Для обеспечения преемственности вносите все аспекты в документ «Методы работы» — неотъемлемую часть процесса совершенствования системы.
Применяйте новые «Методы работы» постоянно, анализируйте их и при необходимости вносите изменения. Именно это потребует больше всего времени.
Ваша личная аналогия
На первом этапе необходимо понимание, иначе вы не сможете сделать последующие шаги. Сил вам придадут внутренние убеждения, а не знания. Чтобы усвоить новое видение, важно создать личную системную аналогию — эффективный шаблон. Она продемонстрирует вам суть подхода, напоминая о характеристиках, присущих всем системам. В повседневной жизни благодаря ей новое видение будет всегда на первом плане. Важно найти аналогию, которую легко визуализировать, выделить в самостоятельную единицу. Нужен замкнутый механизм.
Если вы занимаетесь медициной, прекрасным примером станут физиологические процессы организма. Рассмотрите работу органов, структуру скелета, дыхательную, кровеносную системы и прочее. Если вы продаете автомобили, представьте себе конвейер завода или сам автомобиль с его подсистемами, правила их регулировки и ремонта для обеспечения максимального КПД. Если вы пожарный, вспомните о снаряжении и процессах, которые в любых условиях должны работать эффективно. Для летчика аналогией может стать карта контрольных проверок перед полетом — ярчайший пример анализа механизма на наличие дефектов и обеспечения максимально эффективной работы всех подсистем. Полет — прекрасная аналогия системы: самолет автоматически вносит в направление корректировки, проверяет функционирование подсистем и предупреждает нарушения в их работе.
Аналогия помогает направлять свою энергию на системное управление. Она напоминает, что беспорядочное решение срочных проблем разрушит вас и что вы инженер-проектировщик, который создает эффективные системы и поддерживает их работу, а не пожарный, постоянно выкручивающийся из критических ситуаций. Аналогия окажет вам помощь в начале пути, а позже, закрепившись в вашем подсознании, станет отражением того, во что вы верите и как видите мир. В качестве примера приведу свою аналогию.
Куратор новых услуг
Моя аналогия связана с электричеством, с тем, как оно попадает в дома и на предприятия. Линии электропередачи, на мой взгляд, идеально отражают механику системного мышления. Я могу представить себе систему распределения электроэнергии как отдельную единицу, не нарушающую алгоритмов мира. Это мой идеальный пример вездесущей механики линейных систем.
В двадцать восемь лет я устроился на работу в технический отдел одной из энергетических компаний Орегона. Это один из крупнейших кооперативов Администрации сельской электрификации в США, с тысячами километров линий в Центральном и Восточном Орегоне. Компания обслуживает десятки тысяч потребителей, использующих энергию в бытовых, коммерческих и сельскохозяйственных целях. Операторы работают в сложнейших климатических, метеорологических и социально-экономических условиях. За один день монтер может попасть в снежную бурю и оказаться в засушливой пустыне, подняться на гору и сплавиться по реке, поработать в каменных джунглях города и в глухой сельской местности.
Первые три года из семи я был в компании куратором новых услуг (одним из четырех). Я встречался с заказчиками и землевладельцами, которые планировали строить дома. Моя задача заключалась в привлечении новых клиентов: строительная команда подключалась к ближайшей электросети, то есть электросети нашей компании, чтобы провести линию к строительному участку клиента. Обычно расстояние от линии до участка составляло не более 100 м. Я проводил осмотр участка под застройку, определял ближайшую опору линий электропередачи, составлял письменные инструкции и список материалов, необходимых строительной бригаде для подведения электричества к участку по низковольтным воздушным или подземным кабельным линиям.
Мои задачи были почти не связаны с первичной системой распределения электроэнергии. Функционирование огромных гидроэлектростанций, вырабатывающих энергию далеко на севере, на реке Колумбия, было вне моей компетенции. Сфера моей деятельности не имела ничего общего ни с тысячами километров высоковольтных линий, ни со сложным оборудованием, которое распределяет электроэнергию по всему региону. Моя задача была проста: расширить сеть, проведя электричество новым потребителям. Эти низковольтные подсистемы были незначительными дополнениями к обширной сети распределения электроэнергии — первичной системе моей компании.
