «Сортировать элементы по полю» выберите
В меню «Сортировка», подменю «Сортировать элементы по полю» выберите
«Важность» (рис. 8.21, стрелка 2), справа отметьте – «по убыванию» (рис. 8.21, стрелка 3). Ниже, в подменю «Затем по полю» выберите «Тема» (рис. 8.21, стрелка 4), «по возрастанию».
Этими действиями вы дали Outlook следующую команду: после того как задачи сгруппированы по категориям, внутри них необходимо сначала отсортировать задачи по убыванию важности, т. е. задачи с параметром «Важность – высокая» отразить в начале списка, затем – задачи с обычной важностью и в самом конце – с низкой. После того как задачи отсортированы по важности, необходимо дополнительно отсортировать их по алфавиту по названиям (официально название задачи называется «Тема»).
Посмотрите, как это выглядит в списке задач Остапа Бендера (рис. 8.22).
Сортировка внутри категории сначала по важности и затем по алфавиту очень удобна с тайм-менеджерской точки зрения. Важные задачи автоматически перемещаются программой MS Outlook в начало списка. Еще классиком западного тайм-менеджмента Стивеном Кови было сформулировано правило: «Первые вещи – вперед». Работу всегда необходимо начинать с главных, ключевых вопросов; все остальное – «по остаточному принципу». Outlook позволяет автоматически, без особых усилий с вашей стороны применить это важнейшее правило на практике.
На приведенном примере хорошо виден ключевой смысл внедрения тайм-менеджмента в Outlook: здесь мы не должны учить, запоминать или отрабатывать грамотные принципы планирования. Вы можете «прошить» их в настройки Outlook, после чего эти принципы будут автоматически работать на вас и вашу эффективность.
8.5. Планирование по методу «День – Неделя»
Мы подробно проанализировали гибкое планирование, связанное с тематическим временем – «кайросом». Для такого планирования удобны категории, на которые мы раскладываем задачи. Но у большинства из них кроме тематической привязки (проект, человек, место) есть еще срок, в который их необходимо выполнить.
Как быть, если у задачи есть срок исполнения, но задан он не жестко?
«Нужно бы в ближайшие дни сделать то-то…» Для этого служат техника планирования «День – Неделя» и соответствующие категории – «ДЕНЬ» и «НЕДЕЛЯ». В категорию «ДЕНЬ» помещаются задачи, которые необходимо сделать в ближайшие день-два. В категорию «НЕДЕЛЯ» – задачи на ближайшие одну-две недели. Посмотрите на список задач Остапа Бендера на рис. 8.23.
Обратите внимание: никто не мешает одновременно видеть задачи, отнесенные к категории «ДЕНЬ» или «НЕДЕЛЯ», из других категорий, например, тематических – «Проекты», «Подчиненные», «Места». В этом огромный плюс планирования в Outlook по сравнению с бумажным ежедневником. Остап Ибрагимович увидит задачу «Допросить бухгалтера Берлагу» и спланирует как наступающий день (заглянув в категорию «0_ДЕНЬ»), так и момент прихода в «Геркулес» (заглянув в категорию «1_ГЕРКУЛЕС»). Таким образом, Outlook, в отличие от ежедневника, где все задачи жестко разнесены по каким-либо дням, позволяет более динамично реагировать на неожиданно меняющуюся реальность.
Как вы уже, наверное, догадались, название категорий «0_ ДЕНЬ» и «0_НЕДЕЛЯ» начинается с нуля для того, чтобы эти категории отразились в самом верху списка, до тематических категорий. Иногда бывает полезно завести категорию «2_ГОД» для долгосрочных задач. Начать рекомендую с цифры 2, поскольку к этой категории вы будете обращаться реже, чем к тематическим категориям, начинающимся с цифры 1.
Как работать с категориями «День» и «Неделя»? Когда мы задумываемся о планировании, первое, что обычно приходит в голову, – понятия «план на неделю», «план на месяц», «план на год». Такое жесткое планирование вряд ли вам понадобится. В личной работе план на неделю рухнет в первый же день, а на месяц – в первые три дня. Нужен не жесткий план на период, а жесткие правила перемещения задач между разделами,
А именно: вечером, при планировании следующего дня, просматривается категория «Неделя». Все «дозревшее до выполнения» и наиболее актуальное переносится в категорию «День». И наоборот, менее существенные на сегодняшний момент задачи могут быть перенесены из категории «День» назад, в категорию «Неделя».
