Как говорить, чтобы вас слушали - Майк Клейтон 17 стр.

Неважно, председатель вы или просто участник собрания, попробуйте нарисовать схему размещения людей в комнате, это позволит запомнить их имена, а если вы не знаете никого из присутствующих, абсолютно уместно попросить председателя собрания представить всех. Предлагаем несколько советов, которые помогут вам запомнить имена.

• Мы запоминаем только то, что важно для нас, так что будьте внимательны, когда человек произнесет свое имя.

• Обратите внимание на само имя: что в нем необычного? Как оно пишется? Мысленно повторите его.

• Потренируйтесь – во время собрания обратитесь к человеку по имени, когда представитесь ему, или запишите его имя.

• Мысленно – или вслух – прокомментируйте имя: происхождение, необычную орфографию или придумайте историю, связанную с этим именем.

• Свяжите это имя с кем-то или чем-то из вашей жизни. Чем смелее ассоциации, тем лучше, но не озвучивайте свои мысли!

• Обращайтесь к человеку во время обсуждения – но не слишком часто…

• … и снова обратитесь к нему, когда будете прощаться.

Молчите

Говорите, только когда можете сказать что-то ценное; в противном случае… молчите. Если хотите говорить так, чтобы вас слушали, говорите чем меньше, тем лучше. Ваш вклад будет особенно ценным, если вы:

• предложите идеи;

• разъясните сложные моменты;

• предложите процесс/план действий;

• подскажете решение;

• поможете разрешить конфликтную ситуацию.

1. Всегда проявляйте уважение к человеку, который противоречит вам.

2. Вынесите этот вопрос на открытое обсуждение, не замалчивайте.

3. Считайте, что человек, от которого исходит сопротивление, руководствуется позитивными причинами.

Если же он ведет себя недостойно, попросите председателя и участников собрания разобраться с этим.

4. Не пытайтесь читать чужие мысли и не думайте, что знаете, в чем источник и причина сопротивления. Задавайте вопросы, проявите любопытство, прежде чем решать эту проблему.

5. Добейтесь взаимопонимания, определив, в чем вы согласны друг с другом, прежде чем перейти к разногласиям.

6. Будьте любопытны и подумайте, чему вы можете научиться у этого человека. Возможно, он знает то, чего не знаете вы.

7. Используйте процесс SCOPE, чтобы не позволить другим людям вовлечь вас в эмоциональную перепалку.

Подробнее о позитивных методах преодоления сопротивления читайте в моей книге «Как справиться с сопротивлением» (The Handling Resistance Pocketbook).

Налаживание связей

Практически вся информация, которая вам нужна по этой теме, представлена в главах 3 и 7. Однако не забывайте, что собрания, посвященные налаживанию связей и контактов, – особые мероприятия, где люди часто совершают несколько ошибок.

Так вы не познакомитесь с теми людьми, с которыми вы хотели познакомиться; кроме того, на общение у вас останется меньше времени. Уверенно подойдите к людям и вежливо поинтересуйтесь, не хотят ли они рассказать о себе. Кто не хочет?

Конечно, главный управляющий огромной компании – блестящий контакт, но молодые, энергичные люди, только что получившие свою первую работу, – не менее ценный контакт. Они будут расти и развиваться, и их карьера пойдет в гору. Они могут вам пригодиться в будущем. Каждый человек представляет собой ценность; вы же не знаете, чем они будут заниматься через пять-десять лет.

Выберите что-то одно – еда или общение, и лучше поешьте заранее, чтобы не приходить голодным на встречу.

Самый эффективный метод налаживания связей – любопытство и желание узнать как можно больше о людях, с которыми вы встречаетесь.

Лучше внимательно слушать и подумать, что вы можете предложить людям. Дружелюбие и взаимное уважение творят чудеса, и очень скоро вы получите то, чего хотели.

Всегда записывайте все обещания и обязательства, которые вы или собеседники берут на себя во время общения, – и выполните их в кратчайшие сроки и максимально эффективно. Отправьте сообщение всем, с кем познакомитесь, поблагодарите за интересную беседу и предложите поддерживать связь. Если вы используете социальные сети LinkedIn или Facebook, предложите им добавить вас в контакты.

Продажи

В главе 5 мы говорили о том, как применить этос, логос и пафос в презентации товара или услуги. Процесс из шести шагов, касающийся торгового предложения, – надежная структура для подобного рода обсуждений. Здесь, как и во всем другом, научитесь уделять особое внимание потенциальным клиентам. Они хотят, чтобы вы удовлетворили их основные потребности, следовательно, нужно понять эти потребности. Ваше торговое предложение примут только в том случае, если люди поверят, что вы их действительно понимаете.

Вам должны поверить

Как заставить людей поверить вашим словам, если у них есть сомнения? Например, если вы инструктируете сотрудников относительно изменений, которые они не вполне поддерживают, или сообщаете неприятные новости влиятельной персоне, или даже выступаете свидетелем в суде.

