Даже люди, олицетворяющие собой будущее технологий, создающие виртуальные миры, собираются на конференциях, чтобы поговорить друг с другом лично.
Эмоция, вдохновение – вот ради чего делают мероприятия.
И то, что многие евентисты забыли об этом и проводят мероприятия так, как будто это делается ради предоставления или получения новых знаний, – проблема. Но не мероприятий. Это проблема заблудших евентистов.
Даже наш с вами разговор – часть того, ради чего делаются мероприятия. Мы не продавцы информации, мы продавцы эмоций.
История 108: Вирус эмоций
Бу и Шу ехали через Аризону. Красота вокруг успокаивала и побуждала к разговору о самом главном. После обсуждения границ познания речь зашла о профессии евентиста.
Мастер Шу сказал:
– Вот вы, дорогой Бу, много говорите о роли мероприятий в передаче эмоций. Но почему эмоции важны? Как они работают для наших целей?
Мастер Бу ненадолго задумался, припоминая факты, а затем, сверкнув своей знаменитой улыбкой, ответил:
– Последние десять лет проведено множество исследований, подтверждающих влияние эмоционального фона на эффективность компании. С этим трудно спорить. Важно понимать, что эмоции заразительны, что внутри сообщества они работают как вирус. И, конечно, зная это, вы можете контролировать процесс – задавать нужный эмоциональный тон, поощрять и усиливать эмоции в команде или среди Клиентов.
Эмоциональный фон может передаваться от одного человека к другому через подражание (мимикрию) и через «эмоциональное заражение». Это происходит, вероятно, через копирование языка тела, выражения лица, которое мы видим у других. Чтобы схватить эмоциональный фон других людей, требуется от нескольких секунд до нескольких недель. Например, в рамках одного эксперимента студентов в случайном порядке подселяли в комнату к умеренно депрессивному участнику. И знаете что? Месяца через три уровень депрессивности у студентов значительно повышался. Они тоже начинали грустить.
Эмоциональная заразительность хорошо подтверждена, кстати, эффектом «сервиса с улыбкой» на удовлетворение Клиента. Отражается он, кстати говоря, и на чаевых.
Какие эмоции мы можем распространять? Те, которые нам нужны, те, которые помогают команде, компании!
Расскажу о необычном исследовании, в котором оценивалось, может ли передаваться счастье.
Вирус счастьяИсследование, в котором оценивалось, может ли счастье распространяться от человека к человеку и возможны ли очаги счастья в социальной среде, продолжалось 20 лет. Вот несколько основных выводов, к которым пришли исследователи[5].
Внутри общества и отдельных сообществ легко обнаружить счастливые кластеры – объединения. У человека, оказавшегося близко к центру такого объединения, гораздо больше шансов быть счастливым. Есть много любопытных фактов, проверенных на практике. Статистика говорит, что такие кластеры – результат распространения счастья, а не просто тенденция людей тянуться к себе подобным! Если друг, живущий на расстоянии одного-двух километров от вас, становится счастливым, вероятность вашего личного счастья увеличивается на 25 %!
Более того, эффект счастья распространяется до третьего уровня знакомых. Он максимален, если вы лично знаете счастливого человека, но все равно некоторое воздействие чужого счастья сохраняется, даже если вы знаете счастливого человека через двух-трех знакомых.
Количество счастливых друзей сильнее воздействует на ваше счастье, чем количество несчастных. Еще один счастливый друг увеличивает вероятность вашего счастья, но каждый дополнительный несчастливый оказывает лишь незначительный эффект.
Влияние людей одного пола сильнее, чем влияние людей другого пола: близкие друзья, живущие рядом, и соседи, с которыми вы часто взаимодействуете, воздействуют на счастье больше, чем супруги!
Другими словами, СЧАСТЬЕ – не просто функция опыта человека или личного выбора, а настоящее достояние группы людей!
– Как это связано с мероприятиями?
– Мероприятия как универсальный способ личного общения с группой людей позволяют задавать и контролировать эмоциональные вирусы. Они позволяют создавать эмоциональную моду, акцентировать ее в нужный момент, реанимировать в случае кризиса. Роль спикера, усиленная аудиовизуальными эффектами, – это роль транслятора нужных эмоций!
