Кроме того, отметим, что работа вашей команды по принципам 12-недельного года даст им возможность постоянно совершенствоваться. Все, чему вы можете научить их в плане эффективной работы и достижения прекрасных результатов, уже есть в нашей методике. Возьмем, например, еженедельный оценочный лист. Вам как руководителю интересно отслеживать личные результаты сотрудников. Даже если вы не знаете в подробностях их индивидуальные планы, то при использовании еженедельных оценок они будут стараться решать поставленные задачи. Анализируя оценки, вы сможете узнать, кто находится в зоне риска. Недостижение 60 % результата в неделю значит, что сотруднику необходима ваша помощь. Такой недочет не должен сильно повлиять на достижение запланированных целей, но он станет сигналом для того, чтобы вовремя принять меры.
Распространенные ошибки и рекомендации для достижения успеха
Вы определили приемлемые способы измерений и начали оценивать работу вашей команды еженедельно. Мы расскажем вам о некоторых возможных ошибках и предложим рекомендации по оценке.
Ошибка 1. Вы думаете, что измерения и оценки сложны или не важны
Оправдываясь, многие говорят о своей нелюбви к точным цифрам. Не следуйте их примеру. Если вы собираетесь раскрыть свой потенциал и добиться целей, то нужно уметь измерять и оценивать свою работу.
Ошибка 2. Вы не выделяете время на то, чтобы оценить еженедельные достижения
Найдите время раз в неделю, чтобы оценить свою работу, отследить параметры своих действий и составить план на будущую неделю. Это можно сделать в конце недели или в понедельник утром. Большинству на это хватит 10–15 минут.
Ошибка 3. Вы перестаете заниматься оценкой при плохих результатах
Очень часто люди перестают оценивать свою работу, если у них было две неудачные недели подряд. Найдите в себе смелость продолжать в любых условиях, даже если выдалась очень плохая неделя.
Рекомендация 1. Просматривайте еженедельные оценки с друзьями или группой поддержки
Исследования показывают, что в команде люди чаще выполняют поставленные задачи (подробнее о группах поддержки рассказано в главе 15).
Рекомендация 2. Пообещайте себе добиваться прогресса каждую неделю
Может быть, вы не сможете резко повысить свои результаты с 45 до 85 %, но увеличение с 45 до 55 или 60 % вполне реально. Сосредоточьтесь на новых достижениях. Основная цель – каждую неделю улучшать рабочие показатели, и это будет говорить о том, что вы постепенно достигаете своих целей.
Рекомендация 3. Помните, что выполнение плана менее чем на 85 % – не обязательно плохой результат
Оценка в 65 % может показывать прогресс за 12 предыдущих недель. Даже в этом случае результаты улучшаются. Вопрос, который при этом следует задать себе, звучит так: «Достаточны ли 65 % для достижения целей, поставленных на ближайшие 12 недель?»
Рекомендация 4. Не бойтесь того, что вам показывают цифры
Если вы боитесь правды, то никогда не измените жизнь к лучшему.
При оценке своих действий вы сможете определить глубинные корни факторов, снижающих эффективность. Если вы не достигли запланированных результатов, то необходимо выяснить, стало ли это следствием неправильных действий или была ошибка в плане. Это большая разница, и единственный способ определения проблемы – дать оценку как действиям, так и результатам.
Глава 17 Ежедневно контролируйте свое время
Наши клиенты часто говорят, что нехватка времени не дает им полностью раскрыть свой потенциал. Фраза «мало времени» так распространена, что кажется истиной, хотя чаще всего это лишь оправдание. На самом деле вам только кажется, что вы не можете сделать намеченное из-за «нехватки времени». Проблема в том, что вы не умеете правильно распределять свое время. Звучит как нравоучение, но различие очень важное.
А вот вдохновляющая история. Аннетт Батиста рассказала о том, как правильное распределение времени помогло ей научиться расставлять приоритеты и работать в первую очередь только над главным.
Прошло почти два года с тех пор, как я впервые прочла вашу книгу. Она оказалась очень интересной. Я применяю изложенные в ней принципы не только к домашним делам и личной жизни, но и к работе. У меня были две основные цели на 12 недель: успешно выполнять профессиональные обязанности (чтобы в конце каждого года получать звание лучшего работника компании), а также регулярно заниматься уроками с ребенком. Чтобы этого добиться, мне нужен был хороший план.
