Наконец, планирование, как и хорошая карта, помогает сосредоточиться на цели. Это очень важно, потому что иначе вас постоянно что-нибудь будет отвлекать и сбивать с курса. План же будет вас возвращать к стратегически важным делам.
12-недельное планирование
Мы не знаем подхода лучше, чем 12-недельное планирование, которое во многом превосходит годовую модель. Не будем упоминать квартальное планирование как производное от годового. В 12-недельном плане каждая неделя самостоятельна и каждые 12 недель вы встречаете новый год, дающий возможность улучшить результаты.
12-недельное планирование существенно отличается от годового в трех важных аспектах. Во-первых, оно более предсказуемо. Чем дальше вы углубляетесь в будущее, тем меньше у вас возможностей что-либо предугадать. В долгосрочных планах предположения накладываются друг на друга. Если вы умеете предсказывать будущее, позвоните – мы с радостью поговорим с вами об акциях, которые когда-нибудь принесут состояние!
Правда в том, что определить ваши ежедневные действия на 11–12 следующих месяцев практически нереально. Именно поэтому годовые планы чаще всего предполагают наличие конкретной цели. Точность прогноза итогов 12-недельного плана намного выше. С большой долей уверенности вы сможете определить, какие действия нужно выполнить в ходе каждой недели – и так в течение всех 12 недель. Таким образом, 12-недельный план может быть ориентирован как на числовые показатели, так и на действия. Он позволяет поддерживать тесную связь между вашим действием сегодня и результатами в будущем.
Во-вторых, 12-недельный план четко сфокусирован. Большинство годовых планов подразумевает многозадачность, поэтому их выполнение под вопросом. Причина многозадачности в том, что вы пытаетесь поместить в них все запланированное на предстоящие 365 дней. И неудивительно, что вы теряетесь и сбиваетесь с курса. Часто вы просто не можете учесть все задачи!
Возможностей всегда больше, чем можно использовать. При 12-недельном планировании можно хорошо выполнить несколько задач, а не распыляться попусту. За 12 недель вы сможете закончить три дела, но они будут для вас самыми важными и вы не будете отвлекаться на мелочи. План позволит сосредоточиться на нескольких основных целях и даст достаточно энергии и сил для своевременных действий.
В-третьих, 12-недельный план имеет принципиально иную структуру. Наш опыт показывает, что большинство планов пишется с негласной целью просто создать хороший план. Часто они помещаются в красивую папку, и на этом их выполнение заканчивается.
Определяем цели
Смысл планирования в том, чтобы помочь вам определить и выполнить те несколько важных задач, которые необходимы для достижения конечной цели. Если планирование не помогает лучше работать, то оно вам не нужно. К сожалению, большинство планов пишется без учета их выполнения. Способность эффективно действовать напрямую зависит от структуры и содержания плана. В грамотном плане не слишком много сложных задач и не слишком мало конкретных деталей, необходимых для их решения. Он должен начинаться с определения конечной цели. Она, в свою очередь, предопределит ваш успех в 12-недельном году. А он уже позволит двигаться вперед к получению желаемого долгосрочного результата.
Если вы не знаете, куда идете, то точно придете не туда, куда хотели.
Йоги БерраКак только вы поставили себе цели на 12 недель, необходимо выбрать тактику действий. Проще всего разбить 12-недельную цель на части. Например, если вы хотите за этот период заработать 10 тыс. долларов и похудеть на 5 кг, то следует отдельно определить тактики получения дохода и потери веса.
Тактика – ежедневные действия, ведущие к цели. Она должна быть конкретной, выполнимой, включать даты выполнения задач и распределять ответственность. Позже мы подробнее расскажем о том, как написать эффективный план.
12-недельный план должен быть построен таким образом, чтобы тактические действия, завершенные вовремя, означали достижение целей. Но нужно помнить: чтобы не упустить из вида долгосрочные цели, надо привести ваш 12-недельный план в соответствие с ними.
12-недельный план – мощный инструмент. Он позволяет сосредоточиться на том, что необходимо здесь и сейчас. Не забывайте, что он не является частью годового плана – это уже годовое мышление, оно осталось в прошлом.
12 недель – достаточно длинный срок для того, чтобы выполнить задуманное, но при этом достаточно короткий, чтобы оставалось ощущение необходимости своевременных действий. Для тех, кто умеет работать, 12-недельный план – пошаговая инструкция, которая не вводит в заблуждение, не позволяет медлить и требует мгновенных действий[8].
Глава 5 Одна неделя – одна задача
Долгосрочные результаты достигаются за счет каждодневных действий. По словам сэра Уильяма Ослера, основателя Школы медицины Джонса Хопкинса, его успех в том, что он просто успевает все вовремя. Он говорит: «Мы планируем наперед, но действуем каждый день». Чтобы добиться успеха, необходимо согласовать ежедневные действия с долгосрочными планами, стратегией и тактикой. В итоге вы получите значительно больше контроля над своими действиями, что намного важнее контроля над результатом. Результаты – следствие ваших действий. Вот почему так важно составлять планы, которые учитывают не только количественные показатели, но и конкретные действия.
Ваши ежедневные действия – лучший инструмент для предсказания будущего.
Ничто не дается просто так, какими бы сильными и страстными ни были ваши мечты. Миром управляют только действия. Как мы уже говорили, видение будущего определяет конечную цель и общее направление движения к ней. Оно дает мотивацию, но само по себе, без действия, это всего лишь мечта. А правильные действия превращают мечту в реальность.
И здесь нас часто поджидает неудача. Да, многие мечтают об улучшениях в жизни. Но этого мало. И не важно, чего вы хотите: зарабатывать больше денег, найти новую работу, встретить друзей, похудеть на несколько килограммов, влюбиться, стать хорошим игроком в гольф, быть хорошим родителем или просто приятным в общении человеком.
Недостаточно одного желания измениться. Нужно работать над ним, причем постоянно и последовательно. Как сказал однажды древнеримский философ Тит Лукреций Кар[9], «вода камень точит». Последовательное решение важных задач, необходимых для достижения цели, – ключ к получению желаемого.
Ваши действия сегодня создают ваше будущее. Хотите заглянуть в него? Изучите свои действия, они его предскажут. Хотите узнать о своем будущем здоровье? Посмотрите, что вы едите и какую физическую форму поддерживаете. Хотите предсказать дальнейшую семейную жизнь? Посмотрите на ваши отношения с супругом(-ой). Хотите предсказать карьеру или будущий доход? Нет ничего проще – проанализируйте, чем вы занимаетесь каждый рабочий день. Ваши действия все расскажут!
Недельный план
Еженедельный план – мощный инструмент, который превращает 12-недельный план в ежедневные и еженедельные действия. Он упорядочивает дела, которые необходимо завершить в течение недели, и помогает сосредоточиться на задачах, стоящих перед вами. Это как игра, которую нужно пройти за неделю. Он помогает не сбиться с пути и не упустить важное. Еженедельный план помогает организовать действия таким образом, чтобы вы контролировали как краткосрочные задачи, так и долгосрочные цели, которые важны для вас. Он обеспечивает сосредоточенность на продуктивной работе каждую минуту и не дает отвлечься.
Еженедельный план – не просто список дел. Он включает важные стратегические действия из 12-недельного плана, которые обязательно должны быть выполнены на этой неделе, чтобы вы достигли конечных целей.
Отправная точка для эффективного еженедельного плана – 12-недельный план. Он содержит описание всех тактических действий, выполнение которых приведет к успешному достижению целей на 12 недель. На каждое тактическое действие отводится одна неделя, и это помогает четко выполнять план, разбивая его на простые ежедневные действия. Еженедельный план – производная от общего 12-недельного, по сути, его 1/12.
Чтобы продуктивно работать с планом, нужно потратить первые 15–20 минут в начале каждой недели на оценку того, что было сделано на предыдущей, и составить план действий на текущую. А в первые 5 минут каждого дня стоит просмотреть еженедельный план, чтобы определить, чем вы будете заниматься сегодня.
12-недельный год помогает почувствовать ценность каждой недели и тем самым поддерживает должный уровень сосредоточенности. Год теперь равен 12 неделям, месяц – неделе, а неделя – дню. Теперь важность и влияние каждого дня очевидны! Еженедельный план мотивирует вас и дает возможность сделать несколько дел очень хорошо, а не сразу много, но с потерей качества. Это залог того, что вы сможете получить максимальную отдачу от своих усилий.
12-недельный год помогает почувствовать ценность каждой недели и тем самым поддерживает должный уровень сосредоточенности. Год теперь равен 12 неделям, месяц – неделе, а неделя – дню. Теперь важность и влияние каждого дня очевидны! Еженедельный план мотивирует вас и дает возможность сделать несколько дел очень хорошо, а не сразу много, но с потерей качества. Это залог того, что вы сможете получить максимальную отдачу от своих усилий.
Еженедельный план помогает отслеживать стратегию, правильно расставлять приоритеты, следить за достижением долгосрочных целей и выполнением краткосрочных задач, а также оценивать ваши действия, привязанные к временным рамкам. Он позволяет сосредоточиться на тех деталях, которые помогут достичь 12-недельных целей. А они, в свою очередь, дадут возможность приблизиться к своему видению будущего. В результате действия и цели совпадают.
Чтобы извлечь пользу из этого инструмента, необходимо всегда иметь его под рукой и работать с ним ежедневно. Каждый день должен начинаться с работы над еженедельным планом. Сверяйтесь с ним несколько раз в день. Если вы запланировали какое-то действие именно на этот день, не уезжайте с работы до тех пор, пока оно не выполнено. Этот подход гарантирует еженедельное выполнение всех важных задач и соблюдение разработанной вами тактики.
На нашем сайте www.12weekyear.com вы найдете образцы еженедельного плана и других инструментов планирования в разделе Achieve! («Достигай!»). Недельный план больше, чем любые другие инструменты, поможет вам правильно выполнять все ежедневные и еженедельные задачи для достижения долгосрочных целей!
Глава 6 Лицом к лицу с правдой
Вы никогда не задумывались, почему спорт так мотивирует? Причем не только игроков, но и зрителей. Вы можете себе представить, как к вам приходят фанаты, чтобы посмотреть на вас в работе, и вдобавок платят за это? Спорт так стимулирует людей далеко не в последнюю очередь благодаря счету в игре.
Счет – основа конкуренции. Мы записываем, оцениваем и ведем статистику, чтобы определить свой успех и найти слабые места, требующие доработки. Во время игры каждый спортсмен, тренер и фанаты точно знают, чего стоит команда. Это помогает улучшить результаты и добиться успеха. Иными словами, подсчет очков дает нам представление о собственной эффективности. Но очень часто в бизнесе не удается вести счет, а без объективной оценки мы не можем быть уверены в своей продуктивности. Как и в спортивных соревнованиях, оценки и измерения необходимы для дальнейшей работы.
В 1960-х промышленный психолог Фредерик Герцберг[11] захотел понять, что мотивирует людей на работе. Проведя масштабное исследование, он обнаружил два важных психологических фактора: достижение и признание. Но мы не согласны: единственная мера достижений – точная оценка, вроде счета в игре. Существует распространенное заблуждение: «ведение счета» вредит самооценке. Но исследования показывают обратное: точное измерение повышает самооценку и уверенность, потому что дает документальное подтверждение прогресса и достижений.
Измерение результатов
Ведение счета – проверка реального состояния дел, контроль над вашими действиями и объективный взгляд на вашу эффективность. Измерение эффективности работы убирает эмоциональную составляющую из процесса оценки и показывает правдивую картину вашей деятельности. Цифры отражают не усилия или намерения, а результаты.
Все мы время от времени пытаемся чем-то объяснить свои слабые результаты, но при точной оценке вынуждены смотреть правде в глаза, даже если она неприятна. Это сложно, но чем раньше мы точно оценим реальность, тем быстрее сможем изменить свои действия, чтобы добиться желаемых результатов. Оценка эффективности требует внимания и незамедлительной корректировки действий, которые повышают вероятность успеха.
В Бога мы верим, остальные пусть предоставят данные.
Эдвардс ДемингИзмерения и оценка помогают работать в нужном направлении. Они четко отражают реальное состояние дел. Вы можете себе представить руководителя крупной корпорации, который не знает цифр, связанных с бизнесом? Мы с вами ничем от него не отличаемся. Как руководителю собственной жизни и бизнеса вам необходимо знать цифры. Измерение дает важную обратную связь, которая поможет принять правильные решения.
Эффективное измерение включает два важных параметра, которые обеспечивают обратную связь, необходимую для принятия правильных решений: рабочие показатели и конечные результаты. Конечные результаты – то, чего вы достигаете, например доходы, уровень продаж, комиссионные выплаты, потерянные килограммы, уровень жира или холестерина. Рабочие показатели – параметры, благодаря которым достигается конечный результат: количество «холодных звонков» в продажах[12] или покупателей, с которыми удалось заключить сделку. Большинство компаний и людей научились измерять конечные результаты, но многие по-прежнему обращают мало внимания на рабочие показатели. Однако система качественных измерений включает в себя оба параметра.
Ваш самый важный рабочий показатель – то, как вы действуете. Контролировать действия всегда проще, чем результат. Он определяется действиями. Их измерение показывает, насколько вы выполнили то, что служит достижению вашей цели.
Помните, что вы создали себе картину своего будущего – конкретное и четкое видение, в котором качество вашей жизни существенно отличается от нынешнего. Затем вы поставили несколько 12-недельных целей, связанных с вашим видением. Для каждой цели определили тактические действия, которые нужно выполнить для ее достижения. Это то, что вы непосредственно контролируете. Знание того, насколько успешно вы выполняете запланированные действия, и есть их измерение.
Умение измерять действия очень важно, потому что оно помогает выявить ошибки и быстро отреагировать на них. В отличие от ожидания результатов, которое может длиться неделями, месяцами и даже годами, измерение действий позволяет получить немедленную обратную связь, чтобы быстро внести необходимые изменения. Оно важно и еще по одной причине. Если вы не достигли цели, то вам нужно знать, почему так произошло – из-за ошибки в плане или неверных действий. Есть разница между этими двумя случаями. Если была ошибка в плане, то вы выбрали неэффективную стратегию или разработали неправильную тактику, а если в действии, то вам не удалось выполнить тактический план.
Более 60 % ошибок происходит в процессе действия, но люди считают, что проблемы связаны с планом, и меняют его. Это неверно: вы не можете знать, плох ли план или вы его не выполняете. Эффективное измерение позволяет определить источник проблемы, чтобы устранить его. В большинстве случаев (за исключением тех, когда вы самый главный руководитель) нет нужды менять план. Обратите внимание: каждое действие обеспечивает немедленную обратную связь. Если оно не приносит ожидаемого результата, то можно внести корректировки в соответствии с рыночными реалиями – но вначале нужно выполнить план. Многие менеджеры вносят изменения в него загодя. На самом деле почти никогда не нужно его менять, кроме тех случаев, когда вы тщательно выполняли все пункты, но он не принес ожидаемого результата. Вы можете создать великолепный план, но не узнаете этого, пока не выполните его.
Правда – единственная надежная опора.
Элизабет Кэди СтэнтонЕсли же вы руководитель и не получаете ожидаемых результатов, то пора вносить корректировки. Физики утверждают, что на каждое действие находится противодействие, – и вот хорошая новость: каждый раз, когда вы действуете, вы что-то производите, и это «что-то» может быть совсем не тем, чего вы ожидали. Но что-нибудь обязательно произойдет. «Что-нибудь» – реакция рынка, а грамотно скорректировать план без нее невозможно. Если вы не знаете, что было сделано и какие тактические действия предприняты, изменения в план будут вноситься наобум.
Еженедельный оценочный лист
Лучший способ измерить свои действия – работать в соответствии с еженедельным планом (производным от 12-недельного) и оценивать количество выполненных действий в процентах. Для 12-недельного плана мы разработали еженедельный оценочный лист. Если вы до сих пор читали внимательно, то помните, что в еженедельный план вы вносите те важные дела, которые должны выполняться еженедельно, чтобы достичь конечной цели. Еженедельный оценочный лист позволяет объективно оценить, насколько хорошо вы выполнили свою работу за неделю. Отметим, что он отображает действия, а не результаты. Вы записываете себе в «плюс» процент успешно выполненных задач, которые были запланированы на отчетную неделю.