Мастер Бу лихо катил среди пустыни и заряжал счастьем своего товарища Шу. Он чувствовал свободу и веселье.
– Кстати, Шу. У того, что мы считываем чужие эмоции и переживаем их, тоже есть любопытное научное объяснение. Но об этом как-нибудь в другой раз.
История 109: Зеркальные нейроны
В свете софитов мастер Бу прохаживался взад и вперед по сцене. Он читал лекцию для будущих евентистов. Мягкий полумрак создавал обманчивое ощущение одиночества. Но Бу знал, что за ним следит не менее трех сотен любопытных глаз. Камера тоже следила за ним и транслировала на боковые экраны мельчайшие детали мимики уважаемого спикера.
– Поединок выигрывается и проигрывается в сознании. Так и мероприятия проходят не на площадках, а в сознании людей. Мы переживаем полученную информацию как личный опыт!
Когда спикер на сцене рассказывает о сложной ситуации в личной жизни или в жизни компании, его лоб пронзают вертикальные морщины, а рука при одном воспоминании сжимается в кулак. В этот момент каждый, кто смотрит на сцену, становится этим спикером. В своем сознании зритель стоит на сцене, сжимает кулак и морщит лоб. Буквально в нашем сознании задействованы те же самые участки мозга, которые нужны, чтобы стоять на сцене, морщить лоб и сжимать кулак. Так работает сознание, и это одна из причин, почему мероприятия действенны.
Я расскажу вам о том, что должен знать каждый евентист.
В 1992 году, при наблюдении за обезьяной, следившей за человеком, были открыты «зеркальные нейроны». У обезьяны во время наблюдения за человеком задействовались те же самые зоны мозга, которые активизировались бы, если б обезьяна сама выполняла увиденные действия, например брала кружку или мяч.
Теория такова: зеркальные нейроны позволяют нам не просто имитировать, но мгновенно понимать значение действий другого человека. Ставя себя на его место, мы понимаем смысл его действий, можем прочувствовать то, что чувствует он. И это основной способ понять действия другого человека.
На этом способе основаны тренировки спортсменов, например. Доказано, что просмотр работы спортсменов с высокими достижениями помогает команде или отдельному игроку улучшить свои результаты. Спортивные тренеры поняли: для человека отчетливо представлять, видеть и делать – практически одно и то же.
На этом феномене построены все процессы имитации, копирования, а также обучения. А это основа нашей культуры.
Вот, например, компании прямых продаж. Они давно осознали реальную силу мероприятий. Когда на сцене стоит человек, рассказывающий свою личную историю, свои переживания, трудности, внешние и внутренние, которые он преодолел, делится тем, КАК он достиг высоких результатов, тысяча человек в зале не просто переживают с ним его жизнь, но и буквально учатся делать то же самое – достигать своей цели. В этом настоящая сила мероприятий.
Точно так же происходит в момент, когда мы видим руководителя компании, заряжающего команду своими ценностями, своим видением. Тогда мы тоже переживаем все это в своем сознании и чувствуем то же, что и он. Когда мы сводим вместе старых и новых Клиентов, новички считывают эмоции бывалых и в итоге ДНК вашего бренда.
Зал притих. Все чувствовали значимость сказанных слов и волнение от обладания новым знанием. То же ощущал и мастер Бу.
История 110: Срочный план
Как-то раз мастера Бу спросили, что нужно изменить в мероприятиях, чтобы соответствовать новым трендам. И тогда Бу написал короткий план.
1. Мероприятия-поощрения и мероприятия call to action. Мероприятия-поощрения можно заменить на другие инструменты. Очень часто мероприятие call to action – самый эффективный тест-драйв для Клиентов или журналистов: клиентская или дилерская конференция, обучающие мероприятия, презентация новинки.
2. Формат. Есть небольшой шанс, что этот кризис приучит нас, например, к фуршетам. И наши мероприятия станут интереснее, разнообразнее и динамичнее. Круглые столы со стульями вокруг – беда наших мероприятий. Измените формат, и вы получите экономию в 20–40 % на основной статье расходов. Фуршет – это круто. Это новые знакомства и больше эмоций.
Это только один пример. Изменение формата несет большие ресурсы для оптимизации.
Это только один пример. Изменение формата несет большие ресурсы для оптимизации.
