3. «Методы работы». Вместо бесконечного «тушения пожаров» вы будете тратить больше времени на создание огнеупорной окружающей среды. Производственными инструментами станут «Методы работы». Это набор стандартов, которые обрисуют функционирование систем вашего бизнеса. (В личной жизни «Методы работы» не нужны, хотя сама концепция должна сопровождать вас всегда.) Они краткие, лаконичные и создаются вами и другими сотрудниками, коллегами и руководством, 95% методов будут представлены в виде последовательности шагов, оставшиеся 5% — в форме повествования. (На самом деле «Основные принципы работы» — те же «Методы работы», но в описательной форме.) Каждому процессу соответствует свой документально оформленный метод. Как и в случае с «Основными принципами», вы будете разрабатывать «Методы» сразу после составления документа «Стратегическая цель». Вы начнете с самых проблемных, важных процессов, а затем будете прорабатывать десятки, если не сотни, второстепенных, в зависимости от сложности бизнеса, работы или профессии. Но даже на начальном этапе это не займет весь день. Если у вас есть подчиненные, помните, что здесь работает стратегия «снизу вверх»: научите лучших сотрудников быть на подхвате. Разработанные на основе вашего опыта и корректируемые в соответствии с изменяющимися обстоятельствами «Методы работы» неустойчивы и подвижны (см. примеры в разделе приложений).
Требования образа жизни
Образ жизни накладывает свои требования. Это задачи, которые необходимо выполнить. Это четкие требования, а не что-то, что можно сделать, «когда дойдут руки». Для формирования желаемого образа жизни нужно выполнить эти задачи, хотите вы того или нет. Неважно, насколько тяжела задача и насколько сильно ваше нежелание ее выполнять. Как только вы сделаете нужные шаги, все ваши усилия окупятся сторицей! Постоянно держите в голове установку: мне вовсе не обязательно должно нравиться то, что нужно сделать. Это просто нужно сделать. Девять из десяти человек не понимают этого. Они скорее рассуждают так: «Если мне не нравится то, что я делаю, значит, я делаю что-то не так». Это тупик.
Документы, которые вы создадите, станут вашими пособиями по механике бизнеса. Но есть еще кое-что важное. Все эти документы материальны и определяют вашу реальность. Имея такие письменные руководства, вы возьмете работу и будущее в свои руки. Каждый день вы будете видеть цели и методы их достижения. Это станет своеобразным напоминанием о том, что нужно придерживаться выбранного курса. Всегда помните, что импульсивные мысли, желания и надежды призрачны и могут сбить вас с пути. Документация же реальна, и она поможет вам двигаться в нужном направлении.
Контрольная документация в первой версии вовсе не должна быть идеальной. В ней допускаются грамматические ошибки, неправильная структура предложений, они могут быть краткими. Важно уже то, что вы будете создавать и применять ее. Просто начните! Привести ее в порядок вы сможете позже.
Эмоциональные потрясения
Став надежной почвой у вас под ногами, эти три документа помогут вам устоять даже при самых сильных потрясениях. А какие потрясения больше всего мешают вам развиваться? Ваши эмоции.
Документация расставит все по местам, приблизив вас к тому моменту, когда ваша жизнь окажется у вас под контролем: ваши убеждения о том, как функционирует этот мир, что для вас важно, каковы ваши цели и пути их достижения, методы работы. Благодаря этому в случае неизбежных эмоциональных потрясений, свойственных человеку, ваше движение вперед приостановится совсем ненадолго. Применяя эту методику, вы сведете к минимуму последствия ваших личных потерь времени. В такие периоды прогресс замедлится, но это все равно будет прогресс.
Принципиальный момент: взгляд со стороны
Временами по разным причинам вам будет казаться, что вы тонете. Но документация поможет вам выплыть на поверхность, не успев захлебнуться.
«Стратегическая цель», «Основные принципы» и «Методы» — ваши маяки. В тяжелые времена они напоминают, что бизнес — система систем, что достаточно внести определенные изменения во внешние или внутренние подсистемы. Если вы выбились из сил и вас одолевают негативные эмоции, у вас под рукой уже есть руководства к действию. Они вернут вас на верный путь или, по крайней мере, не дадут значительно отклониться от курса. Как говорил Мик Джаггер: «Заходи далеко, если сможешь вернуться».
