Используйте эту методику: выделите то, что хотели бы запомнить, продумайте цель чтения. Если вам нужны конкретные факты или новые источники, просто составьте их список. Если же вы хотите понять ключевые тенденции, кратко законспектируйте идеи{76}.
Чтобы научиться эффективно конспектировать, можете вернуться к приложению 1: по ходу чтения материала запишите 5–8 ключевых идей, которые вы хотели бы запомнить. Смогли бы вы прочесть текст быстрее, если бы сразу сосредоточились на их поиске?
Далее я приведу примерный конспект статьи из 7 пунктов. Все ли они вошли в ваш конспект? Если нет, подумайте о важности того, что вы пропустили. Есть ли в вашем конспекте дополнительные пункты? Важны ли они?
1. Для эффективного управления компанией недостаточно новых процедур, принятых в рамках закона Сарбейнза – Оксли. Для совершенствования работы необходимо внести серьезные коррективы в структуру совета директоров.
2. Многочисленные советы директоров неэффективны, потому что поощряют лень и препятствуют решительным мерам; оптимальная численность – шесть независимых членов совета директоров.
3. Члены совета директоров должны быть узкими специалистами – разрозненные общие знания неэффективны.
4. Среднестатистический директор около 200 часов в год занимается делами компании. Этого недостаточно, чтобы вникнуть в ее деятельность. Повысьте уровень вознаграждения членов советов директоров, если они уделяют работе больше времени.
5. Новые профессиональные советы директоров будут состоять в основном из топ-менеджеров пенсионного возраста.
6. Компетентные члены совета директоров не подвержены юридическим рискам, поскольку их деятельность законная и добросовестная.
7. Членам совета директоров передаются некоторые функции топ-менеджеров, но они не должны участвовать в повседневной деятельности компании.
Оценить анализ сложнее. Чтобы структурировать информацию, которую вы хотите запомнить, запишите мои основные аргументы: исследование и примеры, логические доводы, подтверждающие идеи и контраргументы, на которые я ссылаюсь. Вот ключевые элементы моей аргументации:
• Исследование групповой динамики и данные о численности совета директоров показывают, что в среднестатистическом совете директоров слишком много участников.
• Три примера – Citigroup, временный СЕО и Merck37 – показывают, что у многих директоров недостаточно опыта и знаний в определенной узкой области.
• Ориентировочные расчеты подтверждают, что большинство директоров занимаются делами компании лишь 200 часов в год. Этого недостаточно.
• Я считаю, что профессиональных директоров можно нанимать из числа вышедших на пенсию топ-менеджеров, если они не старше допустимого возраста.
• При увеличении вознаграждения членам совета директоров общие выплаты не возрастут, поскольку число директоров уменьшится.
• Приведенный пример показывает, что добросовестные члены совета директоров не станут ответчиками по судебным делам.
Когда вы составите такой список, оцените каждый этап. Вам придется углубиться в исследование и критически оценить ход моих мыслей. Кроме того, решите, подтверждают ли эти аргументы мою гипотезу о том, что в совете директоров должно быть больше компетентных людей. Оценить анализ сложно, но вы сможете сосредоточиться на ключевых аргументах, если при чтении статьи законспектируете их.
Полезные советы
1. Не пытайтесь прочесть как можно больше слов в минуту – скорость нужно увеличивать за счет пропуска слов, не имеющих отношения к цели чтения.
2. Подумайте, зачем вы читаете. Возможно, вам интересна гипотеза автора? Или вам нужны конкретные факты?
3. Вы должны поставить перед собой четкую цель при прочтении газеты или другого новостного источника: сосредоточьтесь на информации, которую больше нигде не найдете.
4. Прежде чем перейти непосредственно к чтению, изучите структуру документа, особенно заголовки, и постарайтесь в целом понять, о чем говорится в тексте.
5. Внимательно прочтите введение – найдите тезис или ключевое предложение и абзац, в котором описана основная идея фрагмента текста.
