Процесс бюджетирования позволяет связать отдельные проекты с общей стратегией вуза. Стратегия университета на пять-десять лет разрабатывается высшим руководством с участием наблюдательного совета и одобряется наблюдательным советом. Долгосрочный прогноз развития университета на три-пять лет подготавливается высшим руководством и менеджментом и одобряется наблюдательным советом. Среднесрочный бюджет университета на два-три года разрабатывается высшим руководством с учетом стратегии и данных от подразделений и является инструментом контроля для наблюдательного совета и для вуза. Операционный бюджет подразделения на год спускается руководством в виде целевых показателей, а подразделения дают свои прогнозы с учетом данных по проектам, что является инструментом контроля для менеджмента и подразделений. Подразделения аккумулируют данные по проектам, контролируют их выполнение и отчитываются руководству. Таким образом, процесс полностью прозрачен и подконтролен самому высшему руководству в разрезе любого проекта университета.
Путь от создания до внедрения системы управленческого учета с последующей автоматизацией обычно небыстрый. В больших коммерческих организациях он составляет, как правило, два-три года. В итоге внедрение учетной системы предоставит нам ряд чрезвычайно важных перспектив:
• возможность оценивать вклад каждого работника, каждого подразделения в итоговый результат деятельности университета, что позволит платить за результативность;
• с достаточной точностью прогнозировать финансовый результат новых программ;
• контролировать себестоимость услуг и расходы подразделений в режиме реального времени;
• более эффективно управлять активами вуза;
• иметь полностью прозрачную, достоверную и понятную картину по любому вопросу в онлайн-режиме.
Этапы внедрения бюджетирования (рис. 5.17)
Рассматривая бюджетирование как процесс, можно выделить его составляющие:
• технологию бюджетирования, в которую входят инструментарий финансового планирования (виды и форматы бюджетов, система целевых показателей и нормативов), порядок консолидации бюджетов различных уровней управления и функционального назначения;
• организацию бюджетирования, включающую финансовую структуру вуза, бюджетный регламент и механизмы бюджетного контроля (процедуры составления бюджетов, их представления, согласования и утверждения, порядок последующей корректировки, сбора и обработки данных об исполнении бюджетов), распределение функций в аппарате управления (между функциональными службами и структурными подразделениями различного уровня) в процессе бюджетирования, систему внутренних нормативных документов (положений, должностных инструкций), а также систему поддержки и стимулирования бюджетного процесса;
• автоматизацию финансовых расчетов, предусматривающую не только составление финансовых прогнозов, включая сценарный анализ и расчет различных вариантов финансового состояния вуза, но и постановку сплошного управленческого учета, в рамках которого в любое время можно получать оперативную информацию о ходе исполнения ранее принятых бюджетов (о движении денежных средств), в том числе по отдельным образовательным программам и структурным подразделениям вуза[13].
Этапы внедрения бюджетирования (рис. 5.17)
По мере развития проектно ориентированных подходов в управлении вузом происходит расширение функций и полномочий различных структурных подразделений. Например, выпускающая кафедра может рассматриваться как стратегическая хозяйственная единица, функционирующая на следующих принципах:
• хозяйственная самостоятельность (заключается в принятии решений об объеме и качестве услуг в пределах ресурсов и полномочий по организации и реализации образовательного проекта);
• планирование хозяйственной деятельности (выражается в разработке собственной стратегии и реализации планов кафедры с учетом внешних и внутренних факторов);
• самофинансирование и самоокупаемость (состоит в контроле над своими ресурсами, заинтересованности в диверсификации источников финансовых поступлений);
• ответственность за качество подготовки специалистов и финансовые результаты в соответствии с установленными показателями;
• экономическая заинтересованность (отождествляется с мотивированием каждого участника проекта к достижению максимально высокого результата и оптимизации затрат кафедры, так как от этого зависит размер вознаграждения коллектива).
