Сложнее спрогнозировать, что именно заинтересует аудиторию. На внутренних совещаниях вы должны четко понимать приоритеты руководства и коллег. Чего они хотят: снизить затраты или повысить эффективность работы отдела? Если вы выступаете перед посторонними, задумайтесь о том, что интересно аудитории. Например, руководители из сферы биотехнологий будут рады узнать о новых тенденциях, связанных с одобрением препаратов.
Если вы найдете ответы на эти вопросы, то сможете написать более эффективную речь, отражающую интересы и потребности вашей аудитории. Вы можете изменить предложенную тему или выбрать собственную. При выборе темы предпочтение следует отдавать тем областям, с которыми вы хорошо знакомы. Но в любом случае главными для вас должны оставаться потребности аудитории, а не собственные желания. Вы можете знать многое об отношениях между Россией и США, но слушателям, возможно, интереснее взаимоотношения между США и Китаем. Если кто-то другой выступает с речью о взаимоотношениях между Россией и США, старайтесь не повторять то, что уже сказал он.
Структуризация выступления
Как только вы определили тему, напишите план презентации. Убедитесь, что он структурирован и аргументирован. В выступлении нет заголовков или подзаголовков, и слушателям будет сложно следить за ходом вашей мысли. Поэтому очень важно, чтобы в вашей речи были введение, основная часть и заключение.
Введение состоит из нескольких элементов. Сначала нужно представиться. Если вы выступаете перед большой незнакомой аудиторией, попросите, чтобы кто-нибудь вас представил. Не нужно рассказывать всю свою биографию; выберите те данные о себе, которые вы хотите сообщить аудитории. Если вы выступаете на внутреннем совещании, убедитесь, что все знают вашу должность и роль в обсуждаемом проекте.
Необходимо эффектное вступительное слово. Поблагодарите тех, кто пригласил вас выступить, и того, кто представил вас. Потом можно рассказать анекдот, чтобы аудитория расслабилась и поняла, что вы тоже человек. Например, поблагодарив представившего меня, я могу сказать: «Но вы забыли упомянуть, что я играл в баскетбол!» После этого я обычно вспоминаю о том, как, будучи подростком, пытался подражать Келвину Мерфи[46], который ставил рекорды в колледже, а потом стал сильнейшим игроком в команде Houston Rockets. Я хотел быть таким, как Келвин: если он выходил попить воды, я шел за ним. Я болел за него весь сезон и очень хотел, чтобы он набрал 56 очков – но он недобрал всего шесть очков. Тогда я решил забыть о карьере баскетболиста и сосредоточился на финансах.
Шутка эффективна даже на внутренних совещаниях, если она в тему и никого не обижает. Однако многие слушатели не знают, можно ли им смеяться. Они могут думать, что предмет обсуждения слишком важен или выступающий слишком серьезен (это особенно заметно, когда топ-менеджер выступает перед своими подчиненными). Разрешите слушателям посмеяться. Я иногда говорю: «Когда я учился в колледже, то хотел быть комиком, поэтому мне было бы очень приятно, если бы все смеялись над моими шутками». Как правило, люди расслабляются и начинают улыбаться.
Когда слушатели расслабились, вы должны объяснить, почему тема выступления для них важна. Можно сослаться на заголовки газет или недавнее событие в компании или подразделении. Может быть, вам придется связать тему выступления с важной для аудитории проблемой – например, рассказать общественности о повышении уровня преступности.
Вы должны объяснить, о чем собираетесь рассказать: «Я начну с описания А, приведу доказательства Б и, наконец, выскажу свои предположения по поводу В».
Аудитория не должна гадать – говорите прямо и четко. Если вы собираетесь использовать визуальный ряд, нужно сделать слайд повестки дня, на котором отмечены эти три этапа. Тогда аудитории будет проще понять ваши аргументы: каким образом они связаны и как выстраиваются в логическую последовательность.
Основная часть презентации должна быть четко структурирована. Вот пример структуры:
• Проблема.
• Анализ.
• Возможные решения проблемы.
Другая возможная структура:
• Вопрос, стоящий на повестке дня.
• Предложение по данному вопросу.
• Варианты решения данного вопроса в будущем.