6. Прочтите заключение, прежде чем перейти к основной части. Очень часто оно помогает понять логику автора и ключевые идеи.
7. Прочтите первые предложения каждого абзаца. Решите, какой абзац нужно прочесть целиком – это зависит от вашей цели.
8. Не стоит углубляться в чтение абзаца, если там описываются известные вам идеи или приводится ненужная информация.
9. Постоянно сосредоточивайтесь на поиске информации, которую вы хотели бы запомнить после прочтения статьи или служебной записки.
10. Если вы хотите понять ключевые тенденции, составьте краткий конспект.
11. Если нужно оценить анализ автора, запишите все его аргументы. Это поможет вам сосредоточиться на главном.
Глава 8 Эффективные письменные навыки
Умение писать – важный навык для любого хорошего специалиста. Сотрудник должен уметь грамотно составлять документы, чтобы информировать, формулировать задания и убеждать коллег и партнеров.
К сожалению, сегодня мало кто обладает эффективными письменными навыками[39]. Когда я преподавал, то часто встречал студентов, получающих степень MBA, которые активно участвовали в обсуждениях, но (как выяснялось на экзаменах) совершенно не умели выражать мысли в письменной форме. В компаниях работают умные люди с гениальными идеями новых продуктов, которые не умеют составлять качественные отчеты. А в правительственных учреждениях встречаются сотрудники, которые блестяще отстаивают свою точку зрения в ходе обсуждений, но пишут совершенно бессвязно.
Электронная почта используется очень часто, и навыки письма становятся все важнее для личной эффективности. Однако многих этому просто не учили. По данным ассоциации Business Roundtable[40], представляющей самые крупные корпорации США, ее участники тратят около 3 млрд долл. в год на обучение сотрудников навыкам письма{77}. Из-за неумения писать снижается эффективность: клиенты не понимают, что написано в руководствах по эксплуатации, и поэтому злятся; коллеги не могут разобрать, о чем сказано в документах. В результате возникают рабочие конфликты.
Начните с плана
Мой друг Джордж – эксперт в области средневековой истории. Но написание отчета об исследовании занимает у него больше года. Почему? Потому что он постоянно впадает в ступор: прекращает писать, когда теряет нить рассуждения.
Диана, психолог, жалуется, что может рассуждать логично только после того, как закончит заключение. К сожалению, написанная к тому времени основная часть уже, как правило, идет вразрез с выводами, поэтому ей приходится переделывать весь текст.
Им было бы проще, если бы они для начала составили план. Джордж не впадал бы в ступор, а Диане не пришлось бы переписывать документ, чтобы тот соответствовал выводам, к которым она приходит неожиданно для себя.
Написание текста нужно рассматривать как процесс, состоящий из нескольких отдельных этапов: создания плана и его реализации. Помните принцип сосредоточенности на конечном результате, о котором я рассказывал в главе 2? Здесь суть та же: составьте ориентировочный план, прежде чем начнете писать. Иначе у вас возникнут проблемы.
Почему важно составить планОчень сложно писать и планировать одновременно: создание качественного текста предполагает большую умственную нагрузку, особенно для кратковременной памяти. Кратковременная память хранит и обрабатывает информацию, позволяя вам выполнять сложные функции, например мыслить и учиться. Она также отвечает за процесс управления словами и построения грамматически правильных предложений и абзацев. Ресурсы кратковременной памяти ограниченны.
Преподаватель психологии Рональд Келлог[41] провел эксперимент, доказав, что различные этапы письма – составление плана, формулировка мыслей и проверка – задействуют одни и те же ресурсы мозга{78}. Если вы заранее составите план, то сможете потратить больше времени на формулировку мыслей.
Келлог также провел контролируемый эксперимент с целью подтвердить на практике гипотезу о том, что качество текста выше, если пишущий составил план{79}. Он в случайном порядке распределил студентов на две группы: одна должна была потратить 5–10 минут на план, а другой запретили его составлять. Ученый пришел к выводу, что студенты, которые составляли план, написали более качественные тексты, потому что у них была возможность сосредоточиться на формулировках. В результате обе группы справились с заданием в одно и то же время, хотя первая потратила несколько минут на составление плана. Следовательно, составление плана способствует написанию текстов более высокого качества за аналогичный период времени.
