Правила пожарной безопасности
Одна из любимых отговорок сотрудников отелей – правила пожарной безопасности. Они никогда ничего не могут сделать или изменить, потому что, видите ли, ваши требования идут вразрез с этими правилами. На самом деле они просто не хотят ничего менять в помещении или расстановке мебели. Их ссылка на нормы пожарной безопасности неизменно оказывается ложью, но она способна заставить замолчать неопытного организатора мероприятий.
В ответ на подобные отговорки я всегда заявляю: «Мой отец – пожарный, и я хорошо знаком с требованиями пожарной безопасности. Пожалуйста, покажите мне, где в них записано, что нельзя обустраивать зал таким образом». Подобные слова всегда ошеломляют представителей отеля. Они сразу же меняют линию поведения и начинают сотрудничать. Я был свидетелем сотни таких случаев: все проходит по одному и тому же сценарию.
«Управляется компьютером»
Другая отговорка, которую нередко можно услышать, звучит так: «Свет управляется компьютером. Без инженера мы ничего не можем сделать». По какой-то причине инженер всегда отсутствует: то он на совещании, то в отпуске, то занимается устранением какой-то аварии.
Что делать, когда вам лгут
Чтобы успешно организовать все в помещении так, как нужно для выступления, вам необходимо вести себя с персоналом вежливо, доброжелательно и мило, но при этом мягко и настойчиво. Вы же не хотите, чтобы сотрудники отеля ополчились на вас с самого начала. Ведь они единственные, кто может вам помочь. Вот вам несколько подсказок относительно того, как добиться определенных подвижек и результатов.
Если необходимо, пустите в ход угрозы
Однажды я проводил семинар в городе Тампа во Флориде. Температура в помещении была 27 градусов. Люди обливались потом, обмахивались материалами, которые им раздали к семинару, как опахалами, и вообще пребывали в тоске и унынии. Некоторые даже вставали и уходили из зала, требуя на выходе, чтобы им вернули деньги.
Я попросил организатора мероприятия созвониться с руководством отеля и добиться того, чтобы температуру снизили. Она несколько раз разговаривала с менеджером, но тщетно. В ответ звучали одни отговорки: «Инженер работает над этой проблемой»; «Температура управляется компьютером»; «Мы делаем все, что в наших силах».
Наконец пришло время для кофе-брейка. Я позвонил в офис главного менеджера отеля и сказал, что если в течение двух минут не включат кондиционер и не понизят температуру, мы отменим семинар, откажемся платить деньги и подадим на них в суд иск о взыскании упущенной выгоды. Произошедшее далее просто изумило меня. Я и шагу не успел ступить, как почувствовал холодное дуновение кондиционера. На протяжении двух часов мы просили и выслушивали всевозможные надуманные извинения, но как только пригрозили неуплатой, кондиционер тут же заработал и оставался включенным до конца мероприятия.
Откажитесь платить
Я всегда советую своим клиентам в ситуациях, подобных вышеописанной, позвонить кому-нибудь из ответственных сотрудников арендодателя и сказать: «Мы не будем платить за помещение, если вы немедленно не включите кондиционер и температура не придет в норму». Почти во всех случаях технические проблемы, прежде казавшиеся непреодолимыми, внезапно разрешаются и температура опускается или, наоборот, повышается до комфортного уровня.
Проверьте свет
Во время семинара или презентации свет имеет огромное значение. Все внимание аудитории должно быть приковано к вашему лицу и отвлекаться от него на наглядные пособия лишь на мгновения. Помните: 70 процентов людей, сидящих в зале, – визуалы. Они усвоят информацию, только если будут видеть ее. Остальные 30 процентов – аудиалы, которые воспринимают новые сведения, только если слышат их достаточно отчетливо. Ваша работа – позаботиться о потребностях и тех и других и удовлетворить обе группы.
В половине случаев, когда вы приедете на место проведения презентации, осветительные приборы окажутся установленными не так, как надо. Поэтому вам следует всегда приезжать заранее, с запасом времени, чтобы тщательно проверить освещение до того, как вы подниметесь на сцену. Если во время выступления выяснится, что со светом что-нибудь не так, будет уже практически невозможно что-либо изменить.
