Лицо и руки
На протяжении всего разговора вы подаете какие-нибудь знаки с помощью мимики лица и движений рук. Грамотно используя приемы невербальной коммуникации, можно заметно усилить впечатление, которое вы производите на окружающих.
• Лицо. Мимолетная гримаса длительностью не более четверти секунды может многое рассказать окружающим о ваших чувствах. Улыбка покажет, что вы открыты для общения. Впрочем, на самом деле люди улыбаются не так часто, как им кажется. Настоящая улыбка (в отличие от дежурной, когда улыбаются только губы, а глаза остаются безучастными) влияет на химические процессы, происходящие в мозге, и улучшает ваше самоощущение. Окружающие всегда это замечают.
• Руки. «Говорящие» руки притягивают внимание слушателей и помогают им лучше понять вас. Вспомните для примера, как жестикулируют люди, общаясь на плохо знакомом иностранном языке. Использование «открытых» жестов несет позитивный заряд, показывает, что вы сосредоточены на том, что говорите, и относитесь к своим словам серьезно. Невербальные средства выразительности – неотъемлемая часть вашего сообщения. Если вы не смотрите человеку в глаза, не думаете о том, что написано на вашем лице, и не используете «открытых» жестов, вам могут не поверить.
Язык тела
Выражение глаз и мимика лица, вне всяких сомнений, играют первую скрипку в процессе коммуникации, но язык тела тоже может повлиять на то впечатление, которое вы производите на окружающих. Существует несколько способов продемонстрировать, что вы уверены в себе, и это в конечном итоге скажется на отношении собеседника к вам.
• Поза. Прямая спина и развернутые плечи в случае необходимости могут добавить вам значительности. Если расслабить спину и положить ногу на ногу, можно разрядить обстановку официальной встречи, а неформальную атмосферу сделать более дружеской.
• Движения тела. Невольные движения рук и ног могут «выдать» многое из того, что вы чувствуете, от незаинтересованности до беспокойства. Можно умело «держать» лицо и осанку, но если вы скрещиваете руки, нервно сжимаете пальцы или беспрерывно постукиваете ногой, становится ясно, что вас что-то беспокоит.
• Межличностная дистанция. Если вы стоите слишком близко, у вашего собеседника может возникнуть ощущение нарушения личного пространства и даже опасности. Когда расстояние между вами не превышает 50 – 60 см, человек, скорее всего, инстинктивно отступит, испытывая дискомфорт от такого вторжения. С другой стороны, если вы отойдете дальше, чем на 1 м, слушатель может решить, что он вам неинтересен и будет чувствовать себя не слишком удобно.
Положение тела способно подчеркнуть ваши слова или отвлечь от них внимание. Совсем несложно контролировать телодвижения, если помнить об этом. Один или несколько жестов для более точного описания той или иной ситуации помогут усилить вербальное выражение сообщения соответствующими невербальными знаками.
Голос
Голос – это мощный инструмент, способный завоевать внимание слушателей и создать атмосферу, которая заставит к вам прислушаться.
Необходимо обратить внимание на некоторые характеристики голоса.
• Тембр и тональность. Низкие голоса звучат более степенно и воспринимаются серьезнее. Визгливый или резкий голос создает впечатление, что его обладатель неуравновешен или нервничает. Поскольку даже самый высокий голос имеет в своем диапазоне высокие и низкие тона, можно найти самую низкую тональность, при которой ваш голос все же не потеряет естественности, и пользоваться ею. Если по ходу высказывания вы переходите от одной тональности к другой, это говорит о том, что вы отдаете себе отчет в своих действиях, и внушает слушателю доверие к вам.
• Темп. Спокойный, размеренный темп способен удерживать внимание и помогает понять, о чем идет речь. Если вы говорите слишком быстро, у слушателя будет недостаточно времени на осознание информации; замедленный темп делает вашу речь мрачной и скучной, и слушатель легко отвлекается от предмета разговора; если же вы колеблетесь, собеседник испытывает подсознательное беспокойство. Разговор в ритме естественного дыхания дает людям возможность легче вникнуть в его суть. Значимые паузы позволяют подумать и осознать одну часть информации, прежде чем перейти к другой.