Я разработал свою систему: сначала провожу мозговой штурм, потом распределяю идеи по категориям и составляю план.
• Мозговой штурм: я беру чистый лист бумаги и записываю все свои мысли по определенной теме. Моя цель – записать как можно больше идей, порядок не важен.
• Распределение по категориям: затем я определяю категории и подкатегории. Это помогает мне создать структуру – в итоге формируются группы идей, которые станут основой плана.
• План: я группирую идеи, меняю порядок и составляю разные комбинации. Я пытаюсь создать логическую основу моего будущего текста.
Попробуйте освоить этот процесс. Предположим, руководство попросило вас написать короткую служебную записку, чтобы убедить топ-менеджмент компании дать согласие на участие в экологическом проекте (компания хочет доказать свое бережное отношение к окружающей среде).
На этот пример я буду ссылаться несколько раз. Выберите любую из двух тем.
• Представьте, что вы работаете в парке аттракционов. Составьте служебную записку с целью убедить руководителя отдела персонала нанять еще 10 сотрудников-аниматоров, которые будут переодеваться в костюмы животных.
• Представьте, что вы работаете в аналитическом отделе крупной продовольственной компании. Составьте служебную записку с целью убедить руководителя отдела профинансировать разработку сухого завтрака или напитка для похудения.
Начните с мозгового штурма{80}. Запишите все свои идеи, не стараясь связать их друг с другом. Сколько пунктов в вашем списке? Вот неполный список моих идей для служебной записки по экологическому проекту.
Этап 1: мозговой штурм
Имидж компании
Утилизация отходов
Новые окна
Термостат с регулируемой температурой
Энергозатраты
Налоговые льготы
Оплата проезда на общественном транспорте
Затраты на реставрацию
Меры по предотвращению выбросов углерода
Запрет на пластиковые стаканы
Новый дизайн упаковки
Новые лампочки
Гибридные автомобили
Работа на дому
Правильная стратегия
Распределите свои идеи по категориям (можете добавить мои). Вот какие группы идей получились у меня. Я расставил их в логическом порядке. Некоторые идеи из моего списка не попали ни в одну из категорий. Отсеивание несущественных идей – важный этап написания текста.
Этап 2: распределение по категориям
Энергия
Новые окна
Термостат с регулируемой температурой
Новые лампочки
Отходы
Утилизация отходов
Новый дизайн упаковки
Прибыль и убытки
Энергозатраты
Налоговые льготы
Затраты на реставрацию
Транспорт
Оплата проезда на общественном транспорте
Работа на дому
Нематериальные блага
Правильная стратегия
Имидж компании
Теперь нужно написать план текста. Подумайте о целевой аудитории – топ-менеджерах вашей компании. Что больше всего их волнует? Какие аргументы будут для них наиболее убедительными и логичными?
Ниже показан план написания служебной записки. Учтите, что в начало плана я добавил введение, а в конец – заключение. Я сгруппировал категории по двум общим темам – как организация будет заботиться об окружающей среде и почему это важно. Наконец, я поменял местами разделы о прибылях и убытках и о нематериальных благах. Возможно, руководству компаний будет интересен только конкретный финансовый результат.
Этап 3: план
Введение
Как
Энергия
Термостат с регулируемой температурой
Новые окна
Новые лампочки
Отходы
Утилизация отходов
Новый дизайн упаковки
Транспорт
Оплата проезда на общественном транспорте
Работа на дому
Почему
Прибыль и убытки
Энергозатраты
Налоговые льготы
Затраты на реставрацию
Нематериальные блага
Правильная стратегия
Имидж компании
Заключение
Структурирование текста
Когда план составлен, можете начинать писать текст. Три ключевых элемента любого текста – введение, основная часть и заключение. Мы обсуждали их в предыдущей главе. Это не случайно: писать нужно так, чтобы читателям был понятен ход ваших мыслей.
