Вы можете ходить по залу и задавать вопросы. Если вы проходите между рядами, где сидят участники совещания, им очень сложно остаться пассивными – ведь вы стоите в двух шагах от них! Постарайтесь устанавливать зрительный контакт со всеми, особенно с теми, кто сидит в дальних углах и на задних рядах. Иначе они быстро потеряют интерес к вам.
Качественный визуальный ряд стимулирует активное слушание, а некачественный дает противоположный эффект. Вот основные правила использования слайдов во время выступлений.
• Слайд с повесткой дня нужно показать в начале презентации – после слайда со схемой выступления.
• В конце выступления покажите слайд с основными выводами.
• Слайды особенно хороши для представления графиков, диаграмм и других данных.
• Если на слайде представлен список – не зачитывайте его ни в коем случае. Ограничьтесь комментариями.
• Количество слайдов должно быть небольшим – не больше 15 на 30-минутную речь.
Последний совет: не затягивайте выступление. Как правило, внимание слушателей ослабевает через 30 минут – столько длится речь на конференции. А на других мероприятиях ваше выступление должно быть еще короче. Например, презентация на часовом совещании должна длиться не больше 10–15 минут. В любом случае не выходите за рамки выделенного вам времени. Иначе слушатели и организаторы будут недовольны.
После презентации
После презентации вы должны ответить на вопросы. Если вы выступаете перед незнакомой аудиторией, нужно четко спланировать это время: 15 минут для 45-минутного выступления. Если совещание внутреннее, ваши коллеги могут задавать вопросы по ходу выступления, особенно если сама тема предполагает обсуждение (см. главу 6). Вопросы важны для аудитории: слушатели могут узнать больше о том, что их волнует.
Для оратора отвечать на вопросы сложнее, чем выступать. Он не знает, о чем его спросят, поэтому не может заранее подготовиться. Кроме того, вопросы могут выходить за рамки обсуждаемой темы.
Тем не менее постарайтесь подготовиться – подумайте, о чем вас могут спросить, и запишите приблизительные ответы. Один из вариантов – попросить ваших коллег и друзей сделать список вопросов по теме выступления. Можно даже подсказать аудитории вопросы из списка, составленного коллегами (или пригласить знакомых на мероприятие). Тогда вы не только будете отвечать на известные вам вопросы, но и вызовете обсуждение, если никто не решается о чем-нибудь спросить.
Общие правила при ответе на вопросы слушателей таковы:
• Убедитесь, что все услышали вопрос. При необходимости повторите его.
• Чтобы слушатели активно участвовали в обсуждении, первых добровольцев нужно поощрять – например, похвалить вопрос.
• Нельзя, чтобы все вопросы задавал один и тот же человек; если больше ни у кого вопросов нет, обратитесь к одному из «подготовленных» слушателей.
• Не допускайте, чтобы вместо вопроса слушатель произносил речь. Если возникла такая ситуация, вежливо попросите его перейти к вопросу.
• Если вам неожиданно задали сложный вопрос, повторите его. Тем самым вы выиграете время на обдумывание ответа.
• Тщательно продумывайте ответы, но не слишком долго. Подробный ответ, возможно, будет интересен только тому, кто задал вопрос.
Если желающих о чем-нибудь спросить становится все меньше, объявите, что осталось время только на один вопрос.
Но не ждите этого единственного вопроса. Нет смысла ждать того, чего нет. Заранее подготовьте пару заключительных предложений для завершения своей речи.
После выступления постарайтесь получить конструктивные отзывы. Это поможет вам улучшить навыки ораторского искусства и проанализировать конкретное выступление, которое, возможно, придется повторить. Участников конференций обычно просят заполнить оценочный лист, но он не особенно полезен. Участники, заполняющие анкеты, – нерепрезентативная выборка, а результаты часто выражены в числовых показателях без привязки к какому-либо оценочному параметру (например, средней оценке всех ораторов).
