Если вы уже обсуждали с подчиненным эту проблему и сделали все, что было в ваших силах, чтобы ее исправить, конфронтация не должна стать для него сюрпризом. Но вам все равно нужно тщательно подготовиться. Напишите сценарий, которого собираетесь придерживаться во время разговора. Предугадывайте любые отговорки, которыми сотрудник будет оправдывать плохое качество работы. Скорее всего, вы уже слышали их все. Подготовившись, вы сможете предвидеть эти отговорки и предупредить их до того, как снова их услышите.
Во время разговора следует:
• Прояснить подчиненному, что встреча посвящена обсуждению проблемы.
• Сообщить сотруднику напрямую, что отсутствие улучшений его производительности недопустимо.
• Представить все факты так, как они задокументированы вами; говорить как можно конкретнее.
• Предоставить список действий, которые не подлежат обсуждению и которые сотрудник будет обязан выполнить в конкретные сроки.
• Дать понять, что если проблема с низкой производительностью, в чем бы она ни состояла, не будет решена, то подчиненного ждут негативные последствия.
Негативные последствия
Если работа подчиненного не улучшается, несмотря на регулярные наставления и предупреждения с вашей стороны, то в какой-то момент вам придется сделать следующий шаг. Вам следует прибегнуть к отрицательным стимулам. Что это может быть?
• Прекратите идти навстречу подчиненному, удовлетворяя его особые пожелания и потребности. Зачем вам это, если сотрудник все равно хронически работает плохо?
• Отмените какое-нибудь особое поощрение, которое подчиненный, возможно, заработал ранее благодаря хорошей работе. Если подчиненный больше не работает хорошо, почему он должен по-прежнему пользоваться им? Он больше этого не заслуживает. Всегда напоминайте сотрудникам, что поощрения не постоянны, а зависят от хорошей работы.
• Наказывайте подчиненных в соответствии со своими полномочиями. Например, именно менеджеры часто определяют график работы; почему подчиненный, упрямо работающий плохо, должен получать лучший график? Дайте ему худший из возможных. Кроме того, менеджеры обладают большой свободой при назначении заданий. Один генерал армии США описал это так: «Если солдат целую неделю бил баклуши, на следующей неделе этот солдат будет чистить туалеты. Я всегда сохраняю лучшие задания для самых усердных солдат, а худшие — для солдат, которых хочу наказать».
Если и это не помогает, остается разве что сказать подчиненному, что он рискует своей должностью. Это еще не совсем увольнение. Но предупредите, что, если он не исправится, перед ним встанет вполне реальная угроза увольнения. Любое неверное действие со стороны сотрудника может лишить его работы. Каждый раз, когда подчиненный делает что-то не так, у вас есть два варианта: уволить его немедленно или дать ему еще один шанс.
Увольнение, конечно, это самое суровое наказание. Но до того как освободить кого-либо с занимаемой должности, вы должны подумать, не дать ли этому сотруднику последний шанс. Почему? На то есть пять причин:
1. Вы уже вложили немало времени, энергии и денег в этого человека. Если вы вложите еще чуть-чуть, то, возможно, эти вложения, в конце концов, все же окупят себя.
2. В зависимости от ситуации, сотрудника и вашего к нему отношения, возможно, вы захотите предпринять какие-либо сверхусилия в его адрес.
3. Если вы сможете решить проблему с данным сотрудником, то сэкономите компании и своей команде издержки, связанные с его заменой. Они включают в себя затраты на увольнение, в том числе выходное пособие, затраты на найм и подготовку нового сотрудника, а также потери, вызванные простоем из-за прекращения его работы.
4. В случае любого юридического разбирательства по поводу увольнения сотрудника вам, возможно, будет легче отстоять свою точку зрения, если вы дали подчиненному последний шанс улучшить качество работы, прежде чем уволить его.
5. Ваша компания может потребовать этого от вас.
Но так же существуют определенные основания, благодаря которым «последние шансы» должны закончиться. А именно:
1. Если сотрудник безнадежен, то затраты, связанные с его заменой, меньше убытков, которые вы несете оставляя его на работе.
2. Вам не следует тратить время, энергию и деньги на сотрудника, который не сможет улучшить свою работу со временем.
3. В зависимости от ситуации и сотрудника предоставление подчиненному «последнего шанса» может быть использовано им, чтобы очернить вас, команду и организацию, чтобы, работая плохо вызвать серьезные проблемы, а также что-нибудь украсть или произвести акт саботажа.