3. Качество и количество. Гости вряд ли заметят, что на вашем мероприятии чего-то нет, но они точно заметят, если сэкономили на том, что есть. Экономить лучше, сокращая позиции, а не снижая качество существующих. Этот принцип написан если не кровью, то точно слезами event-менеджеров.
4. Контент и оформление. Гигантские бюджеты вырастают часто (не всегда, конечно), когда вам нечего сказать и вы заполняете пустоту «фишками». Возможно, сейчас как раз тот момент, когда стоит поработать над контентом. Обычно это подразумевает меньшие финансовые расходы и гораздо больше расходов ресурсных.
5. – «Бюджетно» как фишка мероприятия. Все равно все поймут, что вы экономили, так что, если ваше позиционирование позволяет, сделайте бюджетное мероприятие в открытую. Сделайте частью креатива. Просто, но качественно. Покажите, что тратите деньги не зря – только на эмоции и содержание.
Мероприятие – символ оптимизма. Проводите мероприятия с умом и давайте сигнал оптимизма вашим Клиентам и сотрудникам.
История 111: Форматы мероприятий
Мастер Бу и мастер Шу были одеты в кимоно. Мягко ступая, они ходили по залу и… переставляли стулья. Это напоминало тренировку бойцов восточных единоборств – битва с воображаемым противником в тишине пустынного зала. Противник в твоем сознании. Тренируясь так, ты готовишься к реальному бою.
Так и сейчас: мероприятия были в сознании мастеров. Меняя расстановку стульев, они меняли настроение и формат мероприятий.
Бу: Что будет, если поставить стулья для спикеров в линию, перед ними – столы, накрыть их скатертью, а стулья слушателей поставить напротив?
Шу: Будет советское мероприятие. Эта расстановка называется «Съезд КПСС» или «Снова в школу». Спикеры олицетворяют авторитет, они в иерархии поставлены выше слушателей. Слушатели – ученики, они должны вежливо внимать и записывать ценные мысли.
Бу: Правильно. Вы можете довести это до максимума. Если между спикерами и зрителями будет широкое пространство, раздел, вы подчеркнете разницу между аудиториями на физическом уровне. Одни сидят в лучах света и вещают, другие слушают и должны выполнять. Что бы вы ни говорили, это будет восприниматься именно так.
И если вдруг вы должны показать, что вы «одна команда», или в любой форме включить аудиторию в общее дело, то вам просто противопоказано использовать такую рассадку.
Шу: Что будет, если убрать столы, скатерти? Или даже заменить стулья спикеров на кресла?
Бу: Будет формат, который прочно закрепился за европейскими деловыми мероприятиями – в стиле форума в Давосе. Спикеры более расслаблены, а отсутствие преграды между ними и слушателями сближает их, ставит на один уровень. Мы все здесь из одного круга, но в данный момент говорим мы, а через некоторое время говорить будут другие.
Шу: Для этого аудитория действительно должна быть примерно одного уровня.
Бу: Конечно. Что будет, если поставить все стулья по кругу? В этом случае каждый может на время стать спикером. Каждый из круга равен другому. Каждый несет в себе знание, ценное для других. В этом случае мы можем сделать несколько кругов. Один – большой – для пленарной секции. Несколько кругов поменьше для рабочих групп. Пленарная секция меняется рабочими заседаниями, после которых все возвращаются обратно. Эта расстановка называется «Открытое пространство».
Одно из правил, изобретенных авторами «Открытого пространства», – «правило двух ног». «Если в любой момент мероприятия вы поймете, что не учитесь ничему новому и не даете другим ничего нового, используйте две ноги, идите в другое место». Будет хорошо, если все организаторы мероприятий припомнят это правило, составляя программу.
Важно помнить: то, как вы структурировали пространство до мероприятия, задает формат. А формат считывается за несколько мгновений. И если вы хотите, чтобы аудитория молчала, посадите ее в виде класса. Хотите, чтобы она чувствовала себя на одном уровне со спикерами, – сделайте круг. Хотите подчеркнуть демократичный характер компании, но сохранить центральное положение лидера – сделайте сцену по центру.
И если меня спросить, в чем будущее мероприятий, я с уверенностью отвечу: оно в сфере новых форматов. Именно новый формат мероприятий – источник реального креатива для евентиста.