Лучший вариант – видеозапись вашего выступления или хотя бы его репетиции. Вам не нужна студия с новейшим оборудованием; достаточно друга или коллеги со смартфоном. В первый раз, когда вы увидите себя на записи, вы очень удивитесь: у всех нас есть дефекты речи, которых мы сами не замечаем. Лично мне видеозаписи помогли заметно улучшить ораторские навыки. Раньше мне казалось, что я обаятельный и уравновешенный. Но на видеозаписи я заметил много ненужных пауз, резких движений и невнятных фраз. Уже в следующем своем выступлении я попытался исправить эти недостатки.
Если спонсор или ответственный за организацию мероприятия не разрешает снимать вашу речь на видео, вы можете попросить друзей или коллег прийти и послушать вас. Они могут дать вам полезную информацию о реакции аудитории на выступление – только попросите их говорить честно. Конструктивная критика помогает улучшить ораторские навыки.
Полезные советы
1. Представившись, расскажите забавную историю и дайте слушателям понять, что смеяться можно. Если аудитория расслабится, ваше выступление будет более эффективным.
2. Во вступлении объясните слушателям, в чем польза вашей речи для них. Затем представьте четкую схему выступления, чтобы они поняли ход ваших мыслей.
3. Закончите выступление несколькими выводами, по возможности – эмоциональной ремаркой.
4. Не записывайте текст вашего выступления целиком – составьте план на одну страницу. Тогда вы сможете импровизировать и ваша речь будет более динамичной.
5. Приезжайте на место выступления заранее, чтобы изучить обстановку, слушателей и тех, кто выступает перед вами. Оцените настроение аудитории и других ораторов.
6. Нервозность перед публичным выступлением вполне нормальна. Но не следует фокусироваться на своем состоянии. Иначе вы будете нервничать еще больше и только навредите себе.
7. Общайтесь с аудиторией: перемещайтесь по залу, задавайте слушателям вопросы и позволяйте им высказывать свои мнения.
8. Ваша речь должна быть по возможности краткой – 30 минут обычно достаточно.
9. Оставьте в конце выступления время для вопросов. Подумайте на досуге, о чем вас могут спросить.
10. Старайтесь получить обратную связь – лучше всего записать речь на видеокамеру или попросить искреннего коллегу или друга, чтобы они посетили мероприятие и высказали свое мнение о вашем выступлении.
Часть IV Управление руководством и командой
До этого момента я говорил о повышении личной эффективности. Но нужно также научиться управлять взаимоотношениями с другими людьми в компании.
Чтобы быть эффективным сотрудником, нужно внимательно относиться к коллегам – при построении отношений возьмите инициативу в свои руки, вне зависимости от должности сотрудника{91}. В главе 10 мы обсудим, как руководить командой, чтобы повысить ее эффективность. Глава 11 посвящена навыкам создания взаимовыгодных отношений с руководством. Если вы менеджер среднего звена, внимательно изучите эти две главы. Запомните: управлять отношениями с коллегами нужно так, чтобы достичь целей – и своих, и компании.
Глава 10 Управление командой
Несколько лет назад профессор Гарвардской бизнес-школы Тереза Амабайл[50] начала трехлетнее исследование поведения американцев на рабочем месте. В нем приняли участие 238 человек, каждому из которых поручили проект с конкретными датами начала и завершения работы. Каждый день Амабайл отправляла участникам письмо по электронной почте с просьбой описать настроение, мотивацию и качество работы. Кроме того, она попросила их рассказать, чем они чаще всего занимаются на работе. К концу исследования Амабайл собрала около 12 тысяч ответов.
Когда она проанализировала данные, то пришла к выводу, подтверждающему ее основную идею: сотрудники наиболее счастливы и мотивированы, когда ощущают свою значимость. Для этого им достаточно медленно, но верно двигаться к цели. Как сказал один программист: «Я решил эту [компьютерную] головоломку, которая не давала мне спокойно спать всю неделю. Возможно, для вас это мелочь, но моя жизнь скучновата, и поэтому я в восторге»{92}.