Через три года я получил повышение. Круг моих обязанностей сместился от периферии системы к ее центру. Теперь я мог больше влиять на работу первичной системы и потребителей, которых она обслуживала. Я стал инженером-проектировщиком — отвечал за разработку и мониторинг крупных высоковольтных распределительных пунктов и трудился над сложными проектами, влияющими на тысячи потребителей. Еще я наблюдал за работой ключевых сегментов первичной системы, выявляя неисправности и составляя рекомендации по их устранению и модернизации. Компоненты системы изнашиваются, окружающая среда меняется. Моей задачей был мониторинг этих переменных и разработка предложений по внесению корректировок и обновлению оборудования.
Одним словом, моя работа заключалась в анализе системы распределения электроэнергии, ее усовершенствовании и доведении конструктивных улучшений до строительных бригад. Именно тогда я открыл для себя понятие «совершенствование системы». Все наработки я записывал в детальном, но кратком формате, ведь я обязан был предоставлять бригадам монтажников необходимую информацию, чтобы они могли быстро производить работы.
Обратите внимание на то, как аналогия описывает мой переход от выполнения отдельных небольших задач к реализации крупных проектов по внутреннему совершенствованию системы. Не забывайте о наличии четких документально оформленных стандартов.
Формируем новое видение
Мои старая и новая должности имели важное сходство. В том и другом случае, приходя на работу, с начала и до конца дня я полностью сосредоточивался на работе электросети компании. Эта система оставалась обособленной от всего мира. Конечно, у меня были перерывы, я ходил на обед, время от времени делал личные звонки. Но в целом система распределения электричества — сеть из опор и проводов — доминировала в моем сознании, оставаясь самостоятельной единицей, обособленной от других систем моей жизни: воспитания детей, финансов, политики и здоровья. На работе все мое внимание сосредоточивалось на ней, словно ничего другого в мире не существовало. Система оставалась обособленной не только в моем сознании, но и в реальности. Это был независимый механизм, нацеленный на выполнение единственной задачи: поставки электроэнергии множеству людей.
По окончании рабочего дня, вернувшись домой, я переключался, как по щелчку кнопки, на другие системы своей жизни. Тогда я этого еще не осознавал. Едва ли я понимал, что постепенно усваиваю новое видение, которое в дальнейшем ляжет в основу этой книги. Большинство людей на подсознательном уровне склонны к анализу комплексности, выделению отдельных элементов системы. Методика системного мышления превратит эту еле уловимую склонность в решительное, упорядоченное стремление — жизненный путь, на котором вы будете выделять системы, составляющие ваш мир, и работать над ними.
Системное управление
После повышения по службе моя роль изменилась: на смену разработке небольших подсистем для отдельных потребителей пришло совершенствование элементов первичной системы, которая обслуживала тысячи потребителей. Если раньше мой вклад в нее был незначительным, то теперь я управлял крупными сегментами, обеспечивая беспрерывную подачу электроэнергии большому количеству людей. Для поддержания устойчивости и эффективности сети я вносил изменения в ее работу.
Заметьте: я не лазил по опорам линий электропередачи и не протягивал провода. Я разрабатывал коррективы, которые делали систему более устойчивой, и курировал процесс их внедрения другими сотрудниками. Существовал строгий регламент: я создавал документ, а квалифицированные монтеры выполняли физическую работу. Это важный момент. Я занимался системным управлением. В то время, сам того не осознавая, я работал над системой. После прозрения я уже осознанно использую этот процесс во всех аспектах моей жизни. Сегодня моя тогдашняя роль служит для меня шаблоном визуализации всех систем моей жизни. Как и много лет назад, будучи инженером-проектировщиком в электроэнергетической компании, я анализирую, настраиваю, поддерживаю и совершенствую все процессы жизни, не зацикливаясь на второстепенных. Ваша собственная аналогия тоже будет напоминать о том, что этого стоит избегать.
Обслуживание и надежность на 99,9%
Электроэнергия вырабатывается энергетической установкой, а затем по линиям электропередачи поставляется конечному потребителю. Это долгая и опасная дорога по многочисленным электростанциям и пересеченной местности. Экстремальные погодные условия и вандализм ставят под угрозу доставку электричества. Но когда я работал в коммунальной службе в отделе анализа статистики, то обнаружил интересный факт: за последние семь лет длительность перебоев в подаче электроэнергии на потребителя в год составляла в среднем 73 минуты. Вот это да! Всего в году 525 600 минут, а значит, любой потребитель электроэнергии может рассчитывать на устойчивую подачу электричества на 99,9%. Знакомо?
