Закон четырех
В переговорном деле действует так называемый закон четырех. Он гласит: при ведении любых переговоров необходимо обсуждать и решать только четыре основных вопроса. А еще он гласит, что разные стороны могут по-разному ранжировать эти вопросы с точки зрения приоритетности и значимости для достижения согласия. Например, одна из сторон может беспокоиться, прежде всего, о цене «предмета торга», а другая – о качестве и скорости доставки. В таком случае переговоры могут завершиться достижением удовлетворяющего всех решения, в соответствии с которым требуемая цена утверждается при условии обеспечения надежной доставки и неизменно высокого качества. Ситуация может зайти в тупик только в том случае, если обе стороны имеют несгибаемую позицию по одному и тому же вопросу, например цене. Поэтому, прежде чем устраивать презентацию, необходимо выполнить одну важную задачу – определить эти самые четыре главных вопроса, до которых вы в ходе дискуссии рано или поздно дойдете. После чего вы должны решить, как сможете удовлетворить, нейтрализовать или компенсировать требования партнеров, чтобы получить устраивающий вас ответ на вопросы, которые вы для себя считаете главными.
Презентация или переговоры – принципы те же
Какой бы длительной презентация ни была и как бы драматично ни проходила, она вряд ли может сравниться с переговорами, которые длятся порой по несколько дней, когда на кону оказываются большие деньги и самолюбие многих людей. Но принципы ведения и презентаций, и переговоров, по сути, одни и те же. И в том и в другом случае вы должны обдумать все поводы для беспокойства, имеющиеся у партнеров, а также четыре основных вопроса, по которым нужно достичь согласия, если вы хотите добиться прогресса. Затем нужно распланировать процесс таким образом, чтобы в итоге прийти к своей цели.
Думайте над листом бумаги
При подготовке презентации думать следует с ручкой и бумагой в руке. Запишите все возражения, которые могут возникнуть у интеллигентного человека: почему ему не стоит соглашаться с вашей идеей и принимать ваше предложение. Затем напротив каждого из этих доводов запишите хотя бы по одному логичному ответу.
Если во время встречи прозвучит какое-нибудь возражение или вопрос, вам следует отнестись к нему с величайшим уважением и показать, что вы собираетесь внимательно над ним подумать. Выразите свое понимание тревоги собеседника, согласие и признательность за интерес. Затем изложите свой заранее продуманный ответ на данное возражение так, как будто он только что пришел вам на ум.
Излучайте благоразумие и сговорчивость
Какие бы доводы, возражения и соображения ни высказывали собеседники по поводу вашей идеи, всегда относитесь к ним вежливо, любезно и доброжелательно. Никогда не подливайте масла в огонь. Чем скромнее и дружелюбнее вы будете себя вести, обсуждая вопросы или контрдоводы людей, принимающих участие во встрече, тем охотнее они станут воспринимать ваши идеи. Помните: если подсластить горькую пилюлю, ее будет не так трудно проглотить.
И еще, устраивая презентацию для небольшой группы людей, не превращайте свое выступление в драматический монолог. У вас должен получиться диалог. Изложите свою точку зрения, дайте краткое заключение, обобщите сказанное, а затем попросите участников встречи задать свои вопросы и высказать замечания.
Вовлекайте собеседников
Чем больше вы вовлекаете аудиторию в дискуссию в ходе выступления, тем лучше будете понимать мысли и чувства слушателей и тем вероятнее придете к согласию по окончании встречи.
В ходе презентации нужно выполнять также одно чрезвычайно важное правило групповой динамики, а именно: каждый член группы должен чувствовать, что вы относитесь к нему точно так же, как к любому другому члену группы.
Используйте групповую солидарность
Если вы относитесь к представителям группы доброжелательно и с уважением, каждый член группы будет чувствовать, что ваше отношение обращено и к нему лично. Ведь в коллективе человек ощущает себя частью целого. И наоборот, если проявлять нетерпимость и раздражение по отношению хотя бы к одному из собеседников, то и все остальные члены группы почувствуют ваше пренебрежение ими. Поэтому будьте осторожны.