Центры прибыли и центры затрат (рис. 5.18)
Относительная самостоятельность кафедры как субъекта финансовых отношений приводит к ее трансформации из центра затрат в центр доходов. Таким образом, выпускающая кафедра как центр доходов – это структурное подразделение вуза, которое является центром финансового учета, наделено определенными функциями, полномочиями, обязанностями и ответственностью за качество оказываемых услуг (результатов образовательных, консалтинговых проектов) и максимизацию доходов от них в рамках выделенного бюджета затрат.
В результате стратегических преобразований финансы кафедры занимают в вузе новую позицию, соответственно должен измениться инструментарий их использования. Возникает новая формация взаимоотношений кафедры в качестве стратегической хозяйственной единицы с вузом как корпоративным центром, другими функциональными подразделениями как центрами ответственности.
Наработанная в настоящее время практика показала, что одним из важных условий экономически устойчивого развития вуза является хорошо продуманная организационная структура с распределением функций и закреплением за должностями прав и обязанностей. Следовательно, элементами такой организационной структуры становятся центры финансовой ответственности – структурные подразделения вуза. Руководитель каждого такого центра имеет административные права, определенную финансовую самостоятельность и ответственен за целесообразность принимаемых в пределах своей компетенции решений.
Каждый центр прибыли и затрат должен иметь ежегодные цели и критерии оценки, как показано на рис. 5.18. Например, для центра прибыли (факультета А или подразделения Б), к которому можно отнести подразделение с источником дохода, где доходы превышают расходы после начисления пропорциональной доли общеуниверситетских расходов более трех лет подряд, цель заключается в следующем: факультет А должен выйти на самоокупаемость в течение двух лет; подразделение Б должно повысить прибыльность до уровня, среднего по университету.
Процесс бюджетирования (рис. 5.19)
Для центра затрат, к которому можно отнести любое подразделение (с источником дохода или без него – допустим, подразделение С), размер дохода регулярно не покрывает общих расходов, включающих пропорциональную долю общеуниверситетских расходов, и методы для вывода подразделения на прибыльность не выявлены. Цель: расходы подразделения С на оплату X должны равняться средним по региону в похожих организациях (ежегодная проверка). Внедрение системы управленческого учета дает многие различные выгоды, среди которых:
• контроль над расходами и себестоимостью;
• операционный контроль;
• возможность принятия качественных управленческих решений в режиме онлайн;
• возможность четкого отслеживания выполнения подразделениями стратегических планов и задач.
Реалистичный прогноз бюджета учреждения на планируемый период очень существенен, как и анализ возможности перераспределения финансовых и материальных ресурсов внутри учреждения.
Система управленческого учета позволяет реализовать долгосрочное бюджетирование. Долгосрочное бюджетирование выполняется каскадированием бюджетов на долго-, средне– и краткосрочный период. При этом общий бюджет каскадируется по подразделениям. У каждого подразделения есть свой бюджет, в рамках которого оно существует. Вместе с бюджетом на руководителя подразделения будет передаваться и право принятия финансовых решений в пределах собственного бюджета. Для этого как раз необходима система, которая будет отслеживать все принимаемые управленческие решения в онлайн-режиме.
В связи с изменением системы бюджетной поддержки вузов и наделением их существенной самостоятельностью в области внутривузовского менеджмента возникает потребность выработки и построения нового механизма управления, позволяющего осуществлять деятельность бюджетных учреждений как полноправных субъектов рыночных отношений.
Для использования предоставленных возможностей с наибольшей результативностью в вузах разрабатываются системы бюджетирования, в результате внедрения которых вуз будет способен повысить финансовую устойчивость и эффективность использования имеющихся в его распоряжении ресурсов.
Для использования предоставленных возможностей с наибольшей результативностью в вузах разрабатываются системы бюджетирования, в результате внедрения которых вуз будет способен повысить финансовую устойчивость и эффективность использования имеющихся в его распоряжении ресурсов.