Линии электропередачи тянутся на сотни километров в неблагоприятной среде, а само электричество характеризуется переменным высоким напряжением и постоянно стремится «сбежать» из проводов. Как же удается энергетикам добиваться поразительного уровня надежности? Благодаря тому, что они рассматривают сеть как закрытую механическую систему, которую надо постоянно поддерживать в рабочем состоянии. Нельзя относиться к ней как к совокупности столбов, проводов и оборудования, которые заслуживают внимания только в случае поломки. Сотрудники энергетических компаний начинают с создания и установки функциональной машины, а потом системно работают с ней.
В любой жизненной ситуации, чтобы избежать ошибок в системе и гарантировать максимальную эффективность, необходимо регулярно проводить обслуживание: менять автомобильное масло, устраивать собрания сотрудников, поливать цветы, водить жену в ресторан, играть в мяч с детьми, выдавать премию лучшим сотрудникам, постоянно встречаться с клиентами, вести учет, заниматься спортом. Однако для тех, кто погряз в хаосе, невыполнение этих важных и неизбежных обязанностей грозит обратиться катастрофой. Карьера, брак, дружба, техника, игры, дом, здоровье нуждаются в обслуживании. Однако часто люди забывают об этом из-за проблем, лени, а особенно из-за незнания того, как работают системы в реальном механическом мире. Без регулярного обслуживания внешние факторы (да, именно вредные внешние факторы) будут постепенно сводить на нет эффективность всех процессов. Работу точно настроенных систем необходимо поддерживать на должном уровне.
Особое чувство удовлетворения приносит мне обслуживание системы личной жизни: ее реорганизацией я занимаюсь дома по полчаса в день. Возможно, это самая простая система. Это краткий период, отведенный на строго определенные цели: полчаса на реорганизацию жизни. Это свободное время для наведения порядка: в кабинете, шкафу, гараже или электронной почте. Иногда я провожу его на свежем воздухе, подстригая кусты. Я привожу в порядок собственную жизнь. Это «противоядие» от коварной суматохи, причем как в физической реальности, так и в сознании.
Чтение (желательно книг или журналов, а не информации с экрана компьютера) — еще одна форма обслуживания моих систем. Ежедневно я читаю минимум час, обычно больше. Это своего рода терапия, позволяющая устранить нервотрепку, вызванную повседневными проблемами. В фильме «Джо против вулкана» у героя Тома Хэнкса обнаружили несуществующую болезнь под названием «облако в голове». Это идеальное описание моего умственного состояния, когда я несколько дней подряд не читаю.
Следить на расстоянии
Мысленная визуализация электрической сети как аналогии всех систем жизни напоминает мне, что нужно быть не рабочим, а инженером-проектировщиком. Применяя такую аналогию в бизнесе или в жизни, вы вскоре обнаружите, что физическую работу выполняют другие, а вы автоматизируете или избавляетесь от ненужных систем. Вы будете создавать новые системы, совершенствовать существующие и руководить людьми, которые выполняют фактическую работу. Конечно, если вы человек искусства или творческая личность, этот план может не сработать. Однако независимо от рода вашей деятельности при применении системного подхода всегда есть пространство для маневров. Такой подход может кардинально изменить вашу жизнь (подробнее о работе и творческих аспектах рассказано в главе 19).
Вы начнете смотреть на свою жизнь со стороны. Чем больше времени вы будете заниматься осмыслением своей жизни, тем быстрее достигнете поставленных целей — и тем больше времени будете проводить, наблюдая за происходящим со стороны и сверху. Все действительно просто: нужно не попасть в сети работы. Отступите, взгляните на ситуацию со стороны и выделите системы в голове и на бумаге. Затем нужно определить, какие функции они должны выполнять, выявить их недостатки, а также влияние внешних переменных факторов. Далее надо совершенствовать системы, не забывая постоянно записывать все внесенные изменения. И поскольку эти системы-механизмы призваны функционировать без вашего постоянного участия, вы сможете отойти от дел и периодически (а не постоянно) следить за процессом и направлять его. Не успеете оглянуться — и все пойдет как по маслу!