Как ставить свет
В театре и на телевидении осветители обычно тратят день или два на то, чтобы правильно установить оборудование. Они размещают софиты и двигают их до тех пор, пока не убедятся, что на сцену и на актеров не будет падать тень. Они должны быть уверены: каждый участник представления будет отлично виден всем сидящим в зале, причем из любого угла. Это в идеальном случае.
Как спикер, я тоже должен быть полностью освещен на протяжении всего времени выступления, причем с обеих сторон, чтобы по лицу не бегали тени. Но нередко в конференц-залах лучи света бьют сверху, а не с боков, в результате нижняя половина лица спикера оказывается в тени. Аудитории не нравится смотреть на такого оратора.
«Призрак Оперы»
Однажды, когда мне в очередной раз предстояло выступать в плохо освещенном конференц-зале гостиницы, мы с организаторами мероприятия попросили о дополнительном освещении, но персонал отеля сказал (помните: отели лгут!), что можно достать лишь один дополнительный софит. Его принесли и установили сбоку. В результате прожектор освещал лишь одну половину моего лица, и я походил на Призрака Оперы в течение всей презентации.
Аудитория отреагировала незамедлительно. Конечно же, негативно. Люди просто разозлились. Они раскритиковали мое выступление и потребовали вернуть им деньги. Освещенное наполовину лицо придавало мне зловещий и мрачный вид, и слушателям это не понравилось. Мы больше никогда не допускали подобной ошибки и не работали только с одним источником света.
Ваше лицо важнее всего
Организуя свет к семинару, я прошу техников установить его так, чтобы человек, сидящий в последнем ряду, был в состоянии со своего места разглядеть даже прыщик на моем лице. Я всегда подчеркиваю, что освещение на сцене должно быть таким же ярким, как в операционной. Персонал кивает, делает вид, что соглашается, но втайне думает: он понятия не имеет, о чем говорит. Поэтому приходится проявлять настойчивость.
Во многих случаях технические сотрудники устанавливают сцену и кафедру таким образом, чтобы было удобно вести съемку, не заботясь о качестве освещения спикера. У них на такой случай заготовлено следующее возражение: «Если мы включим все осветительные приборы, то засветим кадр». Эту отговорку вам придется слышать довольно часто. Будьте начеку. Объясните, что вас не интересует съемка. Вас интересует лишь одно: чтобы лицо было хорошо освещено.
Приходите раньше назначенного времени
Пару лет назад мне довелось выступать в Ирвине. Мой семинар должен был занять всю вторую половину дня. Как обычно, я приехал еще утром, чтобы послушать предыдущего спикера. Когда я вошел в зал – прекрасный конференц-зал отеля Hyatt, – то увидел, что он освещен лишь наполовину. В помещении царил полумрак, почти как в ночном клубе. Спикер был окутан вуалью из темноты. Из зала виднелись лишь контуры его фигуры, как будто он находился где-то далеко-далеко.
Я был потрясен. И тут же привел одного из представителей персонала отеля в зал и спросил его, можно ли включить освещение. В ответ он спросил: «О, так вы хотите врубить свет на полную мощность?» И когда я сказал «да», он тут же подошел к стеновой панели, нажал пару кнопок, и все лампы мигом загорелись. Зал стал похож на классную комнату. И у меня, и у слушателей случился шок: ведь они промучились в полумраке целых два часа, хотя проблема решалась проще простого.
Презентация – это не представление в ночном клубе
Я не устаю повторять эту фразу. Каждый раз, когда мне предстоит выступать, я говорю организаторам, что мне нужен полный свет, и объясняю: «Это не представление в ночном клубе».
Меня просто поражает, как много профессиональных осветителей считают, что спикер хотел бы, чтобы зал тонул в темноте, а он сам был залит таким ярким, режущим глаза светом, чтобы не мог разглядеть людей из аудитории. Когда освещение устроено подобным образом, возникает еще одна проблема: аудитория начинает смотреть на спикера как на эстрадного артиста и ожидать, что он будет развлекать ее. Люди сидят тихо и наблюдают за «представлением», стараясь не шуметь. Они не реагируют на слова выступающего и не взаимодействуют с ним. Зрители сидят почти как кроты у входа в свои норки, уставившись на залитого светом софитов спикера на сцене.