4. Если вы ведете постоянные записи о ваших руководящих действиях с этим сотрудником в связи с его неудовлетворительной работой, тогда вам, вероятно, не стоит давать ему последнего шанса, чтобы усилить свою позицию. Ваша позиция и без того сильна.
5. Ваша компания может потребовать этого от вас.
Увольнять ли сотрудника, и если да, то когда — это всегда трудное решение. Это решение, влияющее на ваш бизнес в том числе. Если вы тщательно наблюдали, измеряли и документировали его работу, то вам будет всегда легче принять верное решение.
Увольняйте упрямых плохо работающих сотрудников
Иногда менеджеры говорят мне: «Я очень хочу уволить подчиненного, но мы и без того недоукомплектованы и перегружены работой. Я не могу позволить себе избавиться от плохих работников, потому что остальным придется работать еще больше». Эти руководители не уверены: «Может быть, иногда лучше, чтобы был сотрудник, работающий на пятьдесят процентов, чем если бы его не было вообще?»
Мой ответ: Н-Е-Т. Нет, нет и нет!
Правда, случается, когда упрямого плохо работающего сотрудника стоит еще ненадолго оставить на рабочем месте. Если вы очень заняты, то вполне можете выжать из плохого работника еще один день работы. Как любят говорить мои клиенты из ресторанной индустрии: «Никогда не увольняйте посудомойку в пятницу вечером!» Это верно. Пусть этот плохой работник вымоет столько грязных тарелок, сколько вы сможете его заставить, — вместе со всеми худшими кастрюлями и сковородками. А затем уже можете его уволить.
Выбирайте удобное время. Но вы все равно должны увольнять плохо работающих сотрудников, если они не хотят исправиться. Производительность в пятьдесят процентов — не лучше, чем ноль процентов. Вот четыре причины, по которым вы должны их увольнять.
1. За свою работу они получают плату.
2. Они становятся источником проблем, которые приходится решать другим сотрудникам.
3. Хорошо работающие сотрудники терпеть не могут работать с ними, и вам не нужно, чтобы они стали искать другую работу. Плохие сотрудники дают всем понять: «Здесь можно работать плохо». Вы не должны позволить им этого. Ни у кого не должно быть выбора работать плохо.
Если ваша команда недоукомплектована и перегружена работой, то единственный для вас выход — это обеспечить высокую производительность всех сотрудников. Вы не можете позволить, что бы кто-то распространял отрицательную энергию и порождал ненужные проблемы, снижающие общую производительность.
Увольнение сотрудника — одно из самых неприятных и досадных действий, которые вам когда-либо придется предпринимать в качестве руководителя. Но иногда так поступать просто необходимо. Это ваш долг перед собой, вашей командой и организацией, на которую вы работаете. Это самая крайняя мера наказания из всех возможных, но без решительных мер против систематической плохой работы ответственность перестает быть эффективной.
Зачастую уволить человека бывает непросто. Во многих организациях руководителю для этого приходится пройти множество процедур. Одна из причин — это необходимость соблюдать справедливость: все хотят убедиться, что увольнение сотрудника связано именно с неудовлетворительным качеством работы. И конечно, работодатели не хотят, чтобы уволенный сотрудник имел основания для обращения в суд, поэтому они должны быть уверены в том, что сделали все возможное, чтобы успешно отстоять свои права в случае судебного разбирательства. В вашей организации, наверное, имеется формальный процесс для увольнения сотрудников. Ознакомьтесь с ним. Следуйте правилам. Работайте по правилам. И попросите помощи у своего начальника, других менеджеров, кадрового и юридического отделов компании.
Если вы будете активно решать проблемы, как только они возникают, то, возможно, вам никогда не придется кого-либо увольнять
Все же иногда уволить подчиненного бывает практически невозможно. Некоторые организации настолько боятся судебных исков, что у них существуют неписаные правила против увольнений. В других случаях процесс увольнения требует столько времени и настолько обременителен, что менеджеры не считают увольнение реалистичной возможностью. Многие руководители говорили мне, что были вынуждены потратить много времени на протяжении нескольких месяцев, а то и лет, чтобы уволить сотрудника. А иногда, несмотря на все эти усилия, сотрудник одерживал победу и оставался на работе. На самом деле во многих странах до сих пор есть законы, по которым даже понизить в должности сотрудника практически невозможно.