Проведение реформ и внедрение масштабных изменений
Сегодня университеты подобно частным фирмам должны заботиться о том, чтобы сделать свой продукт привлекательным для оплачивающего его заказчика: студентов, фирм, предприятий, учреждений, правительственных агентств. Их конкуренты – другие университеты, школы и институты, а также частные компании, которые все активнее внедряются на рынок образовательных услуг.
Развитие инструментов и процедур стратегического и финансового менеджмента в сфере высшего образования обусловливается, с одной стороны, возросшей степенью самостоятельности вузов и их свободы в распоряжении финансовыми средствами, а с другой – резко увеличившимся уровнем ожиданий общества и государства от результатов деятельности учреждений этой сферы и услуг, ими предоставляемых.
Университеты принципиально отличаются от работающих на прибыль коммерческих компаний, так как они выполняют важные социальные функции и несут большую ответственность перед обществом. Однако они могут только выиграть, если примут на вооружение главные принципы менеджмента: производительность и эффективность.
Производительность связана с минимизацией затрат. Противовесом многообразию задач и целей, которым следуют университеты, повсюду в мире выступает относительная нехватка ресурсов (люди, инфраструктура, деньги). В связи с этим любое образовательное учреждение помимо диверсификации источников доходов стремится минимизировать свои расходы.
Переход вуза на новый уровень развития – это длительный и трудоемкий процесс. В самом общем виде этапы перехода представлены на рис. 6.1.
Переход вуза на новый уровень – пример МГИМО (рис. 6.1)
Европейские и американские университеты в большинстве своем имеют сформулированную миссию. Сложнее обстоит дело со стратегическим планированием. Оптимальные форма, содержание, способ разработки университетских стратегических планов все еще остаются предметом обсуждения и объектом экспериментирования. Тем не менее многие из европейских и американских университетов имеют соответствующие документы, используемые как планы развития на определенный срок. Стратегический план Университета штата Джорджия[14] осуществляется через оценку внешней среды, институциональное видение и определяет три стратегических направления: построение новой образовательной среды; инвестирование в научные исследования; конкуренция на международном рынке.
Стратегический план Университета штата Пенсильвания[15] построен путем классического планирования на основе целей – с шестью основными целями и сопровождающими их стратегиями достижения.
Стратегический план Университета штата Вермонт[16] представляет собой классический комплексный подход, который определяет общее университетское видение и миссию и состоит из семи общеуниверситетских целей и главных стратегий. Кроме этого, в общий план в качестве составных частей добавляются планы академических подразделений, выработанные в соответствии с выбранными направлениями.
В большинстве стран ЕС – Дании, Германии, Италии, Испании, Нидерландах, Великобритании, Португалии, Норвегии, Швеции, стран Балтии – подготовка стратегических планов является обязательной для вузов.
Пример неправильного написания стратегии (рис. 6.2)
Использование инструмента стратегического планирования позволяет руководству вуза получить ответы на следующие вопросы в области обучения и научно-исследовательских работ:
• На каком рынке конкурирует и способен конкурировать вуз: региональном, национальном или международном?
• Каковы ключевые конкурентные преимущества вуза: обучение, исследования мирового уровня, прикладные исследования, взаимодействие с бизнесом или какие-то иные?
• Какую рыночную нишу в сфере профессионального высшего образования хочет занять вуз: подготовка бакалавров, магистров, подготовка преимущественно студентов из своей страны (или региона) или иностранных, традиционное или дистанционное обучение и т. п.?
• Каковы области и направления деятельности, где вуз является лидером?
• Какова степень устойчивости базы будущих студентов?
• Какие источники финансирования имеет вуз и какова структура зависимости вуза от этих источников? Наибольшую озабоченность у вуза должна вызывать ситуация, в частности, когда его деятельность в определяющей степени зависит от одного-двух источников финансирования – в такой ситуации руководству необходимо предпринимать решительные шаги по диверсификации деятельности и поиску новых источников.