Помните: если вы не артист, выступающий в ночном клубе, вам нужно то, что называется «сила света в сто свечей на уровне письменного стола». Это означает, что весь зал должен быть освещен так же ярко, как классная комната. Вам нужно, чтобы люди хорошо видели друг друга и вас, а также могли вести записи по теме семинара. Отличная освещенность – важнейшее условие для того, чтобы аудитории было приятно и она осталась довольной.
Проконтролируйте расстановку мебели в помещении
Люди, расставляющие столы и стулья к семинарам, как правило, получают небольшое жалованье. Некоторые из них даже не могут прочитать инструкцию, которую вы, возможно, с большим трудом согласовали с персоналом конгресс-центра или отеля. У них одна забота: как можно быстрее расставить предметы мебели и уйти, пока их не попросили что-нибудь переделать.
Проверьте расстановку столов и стульев в зале
Когда мы проводим собственные семинары в разных концах страны, мы обычно просимся присутствовать при расстановке мебели и оборудования в помещении. Мы знаем, что в этом деле можно допустить миллион ошибок, поэтому хотим иметь возможность заметить и устранить их, пока технический персонал еще на месте и может выполнить тяжелую работу.
Не сосчитать, сколько раз на такую просьбу нам отвечали, что помещение будет занято до позднего вечера и что подготовка к нашему мероприятию начнется только в три часа утра. На что мы всегда отвечаем: «Замечательно! Тогда мы приедем ровно в три». И каждый раз, когда мы появляемся на месте в три утра, оказывается, что мебель и оборудование в зале уже расставлены. При этом они неизменно бывают расставлены не так, как надо, а обслуживающего персонала уже и след простыл. И тут возникает огромная проблема: каким образом вернуть людей обратно, чтобы они переделали свою работу так, как мы изначально просили.
Никогда не полагайтесь на то, что дело будет сделано, как обещано. Мы всегда составляем четкие и понятные инструкции со схемами и картинками, как следует оборудовать зал, и отправляем их планировщику мероприятия по электронной почте и факсу. Затем перезваниваем ему или встречаемся лично для обсуждения всех деталей по пунктам, чтобы убедиться: все понято правильно.
Ничто не принимайте как должное
Несмотря на все прилагаемые нами старания, чтобы подробно объяснить, как именно должен выглядеть зал к проведению мероприятия, практически каждый раз оказывается, что люди пренебрегли нашими инструкциями или поняли их неправильно. Вот почему так важно приехать на место заранее и все проверить, чтобы успеть внести коррективы в случае необходимости.
Мой многолетний успех как спикера отчасти можно объяснить именно тем, что забота о комфорте аудитории превратилась у меня почти в навязчивую идею. С самого первого моего семинара, в котором принимало участие всего семь человек, я не перестаю думать о том, смогут ли присутствующие видеть достаточно хорошо и меня, и все то, что я пишу. Я всегда расставляю и переставляю стулья и столы так, чтобы обеспечить своим гостям максимальный комфорт и хорошее обозрение.
По мере того как моя аудитория разрасталась, тревоги о ее комфорте ничуть не ослабевали. В какой-то момент я начал проводить семинары для сотен людей в течение нескольких дней подряд. И тогда стал еще более требователен ко всем мелочам, которые могут помешать или помочь слушателям получить удовольствие от моего выступления.
Вас должно быть хорошо видно всем
У каждого человека в зале, где бы он ни сидел, должна быть возможность видеть вас, не напрягая зрение. Для этого надо расставлять стулья всегда, когда это возможно, полукругом – так, как их часто расставляют для зрителей театральных представлений. Если аудитория большая, то сиденья по бокам должны находиться под углом в 45 градусов, чтобы люди, сидящие на этих местах, могли видеть спикера без необходимости поворачиваться или изгибать шею.
Первый ряд должен находиться достаточно близко к вам – на расстоянии вытянутой руки, чтобы вы могли дотронуться до слушателей, – то есть почти как в театре, где актеры могут общаться и соприкасаться со зрителями, сидящими ближе всех. Чем дальше от вас расположен первый ряд, тем больше энергии вам придется вкладывать в преодоление разделяющего вас расстояния и установление контакта с аудиторией.
Усаживайте людей как можно ближе к сцене
Представьте себе, что ваша энергия представляет собой некую форму электричества. Вам нужно создать «электрическую дугу» между вами и публикой, связать себя и ее эмоционально и «физически». Чем ближе к вам расположен первый ряд, тем легче установить со слушателями подобный «электрический» контакт, который затем будет протекать через всю аудиторию.
Постарайтесь не допускать образования центрального прохода в зале, где вы выступаете. Иначе ваша энергия будет утекать по этому проходу за пределы помещения. Когда перед вами стоят плотные ряды слушателей, энергия прокатывается по ним, словно океанская волна. Она станет накатывать на аудиторию, вовлекая в себя людей и объединяя их, ряд за рядом. Пусть проходы и выходы остаются по бокам, чтобы люди могли пройти к своему месту. Если в вашей власти повлиять на расстановку стульев, то ни в коем случае не позволяйте образоваться центральному проходу.
Сдвиньте всех вперед
Во многих конгресс-центрах и отелях считают, что зал будет выглядеть лучше, если расставить столы и стулья равномерно по всей площади. Это неправда. Людям все равно, сколько места остается у них за спиной. Их волнует лишь то, насколько велико расстояние между ними и спикером на сцене.
В театре чем ближе место к сцене, к актерам или исполнителям, тем оно дороже стоит. И на то есть веская причина. Чем ближе зритель к артисту, выступающему на сцене, тем больше удовольствия он получает от зрелища. То же самое и со спикером: чем он ближе – желательно настолько близко, насколько был бы при личной беседе со слушателем, – тем приятнее эмоции и тем сильнее удовлетворение от его выступления.
Однако нередко в залах первый ряд столов и стульев ставят в трех-пяти метрах от сцены. В таких случаях я говорю, что мне предлагают «перекрикиваться со слушателями через улицу». Вот уж где действительно придется немало потрудиться и израсходовать массу энергии для установления контакта с первым рядом аудитории. Это лишний тяжкий труд.
Если вы приедете достаточно рано, то сможете попросить технический персонал перенести задний ряд столов и стульев вперед. Нередко приходится переносить по три таких ряда, чтобы заполнить пустое пространство перед сценой. Мне нужно иметь возможность коснуться человека, сидящего в первом ряду, вытянутой рукой.
Увеличьте расстояние между стульями
И одно последнее замечание, касающееся расположения мебели в зале. Стандарты расстановки стульев в конгресс-центрах и конференц-залах отелей разрабатывались во времена, когда средний житель страны был худее, чем наши современники. По этой причине, если поставить стулья вплотную – а иногда их даже сцепляют друг с другом, – очень многие слушатели окажутся сдавленными между своими тучными соседями слева и справа. И им придется в течение всего семинара сидеть, сжимая плечи или наклоняясь вперед.
Если вы можете проконтролировать расстановку стульев, требуйте, чтобы их не скрепляли друг с другом и чтобы между ними оставалось расстояние как минимум в 10 сантиметров. В таком случае аудитория почувствует себя комфортнее и спокойнее, а значит, будет восприимчивее к вашему посланию.
Сложно наладить контакт с аудиторией, которая чувствует себя смятой и задавленной, особенно если первый ряд находится в 5–10 метрах от спикера. Вам может показаться, что все это мелочи, но для каждого сидящего в зале такие «мелочи» имеют огромное значение.
Когда сотрудники отеля или конгресс-центра начнут ссылаться на правила пожарной безопасности, просто скажите им, что вы проконсультировались с главным пожарным и он одобрил такое расположение столов и стульев. Такой ответ всегда ставит их на место.
Проконтролируйте сцену
Хороший обзор – решающий фактор для успеха любой речи и презентации. Чем больше аудитория, тем выше должна быть сцена. Здесь действует такое правило: человек, сидящий в последнем ряду, должен видеть верхнюю половину вашего тела – от пояса вверх. Поэтому чем больше зал и чем дальше вглубь уходят ряды кресел, тем выше должна быть сцена.