Определите неофициальную иерархию
Хотя вам необходимо относиться ко всем собеседникам одинаково уважительно, при подготовке к презентации для небольшой группы людей важно «вычислить» неформальную иерархию в ней. Во многих случаях один из членов группы бывает все же «важнее» остальных. Обычно мнение этого человека – высказанное или нет – имеет бо́льший вес, чем мнение кого-либо другого из присутствующих.
Как правило, у всех членов группы есть свое место в иерархии. Кто-то из них будет первым по значимости, кто-то – вторым, кто-то – третьим. Не исключено, что на встрече могут присутствовать люди, имеющие совсем небольшое или вообще не имеющие никакого влияния.
Чтобы презентация увенчалась успехом, вы должны четко представлять себе, кто из присутствующих на ней имеет наибольший «вес», и организовать свое выступление таким образом, чтобы постоянно обращаться к этой самой влиятельной персоне. В одних случаях самый важный человек будет говорить меньше всех, в других, наоборот, может говорить больше всех.
Помните: разные страны – разные подходы
Недавно я был в одной из стран Персидского залива и проводил там семинар на тему стратегии и тактики ведения переговоров для людей из арабского мира. Готовясь к поездке, я узнал, что в арабских странах тот из присутствующих на встрече, кто сидит спокойно и говорит меньше всех, и есть человек, наделенный наибольшей властью. Тот же, кто говорит больше всех и задает множество вопросов, исполняет роль мальчика на побегушках. Часто он является наименее значимой и влиятельной личностью на переговорах. Если бы я об этом не прочитал, то мог бы ошибочно посчитать самого словоохотливого человека наиболее важной персоной.
В западных странах самый высокопоставленный человек на переговорах может говорить много, а может быть крайне немногословным. В любом случае вам необходимо понять, кто главный, и регулярно обращаться к нему в процессе выступления. Говорите так, как будто адресуете свою речь именно ему, а затем обводите взглядом остальных присутствующих, устанавливая зрительный контакт с каждым из них по очереди. После чего снова возвращайтесь к самому важному человеку, чтобы убедиться, что он следит за вашей мыслью и понимает доводы, которые вы приводите.
Переговоры – улица с двусторонним движением
Между степенью вовлеченности в беседу и приверженностью достигнутым в ходе диалога соглашениям существует прямая связь. В разговоре со своими сотрудниками, например, чем активнее вы будете подбадривать их задавать вопросы, комментировать сказанное, соглашаться или не соглашаться с вами, тем активнее они начнут вовлекаться в принятие и исполнение решения, для которого созывалось собрание. Если люди ничего не комментируют и не задают вопросов, то они и не связывают себя с темой обсуждения. Они просто слушают. Ничего не говоря, сотрудники тем самым отмежевываются от решения, которое будет принято, и снимают с себя ответственность за любые действия по его выполнению.
Альфред Слоун, один из основателей General Motors, любил созывать топ-менеджеров для обсуждения нового продукта или стратегии компании. В конце заседания он обычно спрашивал, какие есть вопросы и замечания к сказанному. Если никто ничего не говорил или все соглашались с представленными идеями, Слоун обычно заключал: «Видимо, люди в этой комнате не понимают значения обсуждаемого вопроса. Если все согласны, то мы должны разойтись и позже собраться снова. Надеюсь, к тому времени у сидящих за этим столом появятся комментарии и возражения».
Опытным путем Слоун, как и многие руководители и спикеры, вывел один важный принцип: если никто ничего не говорит или все согласны, значит, над идеей никто всерьез не размышлял. А еще это означает, что люди начнут задумываться о последствиях гораздо позже, и эти запоздалые мысли могут сорвать весь проект. Тогда все усилия пойдут насмарку.
