Сбитый с толку
Итак, прошло сорок лет. Как же эта теория соотносится с реальностью? Те, кто до сих пор верит в мистику 1960-х, по-прежнему живут иллюзией. Она нашептывает, что повсюду хаос, системы и организация — это плохо, а где-то за кулисами прячется Большой Брат[14], который «рулит» в неправильном направлении. Из-за этой паранойи многие зацикливаются на том, что нам неподвластно, и не совершают поступков, которые сделали бы их по-настоящему свободными! Людей сдерживает не система, а собственное восприятие.
В 1974 году, когда вместе со своей небольшой семьей я отправился на Запад, я не осознавал, что ключ к свободе и покою — понимание механизмов жизни и их применение. Тогда я не знал, что внутренний переход к новому восприятию не только позволит мне понять, от чего зависят мои результаты, но и даст огромную власть над собственной судьбой.
Мне и в голову не приходило, что если я буду слеп к своим личным системам, то смогу совершить ошибку всей моей жизни, причем в самый неподходящий момент. И я не осознавал небольшой, но очень распространенной проблемы: незначительные потери эффективности накапливаются и ведут к краху. Логичная мысль о том, что бурлящий механизм жизни будет мне подконтролен, стоит мне только обратить все свое внимание на его составные части, меня не посещала.
Тогда я не понимал, что покой и процветание приходят только после того, как налажен механизм.
Регулировка настроения
На Западе 10% взрослого населения — алкоголики, 70% потребляют в избыточном количестве кофеин, 25% курят, больше 10% принимают антидепрессанты. А если учесть другие законные и незаконные препараты, можно сказать, что в бесконечном поиске идеального душевного состояния 98% из нас употребляют по крайней мере одно психотропное вещество (а многие сразу несколько, например кофе утром и алкоголь по вечерам). Согласно классическому западному принципу химической регулировки настроения, одно наркотическое вещество снижает негативное воздействие другого.
Дефицит систем
Что же случилось в Вудстоке с точки зрения системы? Правильно функционировала только система музыкального оформления. Техники были мастерами своего дела, оборудование работало отлично, на сцене выступали музыканты (соответственно, правильно функционировал и механизм транспортного обслуживания — всех участников концерта доставляли на вертолете). Сработало и место проведения фестиваля (ферма Ясгура).
Какие же системы не сработали? Продажа билетов была организована неправильно: уже в первый день фестиваля весь забор вокруг фермы снесли — катастрофа для промоутеров. Санитарные системы оказались перегружены. Потребуйся защита правоохранительных органов, началась бы настоящая неразбериха, потому что, кроме небольшой группы охранников, не было никакой полиции. Конечно, мало кто был подготовлен физически, даже на элементарном уровне. Усложняло ситуацию и то, что употребление наркотиков мешало рационально мыслить. Хаос охватил все и вся, сдерживаемый разве что чистой случайностью.
Один день мира и музыки? Да, все верно. Два дня? Хорошо, возможно, наркотики поддержали спокойствие, но ситуация быстро ухудшалась. Три дня? Ого-го! В этот момент люди начали массово уезжать. А если бы все длилось четыре дня? Для тех убежденных фанатов, которые могли там остаться, все обернулось бы отвратительной, ужасной трагедией. Именно благодаря любви и доброй воле людей этот фестиваль просуществовал некоторое время. Но так недолго, что не может служить примером идеальной жизни. Слов «Я люблю тебя, брат» надолго не хватит.
Мощное и грубое напоминание от парней из NASA
Космический челнок — возможно, самый сложный из созданных человеком механизмов, а его запуск — ярчайшая демонстрация системного управления. Каждый раз при трансляции этого события по телевидению я наблюдал за ним в прямом эфире.
Летом 2011 года программа запуска шаттлов была закрыта, но до сих пор можно анализировать точность обратного отсчета на основании тысяч одновременных автоматических процессов контроля под четким руководством множества инженеров и технологов. Шаттлы были запущены, при этом задействовались десятки тысяч высокоточных процессов, независимых и взаимосвязанных, в космосе и на Земле.
В общей сложности шаттлы запускались в космос 135 раз, и лишь дважды попытки завершались провалом. И все же, учитывая невероятную сложность затеи и человеческую склонность к ошибкам, напрашивается вопрос: почему же провалов не было гораздо больше?
