Поскольку благотворительные фонды и правительства увеличивают финансирование прикладных медицинских исследований (ПМИ), очень важно сотрудничать с исследователями для разработки действенной системы показателей эффективности. Должностные лица, ответственные за финансирование, должны взаимодействовать с активными участниками ПМИ. Их задача – озвучить цели программ и показатели прогресса по семи параметрам, которые обсуждались выше. Тогда и спонсоры, и получатели платежей будут лучше понимать приоритеты и предоставлять информацию для оценки эффективности этих программ, чтобы достичь поставленных целей.
Основная часть
Вы написали введение и заключение. Теперь можно перейти к основной части статьи или служебной записки. Повторюсь: текст должен стимулировать эффективное чтение. Это значит, что вам нужно сделать следующее:
1. Расставить заголовки и подзаголовки, чтобы прояснить структуру текста.
2. Для каждого абзаца придумать ключевое предложение, по которому читатель сразу понял бы суть абзаца. Кроме того, ключевые предложения помогают следить за ходом ваших мыслей и аргументацией. В оставшейся части абзаца нужно представить факты или аналитические данные.
Ниже приведены два абзаца о британском телесериале «Аббатство Даунтон»[42]. Один из них структурирован и содержит ключевое предложение, а второй требует доработки.
Абзац 1«Аббатство Даунтон» – сериал о британской семье аристократов, неожиданно ставший популярным у среднего класса в США. Расточительность семьи Кроули, живущей в огромном поместье в Йоркшире в начале ХХ века, приводит американских телезрителей в восторг.
Аудитории нравится наблюдать за сложными взаимоотношениями между членами семьи и слугами. Вдруг возникает проблема. По британским законам три девушки из рода Кроули не могут унаследовать поместье. К счастью, в права наследования вступил кузен, который впоследствии женился на старшей дочери Кроули.
Ключевое предложение содержит основную мысль – суть в том, что телесериал популярен в США. Дальше раскрывается причина, по которой аудитории он так нравится. Это пример хорошо структурированного абзаца: в ключевом предложении четко описана основная идея, которая разъясняется в оставшейся части абзаца.
Абзац 2В телесериале «Аббатство Даунтон» рассказывается о жизни аристократической семьи из Англии в начале ХХ века. Семья Кроули живет в большом поместье в Йоркшире с множеством слуг, которые иногда не ладят друг с другом. Кроме того, возникла проблема: согласно британским законам, три дочери не могут унаследовать поместье. К счастью, оно переходит по наследству кузену, который позже женится на старшей дочери Кроули. Эти драматические события и шикарная жизнь семьи неожиданно вызвали бурю эмоций у американских зрителей, принадлежащих к среднему классу.
Структура этого абзаца хуже. Из первого предложения читатель узнает о телесериале «Аббатство Даунтон», но здесь нет ни намека на то, зачем автор это пишет. Читателю придется изучить весь абзац, потому что в последнем предложении выражена ключевая идея: сериал стал очень популярен в США. Заключительное предложение должно было стоять на месте первого, а в остальных можно было бы подробнее раскрыть тему.
Попытайтесь самостоятельно написать эффективные абзацы. Вернитесь к плану экологического проекта для вашей компании (или другого текста). Теперь попробуйте написать основную часть служебной записки, состоящую из двух абзацев. Можете выбрать то, что, на ваш взгляд, наиболее интересно. Составьте убедительные ключевые предложения, а в остальной части абзаца приведите свои аргументы.
При анализе написанных вами абзацев ответьте на три вопроса:
• Начинаются ли оба ваших абзаца с ключевых предложений, из которых читатель узнает суть?
• Подтверждает ли остальная часть абзаца мысль, высказанную в ключевом предложении (конкретные факты и т. п.)?
• Может ли читатель перейти от ключевого предложения первого абзаца к ключевому предложению второго, не читая весь текст целиком и при этом поняв общий смысл?
Если вам нужна практика, напишите подробную служебную записку по экологическому проекту, в том числе введение и заключение, в котором есть не только основные идеи, но и дополнительная информация.