Запомните: результаты сотрудников могут быть намного выше, если руководство помогает им достичь ежедневного значимого прогресса. К сожалению, большинство топ-менеджеров, по-видимому, об этом не знают. В рамках схожего исследования Амабайл попросила 669 руководителей оценить пять факторов, которые непосредственно влияли на мотивацию сотрудников: помощь в достижении целей, поощрение за хорошую работу, материальные стимулы, личная поддержка и четкие цели. Только 5 % руководителей поставили помощь в достижении целей на первое место; большинство сочли его наименее важным{93}.
Чтобы быть эффективным руководителем, не нужно произносить вдохновляющие речи, как футбольный тренер в перерыве между таймами. Создайте систему, которая поможет и вам, и подчиненным в работе. Основа этой системы, на мой взгляд, делегирование полномочий.
Делегирование полномочий
Если вы следуете моим рекомендациям, то, скорее всего, уделяете время в основном тем целям и задачам, которые наиболее важны для вас и вашей компании. Но низкоприоритетные задачи также нужно решать. Поэтому очень важно научиться делегировать полномочия: вы сосредоточитесь на приоритетных целях, а другие сотрудники помогут вам в выполнении менее важных задач (или выполнят их за вас).
Делегирование полномочий повышает эффективность всей компании. Топ-менеджер, не передающий отдельные функции подчиненным, может руководить только одной командой сотрудников, занимающейся одним проектом. Распределив обязанности, руководство получает возможность координировать деятельность небольших групп, работающих над разными крупными проектами. Эффективное делегирование полномочий позволяет применять лидерские навыки на всех уровнях.
Когда я стал председателем совета директоров MFS Investment Management в 2004 году, компания пыталась решить проблемы, связанные с санкциями SEC. Сложностей было много, и Роб Маннинг, талантливый СЕО, должен был определить, в какой области он сможет принести максимальную пользу. Мы оба управляли инвестиционными командами, но опыт работы Роба с советами директоров и регулирующими органами был небольшим. Поэтому мы пришли к четкому соглашению: Роб сосредоточился на улучшении финансовых показателей – самом важном для компании аспекте, – и других внутренних функциях, например операциях и бюджете. Я же отвечал за внешние функции: переговоры с регулирующими органами, встречи с важными клиентами, взаимодействие с членами совета директоров. Каждый из нас занимался тем, в чем хорошо разбирался, и благодаря этому мы смогли решить все проблемы.
Управление личным пространством
Как эффективно делегировать полномочия? Вам и вашим помощникам нужно понять принцип «управления личным пространством». Согласно ему, все сотрудники крупной компании должны действовать так, как будто они владельцы небольшой компании. Чуть позже я приведу конкретные примеры, а суть принципа в следующем: четко определив цели проекта, дайте своим подчиненным свободу выбирать способы их достижения – не навязывайте им свою точку зрения. Так вы создадите обстановку, благоприятную для достижения лучших результатов, и у вас появится время заняться приоритетными целями и задачами.
Принцип «управления личным пространством» помогает подчиненным стать предпринимателями. Линн Блоджетт, бывший директор ACS, подразделения компании Xerox[51], согласен с этим: он хочет, чтобы в его компании «работали индивидуальные предприниматели», сотрудники могли самостоятельно принимать решения, как будто речь идет об их личных денежных средствах. Он хочет, чтобы подчиненные спрашивали себя: «Нужен ли мне новый компьютер прямо сейчас, или я могу еще поработать на старом?»{94}
Если у подчиненных нет возможности «управлять личным пространством», они будут ждать от вас указаний и надеяться, что вы решите все проблемы. В результате все будут тратить время впустую. Один знакомый СЕО сказал мне: «Если подчиненные ждут указаний от руководства, толку от работы не будет. Слишком много нюансов, чтобы руководство могло дать подробные рекомендации по каждому вопросу».
У принципа «управления личным пространством» есть два важных преимущества.
Быстрая адаптация к любой ситуации
Если вы позволите подчиненным «управлять личным пространством», они научатся быстро адаптироваться к изменяющимся условиям и не будут всегда ждать ваших указаний.