Я медицинский консультант. В мои обязанности входит информирование населения о медицинских льготах. Я помогаю выбирать подходящие планы медобслуживания, семейных терапевтов и стоматологов. Для этого мне ежемесячно нужно делать 650 звонков и проводить 100 встреч на дому. Также я провожу презентации в местных учреждениях, посещаю профессиональные выставки и собрания, на которых мне нужно получить минимум 15 контактов в месяц, и с восемью из этих людей я должна позже встретиться лично. Я обслуживаю шесть территорий в двух округах.
И я раньше очень беспокоилась о том, как успеть сделать всё. Что делать каждый день для того, чтобы действовать целенаправленно и последовательно? Моя профессия очень интересна, но требует большой собранности. А еще я жена, мать и бабушка. Для меня было очень важно создать правильный план.
Распределение времени помогло мне в достижении целей. Раннее утро, обычно с 7:30 до 8:30, я обычно посвящаю чтению электронной почты, ободряющему общению с коллегами и ранжированию контактов по степени важности.
Затем перехожу к главной части ежедневной работы. С 8:30 до 12:30 я делаю звонки или посещаю клиентов. Такое распределение времени позволяет мне выдержать напряженный график.
Распределение времени настолько эффективно, что ко вторнику, когда я обычно перехожу к обзвону клиентов, все уже сделано. И каждый месяц я трачу почти вполовину меньше времени на звонки при сохранении запланированных показателей.
Потом наступает время отдыха. После обеда я занимаюсь с ребенком – ровно три часа. Это помогает отвлечься от работы. Я люблю это, а мой сын обожает получать новые знания. Мы занимаемся разными предметами: религией, языками, физикой, математикой, историей и географией. Это помогает мне оставаться сосредоточенной и в то же время отдыхать от работы. Поэтому нельзя сказать, что мои дни скучны или однообразны.
Когда мы заканчиваем с уроками, я продолжаю обзвон, записываю результаты текущего дня и еще раз проверяю электронную почту, чтобы убедиться, что у меня не осталось невыполненных важных дел, которые не стоит откладывать на следующий день.
Используя принципы распределения времени, описанные в книге, я смогла научиться опережать график иногда на две недели. Теперь я спокойно ухожу в отпуск и знаю, что не остается невыполненных дел, которые ожидают меня по возвращении домой.
Я контролирую свой план и выбираю успех в работе. Меня уважают руководитель, супервайзер, коллеги, семья и друзья.
Благодаря этому я смогла стать «Лучшим медицинским консультантом года» два раза подряд – в 2011 и 2012 годах. Я раньше себе такого и представить не могла! Мы с мужем применяем ровно тот же подход к домашним финансам: сокращаем кредитную нагрузку; осталось выплатить ипотечный кредит в декабре следующего года. Мы можем достигать в течение 12 месяцев тех целей, которые обычно достигали в течение полутора – трех лет!
Эффективное использование времени помогает вам раскрыть свой потенциал и не оставаться «середнячком». Проблема в том, что постоянно появляется множество дел, которые нас отвлекают и не дают сосредоточиться на главном. Исследование, проведенное Эриком Хорвицем из Microsoft Research и Шамси Икбалом из Университета Иллинойса, показало, что обычному сотруднику Microsoft требуется до 15 минут, чтобы вернуться в нормальное рабочее состояние после воздействия раздражителей, в том числе электронной почты и сервисов мгновенных сообщений.
Более того, работа 2005 года, опубликованная Basex – компанией, проводящей исследования в области бизнеса, – показала, что люди тратят около 28 % рабочего времени на посторонние дела и переход в нормальный режим. Иными словами, это 11 потерянных часов в 40-часовой рабочей неделе!
Ваши достижения в жизни напрямую связаны с использованием времени. У величайших людей в политике, культуре, искусстве, науке, религии и иных областях в сутках было не больше часов, чем у вас. Различие только в том, как они использовали свое время. Проблемы возникают незаметно. Большинство делает выбор в пользу сиюминутных выгод и снижения долгосрочных издержек.
