Стремитесь к успеху, а не к совершенству. Наш опыт показывает, что успешное решение 85 % задач, содержащихся в еженедельных планах, позволяет так или иначе достичь запланированных целей. Помните, что ваш план содержит только приоритетные задачи. Иными словами, 85 % уже достаточно для успеха!
Должны вас предупредить: оценка действий – занятие не для слабонервных. Обязательно возникнут моменты, когда вы не выполните запланированное и ваш оценочный лист будет выглядеть не очень красиво. Часто люди прекращают работу с планом, потому что у них не хватает смелости посмотреть правде в глаза. Не оценивая своих действий, они начинают отвлекаться на посторонние дела, которые им кажутся «более важными». Но если в году только 12 недель, то спрятаться негде. Отлично видно, когда вы работаете, а когда нет. Все мы время от времени трудимся через силу – это жизнь. Система 12 недель показывает, что вы не действуете, и это неприятно, но нужно для того, чтобы вы раскрыли свой потенциал. Мы называем это производительным напряжением, основанным на дискомфорте.
Производительное напряжение – неприятное ощущение, которое возникает, когда вы не делаете необходимого и знаете об этом. Наша естественная реакция на дискомфорт – избавиться от него. Для этого есть два пути. Простейший – перестать пользоваться методикой, о которой мы рассказываем, и не замечать очевидных промахов. Обычно это проявляется в виде пассивного сопротивления: вы откладываете оценочный лист на неделю, потом еще на неделю и говорите себе, что заполните его позже. Но «позже» не наступает никогда.
Другой путь – использовать производительное напряжение, чтобы ускорить перемены. Люди, которые способны развиваться, воспринимают дискомфорт как импульс для работы над собой. Если вы решили, что не пойдете на поводу у обстоятельств, то производительное напряжение неизбежно заставит вас действовать согласно плану. Вы будете двигаться дальше и выполнять все, что было задумано.
Даже выполняя 65–70 % своего еженедельного плана, вы будете успешны, если останетесь в игре. Вы не раскроете свой потенциал полностью, но все будет в порядке. Однако важно помнить, что этот процесс был задуман не для того, чтобы вы достигли «совершенства», а для того, чтобы вы с каждым разом действовали лучше и лучше.
Оценка – двигатель рабочего процесса. Эффективное измерение важно, если вы хотите научиться хорошо действовать и раскрыть свой потенциал. Определите ключевые параметры – рабочие показатели и конечные результаты – и, главное, измеряйте эффективность собственных действий. Не бойтесь оценить свою работу!
Глава 7 Сохраняйте целеустремленность
Все, чего вы хотите добиться, требует времени, а когда вы захотите улучшить свои результаты, то столкнетесь с тем, что оно не бесконечно. Оно уходит.
Даже в век стремительных инноваций и технического прогресса время, даже больше чем другие ресурсы, становится преградой на пути к нашим достижениям. Когда мы спрашиваем своих клиентов о том, что им мешает добиться большего, то часто слышим ответ о нехватке времени. Но именно его мы чаще всего теряем. Исследование, проведенное несколько лет назад порталом Salary.com, показало, что в среднем человек тратит впустую около двух часов в течение каждого рабочего дня!
Важность «да» и «нет»
Если вы не задумываетесь, как тратите свое время, то достижение результатов становится делом случая. Утверждение, будто мы контролируем наши действия, а не их результаты, верно, но не забывайте, что результат – прямое следствие действий. Значит, выбирая ежедневные действия, мы неизбежно определяем свою дальнейшую судьбу.
Время бесценно, но многие каждый день занимаются тем, что им кажется нужным. Удовлетворяют возникающие потребности, не задумываясь об относительной ценности своих действий. Это обратная сторона медали: день начинает контролировать вас и мешает правильно распоряжаться своим временем.
Чтобы реализовать свой потенциал, нужно научиться правильно распределять время. Жизнь с четкими намерениями идет вразрез с естественной привычкой плыть по течению, потому что она требует сосредоточенности на приоритетах и сознательного выбора действий, соответствующих вашим целям и видению будущего.
Когда вы проводите время с пользой, то всегда знаете, когда сказать «да», а когда «нет». И даже можете понять, когда тратите свое время впустую или занимаетесь второстепенными делами вместо более важных, но менее «комфортных». Когда вы используете время целенаправленно, вы реже его теряете и тратите на решение более важных задач, но тут нужны дисциплина и правильное ежедневное и еженедельное планирование. Лучше всего использовать 12-недельный план, который поможет организовать вашу работу так, чтобы вы ставили себе ежедневные задачи, а не окружение распоряжалось вашим временем. Целеустремленность – ваше секретное оружие в борьбе с бездарно потраченным временем и посредственными результатами.
Недостаточно быть все время занятым – муравьи тоже всегда заняты. Вопрос в том, чем мы занимаемся.
Генри ТороРаспределение времени
Бенджамин Франклин говорил: «Если мы позаботимся о минутах, годы сами о себе позаботятся». Мудрые слова. Но проблема в том, что в течение дня постоянно происходят неожиданные события, и мы тратим на них свои ценные минуты.
Попытки сократить эти перерывы обычно неудачны – это чуть ли не сложнее, чем выполнение самих незапланированных дел. Мы считаем, что ключ к успеху в целенаправленном использовании времени – не попытки сокращения незапланированных перерывов, а еженедельное распределение времени, посвященного стратегически важным задачам. Мы называем его «временем действия» и считаем этот подход одним из самых эффективных. «Время действия» – техника распределения времени, которая позволяет вернуть контроль над его использованием и повысить личную производительность в течение дня.
Методика включает три основных компонента: стратегическую, буферную и рекреационную части.
Стратегическая часть: три часа подряд, которые запланированы на каждую неделю. В это время вы не отвечаете на звонки, не принимаете факсы, не читаете электронную почту, не встречаете посетителей – не отвлекаетесь ни на что. Вы полностью сосредоточены на запланированных задачах, касающихся стратегии и заработка.
Стратегическая часть позволяет вам сосредоточиться на умственных и творческих действиях для достижения прорыва. Вы, возможно, удивитесь качеству и производительности, которых добьетесь таким путем. Для большинства людей этого времени в течение недели будет достаточно.
Буферная часть: посвящена незапланированным и менее важным делам, например ответам на большинство электронных писем и звонков, которые неизбежно появляются в течение рабочего дня. Нет ничего более непродуктивного и отвлекающего, чем работа, во время которой вы отвлекаетесь на посторонние дела. Но у всех бывают дни, когда мы тратим почти все свое время на незапланированные действия.
Некоторым достаточно 30 минут в день, другие могут потратить пару часов на не слишком важные дела. Задача буферной части – выполнять малозначительные дела в одно время, сразу и тем самым взять под контроль остаток своего времени в этот день.
Рекреационная часть: один из ключевых факторов снижения эффективности – отсутствие свободного времени. Очень часто предприниматели и профессионалы в различных областях сталкиваются с тем, что проводят слишком много времени на работе и тратят все больше сил на выполнение задач – и это убивает энергию и энтузиазм. Для достижения лучших результатов часто необходимо не больше работать, а, наоборот, проводить какое-то время вдали от дел. Не случайно есть поговорка: «От работы кони дохнут». Если мы не умеем отдыхать, то не можем эффективно работать.
В норме рекреационная часть должна занимать как минимум три часа, и в это время вы не работаете. Его следует потратить на восстановление и отдых, чтобы вернуться к работе полными сил и энергии.
Если вы не контролируете свое время, вы не контролируете результаты своей работы.
Время действия включает не только стратегическую, буферную и рекреационную части. Чем лучше будут ваши ежедневные и еженедельные планы, тем более эффективной станет работа. Лучше всего попробовать создать картину идеальной недели.
Концепция идеальной недели заключается в планировании на бумаге всех основных задач, обычно возникающих в течение недели, и правильной организации их решения. Это обеспечит большую продуктивность. Если вы не сможете описать эти задачи на бумаге, то не решите их в жизни – а стратегическое планирование, возможно, заставит вас выбирать, как тратить собственное время.
По возможности во время планирования «идеальной недели» постарайтесь использовать для однотипных задач одно и то же время и один и тот же день недели.
Решите, когда вы работаете лучше всего. Вы «жаворонок» или «сова»? Планируйте самые важные дела на то время, когда вы в лучшей форме. О создании стандартного еженедельного плана подробно рассказано в главе 17.
Многим нашим клиентам методика «Время действия» принесла мгновенные положительные результаты. Контроль даже нескольких часов в течение недели дает потрясающий эффект. Научитесь использовать время целенаправленно, и вы не только добьетесь значительных изменений, но и почувствуете контроль над временем, снизите уровень стресса и станете увереннее в себе[13].
Глава 8 Ответственность – ваш свободный выбор
Значение ответственности, возможно, больше всего недооценивается как в бизнесе, так и в жизни. Многие связывают это понятие с дурным поведением, плохой работой и негативными последствиями. Например, если спортсмен делает что-то в нарушение правил команды, то председатель спортивного комитета может публично заявить о его ответственности, а затем наложить штраф или дисквалифицировать. Неудивительно, что большинство людей воспринимает ответственность негативно.
Последнее свободное действие, после которого другие свободные действия невозможны, – признание того, что у нас нет свободы.
Питер КостенбаумЛюди часто возлагают ответственность на других – особенно в бизнесе. Вы нередко слышите от руководства что-то вроде: «Пусть они несут ответственность». Мы даже слышали от некоторых людей, которые хотели улучшить свою работу, такие слова: «Нужно, чтобы кто-то заставил меня взять на себя ответственность». Подобные утверждения отражают неправильное понимание предмета, будто ответственность – то, что может и должно возлагаться на кого-то. Но это не «ответственность», а последствия. На самом деле невозможно возложить ее на кого бы то ни было. Что касается того, чтобы «взять ответственность», скажу так: вы можете взять ребенка на руки или сумку с продуктами, но не можете попросить кого-то «взять» ответственность.
Ответственность – не последствия, а актив. Это характерная черта, жизненная позиция, желание отвечать за свои поступки и их результаты, невзирая на обстоятельства. В книге «Свобода и ответственность на работе: философский взгляд на реальные события»[14] Питер Костенбаум и Питер Блок рассуждают так:
Мы не в полной мере понимаем, что такое ответственность. Мы думаем, что люди хотят уйти от нее. Мы уверены в том, что ответственность – что-то, что возлагается на нас. Мы возлагаем ответственность на других людей и для этого разрабатываем целые схемы поощрений и наказаний. Эти убеждения настолько доминируют в нашей культуре, что считаются практически истиной, хотя на самом деле именно они уводят нас в сторону от того, чего мы на самом деле хотим.
Сама природа ответственности заключается в понимании того, что все мы имеем свободу выбора. Она лежит в основе ответственности.
Ответственность – осознание того, что у вас всегда есть выбор: в нашей жизни нет слова должен. «Вы должны» значит, что вы не хотите этого делать, но делаете, потому что «так надо». На самом деле никто никому ничего не должен. Все свои действия мы выбираем сами. Даже когда вы вынуждены подчиняться, у вас все равно имеется выбор, но есть огромное различие между «я выбираю» и «я должен». Если позиция «должен» означает бремя, отсутствие свободы и как минимум не очень хорошие результаты, то осознание выбора подразумевает совершенно иное развитие событий. Если вы выбираете что-то, то можете приложить все свои силы и добиться успеха. Это абсолютно другое состояние духа. Вы выбираете свои действия, их результаты и последствия.
Ответственность – не последствия. Это свободный выбор.
Все мы привыкли ждать, что улучшения придут извне. Мы ждем подъема экономики, снижения стоимости недвижимости, выпуска нового продукта, более выгодных цен, больших вложений в рекламу. Легко стать жертвой внешних обстоятельств, тратить время и силы на надежды и фантазии о том, как бы наша жизнь изменилась, если бы поменялся мир. И мы верим, что «изменение мира» может стать ключом к улучшению наших достижений. А правда в том, что нельзя контролировать внешние обстоятельства. Единственное, что вы можете контролировать, – собственные мысли и поступки. Но этого достаточно, если (и это очень важно!) вы их полностью контролируете.
Не думайте, что мы хотим убедить вас, будто ответственность, как мы ее здесь описали, – пассивное состояние. Наоборот. Настоящая ответственность в полной мере отражает реальность, заставляет делать выбор и отвечать за его последствия. Она дает силы для действий, но нужно смотреть правде в глаза и верно оценивать ситуацию.
Ощущение своей ответственности и готовность принять ее определяют все ваши действия: от построения личных отношений до эффективной работы. Как только вы поймете, что истинная ответственность – ваш выбор и вы его полностью контролируете, все сразу изменится. От сопротивления вы перейдете к действиям, вместо ограничений увидите возможности, а средние результаты уступят место выдающимся достижениям.
В конце концов, отвечаете вы по большому счету только перед собой. И определяете рамки ответственности тоже вы. И чтобы стать успешным, вы должны развивать в себе честность по отношению к себе и смелость самостоятельно мыслить, действовать и получать результаты.
Глава 9 Заинтересованность и обещания
Обещания – важная часть 12-недельного года. Способность давать и выполнять их повышает результаты, способствует укреплению доверия и помогает сплотить команду. Увы, многие из нас избегают выполнения своих обещаний. Хуже того, мы часто их нарушаем, когда не справляемся с какой-то задачей. Чтобы полностью раскрыть свой внутренний потенциал, мы должны научиться сдерживать обещания, которые даем.
Обещание – это действие, а не слово.
Жан-Поль СартрВспомним старую притчу об обещании. Курица и свинья решили приготовить завтрак. Курица принесла яйцо и тем самым формально отделалась от обещания. Свинья же принесла бекон – она выполнила обещание. Смешно, но эта история рисует выполнение обещания в темных красках. На самом деле оно помогает обеим сторонам улучшить отношения, укрепить взаимодействие и повысить уверенность в себе. Принятие на себя обязательств и выполнение обещанного – мощный инструмент самоконтроля, и очень часто он может изменить вашу жизнь.
Скорее всего, вы вспомните какой-нибудь случай, когда вам нужно было сделать что-то очень желанное, любым путем. Одно из таких обещаний я дал своему отцу и помню это как сейчас[15]. Были летние каникулы после первого года в колледже. Мы работали в саду, разговаривали, и мне очень скоро стало понятно: у нас совершенно разные представления о том, что меня ждет дальше.
Проблема заключалась в том, что я оказался в числе неуспевающих, и отец сказал, что не будет оплачивать мое обучение, если я не исправлю оценки. Я почувствовал себя ужасно и пообещал себе и отцу, что исправлюсь, когда вернусь в колледж осенью, и всегда буду учиться на «отлично». А он добавил, что если я получу только отличные оценки, то он даст мне 500 долларов, а если нет, то я буду должен ему ту же сумму.
Когда я вернулся осенью в колледж, то стал усердно заниматься по всем предметам, посещал все занятия, все аккуратно записывал, читал учебники, делал домашние задания, перестал тусоваться с друзьями – забыл обо всем, кроме учебы. Я стал круглым отличником. Те 500 долларов уже давно стали историей, но мое обещание полностью изменило жизнь. Я попал в список лучших и никогда больше не получал плохих оценок.
Моя история – прекрасный пример сдержанного обещания. Это личное обязательство. Сдержать слово – значит укрепить доверие и улучшить отношения с окружающими. А сдержать слово, данное себе, – значит укрепить свой характер, начать уважать самого себя и добиться успеха.
Если нет обязательств – остаются только обещания и надежды, но планов нет.
Питер ДрукерМне нравится определение обещания из American Heritage Dictionary (4-е издание)[16]: «эмоциональное и интеллектуальное состояние индивида, вызывающее его обязанность принять участие в…» С этой точки зрения обещание – сознательный выбор действия, направленного на получение желаемого результата.
Мы все интуитивно знаем, что способность сдерживать обещания – основа эффективной работы и достижения высоких результатов. Но многие никогда не могут выполнить обещанное. Когда возникают трудности, мы находим причины, почему не можем сдержать слово, и переключаемся на другое. Часто наша заинтересованность исчезает, когда ситуация усложняется. И здесь очень важно понимать различие между заинтересованностью и обещанием. Если вы в чем-то заинтересованы, то будете это делать до тех пор, пока вам позволяют обстоятельства. Но если вы дали обещание, то не должно быть никаких отговорок. Только результаты.