• Логическое ударение. Благодаря модуляциям голоса можно подчеркнуть отдельные слова в высказывании. Без достаточного ударения бывает сложно выделить наиболее важную информацию. И напротив, выделение слишком большого количества слов или частей высказывания быстро истощит внимание слушателя, и общение не оставит никаких воспоминаний, кроме того, что оно было крайне утомительным.
Во время телефонного разговора невербальные средства воздействия нам недоступны. В этом случае можно с максимальной пользой задействовать возможности своего голоса.
Разговаривайте стоя. Когда тело выпрямлено, дыхание становится свободным, а голос звучит более ясно и четко.
Улыбайтесь. Улыбка держит в тонусе мышцы, окружающие голосовые связки, голос звучит тепло и мягко. Все это заменяет недостающие невербальные эффекты.
Слушаем
Слушая кого-нибудь, мы принимаем столь же активное участие в процессе коммуникации, как и в случае, когда говорим сами. Можно слушать очень сосредоточенно, но говорящий не будет знать, что вы внимательны к его словам, если не дать ему этого понять.
Не получив ответной реакции на свои слова, говорящий не сможет заключить, что его выслушали и поняли. Ваш интерес к словам собеседника и есть тот ответ, который проинформирует его, что можно продолжить рассказ. Вот несколько простых и действенных способов показать человеку, что вы его слушаете.
Покажите свою заинтересованность
Продемонстрировать, что вам интересна тема разговора и вы сосредоточены только на ней, можно различными способами.
• Смотрите собеседнику в глаза. Во время слушания нужно установить зрительный контакт с собеседником. Люди делают вывод о том, что их слушают и понимают, только когда видят обращенный на них взгляд.
• Дайте собеседнику возможность высказаться. Позвольте человеку закончить высказывание, не прерывайте его. Те м самым вы покажете, что общение с ним для вас важно. Если вы все время перебиваете собеседника, он может расценить это как неуважение к себе.
• Соглашайтесь. Кивок или улыбка покажут, что вы согласны с собеседником и внимательно его слушаете. Людям очень важно чувствовать это.
• Будьте внимательны. Роняя мелкие вещи (скажем, карандаш или ключ), которыми вы только что бездумно расчерчивали лист бумаги или просто вертели в руках, вы даете понять, что ваше внимание ослаблено. Разрисовывание бумаги, перекладывание предметов с места на место или поглядывание на часы расценивается как отсутствие внимания – даже если на самом деле это не так.
• Расслабьтесь. Приняв раскованную позу (например, склонив набок голову или перенеся тяжесть тела на одну ногу), вы продемонстрируете полное внимание. У человека создастся впечатление, что вы сосредоточены на том, что он говорит.
Благодаря этим мелочам ваш собеседник сможет определить, насколько внимательно вы слушаете и воспринимаете его слова.
Проверяйте правильность восприятия
Проверить, насколько хорошо вы слушали и правильно ли поняли сообщение (особенно во время телефонного разговора), можно:
• перефразировав сообщение – пересказав своими словами полученную от собеседника информацию, вы убедитесь в том, что ничего не упустили и все поняли верно;
• задавая вопросы – переспрашивая, вы проверяете правильность понимания и сигнализируете говорящему, что слушаете внимательно.
Проявление активности с обеих сторон не только позволяет убедиться в том, что информация воспринимается правильно, – оно помогает говорящему более четко сформулировать свою мысль.
Делаем выводы
Независимо от того, говорите вы или слушаете, ваши жесты, поза, выражение лица и интонация являются важнейшими условиями эффективного общения. Иллюстрируя и подчеркивая свои слова голосом и движениями, вы производите более значительное впечатление на слушателя. Активная демонстрация внимания и понимания информации создает оптимальную атмосферу для успешной коммуникации.
Cпросите себя
Подумайте о том, как вы говорите и слушаете, и дайте ответы на следующие вопросы.
▲ Осознаете ли вы, насколько важен невербальный аспект для полноценного коммуникативного процесса?