Если вы будете активно решать проблемы, как только они возникают, то, возможно, вам никогда не придется кого-либо увольнять
Все же иногда уволить подчиненного бывает практически невозможно. Некоторые организации настолько боятся судебных исков, что у них существуют неписаные правила против увольнений. В других случаях процесс увольнения требует столько времени и настолько обременителен, что менеджеры не считают увольнение реалистичной возможностью. Многие руководители говорили мне, что были вынуждены потратить много времени на протяжении нескольких месяцев, а то и лет, чтобы уволить сотрудника. А иногда, несмотря на все эти усилия, сотрудник одерживал победу и оставался на работе. На самом деле во многих странах до сих пор есть законы, по которым даже понизить в должности сотрудника практически невозможно.
Если вы чувствуете, что от сотрудника нужно избавиться, но оказались в какой-то из подобных ситуаций, что вам делать? Оказывать давление. Настойчивого непосредственного руководства и постоянного внимания к качеству работы нерадивых сотрудников, как правило, бывает достаточно, чтобы они захотели избавиться то этого давления и уйти. Почти всегда они сдадутся раньше вас. Плохим работникам не нравится, когда руководитель обращает на них много внимания. Им не нравится наблюдение, им не нравятся взыскания, которые они получают вследствие их плохой работы. Так что работайте с такими сотрудниками очень, очень плотно. На каждом этапе делайте все, что в ваших силах, чтобы при плохой работе их ждали соответствующие последствия, какими бы незначительными они ни были. Вы когда-нибудь светили фонариком под большой камень? Насекомые-паразиты быстро разбегались из-под него, верно? Если вы будете так же «светить» на плохого сотрудника, он, скорее всего, захочет уйти. Он пойдет искать руководителя, который оставит его в покое. Он может перейти в какой-нибудь другой отдел. Это, к сожалению, не поможет организации — но, по крайней мере, решит вашу проблему.
Конечно, вам нужно надеяться, что он найдет новую работу у ваших конкурентов.
Глава 9. Делайте больше для одних людей и меньше — для других
Вы мучаетесь, пытаясь завершить работу над ежегодными аттестациями своих двенадцати подчиненных, — это новое правило, выдвинутое компанией. Изменение системы оплаты труда вызвало много негодования и раздражения, и вам приходится все это расхлебывать. Если вы максимально воспользуетесь возможностями, предоставленными вам новой системой, то сможете дать некоторым сотрудникам большие премии и прибавки к зарплате, чем другим. Вы знаете, что, скорее всего, так и должны поступить, но не хотите оскорблять и злить подчиненных, которые получат меньше. Маловероятно, что рейтинги, присвоенные в результате аттестации, и их финансовые последствия останутся в секрете.
Вы выделяете двух людей — явных суперзвезд. Вы можете выставить оценку А лишь двум сотрудникам, но вы не даете никому из них А+, потому что это означает еще более высокие прибавки и премии, на которые уйдет большая часть находящегося в вашем распоряжении бюджета. Кроме того, вы обязательно должны выставить хотя бы половине команды оценки С, так что вы всячески пытаетесь разбить команду на половины. Вы можете ставить В+ и С-, но не ставите ни одной подобной оценки — ибо, как вы знаете, это вызовет обиду получивших С, особенно потому, что прибавки к зарплате у них будут маленькими, а ежегодной премии они вообще не получат.
Закончив с рейтингами, вы думаете: «Моим подчиненным жаловаться не на что. В конце концов, у них высокие базовые оклады, хорошие премии, даже бесплатные абонементы в спортзал. К тому же все получают неплохие ежегодные прибавки просто потому, что здесь работают. Оплата хорошая, условия работы тоже неплохие». Затем в дверь вашего кабинета стучится Сэм и спрашивает, нет ли у вас нескольких минут, чтобы обсудить его рабочий график. Сэм больше не хочет работать по четвергам. Вы смотрите Сэму в глаза и объясняете, что четверг — напряженный день, и вы не можете позволять подчиненным самостоятельно выбирать себе рабочие графики, потому что если вы позволите это одному, придется сделать это и для всех остальных. «Извините, Сэм. Я не могу заключать с вами особых сделок. Это будет нечестно по отношению к другим сотрудникам. Я ничего не могу сделать. У меня руки связаны».
Как, скорее всего, ответит Сэм? Зависит от того, что за работник этот Сэм. Но вот три самых вероятных ответа.
1. Сэм может сказать: «Извините, что побеспокоил вас», — и тихо уйдет. Но подумает Сэм, скорее всего, совсем о другом. Он подумает: «Ну в чем тут смысл! Кому еще нужны четверги, кроме меня? И это после всего, что я для вас сделал! Ладно, посмотрим, как „хорошо“ я теперь буду работать по четвергам… и заметите ли вы это».
