И, в-третьих, важно управлять каналами связи. Будем реалистами: есть должности и ситуации, не позволяющие полностью отключиться от работы. Но никто не мешает вам заранее определить с коллегами и руководством точно определенные моменты времени, когда вы будете на связи. Например, каждые понедельник, среду и пятницу с 11.00 до 12.00 вы проверяете почту и открыты для входящих телефонных звонков.
Полезно также использовать два мобильных телефона – основной, известный клиентам и партнерам, переключить на офис или своего заместителя, а в отпуске пользоваться резервным, известным только самым близким родственникам и двум-трем ключевым коллегам. Это удобно и с точки зрения экономии денег в роуминге.
Вспоминаю, как я впервые оценил преимущества таких жестких моментов связи. Это произошло во время первой в моей жизни командировки во Владивосток. «Канал общения» с Москвой был очень узок – один-два часа вечером, когда во Владивостоке рабочий день уже заканчивается, а в Москве только начинается. Именно в это время я созванивался с офисом, отрабатывал вопросы, накопившиеся за предыдущий день, а затем переключал мобильный телефон на офис и спокойно отправлялся на вечерний отдых. Кстати, был сентябрь, Владивосток в это время – чудесный тихоокеанский курорт с теплым морем, вкуснейшими морепродуктами и прочими радостями жизни. Весь вечер и всю ночь, пока я отдыхал, мои коллеги в офисе накапливали входящие звонки на мой мобильный телефон, срочные вопросы задавали мне по электронной почте (я проверял ее утром по владивостокскому времени), а несрочные оставляли до «созвона» на следующий день. Неделя работы в таком режиме совершенно не повредила компании, хотя «окно общения» с Москвой составляло у меня максимум 30–40 минут каждый день.
Опыт подписчиков блога glebarhangelsky.livejournal.com
Vladzilla: Многим людям достаточно просто сообщить, что вы уезжаете отдыхать, и они чудесным образом начинают делать все сами, без вашей помощи ☺.
Что касается подготовки: 1. Подробнейшие инструкции (в письменном виде!) для ключевых замещающих лиц, а также для тех, с кем постоянно общаюсь по рабочим вопросам.
2. Зная слабые (проблемные) места, нужно сделать в них некий запас прочности. Например, случались периоды, когда у меня были финансовые перебои. Проще до отпуска найти резервную сумму и организовать доступ к ней на случай острой нужды, нежели пытаться найти ее с пляжа за тысячи километров.
3. Электронная почта проверяется один-два раза в день, начиная с третьего дня. Первые два-три дня вообще не тянет. Телефон – только на случай экстренных проблем.
Vorobiev: Увлекаюсь яхтингом. Соответственно, все рабочие вопросы/инструкции и т. д. надо подготовить заранее, расчистив себе пару недель. В океане сотовой связи нет, а спутник неоправданно дорог.
Lispavel: Я обнаружил у себя удивительную особенность. Если отдых хороший и мне нравится, то мой мозг сам выкидывает вообще все мысли о работе, но если «кисловат», меня всегда тянет к вай-фаю и мобильнику. Так что здесь важен еще один совет. Делайте отдых интересным и наполненным.
ПрактикаУстановите «правила на время отпуска»Заранее обговорите с подчиненными/коллегами/руководителем правила и договоренности на время вашего отпуска. Воспользуйтесь этим шаблоном:
1. Каналы связи. В какое время, в какой форме и по каким вопросам вы будете (и не будете!) на связи.
2. Замещение. По каким вопросам, кто, на основе какой информации и инструкций может вас замещать.
3. Ресурсы. Какие дополнительные ресурсы вам необходимо оставить замещающим людям (подчиненному, коллегам) – деньги, логины/пароли, контактные телефоны, ключи к системе «Банк-Клиент», подписанные чистые бланки и т. п.
Правило 2 Предупреждайте «стратегическую усталость»
Консультируя предпринимателей и топ-менеджеров, я иногда сталкиваюсь с явлением, которое хочется назвать «стратегической усталостью». Симптомы: «Просыпаюсь утром – жить не хочется»; «Продать бы бизнес и отдохнуть как следует под пальмой»; «От семьи тошнит, поэтому и на работе задерживаюсь, а не от нехватки тайм-менеджмента»; «Будущего у страны нет, пора валить, может, детям повезет больше» и т. д. Короче говоря, «сожгу осиное гнездо» и спляшу на обломках, вне себя от счастья.