• Каков прогноз изменения ключевых факторов внешней среды, влияющих на устойчивость положения вуза, в среднесрочной перспективе (до пяти лет)?
• Насколько целесообразны изменения в позиционировании вуза? Следует ли выходить на новые рынки или отказываться от каких-то видов деятельности?
К основным принципам разработки стратегического плана в вузе относятся следующие:
• коллегиальный руководящий орган, президент (ректор), казначей, руководители учебных и научно-исследовательских подразделений участвуют в процессе разработки плана;
• при разработке плана должна учитываться как внутренняя, так и внешняя информация, в том числе результаты бенчмаркинга (сравнения с лучшей практикой, применяемой в других вузах);
• при разработке плана используется сочетание подхода «сверху вниз», при котором параметры стратегического плана доводятся от руководящего органа до структурных подразделений вуза, и подхода «снизу вверх», при котором структурные подразделения вносят свой вклад в разработку стратегического плана;
• основные пункты стратегического плана жестко увязываются с соответствующими финансовыми показателями стратегического финансового плана вуза (если стратегический план и стратегический финансовый план являются двумя разными документами). Если стратегический план включает формулировку финансовой стратегии и ключевые финансовые показатели, то в этом случае цели, задачи и ожидаемые результаты деятельности в планируемый период должны быть увязаны с планируемыми доходами и расходами (в том числе текущие и капитальные расходы);
• стратегический план не может быть представлен органу государственной власти, финансирующему высшее образование, или иной внешней группе интересов (например, спонсору или потенциальному работодателю выпускников), обеспечивающей финансовую поддержку вузу до утверждения плана руководящим органом.
На рис. 6.2 показан пример того, как не нужно подходить к написанию стратегии. Для данного документа можно представить несколько методических рекомендаций по исправлению.
Возможная структура программы развития (рис. 6.3)
Задачи должны быть привязаны к целям и разбивать их на блоки реализации. По объему описывающего текста блок задач должен быть в несколько раз больше блока целей. Основной объем конечного документа должен быть посвящен тому, как реализовать стратегию, а не тому, какими должны быть целевые показатели. Иными словами, план реализации должен быть в разы больше, чем блоки целей и задач вместе взятые.
Примечательно, что цели не должны быть ограничены набором академических направлений, а должны включать как минимум источники и показатели финансовой стабильности в разрезе каждого блока.
Неэффективность механизма реализации стратегии вуза связывается с:
• отсутствием должной увязки между стратегическими целями, задачами подразделений и отдельных сотрудников;
• несоответствием стратегического замысла утвержденному перспективному плану;
• подменой плана реализации стратегии декларацией о намерениях;
• несбалансированностью между стратегическими мероприятиями и ресурсными возможностями;
• отсутствием развитых коммуникационных сетей и высококвалифицированных кадров;
• слабостью системы мониторинга выполнения стратегического плана;
• отсутствием доверия персонала к объявленной миссии, стратегии и стратегическому плану;
• слабостью системы стимулирования за осуществление мероприятий и достижение показателей стратегического плана.
Проектный офис позволяет обеспечить более эффективное внедрение реформ (рис. 6.4)
Вместе с тем проведение реформ требует кропотливой и структурированной работы значительной части организации. По исследованию организаций, внедрявших новые инициативы, которое проводилось компанией KPMG, порядка 70 % неудач вызваны отсутствием качественного управления внедрением. Действительно, значительная очаговая активность организации в процессе трансформации должна централизованно координироваться. В идеале главным координатором является первое лицо университета, однако в реальности ректор перегружен существующей операционной деятельностью и не в состоянии полноценно контролировать внедрение инициатив. Не во всех вузах существуют позиции первого проректора или проректора по развитию, которым можно было бы делегировать данный вопрос. Кроме того, часто проректора также утопают в текущих срочных важных и неотложных вопросах.