Грамотные предложения
Вы уже понимаете роль введения, заключения и основной части текста. Теперь я расскажу вам о признаках грамотно составленных абзацев: короткие предложения, лаконичность, действительный залог, точный подбор слов, грамматически верные конструкции и соблюдение правил орфографии{82}.
Используйте короткие предложения
В старших классах я влюбился в стиль Эрнеста Хемингуэя – короткие, простые предложения. Это лучший способ четко выразить свои мысли. Длинные предложения сложно понять: они показывают, что автор едва ли знает, о чем он хочет рассказать.
Длинное предложениеПроведя на пляже несколько часов, я не сумел поймать ни одной рыбы, поэтому я пошел в город и нашел бар, где подавали вкусные сэндвичи и хорошее пиво, там я и познакомился с привлекательной девушкой по имени Мария, с которой у нас завязался разговор о том, как изменился город.
Короткие предложенияПроведя на пляже несколько часов, я не сумел поймать ни одной рыбы. Я решил пойти в город пообедать. Я выбрал бар, где подавали вкусные сэндвичи и хорошее пиво. За соседним столиком сидела привлекательная девушка по имени Мария. Она завела разговор о том, как изменился город.
Четкая связь
Когда вы пытаетесь связать несколько придаточных предложений, независимых предложений или абзацев, нужно четко устанавливать связь между ними. Необходимо использовать такие связки, как «поскольку», «потому что», «после», «до», «тем не менее», «как бы то ни было». Они покажут читателю связь между мыслями. Слова «и», «кроме того», «помимо этого» не указывают на четкую связь.
Слабая взаимосвязьОна повредила колено и поехала в больницу. Кроме того, в больнице ей сделали рентген колена.
Сильная взаимосвязьОна поехала в больницу, потому что повредила колено. Вскоре после прибытия ей сделали рентген колена.
Залог
Используя действительный залог, автор рассказывает читателю, кто конкретно что-то делает или говорит. Когда же он использует страдательный залог, иногда неясно, кто что говорит или делает. Вот пример, иллюстрирующий контраст.
Действительный залогСалли дала брату денег, чтобы он смог уплатить первоначальный взнос за дом.
Страдательный залогПервоначальный взнос за дом для брата Салли был уплачен.
Лаконичность
В деловой письменной речи четкость и лаконичность – главное; игра слов недопустима. Авторы часто используют разные слова со схожими значениями ради разнообразия. Но в деловой переписке важна четкость. Сравните два предложения:
Президент компании был увлечен новыми приоритетами, которые он включил в пятилетний план. Другие должностные лица компании понимали требования, и они были не против внесения коррективов, если таковые необходимы.
Означают ли «требования» во втором предложении то же, что «приоритеты» в первом? Скорее всего, да, но разные слова создают путаницу, хотя и вносят разнообразие.
Отсылки
Краткость достигается за счет местоимений. Но иногда неясно, к чему конкретно они относятся. Вот пара примеров:
Бреди, его отец и вся команда играли в футбол вместе, но травму получил только он.
К кому относится местоимение «он»: к Бреди или его отцу?
Бреди, его отец и вся команда играли в футбол вместе, и они получили травму.
Кто входит в понятие «они»: Бреди и его отец или вся команда?
Орфография
Орфографические ошибки в письменной речи недопустимы. Читатель может понять основную мысль неграмотного текста, но при этом решить, что вы ленивый или небрежный человек. Потенциальному работодателю точно не захочется нанять такого сотрудника. В рамках опроса 2006 года «Не забудьте проверить ошибки» 47 % нанимателей сказали, что сразу выбросили бы в ведро резюме потенциального кандидата, если бы нашли в нем хотя бы одну орфографическую ошибку. Если бы в резюме было две ошибки, его выбросили бы 84 % работодателей{83}.
Типичная ошибка – доверие к программам проверки орфографии. Они найдут бо́льшую часть ошибок, но не смогут различить омофоны («кот» и «код») и пропустят описку, если в итоге получилось известное слово (например, «дом книги» вместо «том книги»). Единственное решение – тщательно проверить написанный текст, чтобы исключить орфографические ошибки.
