Трудностей на пути формализации в избытке, но следует помнить как минимум три следующих момента.
1. Разработка регламентов разного уровня неравнозначна по сложности. Процедурные документы создаются способом лего-конструктора: приемы и шаблоны известны, нужно только логично их соединить. Регламенты верхнего уровня создать гораздо труднее, зато их количество значительно меньше.
2. Освоить компетенции бизнес-инженера намного проще, чем компетенции технического специалиста.
3. Нужно не разрабатывать каждый документ в отдельности, а создать единую модель элементов-объектов управления в их взаимосвязи. И потом из нее генерировать систему регламентации, извлекая нужные уже готовые конструкции из модели.3.2. Логика HR-инжиниринга
Рис. 3.2.1. Методологическая платформа HR-инжиниринга
Рис. 3.2.2. Порядок разработки регламента
HR-инжиниринг является частным приложением бизнес-инжиниринга к сфере управления человеческими ресурсами (рис. 3.2.1). Бизнес-инжиниринг во многом опирается на инженерные приемы работы. Он предполагает пошаговое проектирование организации управления – от создания классификаторов (иерархических описаний объектов управления) до создания матричных проекций (закрепления границ и структур объектов управления). Такая логика позволяет создавать единое описание компании, которое служит самой удобной моделью для проведения организационных изменений и – при использовании специальных программных средств – для автоматизированной генерации регламентов и документов.
Необходимость выделения HR-направления в бизнес-инжиниринге как особого возникла в связи с тем, что управление человеческими ресурсами является сквозной функциональной сферой, пронизывает все бизнес-процессы и распределяется по всем этажам управленческой пирамиды. Кадровые функции как никакие другие в максимальной степени «мигрируют» из соответствующего функционального подразделения (службы управления персоналом), и большая их доля находится (должна находиться) в зоне ответственности совсем не кадровых менеджеров. Получается, что менеджеры по персоналу персоналом-то и не управляют. Кроме того, в значительной степени все функциональные области менеджмента – от маркетинга до логистики – становятся заложницами того, как будет выстроена работа с людьми. Грамотное же построение возможно только на основе инженерии, которая обеспечивает ясную и воспроизводимую последовательность работ, в результате которых возможно создание системы управления с заданными свойствами.
Инженерный подход позволяет не просто сформировать управленческую информацию в виде отдельных срезов, но в виде корпоративной базы знаний, отражающей алгоритмы успеха бизнеса и становящейся высокоэффективной основой формирования профессиональных компетенций персонала. Корпоративная память только тогда ценна, когда ее можно использовать в реальной деятельности и когда она отчуждена от носителей. Это делает знание активом компании, объективированным в регламентах и документах (рис. 3.2.2).Рис. 3.2.3. Последовательность организационного моделирования системы управления человеческими ресурсами
Управление в большинстве компаний представляет собой « менеджмент героев »: немногие сотрудники, как правило, высшие руководители и ведущие специалисты, тянут на себе весь воз принятия ответственных решений и реализации задач. Остальной персонал выступает в роли исполнителей, слабо представляющих себе смысл и значимость как своих личных, так и корпоративных действий. Сложность ситуации усугубляется тем, что представление об организации деятельности существует по большей части в индивидуальном сознании сотрудников. К формализации в компании относятся или пренебрежительно, или с испугом. Как следствие, возникает путаница во взаимодействии, а в больших компаниях наблюдается просто организационный хаос: процедуры, функции, права и полномочия, ответственность и другие компоненты исполнения, не прописанные в документах, понимаются каждым сотрудником непозволительно произвольно и противоречиво. В результате размывается порядок исполнения и ответственность, организация живет по понятиям, а не по законам. Это делает невозможным достижение поставленных целей или же они достигаются ценой невероятных усилий «героев компании».
Причины неудовлетворенности руководителей работой своих подчиненных чаще всего следует искать в вопросе: «Знают ли ваши подчиненные, что от них хотят?» Однако при отсутствии правильной формализации неизбежны встречные вопросы: «В каких регламентах фиксируются функции, права, ответственность сотрудника, ознакомлен ли он с ними, как часто они обновляются и соответствуют ли действительной ситуации?». Создание системы управления человеческими ресурсами – это создание системы регламентов, фиксирующих иерархическую структуру требований к производственному поведению сотрудников и обязательств компании по отношению к ним.
Архитектура регламентов деятельности персонала соответствует пирамидальной логике организационного моделирования, когда верхние уровни задают конфигурацию и содержание нижних уровней (рис. 3.2.3).
Главная цель организационного моделирования – довести до конкретного должностного лица функции, которые необходимы для реализации целей и стратегии компании. По сути, речь идет о комплексной формализации деятельности. Именно она обеспечивает устойчивость компании за счет полной видимости функциональной загруженности персонала. Комплексность не означает бездумную бюрократизацию. Оптимальная организация разработки правильных регламентов деятельности решает важнейшие задачи: быстрое и полноценное включение в деятельность компании новых сотрудников, достижение устойчивой мотивации и лояльности персонала.
