Руководителям надо понимать: в окружении постоянно куда-то снующих и переговаривающихся коллег довольно хорошо выполняются рутинные операции, требующие автоматизированных действий и шаблонных решений. Если же работник занят решением творческой задачи и вы ждете от него нестандартного подхода к проблеме, оригинального решения, – эффективность его труда возрастет, если создать для него хотя бы иллюзию уединения. Если невозможно предоставить ему личный кабинет, то желательно хотя бы огородить рабочее место специальными перегородками наподобие ширм, которые ныне широко используются в офисах. Оборудованный таким образом офис чем-то напоминает пчелиные соты, где в каждой ячейке работник самостоятельно и сосредоточенно решает поставленную задачу.
Не так давно редакция одной известной московской газеты переехала в новый офис, в котором сотрудники лишились своих индивидуальных рабочих мест и оказались сгруппированы по несколько человек буквально плечом к плечу. На глазах стал меняться и стиль газеты – исчезла оригинальность суждений, чаще стали мелькать затертые банальности и штампы. А ведь этот феномен касается не только газеты!
В конце концов, не будем забывать и о том, что окружающие своей активностью создают множество отвлекающих стимулов. Причем это невольно делает каждый. Согласно данным недавно проведенного опроса, 85 % владельцев мобильных телефонов убеждены, что ничем не нарушают покой окружающих. В то же время свыше половины опрошенных признались, что их раздражают неожиданно раздающиеся звонки чужих телефонов, да и окружающие люди не всегда ведут себя деликатно – разговаривают слишком громко и т. п. То есть мы обычно не замечаем, что создаем другим неудобства, хотя точно такое же поведение других людей нам зачастую неприятно.
В многолюдном офисе это превращается в серьезную проблему. По данным еще одного опроса, 70 % офисных работников считают, что работали бы гораздо продуктивнее, если бы обстановка вокруг была потише. И их легко понять. Чужие разговоры, перемещения, телефонные звонки мешают сосредоточиться на решении собственной задачи. Об этом нелишне помнить любому руководителю. Исполнителей низшего звена, занятых выполнением рутинных операций, можно содержать и в общем «загоне». Настоящему профессионалу для полной самореализации требуется элемент приватности, и для пользы дела стоит ему ее обеспечить.
Сделай паузу
Давно ушли в прошлое те времена, когда считалось, что достичь наивысшей эффективности от работников можно только «не давая им спуску». Потогонная система труда изнуряет человека физически и психологически и заставляет работника самого невольно отыскивать любую возможность послабления. Те же, кто из добросовестности или просто из страха действительно не дает себе спуску, в итоге оказываются жертвами так называемого синдрома хронической усталости, принявшего в последние годы характер всемирной эпидемии.
То, что персоналу необходимы узаконенные перерывы для отдыха, руководители осознали давно. Благотворное влияние «перекуров» (понятно, что к некурящим это относится в не меньшей мере) подтверждалось неоднократно, но есть и более веская причина, по которой их следует санкционировать. Какая? Очень простая: предоставит компания своим работникам право устраивать перерывы или нет, они все равно будут отдыхать. А коль скоро потерь времени избежать невозможно, компаниям предпочтительнее выступить в роли благодетеля и предоставить право на передышки в качестве дополнительной льготы.
Если персоналу официально предоставляется право на перерывы для отдыха, количество самовольных перерывов уменьшается, но полностью они не исчезают. К числу положительных эффектов таких перерывов можно отнести увеличение производительности труда и улучшение настроения персонала, меньшую усталость и скуку, то есть перед нами впечатляющий пример того, как сокращение номинального рабочего времени может обернуться увеличением продуктивности.
Американский психолог Колин МакКей давно изучает эту проблему. По его наблюдениям, попытки побороть накапливающуюся усталость скверно сказываются на производительности труда. МакКей считает, что отдых – пускай и кратковременный – должен быть преимущественно профилактическим, то есть предшествовать переутомлению. Наибольшую пользу приносят короткие и частые паузы – так, 5–10-минутный перерыв после 50–60 минут работы оказывается более эффективным, чем 15-минутные перерывы после двухчасовой работы. Помимо этого положительный эффект оказывают и «микропаузы» (по 5–7 секунд), если позволять их себе через каждые несколько минут работы. Так что руководителям следует иметь в виду: работник, сладко потягивающийся или застывший с закрытыми глазами над своим рабочим местом, скорее всего не отлынивает от своих обязанностей, просто он интуитивно открыл для себя приемы поддержания высокой работоспособности. И за это его следует не отчитать, а скорее поощрить.