Как и бесчисленные мелкие неудачи, эти две трагедии дали инженерам ту информацию, которая помогла предотвратить будущие провалы. Со временем вероятность неудач снижалась, а шаттл становился совершеннее. Каждый запуск космического челнока прославлял человеческие возможности и ярко демонстрировал красоту бесчисленных систем, из которых состоит наша жизнь.
ГЛАВА 2
Ничто не соответствует ожиданиям
Король Артур (Грэм Чепмен), отрубив Черному рыцарю обе руки: «Посмотри, тупой ублюдок. У тебя больше нет рук!»
Черный рыцарь (Джон Клиз): «Да есть!.. Это просто рана!»
«Монти Пайтон и священный Грааль»[15]
Я привожу компанию Centratel в пример потому, что это понятная система, состоящая из подсистем. Это закрытая система систем, которая объясняет простые причинно-следственные связи. Когда я привожу примеры из собственного бизнеса, учитывайте, что мои советы применимы и в личной жизни.
О Centratel в общих чертах
В течение пятнадцати лет Centratel боролась за выживание, постоянно находясь на грани катастрофы. Почему же эта система начала процветать только на шестнадцатый год своего существования? Да, прекрасный штат сотрудников, целевой маркетинг и высокое качество продукта сыграли важную роль, но не они стали причиной резкого изменения курса. Они были побочным эффектом. Причиной изменений стало открытие и применение простого принципа: руководство должно сосредоточиться на процессах совершенствования работы, а не на ее выполнении или решении внезапно возникших проблем. Высококачественные товары, стабильный состав сотрудников и прибыльность — результат работы качественных систем, лежащих в основе бизнеса, а не наоборот.
Centratel — национальная телефонная справочная служба (ТСС). В качестве аутсорсера выступают операторы телефонной связи (ОТС), которые обрабатывают входящие звонки (от абонентов) для различных компаний (клиентов). По сути, диспетчерский центр 911 — не что иное, как телефонная служба, принимающая сообщения абонентов, а затем передающая их непосредственно клиенту. К клиентам относятся лечебные и ветеринарные клиники, приюты для престарелых и медицинская помощь на дому, похоронные бюро, коммунальные службы, компании по управлению собственностью, службы отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха, высокотехнологичные компании и прочие. Они должны обеспечивать своим клиентам или пациентам круглосуточную связь без выходных и праздников. Но поскольку они сами не могут принимать звонки круглосуточно, то обращаются к телефонной службе, которая отслеживает и обрабатывает звонки в нерабочее время. Многие компании прибегают к услугам ТСС и в рабочее время, когда входящий трафик слишком велик, компания очень маленькая или не имеет собственного офиса.
В Centratel работают одновременно до двенадцати операторов (в зависимости от трафика), отвечая на звонки последовательно. Звонки поступают в произвольном порядке от одного из тысяч абонентов. Иногда, когда трафик очень интенсивный, нет времени передохнуть. Один звонок — от нервного мужчины, чья жена едет в больницу рожать, другой — от паникующего владельца заболевшей лошади, третий — от жильца, который случайно закрылся в квартире. В общем, вы поняли.
Наши операторы принимают сообщения, вносят их в базу данных, а затем передают клиенту самыми разными способами: на пейджер, по мобильному телефону, на голосовой ящик, по электронной почте или факсу. Это сложный процесс, в котором одновременно задействовано множество человеческих и механических систем. Взаимодействие между абонентом, клиентом и оператором непрерывно и практически всегда оперативно. Каждый из наших клиентов предоставляет уникальные четкие инструкции по обработке входящих вызовов и сообщений. В работе любой телефонной службы вероятность ошибки очень велика. Без четких системных инструкций и профессиональных сотрудников она превращается в рассадник хаоса. И это еще мягко сказано.
Отрасль телефонных справочных служб возникла одновременно с появлением первых телефонов. Как тогда, так и сейчас работа ТСС — безостановочный, безотказный процесс. Это порождает еще одну проблему: внеурочную работу, поскольку операторы отвечают на звонки в любое время дня и ночи. Это нелегкий способ заработать на жизнь, особенно для тех, кто обрабатывает звонки в нерабочее время или в выходные. Опытные операторы постепенно переходят на работу в дневную смену, а новичкам приходится завоевывать признание, трудясь в напряженном режиме до тех пор, пока они не смогут перейти на более удобный график: благодаря росту компании и отсеву персонала постоянно образуются более удобные «окна». В любом случае оплата и соцпакет в Centratel очень хорошие, практически вдвое больше средних по отрасли.