Анекдот. ру. Едет человек в троллейбусе. Раннее утро, холодно, неуютно, тесно в толпе… Думает: «Жизнь – г… Жена – дура полная, надо ж было на такой жениться… Сын – бездельник, лоботряс, балбес, двоечник… Работа отвратительная, шеф – идиот…»
За спиной у человека ангел-хранитель с блокнотиком, вздыхает: «Что ж такое, из года в год одно и то же. Ну ладно, желание клиента – закон, записываю: жизнь – г…, жена – дура, сын – балбес, работа отвратительная, шеф – идиот…»
У такого состояния, конечно, могут быть разные причины. Часто оно объясняется несоответствием того, как человек тратит время, его жизненным целям и ценностям. Напомню, я определяю тайм-менеджмент как «технологию, помогающую невосполнимое время жизни потратить в соответствии с личными целями и ценностями». А иногда в основе «стратегической усталости» лежат чисто психологические причины.
ma_tesse: Если цель навязана извне модными журналами – так оно и происходит. А я видела фаната, влюбленного в свой экскаваторный завод. Работает там уже лет 20. Глаза горят. Энергии – на два города хватит.
Но, как я неоднократно наблюдал, одна из причин «стратегической усталости» – это усталость, которую можно назвать «технической» или «тактической». Перечислю лишь некоторые ее причины.
♦ Недостаточное восстановление после энергоистощающих событий – жестких переговоров, тяжелых командировок.
♦ Неправильный и недостаточный сон.
♦ Избыточное количество алкоголя как способ «отдыха».
♦ Отсутствие качественного эмоционального переключения – походов в консерваторию, на каток, в театр…
♦ Недостаточное физическое восстановление, отсутствие таких сценариев, как спорт, баня, массаж и т. д.
Таким образом, первым шагом к преодолению, а главное, предупреждению «стратегической усталости» становится устранение «технической». Инвестировать сколько-то часов или недель в борьбу с ней оказывается очень рентабельным проектом. Эти вложения времени помогают снизить риски «стратегической усталости», поскольку именно она бывает причиной различных разрушительных радикальных жизненных шагов в духе «а гори оно все огнем».
mniauff: Я – топ-менеджер, и у меня «стратегическая усталость». Причем целый коктейль: с одной стороны, разбираюсь, в чем несоответствие того, чем я в большей степени занимаюсь, с моими жизненными целями (ищу баланс), с другой стороны – так много было энергозатратных событий в прошлом, кризисном, году, вызвавших «техническую усталость»…
Реально новый год начала с того, что изучаю, что такое качественный отдых, и потихоньку учусь, внедряю это как привычку. А «стратегическая усталость» выражается в желании бросить текущий бизнес и уйти работать продавцом в книжном магазине. Идет постоянное пережевывание того, чем не нравится текущая работа, забываю про все ее преимущества и радости, т. е. реально картинка представляется в черном цвете. Плюс на физическом уровне тоже проявилось – заболела серьезно, уж месяц хвораю. Но я уже сейчас понимаю, с какой улыбкой буду вспоминать это время в будущем, когда все наладится и эта точка невозврата станет точкой старта для чего-то нового и важного в моей жизни.
Практика«Стратегическая бодрость»В левую колонку впишите пять мыслей, которые чаще всего посещают вас в моменты «стратегической усталости». Что или кого хочется бросить? Что разрушить? Что прекратить?
В правую колонку впишите пять мыслей, чаще всего вдохновляющих вас и дающих вам «стратегическую бодрость». Ради чего вы занимаетесь тем, чем занимаетесь? Почему это важно для вас? Что, кто и когда вдохновляет вас и придает силы?
Правило 3 Находите и планируйте «ресурсные занятия»
Чтобы все успевать, нужно не просто уметь хорошо организовывать свое время. Нужно уметь управлять своей энергией. Изможденному и уставшему руководителю никакой, даже самый эффективный ежедневник не поможет.
Планируя отдых после рабочего дня, стоит проанализировать, какие занятия заряжают ваши «энергетические батареи», а какие их истощают.
Например, вы – интроверт, и общение с людьми требует от вас больших энергозатрат. Поэтому после рабочего дня, полного встреч и переговоров, дважды подумайте, прежде чем принимать приглашение на ужин в шумной компании.
Или наоборот, вы – экстраверт, и общение с приятными людьми дает вам прилив энергии. Проанализируйте свой день. Если контактов с людьми в нем было недостаточно, вряд ли будет разумно запереться дома с книгой.