▲ Понимаете ли вы, что, если вы хотите, чтобы вам верили, язык тела должен соответствовать смыслу высказывания?
▲ Понимаете ли вы, что, если вы хотите, чтобы вам верили, язык тела должен соответствовать смыслу высказывания?
▲ Отдаете ли вы себе отчет в том, что зрительный контакт очень важен для доверительного общения?
▲ Знаете ли вы, как надо пользоваться голосом, чтобы подчеркнуть смысл своего сообщения?
▲ Не забываете ли о том, что, глядя собеседнику в глаза, вы тем самым даете ему понять, что внимательно его слушаете?
▲ Задаете ли вы вопросы, чтобы убедиться, что в полной мере понимаете, о чем вам говорят?
▲ Осознаете ли вы, что слушание – активный процесс, который требует некоторых усилий?
Все получится, если…
• осознать, насколько важны для общения жесты и выражение лица;
• следить за тем, чтобы язык тела соответствовал словам;
• поддерживать зрительный контакт во время разговора;
• вызвать интерес слушателя к своему рассказу с помощью определенного тембра и интонации;
• демонстрировать человеку, что вы его внимательно слушаете, глядя ему в глаза и выражая согласие или несогласие с его словами;
• задавать вопросы, чтобы убедиться в том, что вы правильно поняли смысл сказанного;
• занять позицию активного слушателя.
Пишем и читаем
Излагая свои мысли на бумаге, вы запечатлеваете то, что хотите сообщить людям. Но сделать это не всегда просто. Придерживайтесь такого правила: лучше записать, чем правильно сформулировать устно.
Запишите свою мысль, перечитайте написанное и убедитесь в том, что смогли выразить именно то, что хотели. Если вам кажется, что у вас легко получится изложить свои мысли на бумаге с первого раза, вы, наверное, еще никогда не пробовали это сделать.
В чем различие между письменной и устной речью
Для того чтобы записать какую-нибудь информацию, требуется некоторое время. Это более сложный вид коммуникации, но он обладает некоторыми преимуществами по сравнению с устным общением.
Сложный материал, изложенный на бумаге, становится более простым для восприятия. К тому же к описанию события можно возвращаться снова и снова, спустя долгое время после того, как оно произошло.
Если вам приходится передавать информацию разным людям при разных обстоятельствах, то и рассказ ваш будет всегда разным. Сравнив несколько вариантов одного и того же сообщения, вы заметите, что малейшая дополнительная или, напротив, упущенная деталь изменяет его. В письменном же источнике информация абсолютно одинакова для всех.
С другой стороны, если слова подобраны недостаточно тщательно, могут возникнуть разночтения. У бумаги, в отличие от живого рассказчика, нельзя спросить, что подразумевается под тем или иным словом или выражением, поэтому все, что не вполне понятно, может стать предметом дискуссии.
Читаем
Когда человек читает, его главная цель – выяснить, о чем идет речь, и понять смысл сообщения.
Читая, мы воспринимаем информацию избирательно, в соответствии со своими знаниями. Чтобы у людей не возникало сложностей с пониманием того, что вы написали, не следует забывать о таких немаловажных вещах:
• об основах языка, на котором вы пишете, орфографии и пунктуации, образных средствах речи;
• об уровне знаний, которыми может владеть читатель. Как правило, людям кое-что известно о предмете изложения, иначе чтение не представляло бы для них никакого интереса;
• о причинах, по которым человек берется за чтение: делает он это для удовольствия или ради интересов дела.
Читать бегло – значит поддерживать минимальную скорость, при которой читающий успевает предположить, что будет дальше. Незнакомая тема или необычный стиль изложения замедляют темп чтения, а вместе с ним, как правило, снижается и интерес читателя. Это может привести даже к тому, что человек бросит читать.
Простые правила правильного изложения
Если вы стремитесь обратить внимание людей именно на те мысли, которые хотели бы довести до их сознания, излагайте информацию коротко и ясно. Если интерпретация сообщения допускает двусмысленность, получатель может неправильно его истолковать и поступить в соответствии со своими ошибочными предположениями. В буквальном смысле – «прочитать между строк». Чтобы рассказ получился лаконичным и ясным, надо потратить на него достаточно много времени и усилий. Это хорошо иллюстрирует старая шутка: «P.S. Прошу прощения, что письмо получилось таким длинным – просто не было времени написать короткое».