Займите правильную позицию
Займите правильную позицию
Устраивая презентацию для небольшой группы людей, организуйте пространство таким образом, чтобы у вас за спиной была стена, а вход в помещение находился напротив вас. В таком случае люди смогут приходить и уходить, не нарушая хода встречи, а вы сможете видеть каждого из них.
Лучше всего, если столы для презентации будут расставлены в форме буквы «п», при этом вы будете выступать, находясь в открытом пространстве «внизу» буквы, а участники встречи будут сидеть по периметру с внешней стороны. Таким образом, почти все будут видеть всех, и у вас со всеми будет прямой зрительный контакт.
Нередко, однако, стулья расставляют рядами, так что все сидят лицом к вам, не видя лиц других участников встречи. При такой конфигурации у людей почти не остается возможности для коммуникации и обмена идеями, осуществляемого пусть даже одной только улыбкой, поднятием брови, пожиманием плеч и тому подобными жестами. Всегда старайтесь переставить столы и стулья так, чтобы каждый видел каждого и вас тоже.
При проведении собраний по вопросам стратегического планирования всех руководителей компании я рассаживаю с внешней стороны п-образного стола. И, когда выношу на обсуждение вопрос или идею, обхожу стол, двигаясь мимо каждого присутствующего и приглашая его ответить или прокомментировать сказанное. Я придерживаюсь этого метода ведения дискуссий уже много лет, и он неизменно доказывает свою эффективность. В результате каждому гарантируется возможность видеть и слышать говорящего, пока тот делится своими соображениями. К тому моменту, когда я дохожу до конца стола, у нас уже успевает состояться обстоятельное и всестороннее обсуждение целого ряда вопросов.
Определите дальнейшие шаги
Помните: цель любой презентации, большой или маленькой, состоит в достижении согласия по поводу осуществления некоего действия. В ходе дискуссии вам следует постоянно спрашивать: «Что мы предпримем на этом этапе? Какие действия нам следует реализовать для решения этого вопроса? Какими будут наши дальнейшие действия, если все согласны с этими выводами?»
Когда вы проводите презентацию для группы людей и от вашего коллектива требуется осуществить ряд действий, очень важно добиться согласия в том, кто именно за что будет отвечать и в какой срок все будет выполнено. Многие прекрасные презентации, по окончании которых было принято много чудесных решений, в конечном счете так ни к чему и не привели – все осталось на бумаге. Почему? Потому что никто не распределил конкретные обязанности и не определил крайний срок для выполнения согласованных в процессе обсуждения действий.
Даже если вам придется все повторить или проявить определенную требовательность и настойчивость, не смущайтесь. Если вы сами ведете презентацию, помните: исключительно важно согласовать с участниками встречи, кто и что должен будет сделать и к какому сроку. В этом и состоит конечная цель любого делового мероприятия такого рода. Ваша способность проследить и обеспечить выполнение этих действий и есть то, что придает планированию и презентации ценность.
Запишите и огласите
В любой группе людей примерно 70 процентов присутствующих оказываются визуалами, а остальные 30 процентов – аудиалами. Иными словами, семидесяти процентам аудитории, тем самым визуалам, необходимо будет увидеть факты, мысли и примеры, чтобы понять и усвоить то, что вы говорите. Тридцати процентам, составляемым аудиалами, будет достаточно услышать вас, чтобы воспринять и усвоить преподносимую информацию.
Иными словами, 70 процентов аудитории поймет вас, только если вы проиллюстрируете сказанное. Напишите черным по белому план презентации, чтобы эти люди могли следить за вашей мыслью. Чтобы представить свои основные идеи, вы можете воспользоваться PowerPoint. Только не выводите на экран все идеи разом, а лишь по очереди – по мере перехода от одной к другой во время выступления. Можно использовать также белую доску и флипчарт, чтобы записывать ключевые пункты или проиллюстрировать последствия и результаты представляемой идеи. Визуально ориентированным людям будет легко и удобно следить за вашей мыслью, если они смогут видеть, как разворачивается презентация. Аудиалы могли бы довольствоваться письменными и графическими материалами, но им будет очень приятно послушать вас. Еще они любят задавать вопросы о том, что именно имел в виду спикер, употребив то или иное слово или фразу. К этому тоже нужно быть готовым.