В 2011 году средний американец ежедневно проводил 2,8 часа перед телевизором. Простой расчет показывает, что это 12 % нашей жизни – и сюда не включено время, потраченное на новомодные устройства вроде смартфонов и планшетных компьютеров. Мы часто смотрим телевизор ради отдыха и ухода от реальности. Ведь просмотр телепередач не составляет труда – достаточно нажимать кнопки для переключения каналов. Иногда это полезно, но явно не обеспечивает наполненную и успешную жизнь.
В 2011 году средний американец ежедневно проводил 2,8 часа перед телевизором. Простой расчет показывает, что это 12 % нашей жизни – и сюда не включено время, потраченное на новомодные устройства вроде смартфонов и планшетных компьютеров. Мы часто смотрим телевизор ради отдыха и ухода от реальности. Ведь просмотр телепередач не составляет труда – достаточно нажимать кнопки для переключения каналов. Иногда это полезно, но явно не обеспечивает наполненную и успешную жизнь.
Некоторые занятия маскируют наше ничегонеделание. Мы можем изображать бурную деятельность, хотя на самом деле стараемся избегать более важных и сложных действий. Это повсеместно. Намного легче и комфортнее сидеть перед монитором, а не совершать более сложные действия вроде «холодных звонков», упражнений или реальной оценки проблем в личных отношениях.
Отдыхать и решать легкие задачи нужно в меру. Если мы постоянно выбираем простые пути, то приговариваем себя к жизни без достижений. Праздность в итоге приводит к отсутствию успехов – и за это мы обязательно заплатим потом. Как сказал писатель Роберт Стивенсон, «каждый рано или поздно оказывается на скамейке последствий».
Поддержание хорошей физической формы приносит дискомфорт. Под лежачий камень большие деньги не притекут. За все достижения мы платим свою цену. Получение желаемых результатов требует самопожертвования. И в первую очередь придется жертвовать собственным комфортом.
Чтобы добиться успеха, нужно распределять время в соответствии с приоритетами. Отдавайте приоритет самым сложным делам, работа над которыми принесет наибольшую выгоду. Необходима целеустремленность. Нужно четко понимать, что для вас важнее всего, а что отвлекает от главного. Следует беречь свое время, делегируя другим ту работу, в которой вы не сильны или которая не помогает вам достичь своей цели. А может быть, что-то делать и вовсе не нужно?
Каждый из нас в чем-то силен или талантлив. У всех есть сильные и слабые стороны. В совокупности они влияют на нашу способность достигать поставленных целей. Многие тратят время и силы на избавление от слабостей. В целом это правильно и полезно. У каждого есть качества, которые стоит улучшить для достижения успеха. Но помните, что слабые стороны редко становятся сильными. Если в работе не проявляются ваши сильные стороны, то вы, возможно, сбились с пути.
Только целенаправленное использование сильных сторон ведет к успеху. Успешные люди работают над ними. Настоящие лидеры идут дальше и развивают уникальные качества: то, в чем абсолютно превосходят окружающих. Но такая работа над собой должна приносить настоящее удовольствие. Ваши уникальные качества (о которых вы можете и не знать) позволят добиться значительных успехов в жизни и принесут много радостных моментов.
Чтобы добиться лучших результатов, следует скоординировать ваши время и действия с сильными сторонами и уникальными качествами. И тогда вы откроете для себя новые горизонты, повысите уровень производительности и удовлетворенности работой.
Чтобы полностью раскрыть свой потенциал, нужно найти время для стратегически важных действий, не обязательно срочных. Они обычно не дают моментальной отдачи, но обязательно окупятся в будущем. Чтобы сосредоточиться на сильных сторонах, необходимо научиться справляться с отвлекающими обстоятельствами и свести количество малоценных действий к минимуму.
«Время действия»
Эффективное использование времени – одна из пяти методик 12-недельного года. В совокупности с четырьмя остальными – созданием видения будущего, планированием, контролем и измерением эффективности – она составляет нашу систему действий.
Все, чего мы достигаем в жизни, происходит во времени. Все важное может быть сделано только при условии, что мы уделяем ему время. Один из «кирпичиков» успеха – способность тратить время только на то, что действительно для нас важно.
«Время действия» – легкая в применении система распределения времени, которая позволяет управлять как бизнесом, так и личной жизнью с помощью главного актива – времени. Готовность применять систему означает желание быть лидером. Если вы сможете целенаправленно использовать свое время, то станете эффективным лидером и быстро добьетесь успеха как в работе, так и в личной жизни.
Как мы уже говорили в главе 7, есть три части времени: стратегическая, буферная и рекреационная. Все они способствуют наиболее эффективному выполнению главных, ключевых действий.
Стратегическая часть составляет три часа и должна быть запланирована как можно раньше, в самом начале недели, чтобы вы смогли внести необходимые изменения, если что-то пойдет не по плану. Это время работы над бизнесом, а не реализации самого процесса. Стратегическая часть должна быть запланирована на то время, когда вы обычно не перегружены работой. Раза в неделю, как правило, вполне достаточно.
Буферная часть предназначена для не самых важных дел и должна длиться от получаса до одного часа 1–2 раза в день. Общая ее длительность зависит от того, сколько времени вам нужно для просмотра электронной почты, ответа на звонки и решения текущих вопросов.
Рекреационная часть предотвращает переработку и дает вам возможность правильно распорядиться свободным временем. Это три часа, которые должны быть запланированы раз в неделю после того, как все остальное уже работает на вас. Рекомендуем планировать свободное время раз в месяц до того момента, пока вы не поймете, что правильно выстроили процесс и сами продуктивно работаете. Возможно, придется добавить и другие категории времени для иных важных действий.
Образец рабочей недели
Чтобы научиться эффективнее распределять свое время, полезно разработать модель высокопродуктивной недели. В рамках упражнения вы создадите образец рабочей недели, распределяя время для самых важных действий. Это позволит вам приблизиться к успеху. Сначала вы создадите образец, который поможет работать наиболее эффективно, а затем внесете корректировки, связанные с текущим графиком.
Создание образца рабочей недели не ставит целью полностью избавиться от «маловажных» действий. Это было бы не совсем правильно. Лучше грамотно организовать время для самых важных действий – тех, которые впоследствии принесут наибольшую отдачу. Если у вас уже есть 12-недельный план, то «самые важные» действия в нем указаны.
Распределите время. Начните со стратегической части, затем выделите буферную, потом перейдите к рекреационной. Укажите и остальные важные действия, которые вы должны совершить в течение недели.
Итак, начнем. Используя шаблон из табл. 17.1, выполните следующие пять шагов:
1. Выделите 15 минут утром в понедельник на рассмотрение результатов предыдущей недели и составление плана на текущую.
2. Запланируйте трехчасовую стратегическую часть.
3. Запланируйте одну-две буферные части на каждый день недели. Первая буферная часть обычно планируется на утро, вторая – на конец рабочего дня (например, 11:00–12:00 и 16:00–17:00), за исключением выходных. Помните, что длительность «буферного» времени зависит от индивидуальных потребностей и рабочей загрузки.
4. Запланируйте рекреационную часть.
5. Добавьте другие важные действия:
а) встречи с клиентами и прочие возможные встречи;
б) регулярные совещания;
в) маркетинг и продажи;
г) планирование;
д) необходимые административные и операционные задачи;
е) подготовка к встрече с клиентами и их обслуживание;
ж) работа над проектами;
з) деловые обеды;
и) индивидуальные тренинги с сотрудниками;
к) решение личных вопросов.
Таблица 17.1
Образец рабочей недели
Вначале вам может показаться, что в неделе очень мало времени. Может, и так. Но если вы сделали упражнение правильно, то заметите, что самые важные действия уже учтены. Запланированные пункты – инструменты для достижения вашей цели и перевода бизнеса на новый уровень. Очень важно, чтобы вы составили работоспособный план на бумаге, перед тем как его выполнять. Если он не будет грамотным на бумаге, то не будет реализуемым на практике.
Все происходит во времени. Если вы не контролируете его, то не сможете управлять результатами. Личная эффективность зависит от целенаправленных действий.
Планирование в соответствии с системой «Время действия»
Ниже даны предложения по планированию эффективного использования стратегической и буферной частей.
Стратегическая часть – образец плана, 3 часа
• Вернитесь к своему видению будущего: 5–10 минут. Оцените прогресс: хорошо ли вы продвигаетесь к поставленной цели?
• Пересмотрите 12-недельный план: 10–15 минут. Изучите оценку своей эффективности, соответствие результатов своим целям. Проверьте результаты еженедельных измерений эффективности, включая параметры действий и результатов. Продуктивно ли вы работаете? Если нет, что нужно изменить на следующей неделе, чтобы повысить результаты?