Перенос задачи из одной категории в другую
Кликните правой кнопкой мыши на значке задачи (квадратик с галочкой слева от ее названия (рис. 8.24, стрелка 1). Появится контекстное меню. Выберите в нем пункт «Категории» (рис. 8.24, стрелка 2). Появится стандартное окно выбора категорий для задачи. В нем снимите галочку с категории «Неделя» и поставьте ее напротив категории «День». Готово: ваша задача из списка задач на неделю переместилась в список задач на день.
С перемещением задач между категориями «День» и «Неделя» мы разобрались. Раз в неделю, при планировании следующей недели просматривается раздел «Год». Все наиболее актуальное переносится в раздел «Неделя». Как правило, при этом не нужны разделы «Месяц», «Квартал» и т. д. Все задачи этих горизонтов планирования уже находятся в разделе «Год» и при его еженедельном просмотре будут при необходимости передвигаться в раздел «Неделя».
Такая система позволяет гарантировать, что нужная задача вспомнится в нужное время, за счет регулярного просмотра разделов «Неделя» и «Год».
8.6. Обзор сроков исполнения задач
Для задач, выполнение которых жестко не привязано к определенному дню, достаточно планирования «День – Неделя». Но если у вас сравнительно много задач с точными сроками, нужно уделить особое внимание тому, чтобы они соблюдались.
Первый шаг – грамотное выставление напоминаний. Его мы уже рассмотрели. Следующий шаг – удобный обзор сроков выполнения задач. Самый простой для этого инструмент – вывести поле «Срок» на панель задач, чтобы видеть не только их названия, но и сроки выполнения. Давайте научимся это делать.
Настройка полей пользовательского представления
С помощью этого элемента мы говорим Outlook, какие поля, т. е. параметры, аспекты задач хотим видеть в нашем пользовательском представлении. По умолчанию в нем отображаются всего два поля – «Значок» и «Тема». «Тема» – это название задачи, а «Значок» (рис. 8.25, стрелка 1 – квадратик с галочкой) служит для того, чтобы перетаскивать задачу. Если вы ставите курсор мыши не на значок, а на поле «Тема», то сразу попадете внутрь него и сможете изменить название задачи (рис. 8.25, стрелка 2), но вам не удастся ее перетащить или удалить.
Сейчас мы научимся добавлять дополнительные поля задачи, которые хотели бы видеть. Зайдите в меню настройки пользовательского представления на панели задач (щелкните правой кнопкой мыши по серой надписи «Панель задач» и выберите пункт «Изменить текущее представление»). В появившемся меню настройки представления выберите пункт «Поля» (рис. 8.26, стрелка 1).
Появится меню «Поля». В подменю «Имеющиеся поля» (рис. 8.26, стрелка 2) выберите поля «Важность» и «Срок», нажмите «Добавить» (рис. 8.26, стрелка 3). Выбранные вами поля появятся в списке полей справа. Теперь кнопками «Вверх» и «Вниз» (рис. 8.26, стрелка 4) расставьте поля в таком порядке: Значок – Важность – Тема – Срок. Нажмите «ОК» в меню «Поля» и «ОК» в меню «Настройка представления». Если все сделано правильно, на панели задач вы увидите ваши задачи с дополнительными полями – важностью и сроком выполнения, примерно как на рис. 8.27.
Слева, сразу после значка, вы увидите поле «Важность» (для важных задач там стоит восклицательный знак, для неважных – стрелка вниз).
Справа – поле «Срок». Причем, что особенно удобно, эти поля вы можете менять прямо из представления. Кликнув мышью на соответствующем поле (например, на поле «Срок» в задаче «Паниковский: отослать Корейко книгу “Капиталистические акулы”»), вы получаете возможность сразу его изменить, не открывая саму задачу.
Аналогично вы можете изменять поле «Важность», не открывая саму задачу, а просто выставляя или убирая на ней восклицательный знак. При этом Outlook сразу будет раскрашивать ее в цвет, назначенный для важных задач, либо наоборот – при снятии восклицательного знака возвращать задаче обычный цвет и убирать ее из начала списка. Таким образом вы можете гибко планировать – не переверстывая жесткий план дня или недели, а всего лишь меняя приоритеты в обзорном списке задач, который подсказывает вам, с чего начинать.
Итак, мы научились выводить сроки выполнения задач на панель задач, что позволяет всегда держать их под контролем. Чтобы вспоминать о приближающихся задачах заблаговременно, можно сделать еще одну простую вещь: настроить правило автоформатирования: «Все задачи, до срока исполнения которых осталось меньше недели, отображать синим цветом».