Американские исследователи решились на один не очень корректный, но показательный опыт – они втайне записывали на магнитофонную пленку разговоры, которые ведутся возле кофейных автоматов, в «курилках», то есть там, куда работники отлучаются со своих рабочих мест. Можно предположить, что по большей части это разговоры о чем угодно, кроме работы. Оказалось – совсем наоборот! Примерно три четверти «праздных» разговоров так или иначе затрагивали профессиональные темы. И даже то, что можно было бы счесть досужими сплетнями, по большому счету оказывало благотворное влияние на психологическую атмосферу в коллективе, стимулировало заинтересованность работников друг в друге.
Правда, исследователи обратили внимание: благотворный эффект так называемых кофе-пауз сильно преувеличен. Принято считать, что кофе – хороший стимулятор и после приема чашечки этого напитка работается и думается лучше. На самом деле при регулярном приеме кофе наступает банальное привыкание, стимулирующий эффект фактически сходит на нет. Если же человек ожидает, что очередная чашечка его подстегнет, то он может быть даже разочарован отсутствием заметного эффекта.
Так или иначе, позитивный эффект пауз очевиден, и ими не следует пренебрегать. К тому же санкционирование перерывов может улучшить отношение персонала к руководству: работники склонны считать, что в такой форме о них выражается простая человеческая забота. Да и самим руководителям нелишне выкроить минутку-другую для перерыва в своем напряженном графике. Ведь руководитель – тоже работник, причем особенно уязвимый для переутомления!
Как удлинить день?
Много веков назад премудрый Сенека сетовал: «Часть времени у нас отнимают силой, часть похищают украдкой, но обиднее всего та потеря, когда мы сами упускаем свое время сквозь пальцы».
Современные специалисты по тайм-менеджменту (организации времени) готовы согласиться с древним мудрецом. Недостаток времени, который у многих деловых людей вызывает сильнейший стресс, возникает не столько из-за обилия требующих решения задач, сколько из-за непредсказуемых и неоправданных потерь времени. Сегодня деловые люди, опираясь на рекомендации экспертов, стараются планировать свой рабочий день таким образом, чтобы распределить время для решения проблем в соответствии с их важностью и срочностью. Однако даже те, кто научился строить рациональные и, казалось бы, вполне реалистичные планы, бывает, обнаруживают в конце рабочего дня, что из намеченных дел выполнена лишь половина. «Мне бы еще пару часов…» – едва ли не каждый вечер говорят себе директора и их заместители, референты и курьеры, управляющие и секретарши. И при этом не отдают себе отчета, что эти часы в самом деле были у них отняты, похищены или просто потрачены впустую.
Среди тех факторов, которые чаще всего отрывают нас от дела в течение рабочего дня, можно выделить трех самых главных «воров времени» – это ваши непрошеные гости, неожиданные телефонные звонки и… вы сами.
Как это ни покажется странным, вы сами мешаете себе заниматься делом гораздо чаще, чем кто-либо еще. Занимаясь прочтением почты, анализом новостей или подготовкой документации, вы нередко начинаете думать о чем-то, не относящемся к делу, вторгшемся в ваше сознание в силу случайной ассоциации и полностью захватившем ваши мысли. Для философа или писателя такое состояние даже желательно, ибо может навести его на неожиданные творческие ходы. А вот деловому человеку этого следует избегать, иначе «поток сознания» рискует увести его слишком далеко от конкретных насущных задач.
Чтобы уменьшить количество времени, которое тратится на посторонние мысли, психологи советуют усвоить два принципа. Первый из них можно назвать методом объединения. Он основывается на том, что если сгруппировать проблемы одного типа и решить их в рамках единого отрезка времени, то можно успеть гораздо больше. Переключение внимания с одной задачи на другую – это тоже своего рода проблема, для своего решения она требует времени и сил. Поэтапное решение однотипных задач смягчает эту проблему и значительно экономит время.
