– Специализированные компании (PR) имеют больше опыта, больше технологий, больше людей. Все это в итоге можно конвертировать в силы, ресурсы и время, которое ваша компания может сэкономить, обратившись к таким фирмам.
Помните, пренебрегать прессой нельзя: СМИ – статус мероприятия.
Как оценить успешность мероприятия для СМИ?
Вот некоторые критерии, по которым вы сможете оценить результаты проделанной работы:
– количество аккредитованных и посетивших мероприятие СМИ;
– количество и тональность заданных вопросов;
– количество материалов, вышедших по итогам мероприятия в СМИ;
– качество вышедших материалов (есть специальные методики качественной оценки публикаций, мониторинговые агентства);
– количество обращений за комментариями, экспертной оценкой после мероприятия;
– количество публикаций, подготовленных с использованием информации, представленной на пресс-мероприятии.
Расписание
При подготовке программы мероприятия вам может потребоваться его формализованное расписание, где указано, что и в какое время происходит.
При формировании расписания необходимо учитывать следующее.
Человек не может быть сосредоточен постоянно, необходимы перерывы. Поэтому, если ваше мероприятие длится более двух часов, предусмотрите перерыв, нечто вроде театрального антракта.
В это время участники смогут обсудить свои впечатления, выпить кофе, выкурить сигарету, сделать срочные звонки, размяться, наконец.
Даже если у вас предусмотрена концертная или шоу-программа, помните, что и она не может длиться бесконечно, делайте небольшие перерывы между выступлениями, чтобы люди могли пообщаться. Для некоторых мероприятий, целью которых является общение между участниками, паузы – единственное время, когда это можно сделать не торопясь. В этом случае перерывы станут для участников не меньшей ценностью, чем остальная часть мероприятия.
Если по каким-то причинам вы не можете сделать общий перерыв в мероприятии для всех участников, позаботьтесь о том, чтобы каждый мог решить проблему короткой паузы самостоятельно. Например, в ходе длительного заседания, конференции вы можете организовать постоянный кофе в зале или в холле рядом с залом, где проводится мероприятие.
Нормальное расписание предполагает формулу 3/4 к 1/4, где четверть времени уделяется перерывам или смене вида деятельности. Вспомните школу: 45 минут урок и 15 минут перемена. В значительной степени то же касается и любых других мероприятий.
При составлении расписания помните, что наиболее запоминающимися становятся первое и последнее впечатления. Постарайтесь поставить именно в начало и конец мероприятия самых интересных и запоминающихся докладчиков, самые интересные выступления артистов и т. п.
Практические рекомендации
Короткие советы выступающим на мероприятиях.
– Помните, что презентация, сделанная вами в PowerPoint, не заменяет презентации, а лишь иллюстрирует ее. Поэтому не старайтесь разместить в ней все, что вы хотели сказать, – только основные идеи. Вы будете выглядеть как минимум странно, если будете читать все с экрана.
– Темные буквы на светлом фоне читаются гораздо лучше, чем светлые буквы на темном.
– Шрифт меньше чем 14 кегль скорее всего не будет читаться начиная с середины зала.
– Больше четырех строк на слайде не читается.
– Обязательно вышлите файл с презентацией организаторам заранее. Дату, когда его нужно прислать, называют не по звездам, а ориентируясь на сроки выхода тиража брошюр.
– Даже если вы выслали файл с презентацией, захватите с собой копию – так будет надежнее.
– Имейте с собой распечатку слайдов. Если компьютер или проектор сломается, вы все же сможете выступить.
– Если вы вставляете в презентацию звуковые или видеоматериалы, заранее перед выступлением проверьте, как это будет выглядеть на экране. Это не ваш компьютер, и вы не знаете наверняка, какие программы там установлены, хватит ли компьютеру памяти и т. д.
– Не заумствуйте. Лучше пошутите.
Перед первым публичным выступлением я очень волновался. Мне нужно было выступать около часа, а я боялся, что все расскажу за первые десять минут… и – упс – что же мы будем делать в оставшиеся пятьдесят? Справиться с этим страхом помогло то, что мы с коллегами несколько раз прорепетировали. Я точно знал, что при любом темпе выступления я буду говорить никак не меньше сорока пяти минут, а остальное время можно будет занять либо вопросами, либо демонстрацией небольшого фильма.