Покажите, скажите и задайте вопрос
Когда я только начинал делать презентации на семинарах, то использовал главным образом флипчарты. Затем перешел к белой доске. Сегодня я предпочитаю оверхед– или медиапроектор. Так я могу записывать от руки ключевые пункты, а устройство проецирует их на экран за моей спиной.
В ходе выступления я рисую графики, диаграммы, схематичные изображения человечков и другие картинки, чтобы дать визуальное представление об основных идеях. Когда я хочу подчеркнуть отдельные слова или мысли, то записываю их разборчивым почерком так, чтобы люди могли их не только услышать, но и увидеть. В результате мои зрители во время презентации делают много записей. Каждый раз, когда я что-то пишу, люди тут же тоже записывают это, благодаря чему остаются активно вовлеченными в презентацию от начала и до конца.
Если вы будете только говорить без применения письменных материалов и иллюстраций, даже самые блестящие умы забудут от 80 до 90 процентов всего сказанного вами прежде, чем вы закончите говорить. Когда же вы «вещаете» и пишете, вы завладеваете вниманием как аудиалов, так и визуалов и делаете свою презентацию интересной и забавной для всех присутствующих.
Понимание предотвращает недоразумения
Если прозвучал вопрос или комментарий одного из присутствующих в зале и у вас нет абсолютной уверенности в том, что вы правильно понимаете смысл сказанного, у вас есть на выбор два варианта действия. Во-первых, вы можете перефразировать вопрос или замечание так, чтобы они звучали предельно ясно для вас самих, после чего следует сказать: «Вы об этом спрашиваете?» Во-вторых, вы можете попросить слушателя перефразировать сказанное таким образом, чтобы вы лучше поняли его мысль и удостоверились в том, что собираетесь ответить на то, о чем вас спрашивают. Например, можете сказать: «Что именно вы имеете в виду, говоря…?» Если у вас есть хоть тень сомнения, что вы точно все поняли, обязательно переспросите. Нет ничего глупее, чем ответить невпопад на неверно истолкованный вопрос или замечание.
Резюме
Сегодня же примите решение впредь тщательно готовиться к каждой групповой презентации и демонстрировать на ней лучшее, на что вы способны. Помните: ваше выступление будут смотреть и оценивать люди, которые могут существенным образом повлиять на вашу дальнейшую судьбу.
Каждый раз, когда во время встречи вы открываете рот, чтобы убедить собравшихся в своей правоте, внести вклад в поиск решения или выразить несогласие, вы продвигаетесь по карьерной лестнице вверх или вниз. В счет идет все!
Глава 7 Мастерство выступления с трибуны Как произвести впечатление на большую аудиторию
Жил да был профессиональный спикер. Однажды ему позвонил организатор мероприятия и пригласил выступить. Первый вопрос звонившего был:
– Сколько вы берете?
– Зависит от продолжительности речи, с какой вы хотите, чтобы я выступил, и от того, сколько времени понадобится на подготовку, – ответил спикер.
Тогда организатор спросил:
– Сколько будет стоить 30-минутное выступление и сколько времени займет подготовка к нему?
– Подготовка 30-минутного выступления займет восемь часов и гонорар составит пять тысяч долларов.
Организатор мероприятия был немало удивлен и спросил:
– А сколько же вы берете за полдня и сколько времени у вас уходит на подготовку к такому выступлению?
Спикер ответил:
– Если я буду выступать полдня, то на подготовку у меня уйдет три-четыре часа и вам это обойдется в четыре тысячи долларов.
– А как насчет целого дня? Сколько такая речь будет стоить?