Или наоборот, вы – экстраверт, и общение с приятными людьми дает вам прилив энергии. Проанализируйте свой день. Если контактов с людьми в нем было недостаточно, вряд ли будет разумно запереться дома с книгой.
«Заряжать батареи» нужно на всех уровнях нашего существа – физическом, эмоциональном, интеллектуальном, духовном.
Что «подзаряжает» вас физически? Тренировка по боксу в фитнес-клубе или спокойное, без напряжения, плавание в бассейне? А может быть, прогулка по парку, йога, поход в спа-салон?
Что дает вам интеллектуальную энергию? Дискуссия с интересными людьми на интернет-форумах или «в реале»? Серьезная историческая, социологическая или философская книга, лучше никак не связанная с вашей работой? Качественная аналитическая телепередача?
Какие занятия согревают вас эмоционально? Вышивать крестиком? Выпиливать лобзиком? «Рубиться» по Сети в компьютерную игру? Или вы предпочитаете посмотреть любимый фильм, провести романтический вечер с любимым человеком или сводить детей в зоопарк, подзарядившись их чистой, бьющей через край жизненной энергией, не замутненной бизнес-проблемами?
Духовная энергия – главный двигатель, отражение смысла нашей жизни. Как вы ее восстанавливаете? Медитацией, молитвой, чтением книг великих духовных учителей, поездками в святые места, благотворительностью?
Есть занятия, подзаряжающие «батарейку», а есть – снижающие ее заряд. Проанализируйте прошедшую неделю – сколько времени у вас отняли люди, которые изнуряют вас эмоционально, но от встречи с которыми вы почему-то не смогли отказаться? Или бесполезное брожение в социальных сетях, после чего вы почувствовали себя опустошенным и зря потратившим кусочек своей жизни? Или беспорядочное переключение телеканалов, замусорившее ваш мозг и не давшее пищи ни для ума, ни для души?
Важно помнить, что подзаряжающие занятия часто относятся к категории «время для себя». Не так просто найти его в крохотном промежутке между «временем для работы» и «временем для семьи и домашних дел». В психологии такого рода времяпрепровождение часто называют «ресурсными занятиями». Если все наше время, рабочее и личное, съедают дела и обязанности, а «времени для себя» не остается – то зачем нам вообще дела и обязанности? Стоят ли они того, если у нас не остается времени для простого человеческого счастья?
Так что не забудьте прямо сейчас внести «время для себя», т. е. для «подзарядки батарей», в ваш ежедневник. И делайте так каждый день.
Практика«Встреча с самим собой»При планировании ваших задач и встреч на очередную рабочую неделю наметьте как минимум одну – с самим собой. Это встреча:
1) с очень важным для вас человеком, с которым не так уж часто удается повидаться, – с вами;
2) запланированная на определенное жесткое время и защищенная от всех внешних посягательств – других встреч, телефонных звонков, домашних забот;
3) посвященная вашему «ресурсному занятию» – чему-то, что вдохновляет вас и восстанавливает ваши силы.
Относитесь к ней так, как будто вы давно пытались организовать встречу с очень важным и статусным клиентом, или крупным руководителем корпорации, где вы работаете, или высокопоставленным чиновником, которая может серьезно продвинуть ваш бизнес или вашу карьеру. Понятно, что к выделенному на эту встречу времени вы будете относиться очень трепетно и защитите его от всех прочих дел. Так же относитесь и к «встрече с самим собой».
Правило 4 Создавайте целевые паузы
В наш суматошный век редко встретишь людей, способных по достоинству оценить значение паузы. Несколько минут спокойствия, ничегонеделания, бездействия исключительно важны для качественного отдыха. Так же важно и «вкусно», как те две-три минуты энергетически насыщенной тишины, когда оркестр уже закончил настройку инструментов и все ожидают выхода дирижера.
Представьте – вы прибыли в аэропорт «страны назначения». Утомительный перелет, паспортно-багажные процедуры… Автомобильно-автобусно-трансферные мытарства… Заселение в гостиницу… Все это вызывает отвращение к жизни вообще и отпуску в частности.
Или – после прилета 15 минут с кофе и мороженым в аэропортовской кафешке. Маленькая остановка, «отбивка» в пути. Незначительная пауза, дающая возможность перевести дух, поглазеть вокруг, прислушаться к себе и ощутить: «Ого, да я же наконец-то в отпуске!»
