4. Вы вернулись в меню «Выбор поля». В списке «Поля пользователя в папке» появится только что созданное нами поле.
Перетащите его на панель названий столбцов, справа от поля «Конец».
5. Аналогично создайте и перетащите на панель поля «Слайды» и «Раздаточный материал».
Теперь, чтобы обозначить, что по какой-либо из презентаций забронировано помещение, достаточно кликнуть в окошке на пересечении столбца «Помещение – забронировать» и строки с названием соответствующей презентации. Появится галочка, обозначающая, что данный вопрос по этой встрече уже закрыт.
Создадим теперь поля более сложного формата – текстового и цифрового.
1. Кликните правой кнопкой мыши на сером заголовке «Тема» и выберите в контекстном меню пункт «Выбрать поля».
2. Нажмите кнопку «Создать» в нижней части появившегося окна «Выбор поля».
3. Появилось окно «Новое поле». Введите название: «Доп. материалы», из выпадающего списка ниже выберите тип поля «Текст». Формат оставьте по умолчанию – текст. Нажмите «ОК».
4. В списке «Поля пользователя в папке» появится созданное нами поле. Перетащите его на панель названий столбцов, справа от поля «Конец».
5. Аналогично создайте поле «Количество участников», выбрав формат «Число».
Теперь вы можете напротив каждой презентации в столбце с заголовком «Доп. материалы» вписать дополнительные раз-датки, слайды, отчеты и т.п., которые нужно подготовить к презентации, например: «Нужны образцы полиграфической продукции с нашим дизайном».
В поле «Количество участников» вы можете вписать ожидаемое число гостей, причем Outlook поправит вас, если вы введете некорректные данные, например букву вместо числа. Скопировав все встречи в Excel, вы сможете мгновенно сложить суммы по числовым столбцам и проанализировать количественные аспекты мероприятий: плановое и фактическое число гостей, средние суммы расходов и так далее.
Структурирование задач
Пользовательские поля в разделе «Задачи» стоит применять при работе с большим количеством однотипных дел, имеющих срок исполнения, но не имеющих привязки к жесткому времени дня (например, согласование договора, оформление заказа). Разберем этот вопрос на примере согласования договоров – или любых других документов, на которые нужно получить визы нескольких подразделений.
Сначала настроим в «Задачах» отдельное табличное представление для работы с договорами. Признаком для отбора адач в это представление сделаем их принадлежность к категории «Договоры» – то есть на каждый договор, который необходимо согласовать, заводится отдельная задача, и ей сразу присваивается категория «Договоры» (как присваивать категорию, подробно объяснялось в главе 2). Естественно, можно задать другой принцип отбора, например по слову «Договор» в поле «Тема». Чтобы создать представление «Обзор договоров», нужно сделать следующее.
1. Перейдите в раздел «Задачи».
2. В меню Сервис/Настройка на вкладке «Команды» выберите в левой колонке пункт «Дополнительно», затем из правой колонки возьмите кнопки «Текущее представление» и «Определить представления» и перетащите их на панель инструментов.
3. Закройте все меню.
4. Нажмите кнопку «Определить представления» на панели инструментов.
6. В появившейся таблице нажмите «Создать».
7. Введите название представления – «Обзор договоров», тип представления – таблица. Нажмите «ОК».
8. В появившемся окне «Настройка представления: Обзор договоров» нажмите кнопку «Отбор».
9. В очередном окне на вкладке «Другие условия» нажмите кнопку «Категории».
10. Из списка категорий выберите категорию «Договоры».
11. Нажимайте «ОК» до закрытия всех окон.
Теперь, чтобы отобрать все задачи, относящиеся к договорам, в меню «Текущее представление» на панели инструментов вместо стандартного представления «Простой список» выберите настроенное нами представление «Обзор договоров». Оно будет выглядеть так:
Как создавать поля разных типов: цифровые, текстовые и «да/нет», мы знаем из предыдущего параграфа «Подготовка мероприятий». В «Задачах» они создаются точно так же.