Когда вы осознаете, что смотрите на свое временное подавленное состояние со стороны, вы поймете, что достигли большего уровня контроля. Это когнитивный самоконтроль: способность анализировать и менять свое мышление, глядя на себя со стороны. Вы увидите свои мысли как механизмы: отдельные, осязаемые единицы, такие же, как и любой механизм подконтрольной вам системы.
Ваше новое видение покажет вам, что причины потерь времени просты: дефицит сна, повышенный уровень сахара в крови, чрезмерная загруженность, слишком частый просмотр телевизора, неприятные люди, мрачная окружающая обстановка, последствия приема медикаментов и многое другое. Посмотрите на эти факторы со стороны, чтобы увидеть их такими, какие они есть. В следующий раз устраните или сведите к минимуму их воздействие, чтобы впредь они не высасывали из вас энергию и не загоняли в депрессию.
Лично меня быстрее всего истощает усталость. Каждый день с часа до двух пополудни я отдыхаю умственно и физически: или сплю, или действую размеренно, понимая, что мой организм, как и умственные процессы, истощены. В это время я никогда не принимаю важных решений и не берусь за деликатные вопросы. К 16 часам я снова прихожу в норму. Определите циклы своего организма и поработайте над ними.
Бури преступного разума
Преступник отчасти понимает основные принципы механики этого мира, возможно, даже лучше, чем среднестатистический законопослушный гражданин. В классическом понимании преступник вырабатывает систему: он видит детали, анализирует механизмы и, не задумываясь о других, управляет ими ради личной выгоды. Да, он подходит к жизни со злым умыслом, но нельзя отрицать, что при этом он использует системный подход.
Преступные деяния — безнадежная игра, потому что это ошибки в механизме общества, который так или иначе автоматически стремится устранить неполадки. Задумайтесь о рецидивисте, который движется по замкнутому кругу, отвергая общепринятые нормы поведения. Он пользуется незащищенностью компонентов системы и получает маленькую наживу. Поскольку социальная система непременно регулируется, возмездие настигнет преступника либо напрямую (например, тюремное заключение), либо завуалированно (душевные страдания). Телесериал «Клан Сопрано»[27] идеально демонстрирует параноидальное стремление бороться с системой. Персонажи фильма дьявольски жестоки, измучены и обречены. Если вы преступник, сила не на вашей стороне.
Если же кто-то действует вне системы, что делать? Вернуться в систему, принять процессы как есть и играть по правилам. Вселенная приветствует поступки, которые совершенствуют систему, и противостоит попыткам разрушения. Есть много возможностей двигаться вперед, и каждый может добиться успеха, не выходя за рамки дозволенного.
Внутренний стержень
Представьте себе: в разгар далеко не идеального дня вы вдруг поймете, что делаете все, чтобы не идти на поводу у эмоций. Дальнейшие успехи укрепят ваш контроль, и со временем такая реакция станет привычной и не будет требовать усилий. Вы не станете компенсировать упущенное время чрезмерной загруженностью, алкоголем или кофе. Ваши познания будут переходить на новый, более высокий уровень до тех пор, пока вы не постигнете свой мир и не поймете, что «Стратегическая цель», «Основные принципы» и «Методы» превратили вас в человека с внутренним стержнем. На первый взгляд странно, что документы дают такой эффект, но они — не просто слова, зафиксированные на бумаге.
Взгляд со стороны и сверху
Когда мы начали использовать позицию стороннего наблюдателя в Centratel, на смену хаосу пришел порядок. Как только мы стали применять новую методику, сразу почувствовали перемены, и чем больше мы вкладывали в улучшение системы и ведение документации, тем более высокие результаты получали. Сейчас Centratel — прибыльная компания, управление которой не отнимает у меня много времени, поскольку бизнес работает самостоятельно. Как инженер-проектировщик, я наблюдаю за работой механизма на расстоянии, время от времени помогая ему двигаться вперед на полной скорости. Centratel под контролем не из-за моего присутствия, а благодаря моему требованию уделять максимум времени совершенствованию механизмов, из которых она состоит. И, конечно, важнейшим элементом нашего успеха стал энтузиазм сотрудников во внедрении новой методики. Все они тоже инженеры-проектировщики.