Второй принцип требует сосредоточиться на самом деле, а не на условиях или средствах его выполнения. Иными словами, если уделить немного времени необходимой подготовке до начала работы, то можно избежать многих непредвиденных остановок и затруднений. Например, очистив рабочий стол от ненужных в данный момент бумаг, вы избавите себя от необходимости отвлекаться на поиск нужного документа, да и просто не утратите концентрацию из-за нечаянных взглядов на лишние предметы. Если известно, что для работы понадобятся какие-то справочники или материалы, лучше заранее позаботиться, чтобы они были под рукой.
И все же главное, что требуется для целенаправленной работы, – это самодисциплина. Ничто другое не способно так управлять концентрацией внимания, как собственное сознание. И только четкая установка на скорейшее завершение начатого способна не пропустить в голову несвоевременные мысли.
Неожиданные телефонные звонки также могут оказаться серьезной проблемой. Руководители высокого ранга могут доверить ее решение секретарше, остальным приходится справляться с нею самим. Здесь неоценима помощь коллег – когда перед вами стоят неотложные задачи, требующие сосредоточенности, доверьте им отвечать на звонки, пообещав взамен выполнить ту же роль, когда кому-то из них особенно понадобится спокойствие. Обычно вежливая ссылка по телефону на вашу занятость никого не оставляет недовольным. Само собой, в случае чрезвычайной важности звонка от дела все же придется оторваться. Остальным абонентам (разумеется, тем, в ком вы сами заинтересованы) вы сможете ответить в удобное для вас время.
Другая проблема – непрошеные гости. Чаще всего это коллеги. Они заглядывают к вам, чтобы решить какой-то действительно важный вопрос, а заодно еще десяток попутных. Отвадить этих «воров времени» можно разными способами, которые, к сожалению, по большей части неделикатны. Самый безобидный способ сохранить свое время от чужих посягательств – установить своего рода «тихий час», выбрав для него тот период, когда вы чувствуете себя в наилучшей форме для решения накопившихся проблем. Пришельцам об этом может сигнализировать табличка на дверях вашего кабинета, а коли нет отдельного кабинета – то секретарь по вашей просьбе. Очень скоро ваш рабочий режим станет известен тем, кто имеет обыкновение в него вторгаться, и они, вероятно, постараются выбрать для своих визитов «приемные часы».
Если же значительно сократить потери все-таки не удается, попробуйте хотя бы в течение недели вести дневник учета времени, отмечая в нем, по какому поводу и сколько времени было потрачено непродуктивно. Записи за несколько дней позволят вам найти ту «пробоину», в которую утекают так необходимые минуты и часы. Тогда ее останется только «залатать»!
Испытание отпуском
Все мы стремимся в отпуск, чтобы восстановить подрастраченные силы – физические и душевные, ну и, разумеется, интеллектуальные. Нередко приходится слышать: «Голова совсем не соображает – пора в отпуск». По мнению немецкого психолога Зигфрида Лерла, это опасное заблуждение. Так по крайней мере явствует из недавно обнародованного им сенсационного открытия. Доктор Лерл, профессор медицинской психологии в г. Эрланген, много лет изучает проблему умственных способностей. Для их оценки на Западе, а в последние годы и у нас, используется так называемый интеллектуальный коэффициент, или IQ. У большинства людей этот коэффициент равен примерно 100 баллам; IQ свыше 120 свидетельствует о высокой одаренности, ниже 80 – об умственной отсталости. Принято считать, что интеллектуальный коэффициент взрослого человека – это относительно стабильный показатель. Иногда, правда, может наблюдаться некоторое его снижение (на несколько баллов) в силу разных причин, в первую очередь – усталости. Доктор Лерл, напротив, утверждает: люди глупеют в результате отдыха. Ученый измерил IQ нескольких десятков добровольных испытуемых перед их уходом в отпуск, а затем – по возвращении из отпуска. Оказалось: три недели безделья снижают интеллектуальный коэффициент в среднем на 20 баллов. По мнению психолога, длительное расслабление и отказ от интеллектуальной деятельности приводят к утрате навыков концентрации, снижению способности находить решения проблем.
Он советует отпускникам не «отключаться» всецело, а уделять хотя бы некоторое время таким играм, как шахматы или бридж, требующим умственного напряжения. Но самое лучшее – специальные упражнения для тренировки мозга.
Впрочем, тут-то, похоже, и таится секрет «сенсационного» открытия. Дело в том, что доктор Лерл успешно совмещает амплуа ученого и бизнесмена. Он является президентом Ассоциации тренировки мозга, автором соответствующих упражнений и ведущим специальных тренингов. Трудно сказать, как новые данные повлияют на поведение миллионов отпускников, однако клиентура предприимчивого психолога увеличилась изрядно.