Искусство письменной коммуникации заключается в умении заинтересовать читателя своим рассказом. Для этого вам нужно:
• записать свои мысли и оформить их. Это значит, что сначала надо просто изложить информацию на листе бумаги, а затем поработать над редактированием и шлифовкой основных мыслей;
• использовать отступы, подзаголовки, разделять текст на абзацы. Это действенная замена визуальных и голосовых сигналов. Благодаря подобным приемам можно подчеркнуть главное, заинтересовать читателя, заставить его продолжить чтение и упростить восприятие;
• разделять текст на смысловые части с заголовками, использовать шрифты разного размера и даже кратко изложить содержание. Структурирование текста помогает лучше в нем ориентироваться.
Устная речь обычно течет свободно. Выразить свои мысли письменно намного сложнее. К тому же по необъяснимым причинам люди склонны использовать на письме сложные слова, например «финансировать» вместо «заплатить», «производить» вместо «делать», «принимать участие» вместо «участвовать», «однако» вместо «но» и т. д. Это не только выглядит смешно, но и мешает читательскому восприятию.
Запомните: чем проще написано – тем понятнее.
Делаем выводы
Передавая информацию в письменной форме, никогда не забывайте об особенностях восприятия написанного текста. Правильное изложение значительно упрощает восприятие написанного: когда людям понятно, о чем идет речь, они с большей готовностью продолжают чтение.
Выразив свою мысль просто и доступно, вы завоюете интерес читателя и вызовете у него ощущение, что написанное вами, безусловно, заслуживает внимания. Можно рассчитывать на то, что ваше сообщение будет прочитано не один раз.
Спросите себя
Подумайте о письменной коммуникации и дайте ответы на следующие вопросы.
▲ Берете ли вы на себя труд написать что-то, если в этом есть необходимость?
▲ Просматриваете ли вы написанное несколько раз для того, чтобы сделать текст более легким для восприятия?
▲ Следите ли вы за четкостью и лаконичностью изложения?
▲ Стараетесь ли вы изложить информацию таким образом, чтобы можно было легко следить за вашей мыслью?
▲ Достаточно ли часто вы используете приемы привлечения внимания читателя, например заголовки, отступы и т. д.?
▲ Не усложняете ли вы свою речь, когда излагаете мысли в письменной форме?
Все получится, если…
• осознать преимущества письменного изложения информации;
• сначала записывать свои мысли, а потом облекать их в удобную для восприятия форму;
• понять, что чтение – процесс избирательного поиска данных;
• оформлять сообщение так, чтобы оно производило наибольший эффект;
• правильно подобрать стиль изложения, чтобы людям, читающим сообщение, было несложно его понять;
• избегать сложных слов и выражений, если их можно заменить простыми;
• стараться писать интересно.
Учимся уважать собеседника
Для того чтобы общение было как можно более эффективным, нужно постараться вызвать у собеседника интерес к себе. Ведь чаще всего, если человек не с вами, значит он против вас или в лучшем случае нейтрален.
Вы можете возразить, сказав, что в большинстве случаев просто констатируете факты. Но задумайтесь над тем, почему вы разговариваете именно с этим человеком, а не с кем-нибудь другим.
О чем бы вы ни говорили, вам хочется рассчитывать на то, что собеседник не оставит ваши слова без внимания и решит, что их стоило выслушать или прочитать. Чтобы добиться этого, дайте понять слушателю, что он для вас важен.
Как показать человеку, что он для вас важен
Ваше общение станет более результативным, если вы покажете своему собеседнику, что считаете его важным участником диалога. Это можно сделать следующим образом.
• Никогда не возражайте. Человек может придерживаться точки зрения, отличной от вашей. Признав, что его мнение имеет право на существование, и не пытаясь доказать, что оно ошибочно, вы сможете рассчитывать на то, что и ваша точка зрения будет внимательно рассмотрена. Можно сказать: «Ваша точка зрения очень интересна».