В Centratel приятно работать. Там все спокойно и эффективно. В личной жизни меня также сопровождает системное видение, я тоже эффективен и свободен. Много лет назад я смог восстановить здоровье и сейчас считаю себя не просто физически крепким человеком. Кто-то может подумать, что новое видение укрепилось в моей жизни благодаря мужеству. Дело вовсе не в нем, а в страхе и истощении. Мне пришлось пережить Страшный суд, чтобы понять, что моя жизнь совсем не соответствует моим желаниям. Почему ответы не были для меня очевидны до того, как у моего виска оказалось дуло пистолета? Отчасти причина была в том, что, хотя такая бесконечная борьба убивала меня, мне было удобнее безропотно принимать предсказуемые мучения, чем поставить под сомнение свои видение и методы. Не допускайте, чтобы то же происходило с вами. Еще одной причиной была гордыня. Проще считать себя героем, который принимает удары судьбы и дает им отпор, продолжая свой путь. Сложнее усомниться в своей уверенности в том, что однажды мир прогнется под меня. Но когда гибель была совсем близко, я понял, что не управлял своей жизнью. Счастлив ли я оттого, что понимание пришло в результате травмы? Да, если так было нужно. Должны ли вы оказаться в критической ситуации, чтобы прийти к тому, к чему пришел я? Нет!
Той ночью двенадцать лет назад, когда я впервые посмотрел на свой мир со стороны и сверху, меня осенило: привести бизнес и жизнь в порядок не так сложно, хотя для этого и требуются усилия. Достаточно увидеть системы, вычленить их и затем по одной приводить в порядок! Логично? Вы понимаете, что не нужно попадать в водоворот, чтобы изменить свое видение и расставить все по местам? Вспоминая об этом сегодня, я понимаю, что мое прозрение не было божественным благословением, дарованным мне одному. Системное видение уже прочно укоренилось в умах тех, кто управляет крупными успешными компаниями во всем мире. Однако многие из тех, кто инстинктивно применяет эту методику, не могут ни описать ее, ни тем более определить ее как важный фактор собственного успеха.
Системные вопросы
Беспристрастное восприятие реальности заметно повышает шансы добиться желаемого по сравнению с ожиданием хороших новостей, верой в гороскопы или карты Таро и надеждой на выигрыш в лотерею. Можете хотя бы представить себе, какие чувства вы будете испытывать, когда начнете полностью контролировать свою жизнь и достигать желаемого своими действиями, а не надеждой на невероятную судьбу, волшебство, случайность или чье-то великодушие?
Существуют системные вопросы, так называемые фильтры, которые можно задать себе, чтобы увидеть реальную картину. Спросите себя: «Если не брать в расчет мои предпочтения, что происходит на самом деле?» Постоянно задавайтесь этим вопросом. И если вы сомневаетесь, когда решение очевидно, спросите себя: «Нежелание действовать — достаточная причина для бездействия?»
Течение
Вы наблюдаете за тем, как протекают процессы в мире. Это течение, и вам нравится быть его частью. Вы смотрите на жизнь и мир вокруг почти метафизически — со стороны и сверху. Главная задача вашей жизни — вносить изменения в свои системы, стимулируя каждую из них к большей эффективности. (А если системы вам неподконтрольны, вы даже не пытаетесь их изменить, потому что это пустая трата времени и сил.)
Благодаря неизменным физическим законам, предопределяющим стремление к порядку, этот мир на 99,9% эффективен. Во всех системах, из которых состоит жизнь, результаты появляются сами по себе, а не подстраиваются чудесным образом под наши желания. Но это и хорошо: механическая реальность предсказуема, и мы можем на нее положиться и использовать в своих интересах. Когда вы поймете, сколь надежна механика реальности, и начнете тщательно прорабатывать системы, вы получите желаемое.
Впереди три больших шага
В разгар процесса возрождения бизнеса и восстановления здоровья меня сбили с ног два неожиданных удара судьбы. Об одном из них — судебной тяжбе — я уже говорил выше. Вторым ударом стала потеря семьи. И все это случились одновременно. Судебная тяжба растянулась на пару лет, проблемы с семьей — на три года. Это было болезненно, но я сохранил душевное равновесие и эффективность, продолжая наблюдать за событиями отстраненно. Горькая пилюля, которую я проглотил много лет назад, подействовала.