Когда вы что-нибудь говорите, убедитесь, что вы сказали именно это. Шансы на то, что вы сказали именно то, что хотели, более чем относительны.[2]
И.Б.УайтРекомендации для модератора (ведущего заседания)
Перед заседанием (конференцией) модератору следует:
– предварительно ознакомиться с текстами докладчиков заседания и тематикой их выступления;
– узнать немного о докладчиках;
– познакомиться с ними;
– подготовить к ним 3–4 вопроса – для общего обсуждения;
– подготовить 2–3 вопроса к аудитории на случай, если она будет пассивна во время запланированной дискуссии;
– в случае необходимости или по просьбе докладчиков дать задания для технического персонала организаторов;
– предупредить докладчиков о сигналах к завершению выступления и о том, что доклад будет прерван при серьезном превышении времени выступления.
Во время заседания модератор должен:
– поздороваться с аудиторией, представиться;
– представить выступающего;
– сказать несколько слов о теме заседания или о чем-нибудь еще, если во время подготовки к выступлению докладчика возникла пауза;
– во время выступления следить за реакцией зала, другими выступающими, в случае необходимости известить организаторов о возникновении проблемы;
– поблагодарить выступающего;
– в случае если выступление длится дольше запланированного, подать об этом сигнал докладчику;
– в случае если докладчик серьезно превышает время, отведенное ему на выступление, тактично прервать его, поблагодарить и представить следующего докладчика;
– после окончания всех выступлений предложить задавать вопросы докладчикам;
– указывая на желающих, дать возможность задать вопрос;
– в случае если вопрос был задан тихо или неясно, повторить вопрос для зала и для переводчиков;
– в случае если вопросов из зала нет, задать докладчикам или аудитории свои подготовленные вопросы;
– по окончании заседания еще раз поблагодарить всех докладчиков за выступление, аудиторию – за внимание, объявить перерыв и пригласить всех на обед (кофе).
После заседания модератору рекомендуется:
– ненадолго остаться в президиуме или рядом с ним, чтобы ответить на вопросы подошедших участников;
– поделиться своими замечаниями с организаторами.
Подведем итоги этого раздела. Обязательными составляющими великолепного мероприятия являются:
– внятная цель;
– правильное время;
– правильное место;
– подготовленные люди;
– грамотное руководство;
– техническое оснащение;
– атмосфера, задействующая все пять чувств;
– хороший сценарий.
Все это важно в совокупности: плохая проработка любого из этих пунктов сведет на нет все ваши усилия. Чтобы этого не произошло, необходимо четкое планирование, о котором сейчас и пойдет речь.
Планирование Составление плана работ
Внимание!
Существует мнение, что время, отведенное на реализацию некоего проекта, – фиксированная величина. Разница в том, сколько времени вы тратите на подготовку и планирование. Попробуем представить это графически.
Вопрос: какой вариант лучше?
Очевидно, что второй: он обходится дешевле, и ошибок в этом случае будет меньше. Постарайтесь уделить достаточно времени планированию и подготовке.
Особый фокус состоит в том, что необходимо уделять особое внимание аккуратности исполнения плана – иначе зачем его составлять? Если вы подготовили его, то нужно обязательно его осуществить.
Основные элементы планирования:
– цели и задачи мероприятия;
– концепция мероприятия;
– время и место проведения;
– время и темп исполнения;
– пути достижения целей;
– необходимые ресурсы и распределение работ:
а) персонала;
б) техники и оборудования;
в) бюджета;
– работа с поставщиками и субподрядчиками.
Дальше мы рассмотрим некоторые из элементов подробнее, а работе с поставщиками, управлению персоналом и выбору места проведения будут посвящены отдельные главы.
Формулирование целей и задач мероприятия для его участников
Формулирование целей и задач мероприятия для его участников
При подготовке плана продумайте, как будут звучать цели мероприятия для его участников. Они должны быть понятны, должны отвечать интересам выбранной аудитории, решать их проблемы или делать жизнь лучше, удобнее.