При написании основной части помните, что ваша задача – убедить аудиторию в правильности вашей точки зрения. Даже когда вы выступаете с отчетом о работе, вы стараетесь убедить ваших коллег в том, что все идет по плану (или не идет). В любом случае легче заставить аплодировать тех, кто заведомо с вами согласен. Сложнее убедить тех, кто изначально настроен нейтрально или не согласен с вами. Как переманить их на вашу сторону?
Иногда вы можете воспользоваться логикой и аргументами, особенно если аудитория не знакома с ними или они противоречат расхожему мнению. Однако не стоит полагаться только на логику – нужно использовать и эмоции. Если вы хотите в чем-то убедить слушателей, приведите примеры из жизни. Ваша аудитория скорее отреагирует на истории людей с алкогольной зависимостью, чем на диаграмму со статистическими данными о злоупотреблении алкоголем{87}.
Слушатели скорее поддержат вас, если будут уверены, что обсуждаемая тема вам небезразлична. Можно использовать жесты и интонацию. Повторяйте одну и ту же фразу несколько раз, делайте паузы, чтобы подчеркнуть основную мысль, связывайте идеи между собой и демонстрируйте механизмы взаимосвязи между ними.
По возможности постарайтесь добавить эмоций ближе к концу выступления. Вот типичный совет для оратора: «Скажите слушателям, что вы хотите сказать, затем то, что собирались сказать, а потом сделайте вывод из того, что вы сказали». Я с ним не согласен: аудитории будет скучно несколько раз слушать одно и то же. Лучше перейти к заключению, настроив аудиторию на нужный лад. Например, постарайтесь убедить слушателей вложить свои средства в ваше дело или больше узнать о вашей компании.
В заключение приведите выводы – ключевые идеи, которые слушателям стоит запомнить. Можно призвать к действию, например забрать долю рынка у основного конкурента. Можно рассмотреть предмет обсуждения с другой стороны: «В следующий раз, когда вы прочтете статью о помощи США другим странам, задумайтесь, насколько малую долю от общего бюджета составляют эти средства». Можно дать жизненный совет, как Стив Джобс на выступлении перед выпускниками Стэнфордского университета: «Оставайтесь голодными, оставайтесь безрассудными»{88}.
В самом конце выступления нужно поблагодарить принимающую сторону за возможность выступить на совещании или конференции.
Репетиция речи
Составив план, отрепетируйте выступление. Это сложно, но поможет вам чувствовать себя более уверенно и естественно. Репетиция позволит выявить слабые места выступления. Иногда я, отрепетировав речь, изменяю ход презентации или выбираю другой пример.
Хороший способ тренировки – выступление перед другим человеком, например перед коллегой или другом, который честно выскажет свое мнение. Если это вам не подходит, можете порепетировать перед зеркалом. Тогда вы поймете, как смотритесь. Не стоит читать речь про себя. На выступлении вам придется говорить громко, поэтому и репетировать нужно вслух.
Некоторые считают, что перед выступлением необходимо написать полный текст речи. Это очень опасно. В таком случае придется зачитывать каждое слово, и аудитория быстро заскучает.
Вскоре после финансового кризиса 2008 года я выступал третьим по очереди на международной конференции по финансовому обслуживанию в Европе, и у меня была возможность понаблюдать за выступавшими передо мной. Стиль у них был разный, и аудитория воспринимала их совершенно по-разному. Первый оратор, выдающийся эксперт в области финансовой отчетности, зачитал длинную речь дословно. Слушателям было скучно, они отвлекались; в конце вежливо, но сдержанно поаплодировали. Следом выступал Боб Бенмош – СЕО страховой компании AIG[47], решивший восстановить ее доброе имя. Выступление Бенмоша было эмоциональным, он ни разу не заглянул в текст и смотрелся очень внушительно. Аудитория была в восторге, и он заслужил овации.
Я предпочитаю готовить конспект на одну страницу. В нем можно записать первое и заключительное предложения. Но остальная часть выступления должна представлять собой краткий обзор основных этапов речи с несколькими опорными идеями по каждому ключевому вопросу. Это помогает мне запомнить последовательность аргументов, четко доносить их до слушателей и адаптировать речь под аудиторию, когда я чувствую ее настроение.
Вы можете написать более длинный план выступления на 2–3 страницы, если вам кажется, что он должен быть подробным. Тогда вы будете чувствовать себя комфортнее и контролировать ситуацию – и при этом сможете импровизировать. В любом случае не стоит полностью зачитывать текст вашей речи – это верный способ усыпить аудиторию.