Начните с введения
Я считаю, что в хорошем введении должны быть отражены:
• контекст;
• основная мысль текста;
• структура текста.
Читателю понадобится информация справочного характера, чтобы понять, зачем изучать текст. В служебной записке ее можно изложить так:
Исполнительный комитет рассматривает комплекс реформ, благодаря которым компания будет бережнее относиться к окружающей среде. В служебной записке объясняется, какие меры могла бы предпринять компания и почему они принесут пользу.
Затем нужно подчеркнуть основную мысль служебной записки. Сообщите читателю суть ваших аргументов. Вот пример изложения основной мысли:
Здесь приводятся аргументы в пользу реализации экологического проекта для улучшения финансовых показателей компании. Расходы на проект окупятся за счет снижения энергетических затрат, экономии на налогах и улучшения имиджа компании.
В заключительной части нужно пояснить, о чем говорится в служебной записке и какова ее структура (заголовки, подзаголовки). Это поможет читателю следить за ходом ваших рассуждений.
Структуру текста нужно описать в одном абзаце. Вот хороший пример:
Во-первых, здесь описаны способы охраны окружающей среды: снижение энергозатрат, количества личных автомобилей и отходов. Во-вторых, представлены аргументы, доказывающие, что такие изменения принесут компании пользу в виде налоговых льгот, снижения энергозатрат и появления перспективных маркетинговых возможностей.
Резюме и заключение
Есть много мнений по поводу различий между правильными резюме и заключением. Резюме – сжатое изложение основных мыслей статьи или служебной записки. Заключение должно быть исчерпывающим: нужно дать советы читателям, объяснить особенности государственной политики или указать области дальнейшего исследования проблемы.
Я не против резюме. Они играют важную роль – особенно «сводные резюме» для руководства, у которого часто нет времени изучать длинные и сложные документы. Если служебная записка или статья слишком длинная или содержит много информации, нужно сначала дать сводное резюме, а потом переходить к введению, чтобы за несколько минут читатель мог понять ключевые идеи. Эта часть документа крайне важна, потому что именно ее обычно и читают! Это правда: многие сотрудники изучают только сводное резюме.
Кроме резюме, в статье и служебной записке должно быть заключение – более подробное, чем обычное резюме. Умный читатель, добравшийся до заключения, уже знает все ключевые идеи и ищет в нем чего-то нового. Я не люблю заключений, в которых повторяются положения основной части текста, – это признак лени. Я об этом читал уже дважды: в сводном резюме (или во введении) и в основной части статьи или служебной записки.
Далее приведены два абзаца с выдержками из одной и той же статьи о медицинском исследовании. Один из них – резюме, а другой – заключение.
Какая информация есть в заключении, но отсутствует в резюме? Можете ли вы определить, где резюме, а где заключение?{81}
Абзац 1Как говорилось выше, благотворительные фонды должны использовать семь показателей эффективности для анализа успешности прикладного медицинского исследования (ПМИ). В рамках исследований необходимо оценить объем и разнообразие источников финансирования, уровень привлечения квалифицированных работников, успешность препаратов на стадии разработки, количество публикаций и ссылок в рецензируемых научных журналах, доступность информации для других компаний, объем идей, используемых сторонними организациями, и желание сотрудничать с другими компаниями. Эти показатели – основа для определения эффективности ПМИ.
Абзац 2Поскольку благотворительные фонды и правительства увеличивают финансирование прикладных медицинских исследований (ПМИ), очень важно сотрудничать с исследователями для разработки действенной системы показателей эффективности. Должностные лица, ответственные за финансирование, должны взаимодействовать с активными участниками ПМИ. Их задача – озвучить цели программ и показатели прогресса по семи параметрам, которые обсуждались выше. Тогда и спонсоры, и получатели платежей будут лучше понимать приоритеты и предоставлять информацию для оценки эффективности этих программ, чтобы достичь поставленных целей.