Когда сотрудники отеля или конгресс-центра начнут ссылаться на правила пожарной безопасности, просто скажите им, что вы проконсультировались с главным пожарным и он одобрил такое расположение столов и стульев. Такой ответ всегда ставит их на место.
Проконтролируйте сцену
Хороший обзор – решающий фактор для успеха любой речи и презентации. Чем больше аудитория, тем выше должна быть сцена. Здесь действует такое правило: человек, сидящий в последнем ряду, должен видеть верхнюю половину вашего тела – от пояса вверх. Поэтому чем больше зал и чем дальше вглубь уходят ряды кресел, тем выше должна быть сцена.
Возможно, вы замечали, что в больших театрах сцена расположена довольно высоко, выше голов людей, сидящих в первом ряду. Сделано это нарочно. Зрители приходят именно затем, чтобы посмотреть на актеров или шоуменов, особенно на их лицо и торс.
Некоторые спикеры любят спускаться со сцены и прогуливаться между слушателями. Лично я считаю, что, хотя это довольно мило, такое поведение малоэффективно. Почему? Отвечаю: когда спикер ходит между рядами, 80 или даже 90 процентов аудитории не видят его лица и не имеют визуального контакта с ним. Людям, оказавшимся рядом со спикером, такая близость может быть приятна, но для остальных участников мероприятия в этот момент он потерян.
Проверьте аудиосистему
В последние годы звуковая аппаратура в отелях и конгресс-центрах стала намного качественнее, чем раньше. Тем не менее, как я говорил в главе 8, в большинстве случаев компании-хозяева пытаются сэкономить на чем только можно, особенно на завершающем этапе строительства, и устанавливают самые дешевые аудиосистемы. После этого они рекомендуют планировщикам мероприятий приносить с собой собственную аппаратуру или арендовать дорогую звуковую систему у самого отеля или конгресс-центра. Таким образом, полноценное, качественное озвучивание становится дополнительной статьей дохода для собственника помещения, где будет проходить ваше выступление.
Большинство компаний и организаций, с которыми я работаю, обычно нанимают профессиональных звукоинженеров или приводят своих. Такой вариант всегда предпочтительнее, хотя обходится дороже. Технический персонал гостиниц, как правило, входит в профсоюз, и ему, по большому счету, все равно, соответствует ли аудиосистема требованиям, устраивает она спикера или нет. Печально, но факт.
Микрофоны
Лучшие современные микрофоны с виду представляют собой небольшой проводок телесного цвета, который надевается на ухо изогнутой крючком стороной и спускается вниз вдоль щеки. Он практически незаметен для аудитории и дает ясный, чистый звук, который, как звон колокольчика, разносится по всему помещению. Сегодня такие аппараты становятся все доступнее для спикеров.
Петличный микрофонСамыми распространенными альтернативами такому микрофону являются микрофон-петличка и проводной микрофон. Беспроводной петличный микрофон лучше. Он цепляется зажимом к галстуку или лацкану, а проводом связан с еще одним устройством, которое пристегнуто к поясу за спиной. Это второе устройство связано с расположенным за кулисами усилителем, который находится под контролем звукооператора. Такой тип микрофона позволяет вам двигаться по сцене и свободно пользоваться руками.
Второй тип петличного микрофона – проводной. В прежние времена, когда технологии еще не продвинулись до современного уровня, я обычно требовал, чтобы мне обеспечивали для выступления именно такой микрофон. Он связан с аудиосистемой длинным проводом. Звук получается практически не искаженный и отлично подходит для выступлений и семинаров. Если провод при этом достаточно длинный, то вы можете спокойно перемещаться по сцене.
Ручной микрофонЭтот тип микрофона идеально подойдет в том случае, если вам нужно официально представить спикера или просто дать небольшой комментарий. Если же вы выступаете с презентацией, такой микрофон лишит вас возможности использовать обе руки: одна из них будет постоянно занята им. Вы сможете жестикулировать только одной рукой, в результате во время выступления ваша естественная экспрессивность будет подавляться.
