Вместе с тем в п. 198 Типового кодекса корпоративного управления для обществ с государственным участием предусмотрено, что корпоративный секретарь исполняет свои обязанности на постоянной основе в режиме полного рабочего дня. Корпоративный секретарь обладает квалификацией, позволяющей обеспечить выполнение органами требований, установленных законодательством в сфере корпоративного управления и внутренними документами Общества; обеспечивает четкое взаимодействие между органами Общества в соответствии с положениями устава и другими внутренними документами Общества, а также информирует директоров и должностных лиц Общества о новых тенденциях в развитии корпоративного управления. Также, согласно п. 200 Типового кодекса, корпоративный секретарь обеспечивает надлежащее рассмотрение соответствующими органами Общества обращений акционеров и разрешение конфликтов, связанных с нарушением прав акционеров. На основе вышеуказанного Типового кодекса были приняты свои кодексы корпоративного управления.
Кодекс корпоративного управления АО «Фонд национального благосостояния «Самрук-Казына» (далее – Фонд) был утвержден постановлением Правительства Республики Казахстан от 05.10.2012 № 1403, в котором также имеется ряд ссылок на деятельность корпоративного секретаря. В частности, ст. 154–161 говорят о следующем:
«154. Эффективное корпоративное управление требует открытого диалога между советом директоров и правлением. С этой целью Фонд должен иметь документ, регламентирующий порядок предоставления совету директоров периодических отчетов (информации) председателем правления и правлением. Ключевую роль в организации этого процесса играет корпоративный секретарь.
155. Корпоративный секретарь должен обладать квалификацией, позволяющей обеспечить выполнение органами требований, установленных законодательством в сфере корпоративного управления и внутренними документами Фонда; обеспечивает четкое взаимодействие между органами Фонда в соответствии с положениями устава и другими внутренними документами Фонда, а также информирует директоров и должностных лиц Фонда о новых тенденциях в развитии корпоративного управления.
156. Корпоративный секретарь подготавливает в установленном порядке повестку дня заседания. Содержание повестки дня, выносимой на рассмотрение совета директоров, согласуется корпоративным секретарем с председателем совета директоров. Корпоративный секретарь обеспечивает своевременное получение директорами достоверной и четкой информации, а также обеспечивает эффективную связь с единственным акционером.
157. Корпоративный секретарь обеспечивает надлежащее рассмотрение соответствующими органами Фонда обращений единственного акционера и разрешение конфликтов, связанных с нарушением прав единственного акционера. Контроль за своевременным рассмотрением органами Фонда таких обращений возлагается на корпоративного секретаря.
158. В обязанности корпоративного секретаря входят обеспечение нормального потока информации в пределах совета директоров, его комитетов, между правлением и советом директоров, а также оказание содействия в процессе введения в должность директоров.
159. Корпоративный секретарь является ответственным по организации проведения консультаций для всех директоров по всем вопросам корпоративного управления.
160. Статус, функции и обязанности корпоративного секретаря определяются внутренними документами Фонда.
161. Исполнение обязанностей корпоративного секретаря Фонда возлагается на Руководителя Канцелярии Премьер-министра Республики Казахстан».
Необходимо отметить, что в ст. 53 Кодекса корпоративного управления Фонда говорится о том, что в Фонде существует институт омбудсмена, который играет важную роль при рассмотрении вопросов соблюдения деловой этики. Омбудсмен назначается советом директоров Фонда. С 2011 г. совет директоров дважды назначал омбудсменом руководителя службы корпоративного секретаря Фонда.
Кроме вышеуказанных нормативных актов Республики Казахстан, статус и функциональные обязанности корпоративного секретаря определены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих. Справочник утвержден приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 25.10.2010 № 385-п.
В данном квалификационном справочнике предусмотрены основные должностные обязанности корпоративного секретаря Общества, необходимые знания законодательства и требования к его квалификации.
«Должностные обязанности: контролирует подготовку и проведение заседаний собрания акционеров и совета директоров Общества, обеспечивает формирование материалов по вопросам повестки дня общего собрания акционеров и материалов к заседанию совета директоров Общества, ведет контроль за обеспечением доступа к ним. Контролирует исполнение решений, принятых общим собранием акционеров и советом директоров. Содействует работе по соблюдению органами и должностными лицами Общества процедур, направленных на обеспечение прав и интересов акционеров Общества, а также следованию Обществом норм законодательства Республики Казахстан в сфере корпоративного управления, положениям устава, Кодекса корпоративного управления и иным внутренним документам Общества. Способствует эффективному обмену информацией между органами Общества, осуществляет организацию проведения заседаний совета директоров. Принимает участие в разработке и периодическом пересмотре политики корпоративного управления Общества на основе общепринятых международных стандартов, а также в анализе существующей практики в этой области в Республике Казахстан и за рубежом. Осуществляет мониторинг соблюдения органами, должностными лицами и работниками Общества установленных принципов корпоративного управления, в том числе внутрикорпоративных правил поведения, а также формирует предложения в адрес совета директоров о внесении необходимых поправок и дополнений. Обеспечивает скоординированную и оперативную работу членов совета директоров с акционерами, должностными лицами Общества с целью обеспечения эффективной деятельности совета директоров. Обеспечивает надлежащее рассмотрение соответствующими органами Общества обращений акционеров и разрешение конфликтов, связанных с нарушением прав акционеров, а также подготовку информации и материалов для акционеров Общества. Выполняет функцию советника для членов совета директоров по вопросам управления, а также обеспечивает организацию проведения консультаций. Обеспечивает организационное, протокольное и отчетное сопровождение деятельности совета директоров и директоров при исполнении ими обязанностей директора. Осуществляет организационную подготовку заседаний комитетов совета директоров. Организует хранение документов, связанных с деятельностью совета директоров и общего собрания акционеров и доступ заинтересованных лиц к содержащейся в них информации, изготовление копий документов, выписок из оригиналов документов, удостоверяет их подлинность.