История 112: Встреча Бу с футурологами
Однажды Бу попал в компанию футурологов. Они рассказывали про автомобили без водителя и 3D-принтеры, которые печатают дома. В какой-то момент они замолчали и внимательно посмотрели на Бу.
– Расскажите нам о будущем мероприятий. Что нас ждет?
– Я расскажу о том, что происходит уже сейчас, о новых подходах в самом главном – формировании программы мероприятия. Самое революционное изобретение в программе мероприятия на сегодня – это ее отсутствие. Так называемая «Неконференция». Один из недостатков традиционных конференций – ригидная программа, определенная некоей группой экспертов. Вы на эту программу влияете опосредованно. В случае «неконференции» программа заранее сформирована на 30 %. А остальные 70 % формируются прямо на мероприятии, непосредственно перед ним. Сами участники определяют, что хотят услышать и от кого. Спикеры выбираются прямо из общей группы.
Мы все зависимы и приучены к возможностям интернета и социальных сетей. Мы привыкли к моментальной реакции на наши действия. Поэтому программа мероприятия становится все более интерактивной.
Конечно, это связано с рисками. Конечно, аудитория должна быть однородной или соответствовать определенному уровню. И, конечно, у организаторов есть большая невидимая часть работы. Нужно знать варианты тем и иметь для каждой возможного спикера, нужны предварительные договоренности с ними и так далее. Также спикеры должны быть готовы изменить тему, сместить акценты. Это предполагает их глубокое погружение в тему.
На выходе слушатели получают конференцию, сделанную точно под них и для них. «Неконференцию» легко соединить с другими форматами, например с «открытым пространством».
– Что интересного мы можем сделать с пространством мероприятия? – спросили Бу футурологи.
Мастер Бу вышел и через несколько минут вернулся, волоча за собой высокий фуршетный стол. За ним шли помощники, несшие еще несколько столов. Они расставили столы по кругу и вышли.
– Одна из проблем традиционных мероприятий – их продолжительность. Пять-шесть часов – норма для конференции. Есть способ сделать мероприятия более компактными во времени, провести их стоя, «мероприятие на ногах». Мероприятия длятся долго, так как слушатели расслабились и дремлют. Если все будут стоять, то постараются закончить как можно раньше. Несколько блоков по 30 минут – вполне реально. Итого в целом конференция займет два-три часа.
Еще один вариант – мероприятия во время прогулки, в движении. Легко представить, как группа из 40–50 человек прогуливается и обсуждает тему, останавливаясь в случайных или заранее запланированных местах. Что если раздать всем наушники и микрофоны для дискуссий?
Есть и другие способы сделать мероприятия динамичнее.
Мастер Бу ушел и вернулся с большим таймером, на котором стояло время две минуты.
– Ограничение времени выступления приводит к чудесным результатам. Четко определите правила, например две минуты на выступление и пять минут на подведение итогов. Две минуты каждому спикеру, строго, без исключений, его нельзя прерывать. Опубликуйте правила заранее, чтобы участники не нарушали регламент. Конечно, модератор должен уметь корректно распоряжаться временем, прибавляя две-три минуты, если дискуссия вызывает живой интерес. Однако в целом важно выдерживать спартанский режим. Назовем это «интервальными event-тренировками» или «две минуты, и ушел».
В этот момент люди в черных костюмах, похожие на японцев, вынесли из зала стулья и столы. Остался один экран.
– В переводе с японского ПечаКуча – это «болтовня» или «бла-бла». И для нас это полезно как формат мероприятия и способ его ускорить при сохранении содержания. Выступающий представляет доклад-презентацию из 20 слайдов, каждый слайд демонстрируется 20 секунд, после чего автоматически сменяется следующим. Так продолжительность доклада ограничивается шестью-семью минутами. Доклады следуют один за другим. Количество обычно варьируется от 8 до 12.
Помимо оптимального количества времени, формат предполагает большую подготовку спикера к выступлению. А быстрые переключения слайдов соответствуют нашему нынешнему представлению о скорости изменения контента.
В этот момент зал наполнился молодыми девушками и парнями с флажками двух разных цветов. На одних написано «Голосуй за Бу», на других – «Голосуй за Шу».