Если придется использовать ручной микрофон, следите за тем, чтобы он постоянно находился довольно близко ко рту, но ниже челюсти. Иначе он будет загораживать ваше лицо и мешать аудитории видеть вас. Всегда держите микрофон снизу, чуть ниже своего подбородка, но достаточно близко к нему, чтобы ваш голос был четко слышен.
Научитесь управляться с кафедрой
Во многих случаях, когда будете выступать перед бизнес-аудиторией, вам придется говорить с кафедры. На кафедрах обычно устанавливают один или два микрофона. Очень важно настроить их таким образом, чтобы они находились как можно ближе к вашему рту. После этого следует выпрямиться, слегка наклониться вперед и говорить в микрофоны так, чтобы каждый человек, сидящий в зале, слышал вас.
Нередко спикеры держатся слишком далеко от микрофона, не понимая, что в зале их голоса не слышно. Помните: нужно немного наклоняться вперед.
Не поддавайтесь искушению опереться на кафедру. В такой позе человек приобретает неряшливый, затрапезный вид. Создается впечатление, что ему не хватает уверенности в себе и своих словах. Вы можете поднять руки, чтобы поправить бумаги и записи перед собой или сделать какой-нибудь жест, помогающий подчеркнуть высказанную мысль, но в остальное время пусть они висят свободно вдоль тела и не касаются кафедры. Еще лучше – стоять рядом с кафедрой и заходить за нее, только чтобы заглянуть в материалы. Чем чаще аудитория будет видеть вас в полный рост, тем больше ей понравится ваше выступление.
Используйте наглядные пособия
Когда я выступаю дольше часа, я всегда использую наглядные пособия или другие презентационные приемы для иллюстрирования основных пунктов речи. Как я уже говорил, 70 процентов аудитории усвоят новую информацию, только если увидят ее в письменной, визуальной форме.
Из всех устройств для демонстрации «картинок» я больше всего люблю использовать оверхед-проектор. Обычно я стою рядом с ним и делаю записи на ацетатной пленке, которые проецируются на экран за моей спиной. Каждый раз, высказывая важную мысль, я включаю проектор и записываю ее. После этого оставляю ее на экране несколько секунд, а затем снова выключаю проектор и продолжаю выступление. Точно так же я рисую человечков и другие схематические фигурки, чтобы придать своим идеям наглядность.
Многие критикуют меня за использование таких «старомодных» методов иллюстрирования во времена, когда PowerPoint доступен повсеместно. А затем они не могут скрыть удивления, увидев, насколько больше удовольствия по сравнению с презентацией в PowerPoint приносит аудитории живое выступление, в котором каждое ключевое слово записывается от руки, а проектор то включается, то выключается.
Смерть от PowerPoint
Как я уже упоминал, в профессиональной среде спикеров популярно выражение «смерть от PowerPoint». Дело в том, что после появления этого компьютерного приложения люди стали массово применять его и превращать в главный носитель информации, позабыв о том, что у них есть и другие средства выражения мыслей: голос, слова, жесты. Получилось так, что на программу переложили тяжелую задачу по донесению послания до аудитории, хотя она на это не рассчитана.
Если вы собираетесь прибегнуть к помощи PowerPoint или любых других заранее подготовленных наглядных пособий, помните: их необходимо использовать лишь как инструмент привлечения внимания аудитории к вашему лицу, к вам самим. Когда я делаю презентации подобным образом для небольших групп людей, я всегда вывожу на экран только по одной строке, обсуждаю и объясняю ее содержание и лишь затем вывожу следующую строчку или иллюстрацию. Никогда не выводите на экран весь текст слайда целиком, чтобы потом прочитывать его порциями. Взгляды сидящих в зале сразу же переключатся на слайд, все начнут читать его и перечитывать, и вас никто не будет слушать – на вас просто перестанут обращать внимание.
Стойте к аудитории лицом
При использовании PowerPoint обязательно держите ноутбук перед собой, чтобы видеть, что проецируется на экране сзади или сбоку от вас. Никогда не смотрите на экран и не говорите, глядя на него. Никогда не отворачивайтесь от аудитории. Поддерживайте с ней зрительный контакт на протяжении всей презентации. Прочитав очередной пункт и желая обсудить его, нажмите клавишу ‹B› в английской раскладке клавиатуры, чтобы затемнить экран и заставить присутствующих снова перевести взгляд на вас.