Чтобы увеличить шансы на доверие – если, конечно, вы действительно говорите правду, нужно сосредоточиться на трех следующих основных моментах:

• отношение к делу;

• язык тела;

• процесс.

Отношение к делу

Правильное отношение к делу – это баланс: баланс между уверенностью в своих словах и высокомерием. Это также баланс между вежливостью и соглашательством. Секрет в простой учтивости, основанной на уважении ко всем присутствующим, – включая тех, кто может оспорить ваше мнение.

Язык тела

Гармония в вашем отношении к делу должна отразиться в языке тела, начиная с одежды. Оденьтесь в соответствии с контекстом, но не кричаще. Любая неуместная деталь одежды навредит вашему авторитету.

Смотрите прямо, не сутультесь, расслабьтесь, но не наклоняйтесь вбок. Голову не опускайте. Руки держите по бокам, если вы стоите, или положите на подлокотники, если сидите. Если подлокотников нет, положите руки на стол, а если стола тоже нет, положите руки на колени.

Сидите максимально спокойно, не ёрзайте, не качайте ногой. Правильно это или нет, но люди ассоциируют ёрзанье на стуле с ненадежностью. Наконец, удерживайте зрительный контакт. Конечно, это не самый верный показатель искренности, но люди часто ассоциируют бегающий взгляд с трусливостью или виноватостью, а если человек избегает зрительного контакта, значит, он хочет скрыть правду.

Процесс

Чтобы отвечать на вопросы убедительно, применяйте семь шагов, обозначенных ниже. Можно исключить шаг 1 и изменить шаги 2, 4 и 7, если вы говорите без подготовки.

Шаг 1. Слушайте

Внимательно выслушайте вопрос, не перебивая.

Шаг 2. Пауза

Прежде чем ответить, сделайте паузу – даже если вы сразу решили, что ответить. Подумайте и структурируйте ответ; пауза покажет, что вы серьезно относитесь к вопросу.

Шаг 3. Темп

Дышите медленно и говорите медленно. Следите за темпом речи, это позволит вам не торопиться, акцентировать то, что нужно, а ваш голос зазвучит ниже. Когда люди говорят быстро, они кажутся нервными, голос звучит выше, а звенящему голосу доверяют меньше.

Шаг 4. Ответ

Ответьте на конкретный вопрос, а не на что-то другое. Говорите по существу, без резкостей. Используйте простые слова, никакого жаргона и «умных» словечек, которые вызывают подозрение, что вы вуалируете правду. Не старайтесь объяснить свой мыслительный процесс. Возможно, вы мыслите безупречно логично, но слушателям покажется, что вы убеждаете сами себя в том, что говорите правду, а это ослабит доверие к вам.

Шаг 5. Обращение

Обращайтесь к председателю или координатору обсуждения, к человеку, обладающему влиянием, или к тому, кого больше всего нужно убедить. Обернитесь к нему всем телом и удерживайте зрительный контакт.

Шаг 5. Обращение

Обращайтесь к председателю или координатору обсуждения, к человеку, обладающему влиянием, или к тому, кого больше всего нужно убедить. Обернитесь к нему всем телом и удерживайте зрительный контакт.

Шаг 6. Факты

Избегайте мнений и догадок. Предоставьте только факты. Не старайтесь угадать то, чего не знаете, не делитесь информацией, о которой никто не спрашивает, и не объясняйте, как вы мыслите.

Шаг 7. Остановитесь

Когда ответите на вопрос, остановитесь. Не говорите ни слова, пока не услышите следующий вопрос.

• Избегайте таких слов, как «честно», «правда» или «искренно». Людям покажется, что вы не уверены в том, что говорите.

• Если вас перебили, позвольте человеку закончить свою мысль, прежде чем вы продолжите. Затем вежливо скажите, что вы еще не закончили, что вы скоро вернетесь к его замечанию (если это входит в ваши планы), напомните, о чем вы говорили, а затем закончите свою мысль.

• Ответьте на тот вопрос, который вам задали, а не на тот, который вы хотели бы услышать. Если сомневаетесь, попросите объяснить вопрос, прежде чем ответить.

• Если вас спрашивают о том или ином письменном материале, обязательно прочитайте его, прежде чем ответить. Никогда не предполагайте, что знаете, о чем он. Возможно, вас хотят проверить; или ваша память вполне может подвести вас.

• Если вам задали много вопросов, отвечайте на каждый по отдельности, мысленно вычеркивая из списка те вопросы, на которые вы уже ответили. Если, конечно, вы не намерены использовать «подход политиков» и отвечать только на те вопросы, на которые хотите отвечать.

Что делать /не делать на встречах и собраниях

Делать

• Подумайте, какая встреча вам нужна и какие цели вы ставите перед собой.

• Начинайте собрания вовремя.

• Используйте три принципа завершения собрания.

• Слушайте – думайте – говорите.

• Пользуйтесь четкой структурой для ответа.