Это удивительная сфера деятельности, но сейчас она в состоянии упадка. В 1975 году общее число телефонных справочных служб в США составляло более 20 тысяч, большинство из них были небольшими семейными компаниями. На сегодняшний момент выжили только крупные — осталось не больше двух тысяч. Как и общее количество населения, число клиентов ТСС заметно снизилось. Потенциальные клиенты освоили смартфоны, голосовую почту, интернет. Тем не менее еще существуют компании, которым для обработки входящих вызовов нужен реальный человек. В ближайшем будущем целевой рынок не исчезнет.
Двадцать восемь лет назад я решил работать в отрасли телефонных служб по трем причинам (и они все еще дают хорошую пищу для размышлений тем, кто собирается заняться бизнесом).
Во-первых, меня привлекало то, что бизнес связан с людьми и коммуникацией между ними.
Во-вторых, я получал бы пассивный доход. При правильно организованном управлении мне не обязательно присутствовать на рабочем месте физически. Я не был знаком с этим бизнесом, но мне казалось, что зарабатывать деньги, не присутствуя в офисе лично, куда лучше работы врача, учителя, психолога, адвоката и ряда других специальностей, в которых центральным элементом становится конкретный человек.
В-третьих, доходы поступают непрерывно, потому что клиенты постоянно пользуются услугами и платят за них. При ежемесячной оплате не нужно будет каждый день думать о том, как бы заработать. Я считал, что, если мы будем предоставлять услуги высшего качества, а наши клиенты будут счастливы, деньги потекут рекой.
Так 1 декабря 1984 года, в возрасте тридцати пяти лет, я приобрел Girl Friday Telephone Answering Service, «умирающую» телефонную службу. Общая цена покупки составила 21 тыс. долларов, первый взнос был 5 тыс. долларов. В компании работали семь сотрудников, у нее было 140 клиентов и офис площадью чуть больше 37 м2. Став владельцем бизнеса, я сразу же изменил название, чтобы подчеркнуть, что настало время перемен. Я тогда кичливо и самоуверенно заявил, что однажды мы станем лучшей телефонной службой в США. Несмотря на такое показное хвастовство, я не имел ни малейшего представления, как достичь этой цели. (Мысленно возвращаясь в те времена и вспоминая, как я работал, могу назвать себя только нахальным и бестолковым.)
Но события разворачивались не так, как ожидалось. Мой новый бизнес оказался сплошным кошмаром. В этом хаосе мой собственный мир превратился в полную неразбериху. В течение года мы с женой развелись, но я продолжил работать по максимуму — мне нужно было обеспечивать двоих детей. Ситуацию осложнил экономический кризис, который больше затронул северо-запад США, не успевший оправиться от недавнего почти полного краха основной отрасли местной промышленности: заготовки леса. (К счастью для меня, ситуация в моем прекрасном родном Бенде вскоре изменилась: пробелы заполнил туризм.)
И хотя Centratel всегда работала на грани краха, она расширяла объемы. А вот прибыль никак не увеличивалась. Это было эпическое сражение, и спустя несколько лет мечта о «лучшей компании в США» скрылась в потоке постоянных проблем.
На протяжении пятнадцати лет я боролся с бесконечным хаосом, работая сутками (для меня уже нормой стала работа более 80 часов в неделю) и кое-как сводя концы с концами. Меня тошнило от такого напряжения, но я все равно продолжал в том же духе. Единственное, что могло меня остановить, — обморок от стресса и усталости. После пятнадцати лет бесконечного напряжения такой вариант развития событий становился более чем реальным.
А потом на меня неожиданно снизошло озарение. Все сдвинулось с мертвой точки. Новое видение оказало на меня огромное влияние, оно полностью изменило мое восприятие мира. Благодаря такому мини-прозрению я начал по-новому взаимодействовать с окружением, и тут же стало спокойнее. Компания Centratel усовершенствовалась, потому что я изучил ее тщательнее.
Сразу после своего прозрения я привлек в бизнес партнера — моего знакомого, хорошего человека, которого я всегда уважал. Он сказал, что слышал о моей компании и, по его мнению, у нее есть будущее. Я уже не был одинок. У меня появилась еще пара глаз и дополнительные средства (новый партнер купил пакет акций). Примечательно, что в тот момент, когда я начал углубляться в механизмы своего бизнеса и жизни в целом, в ней стали появляться странные знаки. Например, мой новый партнер был моим тезкой.
В следующих главах подробно описаны все мои «странствия и подвиги». Ищите параллели в собственной жизни.