Должен знать: законодательные и иные нормативные правовые акты Республики Казахстан; Закон об акционерных обществах, Кодекс корпоративного управления Казахстана, нормативные документы, отражающие передовую отечественную и зарубежную практику корпоративного управления, внутренние документы Общества и заключаемого с ним трудового договора. Основы этикета и делопроизводства; основы экономики, организации труда, производства и управления; правила внутреннего трудового распорядка; основы законодательства о труде Республики Казахстан; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации: высшее (послевузовское) образование по соответствующей специальности и стаж работы по специальности не менее 3 лет. Опыт руководящей работы не менее 1 года».
3. Основные задачи и функции корпоративного секретаря
Состав задач, решение которых возлагается на корпоративного секретаря, в различных компаниях может быть различным. Дифференциация функциональной модели определяется прежде всего особенностями компании. Так, если Общество имеет только одного акционера, то из поля ответственности корпоративного секретаря уйдут вопросы подготовки общего собрания акционеров, поскольку в Обществах с одним акционером процедурные требования к подготовке собрания не применяются, а решение собрания – это решение единственного акционера. Если при совете директоров Общества не созданы комитеты, то отпадает необходимость организации их работы. Объем задач корпоративного секретаря по раскрытию информации определяется степенью публичности компании и т. д.
Кроме того, может оказаться, что отдельные функции корпоративного управления в конкретном Обществе традиционно отнесены к иным подразделениям аппарата управления, которые полностью справляются с выполнением этих функций. В этом случае нет необходимости забирать их из соответствующего подразделения и передавать корпоративному секретарю. Но и здесь на корпоративного секретаря должны возлагаться задачи по контролю за реализацией соответствующих корпоративных процедур.
Таким образом, состав функций и задач, возложенных на корпоративного секретаря, от компании к компании может изменяться. Ниже приводится функциональная модель деятельности корпоративного секретаря применительно к публичному Обществу, являющаяся наиболее полной.
3.1. Предоставление консультаций членам совета директоров, менеджменту, акционерам компании по вопросам корпоративного права и управления
Реализация данной функции направлена на недопущение действий со стороны органов управления Общества, приводящих к нарушению требований законодательства, устава и внутренних документов Общества, совершения действий, противоречащих решениям, ранее принятым органами управления Общества, а также действий, способных породить конфликт во взаимоотношениях между акционерами, Обществом, его менеджерами и иными стейкхолдерами.
Подобные консультации предоставляются корпоративным секретарем в ходе заседаний коллегиальных органов управления, по запросам акционеров, единоличного исполнительного органа, членов совета директоров и Правления, а также в инициативном порядке.
Заслуживает внимания практика размещения на сайте Общества ответов на вопросы, часто задаваемые акционерами корпоративному секретарю.
3.2. Контроль исполнения требований корпоративного законодательства, устава и внутренних документов Общества, контроль за соблюдением прав и имущественных интересов акционеров при принятии решений органами управления Общества
Данный контроль осуществляется в целях защиты прав и имущественных интересов акционеров, а также предотвращения применения санкций к Обществу, членам его совета директоров и должностным лицам при нарушении требований законодательства, снижения рисков возникновения корпоративных конфликтов.
Состав и содержание контрольных процедур, реализация которых возлагается на корпоративного секретаря, зависит от конфигурации системы корпоративного управления Общества.
При реализации контрольных функций корпоративный секретарь особое внимание должен обращать на соблюдение норм законодательства, связанных с одобрением крупных сделок и сделок с заинтересованностью; исполнение принятого общим собранием акционеров решения о выплате дивидендов; обоснованность коэффициентов конвертации, предлагаемых к утверждению общим собранием акционеров в процессе принятия решения о реорганизации; соблюдение требований о размещении дополнительных акций по рыночной стоимости при принятии решения об увеличении уставного капитала, а также иных существенных корпоративных действий, совершение которых способно нанести ущерб акционерам.