Грамматика
Язык – очень запутанная система, поэтому сложно создать компьютерную программу, проверяющую правильность грамматических конструкций. Большинство таких программ ненадежны: они могут найти ошибку в правильно построенном предложении и наоборот. Ниже я привел в качестве примера два предложения – в обоих есть серьезные грамматические ошибки. Тем не менее они прошли проверку программой Microsoft Word.
Джон посмотрел прямо на меня, и он говорит: «Что ты имеешь в виду?» (неправильное согласование времен).
Рынок благоприятно отвечать на удивительно высокую прибыль, о которой сообщает вчера сектор высоких технологий (неверная форма глагола).
Вопросы и ответы
Теперь вы понимаете основы организации идей, структурирования текста и эффективного использования языковых средств. Далее я отвечу на некоторые популярные вопросы о письменной речи.
В: Мне сложно написать хороший текст, потому что я всегда очень занят. Как мне научиться забывать о делах и сосредоточиваться только на написании текста?
Написание текста требует сосредоточенности. Вы должны найти спокойное место и постараться забыть обо всем, что может вас отвлечь, например о компьютерных играх и сотовом телефоне. Я люблю писать рано утром – до того, как начинается суматоха. Мой друг пишет только по вечерам, когда на работе никого нет и вокруг тихо. Мы оба любим писать во время долгих перелетов или поездок, когда есть несколько часов свободного времени и никто нас не отвлекает. Выберите для написания текстов время, которое удобно именно вам.
В: Мне кажется, что я трачу на написание текстов очень много времени. Я составляю предложение, а потом несколько раз его переписываю, потому что часто недоволен тем, как оно звучит. Как мне улучшить мои навыки?
Проблема не в том, что вы пишете плохо. Просто вы перфекционист. Честно говоря, ваш способ написания текстов не самый эффективный. Вы не можете одновременно планировать и писать или писать и редактировать. Вы не сможете сразу написать качественный текст. Письменная речь – поэтапный процесс.
Возможно, вам кажется, что если черновик не идеален, то и конечный результат будет неудовлетворительным. Это неправда. Набросайте черновой вариант, отвлекитесь, а на следующий день перечитайте черновик. Потратьте немного времени на размышления и редактирование, и ваш черновик превратится в качественный текст.
Если вам говорить проще, чем писать, попробуйте записать черновой вариант текста на диктофон. Позже вы сможете прослушать запись и, сверяясь с ней, написать окончательный вариант. (Если вы пишете статью на английском языке, можете воспользоваться специальной программой Dragon, которая переводит устную речь в письменный текст.)
В: Каков оптимальный объем статьи?
Ответ прост. Объем статьи должен позволять раскрыть тему. Не больше. Ценность текста не зависит от его длины; лаконичность бесценна.
В: Я не люблю растягивать процесс и стараюсь написать всю статью целиком. Но через несколько часов я оказываюсь в тупике. Может, мне стоит разбить процесс написания на несколько этапов?
Вы правы. Пишите по несколько часов в день с регулярными перерывами. Профессор Боб Бойс из Государственного университета Нью-Йорка (State University of New York – SUNY) пришел к этому выводу, когда изучал процесс написания его коллегами длинных научных статей{84}. Некоторые из них были «марафонцами»: они работали редко, но подолгу. Он выяснил, что именно им было свойственно «застревать» на полпути. У тех же, кто писал чаще, но понемногу, всегда были новые идеи, и они могли эффективно анализировать свою работу. В итоге они писали тексты того же объема, что и «марафонцы», но тратили на это втрое меньше времени.
Во время пауз иногда появляются новые идеи. В конце дня я часто замечаю, что не могу сформулировать мысль. А когда просыпаюсь на следующее утро, у меня уже есть готовое решение вчерашних проблем. Творческий процесс не линеен: в нем бывают взлеты и спады.
Полезные советы
1. До того как начать писать, составьте план текста. Начните с мозгового штурма, распределите идеи по категориям и организуйте их в логической последовательности.
2. Во введении опишите контекст, изложите основные мысли и объясните структуру текста.
3. Составьте сводное резюме длинных или сложных текстов, чтобы читатели, у которых мало времени, могли понять суть.
4. Первое предложение каждого абзаца должно содержать ключевую идею, чтобы по нему читатель мог понять суть всего фрагмента. Оставшуюся часть можно прочесть бегло.