• Добейтесь доверия с помощью правильного отношения к делу, языка тела и использования семи шагов при ответе на вопросы.

Не делать

• Не используйте последовательность «говорить – думать – слушать».

• Не говорите, если не можете сказать ничего ценного.

• Не назначайте встречи «ради галочки» и не посещайте собрания без четкой повестки дня.

• Не ходите на все собрания подряд.

• Избегайте шести ошибок, которые часто допускают во время налаживания связей.

Глава 10. Публичные выступления

Пять компонентов выступления

Великие римские ораторы включали в искусство устных выступлений, то есть риторику, пять компонентов. В те времена хорошо подготовленный оратор должен был владеть всеми пятью. Однако позже эти навыки выпали из системы общего образования, хотя все же остались фундаментом письменной и устной речи, а также презентаций.

1. Задумка («изобретение мыслей»).

2. Структура («расположение мыслей»).

3. Стиль («украшение мыслей словами»).

4. Запоминание (укрепление речи в памяти»).

5. Подача материала («произнесение речи с достоинством и приятностью»).

Задумка – это история, которую вы хотите рассказать; надо найти информацию, обдумать, что вы хотите сказать, и четко сформулировать идеи. Об этом мы говорили в главе 3.

Прежде чем взяться за написание речи, выступать перед публикой или проводить презентацию, разрядите БОМБУ (BOMB). Если у вас нет достойного ответа по этим четырем пунктам, вы рискуете потерпеть неудачу.

Преимущество (Benefit)

Что представляет собой ваша аудитория, и почему эти люди должны слушать вас? Если они уделят вам время и внимание, что вы дадите им взамен?

Результаты (Outcomes)

Каких результатов вы хотите добиться своей речью или презентацией? Что вы хотите изменить в сознании аудитории, что люди должны запомнить и каких действий вы ждете от них? Почему вы выступаете и к какому результату стремитесь в идеале?

Карта (Map)

Какую историю вы должны рассказать и какие основные мысли вы хотите донести до аудитории? Это касается этапа структурирования. В главе 5 мы говорили о трех секретах убедительной аргументации: этосе, логосе и пафосе. Как вы используете их, чтобы представить свои доводы?

История вопроса (Background)

Подготовьтесь. Узнайте, кто составляет аудиторию и какими знаниями обладают эти люди? Какие у них ожидания, какое отношение к теме? Какой информацией вы должны располагать, чтобы обогатить свою речь или презентацию, и какую информацию вы хотели бы иметь в запасе, чтобы ответить на вопросы в трудных ситуациях. Напомню вам старое правило: «Никогда не раскрывайте больше двадцати процентов своих знаний». Так у вас всегда будет что добавить.

Затем нужно структурировать речь или презентацию, чтобы добиться максимального эффекта – то есть говорить интересно, убедительно и авторитетно. Мы подробно рассмотрели это в главе 5, начиная с классического подхода римских ораторов к структуре речи: введение, повествование, обозначение разногласий, доказательство, опровержение и заключение. Не будем повторяться.

О стиле мы еще не говорили: почему нам так приятно слушать великих ораторов? Не думайте, что это некий таинственный профессиональный секрет спичрайтеров или сценаристов; на самом деле они учатся, практикуются и оттачивают простые, полезные правила языка, которыми можете овладеть и вы.

Отметим три причины, по которым память важна для ораторов.

1. Вы должны запомнить то, что хотите сказать. Когда вы говорите без записей и конспектов, это сужает эмоциональное пространство между вами и аудиторией, создает впечатление спонтанности и естественности и, следовательно, усиливает воздействие.

2. У вас должен быть запас интересных идей и фактов, чтобы украсить речь любопытными отступлениями, глубокомысленными комментариями и вдохновляющими цитатами.

3. Ваша речь должна запомниться аудитории. Мы рассматривали этот аспект памяти в главе 6, но в этой главе я предлагаю вам еще один метод.

Последний компонент – как вы подаете свою речь. В древние времена ораторы репетировали каждое движение руки, зная, что аудитория будет следить за отдельным, параллельным языком жестов. Даже сегодня манера вашей речи, жесты и язык тела значительно влияют на то, как люди воспринимают ваши слова и насколько они хотят слушать вас.

Стиль

Если вашу речь приятно слушать, это будет одним из важнейших преимуществ вашего выступления. Предлагаю вам десять советов, чтобы сделать вашу речь привлекательной, убедительной и авторитетной. Если последуете им в своей речи, сможете сильнее воздействовать на аудиторию.

Увлекательный стиль

Совет 1. Простота

Ваш язык должен быть ясным, простым для понимания. Выражайтесь кратко, избегайте непривычного использования слов и фраз, чтобы не смущать аудиторию.

Совет 2. Структура

Обдумайте интересную последовательность речи, за которой легко следить и которая возбуждает интерес аудитории к тому, что будет дальше. Обозначьте, о чем вы собираетесь говорить, чтобы слушателям было легче воспринимать каждую часть выступления.