Эту стратегию успешно использовал командующий корпусом морской пехоты, генерал-лейтенант Пол ван Райпер[52], когда участвовал в военных играх в начале 2000-х. По сюжету он командовал армией диктатора со Среднего Востока, и его задачей было «воевать» против США. Несмотря на огромное преимущество американцев в плане огневой мощи, ван Райпер «нанес им сокрушительное поражение», позволив своим подчиненным самим принимать решения, не ожидая от него распоряжений. Его солдаты были на передовой и могли лучше ориентироваться в ситуации, а американские главнокомандующие пытались всем руководить{95}.
Возможно, вашим подчиненным и не нужно умение быстро реагировать на летящие пули. Но им придется научиться оперативно приспосабливаться к рыночным изменениям или неожиданным техническим сбоям. Применение принципа «управления личным пространством» позволяет существенно повысить эффективность компании. Вот один пример: много лет руководство британского завода по производству бытовой техники и электроники отдавало четкие приказы операторам автоматизированных систем. Когда возникала поломка оборудования, те должны были связаться со специалистом и ни в коем случае не пытаться решить проблему самостоятельно. Исследователи провели эксперимент: научили операторов устранять мелкие неполадки и разрешили им при необходимости самостоятельно ремонтировать оборудование. В результате простои оборудования сократились на 39 %, и производительность завода повысилась{96}.
Осмысленность работы
Когда вы разрешаете подчиненным принимать решения в рамках проектов, они чувствуют ответственность за результат и поэтому начинают работать усерднее. Они энергично трудятся, потому что их деятельность непосредственно влияет на подразделение и компанию в целом.
Этот эффект подтвердили профессора психологии Ричард Хэкмен и Грег Олдхэм[53]. Они посетили семь компаний, опросили 658 сотрудников, отвечающих за 62 разные функции. Исследователи спрашивали сотрудников о характере работы и об их отношении к ней. Они также попросили топ-менеджеров оценить вклад сотрудников в общее дело: приложенные усилия, качественные и количественные показатели. Олдхэм и Хэкмен выяснили, что те, кому было предоставлено больше свободы, чувствовали бо́льшую ответственность за результаты. Кроме того, они выяснили, что такое отношение – которое они назвали «опытной ответственностью», поскольку оно определялось личным опытом, а не должностью – повышало мотивацию сотрудников, заставляя их работать усерднее и достигать лучших результатов{97}.
Помощники руководителяПринцип «управления личным пространством» применим к сотрудникам на всех уровнях, включая помощников руководителей. Каждый руководитель знает, что разница между помощниками, постоянно ждущими указаний и пассивно выполняющими приказы, и теми, кто умеет «управлять личным пространством», велика. Мне повезло с моей помощницей Кортни, которая умеет «управлять личным пространством». Она контролирует мой график, составляет расписание поездок и старается решать конфликты еще до их появления. Кроме того, она находит и исправляет многие мои ошибки – безусловно, в вежливой форме.
Многих эффективных руководителей поддерживают помощники, которые берут инициативу в свои руки. Джек Уэлч[54], бывший СЕО General Electric, работал со своей помощницей Розанной Бадовски больше 14 лет. Она рассказала, как «управляла своим личным пространством».
«Изучая расписание на любой день, я могла превратить список встреч, приемов и мероприятий в список вопросов, на которые он хотел бы получить ответы в следующие 8–10 часов. Если была назначена встреча с важным клиентом, то, очевидно, он хотел бы что-то узнать [о нем]… Не позже чем за день до события я связывалась с топ-менеджером GE, который работал с этим клиентом, и просила в двух словах описать его, включая все плюсы и минусы»{98}.
Умело «управляя личным пространством», такие помощники, как Розанна и Кортни, существенно повышают эффективность компании. Избавляя руководство от административной работы, самостоятельно собирая необходимую информацию, они дают ему возможность сосредоточиться на главном, например на разработке стратегий.
Поверьте в подчиненных
Чтобы стратегия «управления личным пространством» приносила пользу, нужно найти талантливых подчиненных, которым можно доверять. Руководители делегируют полномочия тому, кто действует разумно и обладает нужными навыками. Если вы доверяете своим помощникам, можете дать им возможность решать проблемы самостоятельно. Но если вы не уверены в их способности качественно выполнять свою работу, то вы будете следить за каждым их шагом – или делать все за них.