Установка профилактических систем
Иногда мы устанавливаем систему, которая может и не действовать активно, но мы достигаем цели только благодаря ее существованию. Некоторые операторы Centratel в рабочее время сидят в интернете. С точки зрения безопасности и сосредоточенности это не очень хорошо. Отследить такие «похождения» по сайтам было невозможно. Разве что неожиданно выскочить из-за угла и поймать с поличным сотрудника, поспешно закрывающего окна, которые не имеют никакого отношения к Centratel.
Тогда мы установили специальное программное обеспечение, которое отслеживает и автоматически сохраняет все данные о работе в интернете. Оно решило проблему раз и навсегда. Отслеживали ли мы когда-нибудь при помощи этого ПО нарушения трудового режима? Да, когда мы без предупреждения установили такую программу, обнаружились нарушители. Сказали ли мы им что-то? Нет, этого не нужно было делать, потому что, объяви мы об установке такой программы и внеси ее в правила трудового распорядка, нарушители сразу изменили бы свое поведение. Изменились ли они? Да. Заметили ли мы систематические нарушения, постоянно проверяя ежемесячные данные? Нет.
В нашем обществе примерами таких профилактических систем могут служить допинг-контроль, полиция, армия и законы. Они определяют последствия ненадлежащего поведения, но в основном направлены на то, чтобы предотвратить нарушение. Только задумайтесь, сколько профилактических систем и механизмов встречается в вашей жизни: ремень безопасности в машине, который не только защищает от травм, но и напоминает о важности безопасного положения во время езды; периодическое техническое обслуживание компьютера; вежливое отношение как к близким, так и к посторонним. Проживая очередной день, задумайтесь, какие системы вы могли бы использовать, чтобы предотвратить возникновение проблем в будущем, пока все идет гладко.
ГЛАВА 3
Атака кротов
Гвен ДеМарко (Сигурни Уивер): «Они такие милые!»
Гай Флигман (Сэм Рокуэлл): «Конечно, сейчас они милые, но уже через секунду станут гадкими, уродливыми, и их будет уже миллион».
«В поисках галактики»[16]
Все телефонные службы предоставляют клиентам одну и ту же услугу, и моя свежеприобретенная ТСС не была исключением. В любое время дня и ночи наши операторы принимали входящие звонки. Когда звонили клиенты, операторы зачитывали им записанные вручную сообщения. Это было в середине 1980-х. В то время электронное редактирование текстов и компьютерные программы баз данных для малого бизнеса казались фантастикой. Наша компания скорее представляла собой небольшой семейный бизнес. За фиксированную ставку 35–45 долларов в месяц мы обрабатывали столько звонков, сколько мог отправить нам клиент. В дневное время работали два оператора, ночью и в выходные — один.
В течение пятнадцати лет я брал на себя ответственность за все сферы деятельности компании. С самого первого дня она напоминала сумасшедший дом: большинство клиентов пользовались тем, что мы работаем по фиксированным ставкам, и использовали наших операторов как своих сотрудников, работающих на полную ставку. Операторы были перегружены входящими звонками, поэтому качество услуг было отвратительным. Поначалу я мог только смотреть и удивляться. У меня не было ни малейшего представления о том, как работают внутренние механизмы телефонной службы. В первый день я даже не знал, как звонки перенаправляются к нам.
Когда я только купил этот бизнес, его совокупная валовая выручка составляла всего 5500 долларов в месяц. Этого было недостаточно, чтобы покрыть все расходы: зарплаты, аренду, стоимость звонков и многое другое. Не говоря уже о том, что на это я не мог ни прожить сам, ни тем более прокормить двоих детей. Бизнес был в моих руках всего два месяца, а крах уже казался близким (как и в последующие годы). Если бы мы продолжали в том же духе и не действовали решительно, полный провал был бы неизбежен. Но я нес ответственность за двух детей восьми и десяти лет и за весь свой штат сотрудников. Я должен был что-то немедленно предпринять. Сейчас мое безрассудство оказалось бы очень к месту.
И несмотря на то, что бизнес был в плачевном состоянии, у него явно имелись положительные стороны. Через пару недель основные проблемы стали понятны даже мне, человеку с нулевыми знаниями в этой сфере. Нужно было срочно исправлять главный, бросающийся в глаза недостаток: тарифные расценки для клиентов. Нам повезло, что наши тарифы были очень низкими: мы могли повысить их в несколько раз и при этом остаться конкурентоспособными.