Предположим, у нас уже есть поля «Бухгалтерия», «Юридический отдел» и «Финансы» – это три службы, от которых необходимо получить визу на договор. Формат всех трех полей – «да/нет», то есть либо виза получена, либо еще нет. Научимся настройке автоматического выделения синим цветом тех договоров, по которым получены все необходимые согласования.
1. Кликните правой кнопкой мыши на сером заголовке «Тема» в нашем новом табличном представлении задач и выберите в контекстном меню пункт «Настройка текущего представления» (в версии 2003 – «Изменить текущее представление»).
2. В появившемся окне нажмите «Автоформат».
3. В окне «Автоматическое форматирование» нажмите «Добавить».
4. Введите название нового правила: «Согласованное – синим».
5. Нажмите «Шрифт», в появившемся окне выберите синий полужирный, нажмите «ОК».
6. Вы вернулись в меню «Автоматическое форматирование». Нажмите «Условие».
7. В появившемся окне «Отбор» выберите вкладку «Дополнительно»; на ней нажмите кнопку «Поле» и из выпадающего списка выберите подменю «Поля пользователя в папке», и в нем пункт «Бухгалтерия».
8. Теперь выберите «равно» в поле «Условие» и «да» в поле «Значение». Нажмите «Добавить к списку».
9. Еще раз нажмите кнопку «Поле», выберите «Юридический отдел» в подменю «Поля пользователя в папке». Снова установите условие «равно – да», нажмите «Добавить к списку». В окне «Отбор» получится такая картина:
10. Аналогично установите условие «равно – да» для поля «Финансы».
11. Нажимайте «ОК» до закрытия всех меню.
Теперь, если во всех трех пользовательских полях («Финансы», «Бухгалтерия», «Юридический отдел») проставлены галочки, соответствующая задача выделяется синим цветом. Таким образом, в списке договоров вы сразу видите полностью согласованные, они выделены синим.
Аналогичным образом можно настроить и обратные правила: например, договоры, по которым нет ни одного согласования, выделять красным цветом.
Детализация контактов
Часто бывает необходимо структурировать работу с каким-либо типом людей или организаций. Например: вы задаете стандартные вопросы кандидатам на вакансию; отмечаете успехи менеджеров, проходящих обучение; фиксируете этапы работы с клиентом или поставщиком.
Можно подойти к этому процессу абсолютно так же, как мы делали в предыдущих параграфах со встречами и задачами. То есть создать отдельное пользовательское представление, в которое отбираются нужные вам контакты; затем создать пользовательские поля, отражающие стадии работы с человеком, и настроить автоформатирование, по-разному раскрашивающее контакты в зависимости от того, все ли поля заполнены.
Мы освоим несколько более сложный способ. До сих пор мы говорили только о пользовательских полях, а сейчас задействуем пользовательские формы. В этом случае, открывая задачу, встречу или контакт, мы видим их стандартное окно, стандартную форму, которую можно настраивать, вынося на нее те пользовательские поля, которые нас интересуют. Получается своего рода электронная «пусто графка», оформляющая интересующий нас процесс.
Например, в одном из подразделений РАО «ЕЭС России» таким образом была оформлена постановка задач по согласованию договоров. Руководитель ставил задачу на специально сконструированной вкладке «Контроль», содержащей все необходимые подробности по договору:
Подчиненный же работает в основном со вкладкой «Исполнение», содержащей необходимые шаги по согласованию договора (названия департаментов, даты получения согласования):
Когда подчиненный вносит изменения на вкладку «Исполнение», соответствующая информация автоматически появляется на вкладке «Контроль» у руководителя.
Разберем эту технологию на примере взаимодействия с клиентом. Работа с субподрядчиком, кандидатом на вакансию, участником обучения будет аналогичной.
Для начала создадим формы.
1. Создайте в «Контактах» подпапку для контактов ваших клиентов. Для этого в списке папок кликните правой кнопкой мыши на папке «Контакты» и выберите в контекстном меню пункт «Создать папку».
2. Введите в появившемся окне название новой папки – «Клиенты» и нажмите «ОК».
2. Введите в появившемся окне название новой папки – «Клиенты» и нажмите «ОК».