Ко всем своим системам я подхожу с позиции инженера-проектировщика. Они предназначены для поддержания физической формы, общения с дальними родственниками, инвестирования, обслуживания компьютеров и даже восхождения в горы. Как только я обрел новое видение, я постоянно проводил аналогию с электроснабжением и убеждал себя, что должен быть инженером-проектировщиком. Но сейчас я уже не так часто думаю об этой аналогии, потому что усвоил системный образ мышления. В каждой жизненной ситуации я остаюсь инженером-проектировщиком.
Какова ваша аналогия? Может, это автомобиль, человеческое тело, самолет или корабль? Выберите для себя идеальную аналогию и применяйте ее в любой ситуации. Это возможно, поскольку все системы работают одинаково. Это не теория. Это механическая реальность.
Туалетная бумага
Этот пример граничит с абсурдом, но доказывает сразу два положения. Во-первых, восприятие системы у всех разное; во-вторых, оно прочно укореняется, как только становится понятной логика. В качестве примера системного мышления, рискуя неудачно сострить, возьмем за конечный результат оторванный кусок туалетной бумаги. Это необходимая вещь. Возможно, это единственная материальная вещь, которой каждый из нас пользуется ежедневно на протяжении всей своей сознательной жизни. Туалетная бумага — идеальный пример вездесущей системы.
Процесс закрепления туалетной бумаги на держателе представляет собой систему, которая развивается линейно, пока цель не достигнута. Шаг 1: подойдите к туалетному шкафчику. Шаг 2: откройте дверцу шкафа. Шаг 3: возьмите оттуда рулон туалетной бумаги. Шаг 4: снимите с рулона упаковку. Шаг 5: подойдите к держателю туалетной бумаги и т. д.
Спросите себя: как в данный момент в вашем доме или квартире размещен рулон туалетной бумаги на держателе — свободный конец спадает с верхней части рулона и его можно легко взять? Или он висит ближе к стене, так что вам неудобно добираться до него, чтобы оторвать кусок бумаги? Обычно бумага, спадающая с верхней части рулона, гораздо удобнее. Это оптимальный способ ее размещения на держателе. Смеха ради, исследуя человеческое поведение, я много лет вел своего рода статистику. Не считая гостиниц и мотелей, где профессиональным уборщикам говорят, как нужно вешать туалетную бумагу, соотношение этих способов размещения рулонов — 50 на 50, с небольшим перевесом первого. Значит, большинство людей не задумываются о том, как поместить рулон туалетной бумаги в держатель. (Или, что невероятно, одни люди целенаправленно вставляют рулон в держатель первым способом, а другие — вторым.)
При спадающем свободном конце бумаги с верхней части рулона взять бумагу гораздо проще. Почему же все не вставляют рулон в держатель таким способом каждый раз? Неужели один из этих методов сложнее? Вовсе нет. Для принятие решения требуется проанализировать ситуацию лишь один раз — нужно всего несколько секунд для разработки постоянной методики. Но большинство из нас не тратит время на обдумывание базовых процессов, даже таких простых. Да, глупый пример, но попробуйте забыть об этом и рассмотрите его как некий общий урок. Представьте, что, думая о процессе размещения рулона, вы отстраняетесь и смотрите на процесс со стороны. Вы управляете им, чтобы каждый раз при вытягивании туалетной бумаги достигать лучшего результата.
Этот пример преподносит нам еще один урок. Вы можете целенаправленно размещать рулон определенным способом, а можете, наоборот, осознанно решить не вставлять его в держатель тем или иным образом. Каким бы ни был ваш выбор, уверен, что впредь, помещая туалетную бумагу в держатель, вы будете думать об этой системе. Этот пример показывает, что в вашей голове не так много глубоко укоренившихся системных методик.
Добро пожаловать в мой мир. Во время написания этой книги я спросил руководство компании о том, как они размещают туалетную бумагу в держателе дома. Хором мне ответили: «Да ясно же! Чтобы бумага спадала сверху». При выполнении даже обыденных задач сотрудники Centratel интуитивно смотрят на все ситуации со стороны и сверху. Обучаясь и работая, они применяли логику системной методики, и эти принципы прочно укоренились в их сознании. Вам, как и сотрудникам Centratel, системное мышление поможет всегда замечать даже самые простые способы оптимизации процессов.