Вы можете написать более длинный план выступления на 2–3 страницы, если вам кажется, что он должен быть подробным. Тогда вы будете чувствовать себя комфортнее и контролировать ситуацию – и при этом сможете импровизировать. В любом случае не стоит полностью зачитывать текст вашей речи – это верный способ усыпить аудиторию.
Посмотрим, что вы запомнили. В приложении 2 приведен текст речи, с которой я успешно выступал в Бостоне. Это хорошо структурированная и очень эмоциональная речь. Вначале я приветствую аудиторию и объясняю ей схему выступления. Я привожу яркий пример из жизни моего старшего брата Майкла. События описаны в хронологическом порядке – вплоть до его трагической гибели. Я призываю аудиторию извлечь уроки из истории Майка и помочь нуждающимся детям – «нашим детям».
На самом деле план этой речи уместился на одну страницу. Потом я составил сам текст выступления, чтобы разослать друзьям. Я бы хотел, чтобы вы сделали наоборот: сначала прочтите эту речь, а потом составьте краткий план. Определите ключевые этапы и выразительные средства, использованные в речи.
Проделав эту работу, попробуйте начать с нуля. Составьте краткий план выступления – перед коллегами или перед незнакомой аудиторией. Вы можете придумать любую тему или выбрать одну из предложенных:
1. Каким образом ваша компания выживала во время финансового кризиса 2008–2009 гг.?
2. Как недавние изменения в государственной политике повлияли на вашу компанию?
3. Почему вашей компании важно расширить сферы влияния?
Продумайте первое и последнее предложения речи, а основной текст распишите схематично. Можно ли понять ход ваших мыслей? Смогли бы вы выступить с речью по этому плану?
День выступления
Сегодня вы выступаете перед аудиторией. Этот день можно разделить на три этапа: до, во время и сразу после выступления.
Подготовка к выступлению
До выступления нужно сделать следующее:
• Изучите повестку дня и список участников. Убедитесь, что вы знаете состав аудитории и ваше выступление соответствует программе.
• Еще раз отрепетируйте речь, обязательно вслух – в ду́ше, в кабинете, в гостиничном номере или такси.
• Изучите заголовки газет и сайты в интернете в поисках последних новостей об аудитории или по теме выступления. Возможно, вам придется пересмотреть ваш план или подготовиться к вопросам о недавних событиях.
Заранее приезжайте туда, где будете выступать. Если вы выступаете не в здании вашей компании, рассчитайте свое время таким образом, чтобы прибыть за полчаса-час. За это время вы сможете осмотреть помещение, оборудование и познакомиться с аудиторией.
При осмотре помещения не забывайте, что организаторы совещаний и конференций, как правило, преувеличивают количество участников. Возможно, им хочется показать значимость события или они забывают учесть, что кто-нибудь может в последний момент отказаться. Я обычно предполагаю, что мероприятие посетят не больше 60 % заявленной аудитории. Поэтому я не смущаюсь, если вижу в зале 30 человек вместо ожидавшихся 50.
Если вы можете выбрать место выступления, пусть это будет самое маленькое помещение, в котором уместятся 60 % предполагаемой аудитории. Если придет больше людей – еще лучше. Слушатели, сидящие в проходе и стоящие у двери, вносят оживление. Если помещение слишком велико, можете использовать шторы или другие перегородки, чтобы визуально уменьшить пространство. Если это невозможно, вежливо попросите слушателей пересесть ближе к вам.
Я верю в теорию энергии публичного выступления: чтобы успешно выступить, вы должны зарядить слушателей энергией. Не нужно неподвижно стоять за трибуной – лучше ходить по залу. Можно проходить между рядами, обращаться к слушателям и задавать вопросы – тогда аудитория не заскучает. Если вам нужен микрофон, попросите такой, который можно прикрепить на пиджак, рубашку или блузку. Если вы используете слайды, не забудьте про пульт дистанционного управления проектором.
Прибыв на место выступления, убедитесь, что все необходимое оборудование на месте и в рабочем состоянии. Проверьте громкость микрофона. Если вы используете визуальный ряд, убедитесь, что в проектор вставлен нужный слайд, и перепроверьте правильность расположения слайдов. По моему опыту, проблемы со слайдами возникают в 20 % публичных выступлений.