3. Войдите в созданную папку, создайте в ней контакт какого-нибудь вашего клиента и откройте его. В меню «Сервис / Формы» выберите пункт «Сконструировать эту форму» (в Outlook 2003).
В Outlook 2007 немного сложнее: нужно показать кнопку «Конструктор форм» на панели быстрого доступа. Для этого нажмите кнопку «Настройка панели быстрого доступа» и выберите из списка пункт «Другие команды».
В появившемся окне «Параметры редактора» справа щелкните на пункт «Настройка», а из списка «Выбрать команды из…» выберите «Вкладка «Разработчик». Найдите пункт «Конструктор форм». Нажмите кнопку «Добавить».
Теперь нажмите «ОК». На панели быстрого доступа появится кнопка «Конструктор форм».
Теперь вы увидите в окне конструируемого контакта новые вкладки под номерами (2), (3) и т.д. – это те части формы, которые мы можем конструировать сами.
Давайте настроим одну из этих вкладок. Для начала переименуем ее.
1. Перейдите на вкладку (2).
2. В Outlook 2003 в меню «Форма» выберите пункт «Переименовать страницу». В 2007 версии нажмите кнопку «Конструктор», в появившемся меню щелкните «Страница» и выберите пункт «Переименовать страницу». Переименуйте вкладку (2) – назовите ее, например, «Информация по взаимодействию с клиентом».
Если важных для вас подробностей будет много, можно разделить их на 2—3 вкладки – например, «Предварительная работа с клиентом», «Планирование проекта», «Сопровождение клиента». Каждая из вкладок будет включать поля, детализирующие соответствующую стадию работы с клиентом.
После того как мы переименовали вкладку (2) в «Информация по взаимодействию с клиентом», начнем эту вкладку конструировать – создавать пустографку под свои нужды.
1. Рядом с окном контакта при выборе пункта «Сконструировать эту форму» само появляется меню «Выбор поля».
2. Выберите в нем вместо «Часто используемые поля» пункт «Поля пользователя в папке».
3. Если вы уже создавали в папке «Контакты» пользовательские поля, вы их увидите здесь. Если еще не создавали – нажимайте кнопку «Создать» и создавайте поля нужного вам формата.
Например, «Клиенту выслана реклама» – тип поля «да/нет».
Или тип «дата/время», если вам нужно зафиксировать дату высылки рекламы, а не просто факт ее отсылки.
Дальше могут быть поля «Холодный прозвон», «Презентация», «Коммерческое предложение», «Договор», «Счет», оформляющие весь процесс вашего взаимодействия с клиентом.
Созданные поля перетаскивайте мышкой прямо на вкладку «Информация по взаимодействию с клиентом». Вы можете перемещать поля по вкладке, располагать их в любом порядке, растягивать или сжимать их границы, добавлять рисунки… Таким образом вы конструируете ваш бланк взаимодействия с клиентом.
Теперь нужно сделать форму доступной для использования в разных папках Outlook, в том числе дать себе возможность создавать контакты на ее основе.
1. Если у вас Outlook 2003, выберите в меню «Сервис/Форма» пункт «Опубликовать форму». В версии 2007 на вкладке «Разработчик» выберите кнопку «Опубликовать», затем «Опубликовать форму».
2. В появившемся окне выберите в поле «Папки» пункт «Библиотека личных форм».
3. В поле «Название» введите название формы, обязательно латинскими буквами – например, «client-contact».
4. Нажмите «ОК» (в версии 2007 «Опубликовать») и нажмите «ОК» во всех меню; также закройте окно вашего контакта.
5. Теперь в списке папок кликните правой кнопкой мыши на вашей папке «Клиенты». Выберите в меню пункт «Свойства».
6. На открывшейся вкладке «Общие» найдите пункт «Помещая в эту папку, использовать…» – там указана стандартная форма контакта IPM. contact. Мы заменим ее нашей формой.
Для этого там, где написано IPM.contact, нажмем стрелку, и в выпавшем списке выберем пункт «Формы».
В появившемся окне «Выбор формы» в поле «Папки» выберите «Библиотека личных форм».
В появившемся списке личных форм выберите форму client-contact и нажмите «Открыть». Нажмите «ОК» для закрытия меню свойств папки.