Такое новое состояние закономерно и естественно. Вот как все будет дальше: проснувшись утром, вы сосредоточитесь на главном. Каждое ваше усилие приблизит вас к целям, описанным в двух документах «Стратегическая цель» — один для бизнеса, второй для личной жизни. И хотя вы сведете к минимуму регресс, полностью избежать его не удастся: это неотъемлемая часть жизни. Вы будете воспринимать его как непредвиденные издержки: три больших шага вперед и один маленький назад. Как быть с неизбежными потрясениями? Вы будете к ним готовы. В конце дня вы почувствуете удовлетворение. Работая или отдыхая, вы больше не зацикливаетесь на чем бы то ни было. Вы управляете, строите, наблюдаете и наслаждаетесь. Все работает.
Гигантская машина
Крупнейший мировой производитель принтеров работает круглосуточно, без выходных и праздников. Роботам не нужны перерывы, всю свою жизнь они работают на одном месте. Ежедневно транспорт доставляет им сырье и забирает упакованные продукты. Небольшое количество автомобилей на крохотной парковке говорит о том, что и работников-людей немного.
Получив инструктаж по технике безопасности от одинокого сторожа у главных ворот, любой смельчак может пройти в самое сердце гигантской машины. Вам сразу станет понятно, что даже обычные посетители находятся во власти механизмов. Стоя в одном конце этой системы систем, практически невозможно рассмотреть второй. Это огромная машина, как в ширину, так и в длину. При приближении к четко обозначенному проходу красные мигающие огни предупреждают незваного гостя о необходимости остановиться. И только затем выдвигается часть прохода, позволяя человеку пройти дальше. Как только он проходит, дорога закрывается, и машина продолжает работать в ускоренном темпе, чтобы компенсировать затраты времени на вторжение человека.
Место не для слабонервных и не для тех, кто страдает клаустрофобией. Пути назад нет. Если машины не заметят вас, то никто вам не поможет. Да, вы можете уйти, но лишь с разрешения главной системы и с той скоростью, которая не нарушит ее требований. Эта машина состоит из множества подсистем, взаимодействующих при производстве продукта. Принтеры упаковываются и доставляются в один из местных магазинов, и, похоже, первыми, кто прикасается к устройствам, становятся розничные продавцы. Это первичная система с четкой целью — создание определенных ценностей. А чем же занят человек? Не участвуя в производственном процессе напрямую, он контролирует его, настраивает и проводит техобслуживание.
ГЛАВА 9
Все мы инженеры-проектировщики
Менеджеры работают в системе, руководители работают над системой.
Стивен Кови
Вот краткий обзор методики системного мышления (вы уже понимаете, как мне нравится разъяснять простые принципы с разных точек зрения).
Сформируйте мышление; пропустите через себя видение. Поймите его.
Точно определите и опишите цели в бизнесе, работе и жизни. Наметьте общие методы, которые вы будете применять для их достижения. Это ваша «Стратегическая цель».
Создайте свой набор «Основных принципов работы», руководств для принятия решений.
Выделите конкретные процессы, которые будете совершенствовать: как уже существующие, так и еще не созданные. Будьте готовы отказаться от некоторых процессов. В первую очередь поработайте над самыми проблемными.
Разделите системы на компоненты. Опишите каждую в виде пошагового списка или в свободной форме.
Повышайте эффективность компонентов системы, стремясь к максимальному упрощению. Меняйте последовательности, добавляйте или удаляйте определенные этапы. Экспериментируйте. Доводите каждую систему до совершенства.
Для обеспечения преемственности вносите все аспекты в документ «Методы работы» — неотъемлемую часть процесса совершенствования системы.
Применяйте новые «Методы работы» постоянно, анализируйте их и при необходимости вносите изменения. Именно это потребует больше всего времени.
Ваша личная аналогия
На первом этапе необходимо понимание, иначе вы не сможете сделать последующие шаги. Сил вам придадут внутренние убеждения, а не знания. Чтобы усвоить новое видение, важно создать личную системную аналогию — эффективный шаблон. Она продемонстрирует вам суть подхода, напоминая о характеристиках, присущих всем системам. В повседневной жизни благодаря ей новое видение будет всегда на первом плане. Важно найти аналогию, которую легко визуализировать, выделить в самостоятельную единицу. Нужен замкнутый механизм.