Сформулированная цель должна быть в меру благородной, правдивой, реалистичной и реализуемой. Возможно, вам будет легче сформулировать цель, если у вас есть какой-то повод. Поводом для проведения мероприятия могут стать:
– общественные или религиозные праздники;
– годовые циклы (например, завершение финансового года, начало летнего сезона);
– годовщины, юбилеи, памятные даты;
– важные события, новости;
– традиции;
– запуск нового продукта.
Позаботьтесь, чтобы все члены вашей команды могли четко и приблизительно одинаково ответить на вопрос о целях мероприятия. Это важно как для вас самих, так и для Клиентов, поскольку на мероприятия не должны прийти люди с совершенно разными ожиданиями, получившие разную информацию от организаторов.
Написание концепции мероприятия
Если ваше мероприятие хоть немногим сложнее внутрифирменной планерки, вам стоит написать его концепцию. Это должен быть документ, который описывает ваше видение мероприятия: каким оно будет, когда состоится. Возможно, реальное мероприятие будет отличаться от вашего предварительного ожидания. Отнеситесь к этому спокойно. Это своеобразное предложение рынку. Даже если в итоге все пройдет не так, как вы запланировали, – все равно вам стоит иметь предварительное представление.
«Если тебе все равно, куда ты хочешь попасть, девочка, тебе не важно, куда идти», – говорил Алисе улыбающийся Чеширский Кот.
Концепция поможет понять, куда вы хотите попасть. Включите в проект концепции то, что вы могли бы рассказать за чашкой чая потенциальному участнику мероприятия. Это не обязательно должна быть вся информация о мероприятии, включая бюджет и задействованные ресурсы. Это все-таки внутренние данные. Включите в концепцию то, что вы могли бы и хотели рассказать участникам.
В концепции могут быть описаны цели и задачи мероприятия, его целевая аудитория. Приведите аргументы: для чего необходимо участвовать в мероприятии. Включите туда техническую информацию: дату и место проведения, сведения об организаторах и поддерживающих организациях, партнерах и спонсорах, укажите стоимость продукции, контактные данные и т. п.
Концепция в дальнейшем может использоваться в качестве основы для создания сайта мероприятия, информационных брошюр и т. д.
Время и темп исполнения
В ходе подготовки мероприятия вам может понадобиться несколько временных планов разного масштаба.
Для удобства планирования вы можете использовать временные отрезки: месяц, неделя, день. Чем больше времени до мероприятия, тем более крупными временными отрезками вы можете оперировать.
В типичном случае, если подготовка мероприятия начинается за несколько месяцев, вам понадобятся три плана:
– общий план работ – понедельный или помесячный;
– план заключительного этапа: в последние несколько дней перед мероприятием, когда подходят все дэд-лайны (от англ. deadline – окончательные, крайние сроки), соединение всех временных компонентов должно быть филигранным;
– сценарий самого мероприятия. Будет вполне правильно, если он будет поминутным.
Если слуга будет думать только о том, что ему предстоит сделать в течение дня, он сможет сделать все. Приниматься нужно только за то, что можно закончить в течение одного дня. Завтра будет тоже только один день.
Ямамото Цунэтомо, «Хагакурэ (Сокрытое в листве)», XVIII век
Как составить план?
Лучше всего, если у вас уже есть план предыдущего мероприятия, которое прошло исключительно успешно, и вам нужно лишь внести коррективы. Даже если мероприятие не было слишком удачным, все равно хорошо, если план сохранился. Это значит, что вы сможете его использовать, поскольку знаете, где и что нужно исправить.
Если же такого плана нет, придется составить его в первый раз.
Вот несколько советов.
– Составьте общий список всех работ, которые предстоит сделать перед мероприятием. Просто напишите их в столбик на бумаге. Постарайтесь сделать это чрезвычайно скрупулезно.
– Имея список работ, расставьте их логически в обратном порядке, начиная от дня предстоящего мероприятия и до настоящего момента.