5. В заключении не стоит еще раз кратко повторять основные идеи текста – там нужно рассказать о подводных камнях и дать рекомендации.
6. Используйте короткие предложения; старайтесь, чтобы между предложениями была четкая связь. Будьте аккуратны с местоимениями – не допускайте возможности двоякого толкования.
7. Обязательно редактируйте текст, чтобы исключить грамматические и орфографические ошибки. Закончив писать, проверьте все еще раз. Одна ошибка – уже слишком много.
8. Учтите, что черновик не будет идеальным. Не пытайтесь писать и редактировать одновременно, иначе на каждое предложение вы потратите слишком много времени.
9. Не старайтесь увеличить объем статьи: ваша задача – раскрыть тему, а не поставить рекорд по количеству слов.
10. Не пытайтесь написать длинный текст с первого раза. Лучше работать над ним постепенно, пару часов в день в комфортной обстановке.
Глава 9 Эффективное выступление
Многих пугает мысль о выступлении перед аудиторией. Джерри Сайнфелд[43] однажды язвительно заметил: «Среднестатистический человек на похоронах предпочтет скорее оказаться в гробу, чем произносить траурную речь»{85}. Институт Гэллапа[44] (Gallup) выяснил, что 40 % американцев боятся публичных выступлений. Более распространена только боязнь змей{86}.
Но специалисты должны уметь выступать перед аудиторией[45]. Часто им приходится проводить устные презентации перед коллегами в компании, а иногда и другими слушателями. Многих этому не учили, и они делают предсказуемые ошибки. Но если вы воспользуетесь моими советами и научитесь планировать, то сможете эффективно выступать на публике.
Для начала поймите основные различия между письменной и устной речью. Выступающие могут сразу почувствовать реакцию аудитории на сказанное и при необходимости быстро скорректировать свою речь. В отличие от авторов письменных текстов, они могут использовать жесты, интонацию и другие средства выражения эмоций.
Однако у выступлений есть два серьезных недостатка. Если речь вам не нравится, вы не можете ее смять, выбросить и начать заново. И вам придется приложить больше усилий, чтобы привести убедительные аргументы; вы не можете разбить речь на абзацы и вставить в нее подзаголовки.
Я научу вас быть эффективными до, во время и после выступления. В основном я рассуждаю с точки зрения топ-менеджера, который часто выступает перед незнакомой аудиторией, но многие мои советы помогут проводить эффективные презентации для коллег.
Как подготовиться к выступлению
Ключ к эффективному выступлению – подготовка. Предварительные мероприятия можно разделить на три основные категории: знакомство с аудиторией, определение структуры текста и репетиция.
Знакомство с аудиторией
Подготовку нужно начать с трех вопросов о вашей аудитории: кто эти люди, каковы их цели и что их волнует. Если вы выступаете перед коллегами, руководством или подчиненными, задача облегчается. Если же публика посторонняя, то вы не можете знать ее лично. Однако это не помешает собрать о ней информацию. У организатора встречи (внутренней или внешней) есть предварительный список участников. Изучите его. Благодаря этому приему я избежал многих проблем (например, неудачных шуток, которые могли обидеть кого-то).
Подумайте, каковы цели слушателей. Начните с анализа повестки дня совещания или конференции, чтобы понять основные темы обсуждения. Если совещание внутреннее, вы должны знать, придут ли ваши коллеги по своей воле или мероприятие обязательное. Во втором случае потребуется больше усилий, чтобы привлечь их внимание. Уточните у организатора, чего ждет аудитория: новую информацию или стимул к действию? Возможно, вам придется выступать в перерыве между мероприятиями по созданию сети полезных деловых связей на прибрежном курорте.
Сложнее спрогнозировать, что именно заинтересует аудиторию. На внутренних совещаниях вы должны четко понимать приоритеты руководства и коллег. Чего они хотят: снизить затраты или повысить эффективность работы отдела? Если вы выступаете перед посторонними, задумайтесь о том, что интересно аудитории. Например, руководители из сферы биотехнологий будут рады узнать о новых тенденциях, связанных с одобрением препаратов.