К инструментам, обеспечивающим выполнение данной функции, следует отнести:
• инициацию разработки регламентов совершения соответствующих корпоративных действий с четким определением зон ответственности отдельных менеджеров;
• проведение проверок и подготовка отчетов / заключений по результатам таких проверок;
• наделение корпоративного секретаря правом потребовать от должностных лиц Общества предоставления письменных объяснений по факту выявленных нарушений, а также правом требовать совершения действий, направленных на исправление таких нарушений;
• вменение в обязанность корпоративному секретарю информировать председателя совета директоров обо всех выявленных нарушениях;
• предоставление корпоративному секретарю права выносить вопросы, связанные с подобными нарушениями, на рассмотрение совета директоров, а также требовать применения санкций к виновным лицам.
3.3. Организация подготовки и обеспечение проведения общего собрания акционеров
Участие в общем собрании акционеров является основной формой реализации права акционеров на участие в управлении Обществом. Корпоративный секретарь должен обеспечивать реализацию процедур подготовки и проведения общих собраний акционеров в строгом соответствии с требованиями законодательства, стремиться к тому, чтобы акционеры имели необременительную возможность принять участие в собрании, исключив бюрократические и необоснованные по существу требования, препятствующие их участию в собрании. При необходимости корпоративный секретарь должен быть готов выступить в качестве арбитра при возникновении конфликтов между акционерами, Обществом, счетной комиссией по вопросам участия акционера в собрании, действуя при этом объективно, в соответствии с требованиями законодательства и исходя из презумпции защиты прав и баланса интересов акционеров.
В частности, корпоративный секретарь:
• принимает от акционеров предложения по вопросам повестки дня общего собрания и выдвижения кандидатур в выборные органы, поступающие в Общество; ведет учет поступающих предложений и проводит их экспертизу; информирует председателя совета директоров о предложениях акционеров не позднее дня, следующего за днем их поступления с приложением собственной правовой оценки по факту поступившего предложения; в установленных случаях направляет акционерам решение совета директоров, принятое по поступившему предложению;
• принимает от акционеров и иных уполномоченных лиц требования о проведении внеочередного общего собрания акционеров; ведет учет поступающих предложений и проводит их правовую экспертизу; информирует председателя совета директоров о предложениях акционеров не позднее дня, следующего за днем их поступления с приложением собственной правовой оценки по факту поступившего предложения; направляет (иным образом публично информирует) акционерам решение совета директоров, принятое по поступившему предложению;
• запрашивает у лиц, выдвигаемых на выборные должности, согласие баллотироваться;
• подготавливает проекты решений совета директоров, которые должны быть приняты в процессе подготовки к проведению общего собрания акционеров;
• организует и участвует в подготовке годового отчета Общества и иных документов, предоставляемых акционерам в процессе подготовки к общему собранию акционеров;
• на основании решения совета директоров о проведении общего собрания запрашивает список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, у регистратора Общества;
• в установленных законом случаях предоставляет акционерам для ознакомления список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, а также подготавливает выписки из этого списка;
• подготавливает проект уведомления акционеров о предстоящем общем собрании, макеты бюллетеней для голосования, организует и контролирует рассылку соответствующих уведомлений, а в установленных случаях – и комплектов бюллетеней, получает и обеспечивает хранение документов, подтверждающих факт осуществления рассылки, обеспечивает исполнение иных требований законодательства и внутренних документов Общества об уведомлении акционеров о предстоящем общем собрании акционеров;
• обеспечивает акционерам доступ к документам, обязательным для предоставления лицам, имеющим право на участие в общем собрании, а также изготавливает, заверяет и предоставляет копии этих документов по требованию акционера;
• обеспечивает учет поступивших в Общество заполненных бюллетеней для голосования и передает их счетной комиссии;
• консультирует председателя собрания по правовым вопросам, возникающим в ходе его проведения;
• выполняет функции секретаря собрания;
• отвечает на вопросы участников общего собрания, связанные с процедурой его проведения;
• осуществляет контроль за работой счетной комиссии, получает от счетной комиссии протокол, бюллетени для голосования, доверенности, организует хранение поименованных документов;
• подготавливает проекты отчета о результатах голосования, протокола общего собрания акционеров;
• в установленных случаях организует рассылку акционерам отчета о результатах голосования;
• на основании решения общего собрания акционеров запрашивает у регистратора Общества список лиц, имеющих право на получение доходов, иные списки акционеров, необходимые для реализации акционерами своих прав;
• при необходимости – подготавливает и заверяет выписки из протоколов общих собраний акционеров, а также копии таких документов;
• при возникновении конфликтов между Обществом и акционером по поводу участия последнего в общем собрании акционеров принимает участие в разборе и урегулировании такого конфликта, в случае если разрешение конфликта передается на усмотрение суда – участвует в подготовке документов, необходимых для судебного рассмотрения.
3.4. Обеспечение работы совета директоров
Совет директоров является коллегиальным органом управления, представляющим интересы акционеров в период между общими собраниями акционеров, осуществляющим целеполагание, подбор команды менеджеров, контроль за работой менеджеров. Деятельность совета директоров осуществляется в интересах акционеров. В этой связи представляется особенно важным обеспечение процедуры подготовки и проведения заседаний совета директоров, направленной на принятие обоснованных управленческих решении, а также последующий контроль их исполнения.