Если же относиться к проблеме отпуска без иронии (а это в самом деле серьезная проблема), то нелишне учесть и возможные издержки. Слишком многим деловым людям не удается даже в период заслуженного отдыха отвлечься от забот, восстановить душевное равновесие. Виной тому привычка постоянно «держать руку на пульсе», убеждение, что в их отсутствие дела непременно пойдут вкривь и вкось. Специалисты – медики и психологи – советуют людям, постоянно живущим в напряженном деловом ритме, проводить отпуск вдали от места работы, постараться максимально сменить обстановку.
Даже мобильный телефон, без которого многие не мыслят своего существования, рекомендуется установить в режим автоответчика, чтобы лишь в крайних случаях отвечать на звонки исключительной важности.
Впрочем, нежелательна и слишком резкая смена обстановки с обыденной на экзотическую. Психологи из австрийского города Инсбрук, где расположен знаменитый горный курорт, обследовав десятки отпускников из разных стран, пришли к неутешительному выводу: многие из обследованных даже в курортных условиях пребывают в состоянии сильного стресса. Виной тому – необходимость адаптации к непривычным условиям, незнакомому языку, чужим культурным нормам. Необходимость постоянно ориентироваться, подстраиваться, приспосабливаться сама по себе выступает нелегким испытанием для организма и психики. Наверное тем, кому в повседневной жизни не хватает сильных ощущений, и можно посоветовать устремиться в неизведанные дали в поисках приключений. Тем же, у кого и в будни голова идет кругом от трудноразрешимых проблем, лучше не слишком часто менять место отдыха, напротив – выбрав пару любимых уголков, отдавать предпочтение именно им, где, в отличие от бурлящего офиса, все проблемы решаются легко и привычно.
Обжигающий ветер странствий
«Париж. Ветер. Прическа в порядке. – Лондон. Дождь. Прическа безупречна. – Нью-Йорк… – Токио… – Сан-Франциско…» Многим памятен этот яркий рекламный ролик, прославлявший какое-то средство для ухода за волосами (речь сейчас не о нем!), а заодно – пускай и невольно – кочевой образ жизни некоей преуспевающей особы, которая повсюду в мире нарасхват. Наверное, тысячи девчушек, прильнув к экранам телевизоров, завистливо вздыхали: «Везет же некоторым!..» И при этом вряд ли отдавали себе отчет, какие чувства на самом деле должен испытывать человек, постоянно оторванный от дома и обреченный метаться между часовыми поясами, климатическими зонами и очагами разных культур.
Еще не так давно одно упоминание о возможности зарубежных командировок превращало любую вакансию в очень соблазнительную. В наши дни о дальних краях продолжают наивно мечтать лишь те, кому в родном краю не удалось прочно встать на ноги. Те же, кому удалось найти свое место, предпочитают изредка по своему собственному выбору съездить в облюбованную страну или город посмотреть достопримечательности и приятно провести время. Обаятельная кочевница с безупречной прической из рекламного ролика вызывает у них искреннее сочувствие. Ибо, как свидетельствует опыт, живется ей на самом деле несладко.
Давно ли вы последний раз летали самолетом? Даже если это было не вчера, вы наверняка вспомните, с какими стрессами связано воздушное путешествие. Очереди на регистрацию, задержки и отмены рейсов, подозрительность таможенников, постоянный риск потери багажа… Не говоря уже о так называемой «еде», которую подают в самолетах. К тому же, по данным опросов, примерно каждый пятый из нас склонен испытывать безотчетное беспокойство, которое возникает, стоит лишь самолету оторваться от земли, и проходит только после благополучной посадки.
Все эти переживания кажутся пустяками, когда раз или два в году летаешь на заморский курорт. Но оказывается, не менее сильный стресс поджидает и за воротами аэропорта. Нечто подобное обнаружили в своих исследованиях ученые из университета города Инсбрук. Они изучали психологическое самочувствие отпускников, приезжающих из-за рубежа на этот знаменитый горный курорт. Выяснилось, что многие люди, временно освободившись от повседневных забот, начинают страдать от душевных проблем, проявляют склонность к меланхолии и даже к агрессии.