2. Сэм может сказать: «Нет — это не ответ. Вы должны дать мне выходной в четверг!». Может быть, вы ответите Сэму: «Не могу, уходите». Но что, если Сэм продолжит настаивать? Вы можете разъяриться и, не подумав, ответить: «Не говорите со мной так. Я начальник. Вы уволены!». Затем, когда вы позвоните в отдел кадров, и там вас спросят, нет ли у вас соответствующей документации, вам придется признать, что Сэм — сильный работник, и это доказывают все имеющиеся бумаги. Теперь вы с Сэмом точно испортите отношения — и не только по поводу четвергов.
3. Сэм может сказать: «Ну, тогда спасибо за все, но я ухожу. Я рассмотрел разные варианты на рынке труда, и там есть несколько отличных работодателей. Ваши конкуренты на соседней улице готовы дать мне выходной в четверг. Так что я ухожу работать к ним». Если Сэм — хороший работник, он знает себе цену и знает, что стоит больше, чем плохой работник. Он знает, что ценен для компании.
4. В этом случае вы можете ответить Сэму: «Но я работал с вами, я подготовил вас и теперь завишу от вас. Вы хороший работник, и мне очень не хочется вас терять». Сэм скажет: «Именно. Я думал точно так же. Так что насчет выходного в четверг?»
Сэм в чем-то прав. Истина, которая известна всем, но которую никому не хочется признавать, состоит в том, что один высокопроизводительный работник представляет для компании большую ценность, чем три-четыре посредственных. Эти работники знают, что ценны, и хотят воспользоваться этой ценностью, чтобы получить то, в чем нуждаются и чего хотят. Проблема заключается в том, что большинство систем оплаты труда в соответствии с полученными результатами не обеспечивают измерения производительности труда, которая как раз и лежит в основе распределения разнообразных вознаграждений. Этой тяжелой работой должны заниматься менеджеры, которые контролируют ежедневную работу подчиненных и, в конечном итоге, их награды и премии.
Если вы — менеджер Сэма и не можете себе позволить потерять его или враждовать с ним, возможно, вам стоит исполнить его просьбу. Но, скорее всего, вы совершите ту же ошибку, что и большинство менеджеров в похожих ситуациях: вы заключите секретную сделку с Сэмом: «Хорошо, Сэм, у вас будет выходной в четверг. Но никому об этом не говорите». После того, как другие подчиненные пронюхают о вашей договоренности, в ваш кабинет придет Мэри и скажет: «Насколько я понимаю, теперь у Сэма выходной в четверг. У него особый график работы? Никто больше его не имеет! Вы проявляете пристрастие к Сэму. Это несправедливо!»
Вы хотите ответить Мэри, которая работает в лучшем случае посредственно: «Нечестно? Хотите знать, почему я покровительствую Сэму? Потому что Сэм выполняет больше работы, чем вы! Он приходит рано, уходит поздно и постоянно прилежно работает. Он выполняет все точно в срок, проявляет ровно столько инициативы, сколько надо. Вот поэтому Сэм и получил особые условия. Вы хотите, чтобы я покровительствовал и вам? Скажите, что вам нужно. Потому что мне от вас нужно очень многое. Мне нужно, чтобы вы стали приходить раньше и работать прилежнее. Я хочу, чтобы вы следовали стандартным процедурам и целыми днями работали много, быстро и хорошо. Вы тоже хотите выходной в четверг? Хорошо. Давайте я буду давать вам по одному четвергу за раз. Если вы хотите выходной в этот четверг, до среды вы должны сделать это, это и это. Давайте четко сформулируем ожидания и запишем их».
Я каждый день говорю менеджерам: не заключайте секретных сделок. Поставьте на корпоративной парковке плакат: Сэму теперь не обязательно работать по четвергам. Зайдите ко мне в кабинет, чтобы узнать, почему. Затем пообщайтесь по очереди с каждым, кто придет к вам, желая особой сделки. Конечно, все и для всех вы сделать не сможете. Да и зачем это вам? Это будет не справедливо. Так что ведите с подчиненными переговоры: «Что вы хотите от меня? Так, хорошо. А вот что я хочу от вас».
Тупая дубинка одинакового обращения со всеми
В мире недоменеджмента большинство управленцев тяготеет к «одинаковости», потому что так легче. Будь то почасовая оплата или фиксированный оклад, когда уровень компенсации труда устанавливается согласно заранее определенной системе, менеджеру не нужно принимать и оправдывать непростые решения или дотошно работать с каждым сотрудником, чтобы убедиться, что тот знает, как заработать больше. Менеджеру удобнее, когда оплата труда определяется жесткой структурой, потому что он может сослаться на «систему», отвечая на любые вопросы подчиненных.