Понятие «регулярный менеджмент» можно кратко обозначить как управление на основе формализованных процедур. В западном менеджменте это понятие обозначается термином « disciplined performance », которое можно перевести как «дисциплинированное исполнение, упорядоченная работа». Внедрение регулярного менеджмента означает, прежде всего, нормативное упорядочивание действий сотрудников в соответствии с корпоративными задачами. Постановка регулярного менеджмента осуществляет заветную мечту многих поколений руководителей о создании организационного порядка. Наиболее существенные признаки организационного порядка таковы:
– осведомленность сотрудников о своих обязанностях, т. е. каждый сотрудник знает, «что, сколько, когда и каким образом он делает», вместо иллюзии осведомленности;
– самоконтроль вместо внешнего контроля;
– оценка результатов труда вместо оценки хода выполнения работы;
– ответственность за собственные поступки вместо размытой коллективной ответственности.
В регулярном менеджменте скрываются ловушки чрезмерной бюрократии, тормозящей деятельность компании, поэтому важно не относиться к регламентации как к самоцели, это всего лишь средство упорядочивания организационных отношений. Отсутствие порядка приводит к неконструктивным конфликтам руководителей и подчиненных, причиной которых наиболее часто становятся разночтения обязанностей и правил исполнения. Если руководитель оценивает ситуацию в категориях развития и требованиях внутренней и внешней среды (императив «как должно»), то подчиненный, чаще всего – в категориях собственных возможностей и ограничений (императив «как есть»). Тем самым тормозится движение вперед. Отсюда возникают деформации в выполнении основных функций управления персоналом: подбора, оценки, развития и стимулирования. Например, разработка обучающих программ для персонала строится не на определении точек расхождения имеющихся и требуемых организационных компетенций и на последующем выявлении перспективных линий развития, а на том, что надо изучать так называемые «важные производственные темы» или просто на основе принципа «надо обучать, а чему – укажут те, кто будет учить».
Одна из сложных задач HR-моделирования – описание кадровых процессов. Однако ее можно облегчить за счет того, что при создании классификатора функций и матричных проекций «функции на функции» прописывать в логике последовательности функций (работ процесса).
Обратим также внимание на то, что Техническое задание на автоматизацию управления персоналом должно разрабатываться не в угоду разработчикам программного продукта, без подстраивания под функциональность имеющегося программного решения, а должна следовать исключительно в фарватере внутренней логики процессов.
Разработка моделей рабочих мест и моделей компетенций требует специальной квалификации и много времени, но без этого невозможно ни планировать, ни развивать персонал.
Разработка моделей рабочих мест и моделей компетенций требует специальной квалификации и много времени, но без этого невозможно ни планировать, ни развивать персонал.
Последний «этаж» моделирования – разработка целевых программ. Целевые программы деятельности строятся в соответствии с принципами:
– системности (взаимосвязанность и управляемое изменение всех управляющих воздействий, прописанных в программах);
– целенаправленности (каждое мероприятие соответствует определенному целевому состоянию и измеряется елевыми показателями);
– ресурсности (каждое мероприятие обеспечено необходимыми ресурсами).
Особо следует продумать принципы, правила и процедуры контроля за исполнением целевых программ. Если контроль будут осуществлять менеджеры по персоналу (а это резонно), то другие менеджеры не должны воспринимать их как пришельцев из другого мира и самопровозглашенных контролеров. Поэтому важно еще на фазе планирования и организации работ по HR-инжинирингу наладить конструктивное взаимодействие всех менеджеров.3.3. Матричные модели формирования регламентов деятельности персонала
Рис. 3.3.1. Алгоритм генерации должностной инструкции из матричной модели
Как традиционно пишутся должностные инструкции? Кадровики делают выписки из тарифно-квалификационных справочников, более или менее привязывая формулировки к корпоративной реальности. При этом они исходят исключительно из своего понимания действительности и описывают маленькую дискретную единицу функций – функции отдельного работника. Понятно, что описание функций всей компании сделать попросту невозможно: простое суммирование приведет к полной путанице. То же самое относится и к другим компонентам должностной инструкции – целям должности, правам, полномочиям, ответственности, взаимодействию по должности.
Организационное моделирование же создает ядро объектов управления в доступном для восприятия и копирования виде. Описание идет от целого к частному, сохраняя стратегически важные взаимосвязи. Такое ядро позволяет очень быстро создать и при необходимости обновить все регламенты (рис. 3.3.1).