– Распишите ключевые даты. Это своеобразные чекпой-нты – контрольные точки, в которых проверяется, насколько успешно выполняется план. В эти ключевые даты должны произойти основные события по подготовке мероприятия: отправка приглашений, бронирование зала, оплата авиабилетов приглашенного докладчика и т. п. Эти даты могут быть связаны как с техническими циклами (например, временем, за которое доходит корреспонденция до адресатов; временем, необходимым на печать буклета), так и с какими-то календарными датами (праздники, дни конкурирующих мероприятий, выставок и т. д.).
– Проверьте, как даты согласуются с календарем, учтите праздники, выходные и пр. Посмотрите, как даты соотносятся с планами работ компании в целом: не пересекаются ли запланированные действия с отпуском руководства, участием компании в выставках, участием в крупных проектах всего доступного коллектива фирмы…
– Покажите ваш план коллегам, подрядчикам (весь или ту часть, которая их касается) и внесите указанные ими коррективы.
План готов, приступайте к его реализации.
Большая часть подобных работ может быть выполнена в пакете Microsoft Project.
Как должен выполняться план?
Вы можете сразу выбрать нужный темп и следовать намеченному либо работать с другой скоростью.
График иллюстрирует кратчайшее расстояние между исходной точкой и результатом. То есть выполнение работ по этому графику предполагает минимальные трудозатраты и оптимальную загрузку.
Если вы работаете медленнее, то, чтобы добиться запланированного результата, нужно будет либо работать заметно интенсивнее (то есть с перегрузками) на завершающем этапе, либо смириться с тем, что результаты будут гораздо скромнее.
Если вы начали выполнять план быстрее намеченного, то это могло произойти по следующим причинам.
– Вы поставили себе слишком простые задачи и поэтому легко их выполняете. Это плохо, так как это означает, что либо вы ошиблись с задачами, в то время как могли действовать более амбициозно, либо просто не хотите брать на себя ответственность при планировании.
– Вы с энтузиазмом принялись за дело, получили первые результаты, они вас окрылили, и вам кажется, что все будет хорошо. Есть опасность, что скоро из-за самоуспокоенности или просто потеряв жгучий интерес к проекту, вы можете ослабить интенсивность работы, и результаты будут куда более скромными, чем казалось в середине проекта.
Сведение компонентов плана в одно целое
Также важно, чтобы компоненты соединялись между собой. Одна часть команды не должна обгонять другую. В некоторых случаях вы вовлечены в подготовку только одного мероприятия, в некоторых – отвечаете за несколько мероприятий, находящихся на разных стадиях подготовки. Если человек не знает, что от его действий зависят другие действия, то он может не осознавать важности работы, меры своей ответственности и где-то что-то пропустить или, наоборот, забежать вперед.
Например, вы общаетесь с дизайнером и говорите ему во вторник, 1-го числа, что необходимо сделать макет для буклета, скажем, в четверг, 3-го. Дизайнер говорит: «O'кей». Для буклета есть все исходные материалы, и времени для выполнения задания вроде достаточно. Но дизайнер увлекается каким-то другим делом и немного не успевает закончить макет, решив, что закончит его утром в пятницу, 4-го. В это время…
Вы договариваетесь с типографией, что утром в пятницу, 4-го, у вас будет макет и вы готовы сдать его в печать. Типография готовится, планирует время загрузки печатной машины, время в репроцентре для цветоделения и т. д. Если время пропустить, оно будет отдано другому заказчику и вам заново придется вставать в очередь.
Типография обещает, что напечатает буклеты за четыре рабочих дня, то есть вечером в пятницу, 11-го, у вас будет буклет. Это нормально, так как в понедельник, 14-го, у вас открывается выставка, где вы купили стенд и заплатили за это $5000, договорились встретиться с несколькими очень важными заказчиками, наняли промо-персонал для раздачи буклетов…
Все эти деньги выброшены впустую, если дизайнер не выполнил работу вовремя. Но он не знает, как важен этот день… Осознавая то, что ему нужно сделать этот макет и от его скорости зависит работа десяти человек и бюджет в десятки раз выше стоимости его работы, исполнитель ответственней относится к работе, он понимает мотивацию и понимает, почему от него требуют сдать ее именно сегодня, а не в другой день.