А главное, если вы приедете заранее, то сможете познакомиться с аудиторией. Если кто-то выступает перед вами, внимательно слушайте, что он говорит. Это поможет вам понять настроение аудитории и узнать, какие вопросы уже обсуждались.
Если перед вашим выступлением сделали перерыв, поговорите в это время с участниками – коллегами или незнакомцами. Что им понравилось больше всего? О чем, по их мнению, вам стоит говорить? Таким образом вы начнете устанавливать контакт с аудиторией.
Можно корректировать выступление на основании ответов аудитории. Если кто-то говорит вам, что другой оратор очень подробно рассказал о недавно принятом законе, вы можете просто упомянуть о нем. Если аудиторию интересует новое открытие отдела научных исследований, расскажите об этом подробнее.
Кроме того, послушав других выступающих, вы сможете подстроиться под их стиль. Однажды я выступал между Джеймсом Карвиллом[48] и обедом – худший вариант из возможных. Джеймс – консультант демократической партии, у которого в запасе всегда есть много смешных прибауток о том, как он рос в штате Луизиана. Он говорил в течение 45 минут, рассказал много забавных историй, и аудитория была возбуждена. Поэтому я представился как «Билли Боб»[49] Поузен, и все громко засмеялись.
Перед выступлением не забудьте привести себя в порядок и избежать казусов с внешним видом. Убедившись, что все нормально, готовьтесь к выступлению.
Не нервничайте
Скорее всего, вы будете волноваться по поводу выступления. С этой проблемой сталкиваются все ораторы. Как сказал Марк Твен: «Есть два типа ораторов. Одни из них нервничают, а другие лгут»{89}.
Ваше беспокойство – результат выброса в кровь небольшого количества адреналина. Некоторые его эффекты, например учащенное сердцебиение, только усугубляют ваше состояние. Но адреналин к тому же обостряет чувства и ускоряет процесс мышления. Иными словами, когда вы ощущаете нервное напряжение, ваше тело обеспечивает вас дополнительной энергией и помогает сосредоточиться на выступлении.
Научитесь контролировать свое нервное напряжение. Хорошо подготовьтесь и отрепетируйте речь; приезжайте к месту выступления заранее – это поможет справиться со стрессом. Сложно расслабиться, если вы приехали за две минуты до выступления и не знаете, как вы выглядите и что чувствует аудитория.
Пусть нервы вас не беспокоятУ большинства выступающих пик нервного напряжения приходится на момент перед началом выступления. Когда они начинают говорить, напряжение постепенно спадает. Ученые предполагают, что примерно 25 % людей сильно нервничают во время выступления. Они сосредоточиваются на признаках своей нервозности: вспотевших ладонях или дрожи в голосе. В результате они волнуются еще больше{90}.
Если вы заметите, что вас беспокоит ваше волнение, сосредоточьтесь на том, что вы должны сказать. С симптомами необходимо бороться по мере их возникновения: если ваш голос дрожит, сделайте глубокий вдох; если во рту пересохло, глотните воды. Не усугубляйте проблему, сосредоточиваясь на собственных нервах. В крайнем случае сходите к психотерапевту или логопеду, который поможет вам справиться с проблемой.
Выступление
Первая фраза задает тон выступления. Улыбнитесь и начните со смешной шутки или интересной истории. Потом объясните аудитории суть проблемы и расскажите, как будет структурирована ваша речь.
Нужно сделать аудиторию активной. Пассивные слушатели толком не слышат оратора, их внимание рассеяно, они думают о своем. Активные слушатели сосредоточены на том, что говорит выступающий, оценивают его аргументы и пытаются ощутить его эмоции.
Как заставить пассивных участников стать активными слушателями? Иногда я прошу ответить на некоторые вопросы, связанные с темой моего выступления. Предположим, вы выступаете с речью о новой системе утверждения проектов. Вы можете начать с вопроса о том, сколько часов в месяц сотрудники тратят на оформление документации. Какую пользу им приносят документы? Если слушатели поймут, что в вашем выступлении есть что-то полезное для них, они будут более внимательны.
Вы можете ходить по залу и задавать вопросы. Если вы проходите между рядами, где сидят участники совещания, им очень сложно остаться пассивными – ведь вы стоите в двух шагах от них! Постарайтесь устанавливать зрительный контакт со всеми, особенно с теми, кто сидит в дальних углах и на задних рядах. Иначе они быстро потеряют интерес к вам.