Вот что рассказал один из моих клиентов, много работающий с итальянскими партнерами
«В итальянцах меня сначала удивляла одна особенность, а потом я ее перенял. Они постоянно “переслаивают” деловые события чашечкой кофе.
Приехали на встречу, вышли из машины. “Подожди, сначала выпьем кофе”. Я говорю: “Какой кофе? Опоздаем на встречу!” – “Не опоздаем”. Заходим в крохотный бар, каких в Италии тысячи, – барная стойка, кофемашина, полторы табуретки, на стене – Франциск Ассизский, фотографии детей бармена и каких-то великих итальянских футболистов. Прямо у стойки выпиваем по чашечке эспрессо и только после этого идем на встречу.
На все про все – от пяти до десяти минут, и мы действительно не опаздываем. Но я заметил, что в Италии благодаря этим кофейным отбивкам те же четыре-пять деловых встреч в день проходят гораздо комфортнее и к концу дня я не ощущаю себя загнанной лошадью, как в России».
Идея пауз очень проста, но ее не так просто реализовать при «коллективных» формах отдыха. Экскурсионные автобусы, туристические группы и экскурсоводы – проверенные убийцы «вкусных» пауз. Какие там десять минут на кофе в аэропорту, если всех уже сгоняют в автобус для трансфера в гостиницу! Какие там созерцательно-медитативные полчаса в чудесной кипарисовой роще! Нас ждет алчное божество по имени Программа, и пока экскурсовод не дотокует свою глухариную песню, вы не присядете на лавочку в древнем соборе и не погрузитесь в размышления о вечном.
Поэтому я убежденный и категорический сторонник свободы во время отдыха. Аренда автомобиля, самостоятельные автобусные/пешие/велосипедные путешествия по стране и т. п. Это требует некоторого дополнительного размышления и планирования, как минимум прочтения путеводителя, но всегда окупается.
Как в работе лучше за день сделать одно дело, но по-настоящему важное, крупное и долгосрочное, чем 20, но мелких и сиюминутных, – так и во время отдыха лучше по-настоящему насладиться одним средневековым городком в горах, чем, как взмыленная лошадь, обежать несколько достопримечательностей.
Опыт подписчиков блога glebarhangelsky.livejournal.com
volvist: Давно этим пользуюсь и хотел бы добавить, что перед важными встречами такая пауза даже обязательна. Остановиться, прочувствовать момент, перевести дух после путешествия…
Кстати, русская традиция «присядем на дорожку» – из той же оперы. Очень полезная штука, особенно когда это делают все, кто присутствуют.
Vesennaaksenia: Раньше, когда я работала в офисе и обрабатывала большие потоки документов, то после какого-нибудь завершенного дела отправляла себя в небо, т. е. буквально – пять секунд смотрела на небо, полностью растворяясь в нем.
Потом с медленным выдохом возвращалась «обратно» и бралась за следующее дело с улыбкой и ощущением, что сегодня не работала, а только отдыхала, – столько сил у меня появлялось!
sinkaiya: «Во время работы я говорю себе: “Сейчас я буду делать вот это. У меня есть час (или два, или три)”. И стараюсь ни на что не переключаться. Вообще ни на что. Если приходит важная мысль или появляется какая-то новая задача – краткая пометка на листочек, буквально одно-два слова. Но это совсем в крайнем случае. А так – только это дело.
Если появляется импульс отвлечься – останавливаюсь и тупо сижу в тишине. Просто молча сижу, ничего не делая. Как правило, долго так сидеть не получается – достаточно быстро снова берешься за дело».
Практика15 минут бытияДобавьте в ваш список задач на предстоящий день «15 минут чистого бытия».
В это время вы просто сидите или лежите, не делая вообще ничего, т. е. совершенно ничего. Стараясь и не думать ни о чем. Какие-то мысли, конечно, будут пробегать в голове – просто пропускайте их мимо.
Это время вы – наедине с собой и Вселенной. Получайте чистое удовольствие от того, что вы есть. От того, что вы дышите и мыслите. От красоты окружающего мира и его деталей.
Это упражнение можно делать дома, в парке – где угодно.
Правило 5 Регулярно отключайтесь от времени
Периодически, а лучше каждые выходные выделяйте определенные интервалы времени, чтобы жить «без часов».
В наш век это сделать не так уж легко – часы преследуют нас везде. Они – на руке, в телефоне, в айподе… Если не удается полностью убрать их из поля зрения, постарайтесь не обращать на них внимания.