Обратите внимание, в папке «Клиенты» в табличном представлении раньше под заголовками столбцов было написано «Щелчок добавит элемент (Контакт)». Дважды кликнув на этой надписи, вы могли создать стандартный контакт. Теперь там написано «Щелчок добавит элемент (client-contact)». Дважды щелкнув на этой надписи, вы откроете окно создания контакта, в котором кроме стандартных вкладок будет дополнительная – «Информация по взаимодействию с клиентом». Открыв ее, вы можете проставлять в ней значения всех полей так же, как мы раньше делали это в табличном представлении.
Формы можно создавать не только для контактов, но и для задач, встреч, записей дневника и т.д.
Работа с формами удобна, когда пользовательских полей много и они не помещаются в табличном представлении. Кроме того, если за работу по задаче или встрече отвечают несколько человек или подразделений, удобно завести на каждого из них свою вкладку в форме. Например, менеджер по продажам заполняет в контакте клиента вкладку с информацией по презентациям и коммерческим предложениям, бухгалтер – вкладку с информацией по выставленным счетам… При этом для каждого из них можно настроить свои табличные представления папки «Контакты», в которых каждый будет видеть именно те поля, которые его интересуют.
Полезности для руководителя
С помощью пользовательских полей и форм в Outlook вы можете формализовать практически любые процессы. Это дает возможность:
– в малом и среднем бизнесе – построить на Outlook единые интегрированные системы документооборота, взаимоотношений с клиентами и планирования без покупки дополнительных корпоративных информационных систем.
– в крупном бизнесе – формализовать и сделать управляемыми процессы, не охватываемые корпоративными информационными системами (типа ERP и CRM), например личный и командный тайм-менеджмент внутри подразделений, пересылку задач и планирование встреч в работе топ-менеджеров и прочее.
– в работе первых лиц любых организаций – организовать эффективную систему контроля задач и проектов секретарем (или секретариатом) с помощью различных пользовательских полей и представлений. Вы сможете видеть ваши поручения сгруппированными по людям, проектам, срокам, степени готовности и т.п.
Краткие итоги
1. Выявите те процессы в вашей работе, в которых есть набор повторяющихся подготовительных и завершающих действий.
2. Формализуйте эти процессы в разделах «Календарь» (при подготовке привязанных к определенному времени мероприятий), «Задачи» (при обработке заказов или договоров), «Контакты» (при работе с клиентами, поставщиками и т.п.).
3. Создавайте пользовательские поля для контроля тех элементов процессов, которые для вас важны.
4. Используйте для разных процессов разные форматы полей: «да/нет», текстовые, числовые.
5. Создавайте отдельные табличные представления в разделах «Календарь», «Задачи» и «Контакты» для контроля процессов; отбирайте в них нужные встречи, задачи или контакты по ключевому слову или по категории.
6. С помощью автоматического форматирования выделяйте цветом те встречи, задачи или контакты, по которым «закрыты» определенные этапы процесса.
7. Используйте конструктор форм для создания «пустографок», оформляющих работу над процессом.
Послесловие
В кибернетике есть принцип: управляющая система не может быть проще управляемой. Чем сложнее наша жизнь, чем больше в ней мыслей и дел, чем возвышеннее эти мысли и дела – тем более совершенной приходится делать нашу систему управления собой и своим временем.
Для рабочего достаточно написанного от руки списка задач. Корпоративному менеджеру уже не обойтись без ежедневника. Директор завода должен наладить целую систему контроля задач и поручений. Президенту страны помогает планировать дела мощный секретариат, сам по сложности сравнимый с заводом.
Человечество развивается – и усложнение жизни неизбежно. Но эта новая сложность может быть либо хаосом, неопределенностью, безумным потоком несвязанной информации – либо гармонией, цветущим разнообразием, органично сочетающим жизнь и порядок.
Формула управления собой, формула нашего времени, применимая для этой растущей сложности жизни, проста. Будем исходить из того, что «управлять временем» означает «использовать время своей жизни в максимальном соответствии со своими целями и ценностями». Тогда формула времени будет выглядеть так: