1С: Бухгалтерия 8 с нуля. 100 уроков для начинающих - Алексей Гладкий 11 стр.

На рис. 3.11 показана печатная форма журнала бухгалтерских проводок, созданная в табличном формате.

Чтобы отправить документ на печать, нужно выполнить команду главного меню Файл | Печать или нажать комбинацию клавиш <Ctrl>+<P>.

Урок № 32. Журнал операций

Любая хозяйственная операция, связанная с деятельностью предприятия, подлежит обязательному отражению в учете. В программе ”1С Бухгалтерия 8” ввод хозяйственных операций возможен одним из трех перечисленных способов:

• при формировании соответствующих первичных документов (платежное поручение, кассовый ордер, документ на приход или расход товарно-материальных ценностей и др.);

• с использованием типовой операции (перечень типовых операций формируется в справочнике типовых операций). Впоследствии одну и ту же типовую операцию, представляющую собой своеобразный шаблон, можно использовать для отражения в учете разных, но однотипных хозяйственных операций;

• вручную, без привязки к конкретному документу (так оформляются, например, бухгалтерские справки).

Независимо от вида и способа формирования, все без исключения хозяйственные операции содержатся в журнале операций, который представляет собой удобный инструмент для их просмотра, редактирования и вывода на печать.

Чтобы открыть журнал операций, нужно выполнить команду главного меню Операции | Журнал операций, либо в панели функций на вкладке Предприятие щелкнуть мышью на ссылке Журнал операций. В любом случае на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.12.

Рис. 3.12. Журнал операций

Окно состоит из двух частей. В верхней его части представлен перечень имеющихся в системе хозяйственных операций. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается следующая информация:

• признак проведенной/непроведенной операции;

• дата и время ее формирования;

• номер документа, на основании которого сформирована операция;

• вид документа, на основании которого сформирована операция;

• наименование организации, к которой относится данная операция;

• контрагент по документу, на основании которого сформирована операция.

Если операция сформирована вручную (чуть позже мы научимся это делать), то для нее в поле Вид документа отображается значение Операция (бухгалтерский и налоговый учет). Дело в том, что сама по себе операция в системе ”1С Бухгалтерия 8” может выступать в роли отдельного документа (как, например, платежное поручение), что и происходит, когда она создается не на основе другого документа, а вручную.

Что касается нижней части окна, то в ней отображаются бухгалтерские проводки по той операции, на которой установлен курсор в верхней части окна. Причем проводки бухгалтерского учета отображаются на вкладке Бухгалтерский учет, а проводки налогового учета – на вкладке Налоговый учет.

В верхней части окна находится параметр, с помощью которого можно установить фильтр по организации на отображаемые в окне операции. Для этого рядом с полем Организация нужно установить флажок, после чего из расположенного справа раскрывающегося списка выбрать наименование организации, операции которой должны попасть в список.

Добавлять операции в журнал операций вы можете как на основании документов, так и вручную (когда документом будет являться сама операция). Рассмотрим оба возможных варианта.

При добавлении операции на основании документа необходимо сформировать сам этот документ, после чего соответствующая операция будет добавлена в журнал операций автоматически. Для этого нужно выполнить команду Действия | Добавить или нажать клавишу <Insert>, в результате чего на экране отобразится окно выбора документа (рис. 3.13).

В окне нужно выделить требуемый документ щелчком мыши и нажать кнопку ОК. Если для выбранного документа в системе предусмотрено несколько видов операций (такими документами являются, например, платежные поручения, кассовые ордера и др.), то после этого на экране отобразится окно выбора операции по данному документу (более подробно о видах операций мы поговорим позже). После выбора вида операции на экране появится окно ввода соответствующего документа. Если же для документа не предусмотрен выбор операции, то окно его ввода откроется сразу после того, как он будет выбран в списке (см. рис. 3.13).

Интерфейсы ввода и редактирования документов мы подробно рассмотрим при прохождении соответствующих уроков, поэтому здесь на них останавливаться не будем.

Если же операция добавляется вручную, то в журнале операций нужно выполнить команду Действия | Добавить операцию либо в инструментальной панели нажать кнопку Добавить операцию. В результате на экране откроется окно вода и редактирования операции, изображенное на рис. 3.14.

В этом окне выполняются все действия по вводу и редактированию операции (для перехода в режим редактирования следует выделить операцию в списке щелчком мыши и выполнить команду Действия | Изменить или нажать клавишу <F2>). Для этого определяются значения следующих параметров:

• Номер . Здесь вводится номер операции, с помощью которого ее можно впоследствии идентифицировать. Значение данного поля формируется программой автоматически при записи операции с помощью кнопки Записать или команды Действия | Записать, но это значение можно отредактировать по своему усмотрению (предварительно нужно включить режим редактирования номера с помощью команды Действия | Редактировать номер);

• от . Здесь указывается дата и время ввода операции. В момент создания операции значение данного поля формируется программой автоматически – в нем отображается рабочая дата (о том, что представляет собой рабочая дата, мы говорили на уроке № 9 "Предварительная настройка программы"). После того как операция записана с помощью кнопки Записать, к рабочей дате добавляется время ее записи. И дату, и время при необходимости можно изменить вручную;

• Организация . В этом поле вводится наименование организации, от имени которой создается данная операция. Значение поля выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций;

• Типовая операция . Поле заполняется в том случае, если текущую операцию необходимо создать на основании типовой операции. Значение данного поля выбирается в окне справочника типовых операций, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. После выбора типовой операции будут автоматически сформированы бухгалтерские проводки и заполнены другие реквизиты окна;

• Сформировать проводки . Кнопка предназначена для переформирования бухгалтерских проводок по данной операции. Это бывает необходимо, например, если данная операция была создана на основании типовой операции, но после этого бухгалтерские проводки были отредактированы вручную, а также в иных случаях. Подобные изменения вступают в силу только после нажатия кнопки Сформировать проводки;

• Содержание . В данном поле с клавиатуры вводится содержание текущей операции. Это может быть произвольная информация, кратко отражающая суть данной операции (например, Предоплата за материалы, Возврат задолженности и т. д.);

• Сумма операции . Здесь указывается полная сумма текущей операции. Это значение нигде по конфигурации не проводится и носит исключительно информационный характер. Отражение в учете и отчетности находят только суммы бухгалтерских проводок. Пример: первая проводка операции составлена на сумму 10 000 рублей (приход товаров от поставщика), вторая проводка на сумму 1800 рублей (НДС по поступившим ценностям). Эти две суммы будут соответствующим образом отражены в учете и отчетности, а общая сумма операции (11 800) лишь справочно показывает общую сумму сделки в поле Сумма операции.

Центральная часть окна предназначена для формирования бухгалтерских проводок по текущей операции. Она состоит из двух вкладок: Бухгалтерский учет и Налоговый учет, порядок работы на которых идентичен.

Над списком проводок расположена инструментальная панель, предназначенная для работы с этим списком. Для формирования новой проводки нужно выполнить команду Действия | Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели (можно воспользоваться и клавишей <Insert>). Новую проводку можно также создать путем копирования текущей проводки. Для этого предназначена команда Действия | Скопировать, которая вызывается также нажатием клавиши <F9>.

При выполнении любого из перечисленных действий в списке проводок будет создана новая позиция, которой автоматически присвоится порядковый номер. Счета по дебету и кредиту проводки выбираются в окне списка счетов бухгалтерского учета, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.

При выполнении любого из перечисленных действий в списке проводок будет создана новая позиция, которой автоматически присвоится порядковый номер. Счета по дебету и кредиту проводки выбираются в окне списка счетов бухгалтерского учета, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.

Значение субконто счетов по дебету и по кредиту выбирается из соответствующих справочников. Окно справочника также выводится на экран с помощью кнопки выбора. Как уже отмечалось ранее, в программе реализована возможность ведения трех уровней субконто по каждому счету.

Значение поля Количество можно ввести только для тех счетов, в настройках которых установлен признак количественного учета. Чаще всего это счета, предназначенные для учета товарноматериальных ценностей. Например, если создается бухгалтерская проводка на сумму полученных от поставщика материалов, то можно указать точное количество поступивших товарноматериальных ценностей.

Поле Валюта доступно для редактирования только для счетов, в настройках которых установлен признак валютного учета. В данном поле указывается наименование валюты. Значение поля выбирается в окне справочника валют (открывается на экране с помощью кнопки выбора).

В поле Валютная сумма вводится валютная сумма в той валюте, которая выбрана в поле Валюта. Данное поле также доступно для редактирования только для тех счетов, в настройках которых установлен признак валютного учета.

В поле Сумма вводится сумма текущей бухгалтерской проводки. При формировании проводок с помощью типовой операции поле может быть заполнено автоматически.

В поле Содержание с клавиатуры вводится краткое содержание текущей бухгалтерской проводки. Данное поле также может быть заполнено автоматически в случае формирования текущей проводки на основании типовой операции.

Для изменения порядка следования проводок в списке следует использовать кнопки со стрелками. Эти кнопки находятся в инструментальной панели, которая расположена над списком проводок.

В нижней части окна (под списком проводок) расположено поле Комментарий, там при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данной операции.

В инструментальной панели окна редактирования операции находится кнопка Перейти. При нажатии этой кнопки открывается меню, с помощью команд которого вы можете быстро перейти в другие режимы работы программы (например, открыть журнал бухгалтерских проводок и др.).

Завершается процесс ввода и редактирования операции нажатием кнопки ОК или Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Как мы уже отмечали, ввод операций вручную может использоваться для формирования бухгалтерских справок. Для распечатки документа нужно нажать внизу окна кнопку Бухгалтерская справка. Печатная форма документа показана на рис. 3.15.

Рис. 3.15. Печатная форма документа Бухгалтерская справка

Чтобы распечатать документ, выполните команду главного меню Файл | Печать или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<P>.

Глава 4 Учет кассовых операций

Все операции с наличными деньгами должны проводиться через кассу предприятия. В этой главе мы узнаем, как в программе ”1С:Бухгалтерия 8” осуществляется учет приходных и расходных кассовых операций.

Урок № 33. Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер – это первичный учетный документ, отражающий факт поступления в кассу предприятия наличных денежных средств.

Для перехода в режим работы с приходными кассовыми ордерами следует выполнить команду главного меню Касса | Приходный кассовый ордер (либо в панели функций на вкладке Касса щелкнуть мышью на ссылке Приходный кассовый ордер). В результате выполнения любого из этих действий на экране отобразится окно, которое показано на рис. 4.1.

Рис. 4.1. Окно списка приходных кассовых ордеров

В этом окне содержится перечень сформированных ранее документов. В крайней слева колонке отображается признак проведенного документа (галочка). На нашем рисунке первый документ в списке является проведенным, а второй – нет.

В остальных колонках окна для каждой позиции списка показывается следующая информация:

• дата и время формирования документа;

• номер документа;

• вид операции (например, Оплата от покупателя);

• сумма по документу;

• валюта документа;

• контрагент по документу (т. е. от кого поступают денежные средства);

• наименование организации, от имени которой оформляется документ (обычно – от собственной организации);

• имя пользователя, ответственного за оформление данного документа;

• произвольный комментарий (например, в счет оплаты просроченной задолженности и т. п.).

Чтобы ввести новый приходный кассовый ордер, нужно выполнить команду Действия | Добавить или нажать клавишу <Insert> (также для этого можно воспользоваться аналогичной командой контекстного меню или соответствующей кнопкой инструментальной панели). При этом на экране откроется окно выбора вида операции, изображенное на рис. 4.2.

В этом окне нужно щелчком мыши выбрать вид операции, которая будет отражена в создаваемом документе, и нажать кнопку ОК. Отметим, что содержимое окна приходного кассового ордера, которое после этого отобразится на экране, зависит от выбранного вида операции. На рис. 4.3 показано окно, соответствующее виду операции Оплата от покупателя.

Даже после открытия документа вы можете изменить по нему вид операции. Для этого достаточно выбрать соответствующую команду в меню Операция.

В верхней части окна присваиваются основные параметры, по которым впоследствии можно идентифицировать данный документ.

В поле от указываются дата и время ввода документа. В момент создания документа значение данного поля формируется программой автоматически – в нем отображается рабочая дата (о том, что представляет собой рабочая дата, мы говорили на уроке № 9 "Предварительная настройка программы"). После того как документ записан с помощью кнопки Записать, к рабочей дате добавляется время записи документа. Отметим, что значение поля от при необходимости можно отредактировать вручную.

В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбирается наименование организации, от имени которой оформляется данный документ. По умолчанию в данном поле отображается название организации, которая в справочнике организаций была выбрана в качестве основной (подробнее см. урок № 11 "Справочник организаций ").

Если данный документ необходимо отразить не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете, то нужно установить флажок Отразить в налог. учете.

В поле Сумма с клавиатуры или с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора, следует ввести сумму по данному документу. Значение данного поля может быть сформировано автоматически – когда кассовый ордер формируется на основании какого-либо другого документа.