Стойте к аудитории лицом
При использовании PowerPoint обязательно держите ноутбук перед собой, чтобы видеть, что проецируется на экране сзади или сбоку от вас. Никогда не смотрите на экран и не говорите, глядя на него. Никогда не отворачивайтесь от аудитории. Поддерживайте с ней зрительный контакт на протяжении всей презентации. Прочитав очередной пункт и желая обсудить его, нажмите клавишу ‹B› в английской раскладке клавиатуры, чтобы затемнить экран и заставить присутствующих снова перевести взгляд на вас.
Помните правило «5 × 5»
Никогда не забывайте правило «5 × 5» для PowerPoint: слайд не должен содержать более пяти строк, а строка – более пяти слов. К тому же слова следует набирать максимально крупным шрифтом. Люди в последнем ряду должны быть в состоянии легко прочитывать текст на экране – иначе они не смогут полноценно воспринимать то, что вы говорите.
Помните: PowerPoint – всего лишь наглядное, вспомогательное средство, и им нельзя подменять главное послание выступления. Это просто инструмент для подчеркивания основных мыслей и усиления их воздействия, особенно если нужно донести до сведения аудитории числовую информацию.
Флипчарты и доски
Если вам предстоит выступать перед небольшой аудиторией, можете использовать флипчарты или доски. Но никогда не забывайте, что центром сосредоточения внимания должно быть ваше лицо, жесты и слова. Если собираетесь пустить в дело флипчарт с перекидными листами, подготовьте их заранее: напишите на них ключевые пункты карандашом. Для аудитории текст останется невидимым, а вам он позволит писать смело и авторитетно, как будто по памяти.
После того как вы сделали запись на листе – будь то текст, цифры или схема – и дали людям время прочесть и воспринять ее, переверните лист, чтобы на виду снова оставалась чистая страница. Так вы заставите аудиторию снова сфокусироваться на вас.
Можно поступить и по-другому – заранее нанести ключевые пункты на листы флипчарта. Но позаботьтесь о том, чтобы аудитория не видела текст заранее – чередуйте листы, содержащие записи, с пустыми страницами. Когда наступит момент показать нужный текст, подойдите к блокноту и переверните первый лист, чтобы показался соответствующий перечень пунктов. А когда закончите их обсуждение, снова переверните лист, чтобы появилась следующая пустая страница, закрывающая собой очередной исписанный пунктами лист.
Если пользуетесь лекционной доской, то после того как закончите обсуждение ключевых пунктов, которые на ней записали, сотрите все, чтобы она снова стала чистой. Иначе глаза слушателей будут постоянно перебегать туда-сюда, с вас на слова на доске или экране – как стеклоочиститель.
Внимательно все проверьте
Если вы собираетесь во время выступления использовать PowerPoint или какое-нибудь электронное устройство, не пренебрегайте необходимостью приехать на место проведения мероприятия заранее и все тщательно проверить, прежде чем подняться на сцену. Вы удивитесь, узнав, как часто профессиональные техники устанавливают аппаратуру неправильно. Как часто они неверно понимают даже простейшие инструкции, которые были им даны, или пренебрегают ими. Есть только один способ обрести уверенность в том, что презентация пройдет гладко, – установить всю технику самому и заранее отрепетировать все, что затем будет происходить на сцене на глазах у аудитории.
Контролируйте температуру
В 90 процентах случаев во время выступления температура в зале будет отклоняться от нормы. Иногда в помещении бывает слишком холодно, иногда – слишком жарко. Причина предельно проста: электричество, приводящее в действие систему кондиционирования воздуха, стоит немалых денег. Как только отель сдал вам помещение с учетом эксплуатационных расходов, инженеры получают инструкцию сделать все возможное для снижения затрат на электричество. Такая инструкция означает одно: они выключат кондиционер как можно раньше или не включат его вовсе.
Я всегда подчеркиваю, что к тому моменту, когда люди утром начнут занимать свои места в зале, необходимо обеспечить прохладу. И не перестаю удивляться, как часто в 6:00 температура в помещении, где будет проходить выступление, бывает равна 27, 30, а то и 32 градусам по Цельсию, а на месте нет никого, кто мог бы включить кондиционер. Нередко планировщикам мероприятия приходится устраивать целые скандалы, кричать и визжать, чтобы менеджеры отеля или конгресс-центра наконец включили систему кондиционирования.
Не доверяйте персоналу отелей
Вот вам пример, почему необходимо тщательно проверять в помещении все, причем лично. Дело было несколько лет назад, когда я проводил семинар в конференц-зале одного из отелей города Бока-Ратон во Флориде. После того как мы спорили, доказывали, кричали, умоляли и угрожали, персонал в конце концов включил систему кондиционирования воздуха. Люди уже начали приезжать, а температура в зале была 30 градусов. К моменту начала семинара она опустилась до 25 градусов. Но как только я вышел на сцену и начал говорить, инженеры выключили кондиционеры. Было даже слышно, как система смолкла. Все! Тишина! Температура сразу же поползла вверх и стала приближаться к уличной температуре в 35 градусов, возможно, даже выше. Если бы я сам не стал свидетелем этой истории, то не поверил бы!
Идеальная температура
Лучше всего, когда температура в зале держится примерно на уровне 20 градусов по Цельсию. Если она ниже, то в помещении становится холодно, а если выше, то мозг человека перестает работать так хорошо, как мог бы. Но в отелях и конгресс-центрах по всему миру приходится спорить, драться, умолять и угрожать персоналу, чтобы он настроил кондиционеры на такую температуру, при которой аудитория будет чувствовать себя комфортно.
Когда будете заключать договор об аренде зала для мероприятия, вставьте в него пункт об обеспечении температуры не выше 20 градусов. Напишите что-нибудь в духе: «Наниматель освобождается от обязательства платить за аренду помещения, если температура в нем будет выше 20°С в течение более пяти минут».
У меня есть друзья, которые проводят семинары по всему миру и постоянно включают в договор такую статью. Они возят с собой отдельно стоящие термометры, расставляют их по всему залу рядом со столами участников мероприятия и регулярно проверяют показания. Если столбик хотя бы одного из термометров поднимается выше 20 градусов, они сразу же вызывают менеджера отеля, показывают термометр и уведомляют его, что если через три минуты температура не понизится, зал сразу же опустеет. Вот так мои друзья сэкономили уже тысячи долларов на аренде помещений. Конечно, отели их ненавидят.
И один последний момент. Когда хозяин помещения наконец согласится поддерживать температуру на уровне 20 градусов, обязательно скажите ему: «Ни в коем случае не меняйте температуру, если не получите специального разрешения от меня лично». Дело в том, что в любой аудитории всегда находятся люди, которые восприимчивы к холоду. При температуре 24 градуса, когда большинству слушателей становится душно, они жалуются, что им холодно. И вот эти сверхчувствительные люди выскальзывают из зала, находят кого-нибудь из сотрудников отеля и требуют, чтобы температуру повысили, после чего тихонько возвращаются на свое место. Не допустите, чтобы такое произошло во время вашего семинара.
Резюме
Успешность выступления во многом зависит от сцены и помещения в целом. Каждый элемент может оказать позитивное или негативное влияние на впечатление аудитории от вашей речи. Значение имеет все. Составьте собственный перечень требований к освещенности в помещении, звуку, температуре, расположению столов, стульев, кафедры, различных технических устройств. Заранее пройдитесь по этому списку с организатором мероприятия. В день выступления приезжайте раньше назначенного времени, чтобы у вас была возможность еще раз проверить все вместе с персоналом.
Будьте готовы к тому, что обнаружатся какие-то недочеты и ошибки. Ожидайте, что представители отеля могут говорить вам неправду. Признаком того, что дела идут «не так», для вас должны послужить следующие «кодовые» слова в устах устроителей: «Не беспокойтесь о… Мы об этом позаботимся». По какой-то непонятной причине эта фраза в действительности означает другое: «Мы и пальцем не пошевелим для выполнения ваших пожеланий».