Опыт показывает: если компания проводит небольшую реструктуризацию управления, то отставание в обновлении должностных инструкций составляет от 3 до 4 месяцев, поскольку кадровики не успевают вносить изменения (самое печальное, что потом вносятся уже устаревшие изменения и проблема не исчезает). Вместо трех–четырех месяцев потратить всего 10—15 минут – таким может стать прорыв в техническом оформлении должностных инструкций при наличии электронного инструментария, поддерживающего единое ядро объектов управления. К сожалению, существует серьезный дефицит подобного инструментария, да и имеющиеся на российском рынке продукты пока далеки от совершенства. Но сама методология пошагового конструирования объектов управления, даже в «ручном» варианте, уже дает преимущества за счет предельно компактного и удобного расположения организационной информации, когда менеджер имеет возможность отдельно увидеть состояние той или иной функции в разрезе подразделений или отдельных категорий персонала, быстро проанализировать распределение ответственности среди персонала.Рис. 3.3.2. Перечень классификаторов в сфере управления человеческими ресурсами
Создаваемые классификаторы (рис. 3.3.2) соответствуют основным регистрам описания должностной инструкции:
– наименование должности – официальное название организации и подразделения, название должности, код или шифр должности;
– целевое назначение должности – определяет конкретный вклад данного сотрудника в решение общих задач компании, а также общий характер его работы и, следовательно, критерии его оценки;
– должностные обязанности – функции, выполняемые сотрудником;
– взаимодействие по должности – прямая (линейная) и функциональная подчиненность, замещение по должности, информационное взаимодействие с другими организационными звеньями и документооборот;
– средства труда – рабочее место, технологическое, информационное и коммуникационное оборудование, средства передвижения, оргтехника и т. д., предоставляемые сотруднику для выполнения своих функциональных обязанностей;
– права – которые предоставляются сотруднику на доступ к ресурсам компании (чему-либо, кому-либо);
– полномочия – особый вид прав, связанный с распорядительными функциями и принятием решений;
– ответственность – устанавливаемая необходимость отвечать за свои действия в рамках зафиксированных ранее обязанностей, прав и полномочий;
– регламенты – документы, которые определяют правила, цели, принципы деятельности персонала;
– документы – документация, с которой работает сотрудник.
Здесь приведен наиболее полный вариант Должностной инструкции. При выборе разделов, включаемых в Должностную инструкцию, ее следует рассматривать в контексте всех внутрифирменных документов, регламентирующих деятельность персонала на предприятии. Взаимоотношения и связи по должности, а также сопровождающий эти связи документооборот могут быть приведены в описании бизнес-процессов, причем с большей степенью точности.
Основа эффективного управления человеческими ресурсами сосредоточена в эффективном связывании всех объектов управления и, прежде всего, функций и организационных звеньев. В этой связи думается, что российским бизнес-инженером был и Лев Толстой, которому принадлежит удивительно актуальное высказывание: «Несчастье и зло людей происходит не столько оттого, что люди не знают своих обязанностей, сколько оттого, что они признают своими обязанностями не то, что есть их обязанность». Это высказывание удивительно точно вписывается в реалии сегодняшнего дня – люди-то работают, но руководители большей частью обеспокоены бестолковостью этой работы.
Неумение грамотно соединять бизнес-функции с конкретными должностями приводит к печальным последствиям для компании. Например, хорошо известно ошибочное стремление кадровиков составлять должностные инструкции методом «выборочного конспектирования» квалификационных справочников.
Набирающий популярность вывод функций на аутсорсинг (так же как лизинг и аутштаффинг персонала ) недопустим без идентификации реальной функциональной ответственности. Иначе предприятие рискует потерять важные функции или неравномерно загрузить персонал. Матрица – это самая удобная форма представления взаимосвязи элементов (рис. 3.3.3). Сколько проекций делать? Столько, сколько нужно для обеспечения управляемости. Нужно понимать смысл этого действия: проекция функций на организационные звенья создает основу должностных инструкций, проекция цели на функции обеспечивает исполнение стратегических задач, проекция функции на документы создает условия для перехода к регулярному менеджменту, проекция функции на функции создает основу бизнес-процессов.Рис. 3.3.3. Матричные проекции классификаторов организационных характеристик
С точки зрения управления конкурентностью бизнеса работа по актуализации целевой модели позволяет быстро и точно реагировать на внешние вызовы и работать в режиме упреждающего управления. С точки зрения управления человеческими ресурсами целеполагание дает персоналу четкую ориентировку действий и доводит кадровую миссию и стратегию до их максимально правильной реализации (рис. 3.3.4).
Рис. 3.3.4. Классификатор «Цели»
Конкретизация глобальной целевой установки идет по линии выделения ключевых факторов успеха (например, в рамках сбалансированной системы показателей или ключевых индикаторов эффективности). Целеполагание задает вектор движения и внутреннее соответствие компонентов создаваемой системы управления человеческими ресурсами. Когда команда знает точно и детально, в каком направлении плывет корабль, это резко увеличивает шансы на успешное прибытие в нужный порт. Когда это знание объективировано, то оно может быть проконтролировано и оценено, когда оно оценено, тогда мы получаем объективную оценку его успешности.
Агрегированная функциональная модель управления персоналом, основу которой составили выделенные почти полвека назад 4 базовых кадровых процесса: подбор, оценка, развитие, стимулирование, представлена на рис. 3.3.5. Это минимум кадровой функциональности, своего рода необходимый «джентльменский набор хорошего менеджмента персонала». В последнее время активно внедряются новые функции, которые с предметной точки зрения более всего соответствуют управлению персоналом: формирование организационной культуры и организационное моделирование деятельности персонала.