Упражнение: очистка папки «входящие»
ЭТАП ПЕРВЫЙ: ОРГАНИЗАЦИЯ
Создайте три рабочие папки:
@Action
@Read
@Waiting
(По желанию.) В зависимости от того, какую структуру вы уже создали, возможно потребуются определенные изменения:
✓ Избавьтесь от всех вложенных папок.
✓ Сократите количество вспомогательных папок, с тем чтобы они умещались на одном экране и вам не нужно было бы прокручивать список, что замедляет процесс переноса писем из одной папки в другую.
✓ Если множество вспомогательных папок вас утомляет, и вы хотели бы подумать об этом, прежде чем осуществлять радикальные перемены, попробуйте создать несколько новых «больших» папок, названия которых будут начинаться с цифр (например: «1.Циркуляры», «2.Подтверждения», «3.Личное», «4.Работа» и т. п.). Папки с такими именами расположатся в начале списка, но вслед за папками, в названии которых присутствует символ «@», то есть за основными рабочими папками. Это удобно, поскольку вы можете сосредоточиться исключительно на новых папках. Такое временное решение позволит вам обдумать лучшую структуру своей электронной почты. Проще всего принять правильное решение о структуре папок на этапе разборки почты, к которому мы перейдем прямо сейчас. Разбирая почту, вам станет ясно, какими папками вы пользуетесь регулярно, а какие окажутся почти бесполезными.
ЭТАП ВТОРОЙ: РАЗБОРКА
Помните: разборка почты должна принести быстрые результаты. А главные результаты – это либо перенос письма в рабочую папку, либо его удаление. Скорее всего, вам не придется читать само письмо: в большинстве случаев достаточно темы, чтобы вы все поняли (никаких действий предпринимать не придется). Если же это не так, я рекомендую открыть область чтения, чтобы можно было бегло просмотреть письмо, не открывая и не закрывая его.
С чего начать?
Если у вас скопилось много старых писем, начните с создания «Списка смерти». В эту папку можно смело переносить все письма, которые уже настолько устарели, что не требуют никаких действий. Такой подход довольно оригинален и, возможно, слишком безжалостен, но не волнуйтесь. Все письма все еще хранятся в папке, и вы можете к ним вернуться и прочитать их позже. Впрочем, со временем вы свыкнетесь с мыслью о том, что вам есть на что направить свое внимание и кроме старых электронных писем, которые не изменили мир полгода назад.
Мы с вами подошли к этапу сортировки писем. Для начала отсортируйте письма по отправителю. Порядок писем изменится, и вы получите возможность «отбраковывать» людей.
✓ Разборка писем по отправителю.
✓ Просматривайте письма по алфавиту, сосредоточиваясь только на «быстрых результатах», пока не почувствуете, что ваша сосредоточенность ослабевает.
✓ Далее переходите к разборке писем по теме. Проделайте все то же самое.
✓ Затем перейдите к разборке по дате, вернитесь к теме, а потом к отправителю.
Будьте энергичны и безжалостны.
Почувствовав, что вам трудно принять решение об одинаковом действии с группой из двух или более писем, можете остановиться. Разборка почты завершена. Настало время переходить к обработке писем одно за другим.
ЭТАП ТРЕТИЙ: ОБРАБОТКА ПИСЕМ ОДНО ЗА ДРУГИМ
Обработка писем одно за другим – этап более осознанный и трудоемкий, чем разборка почты. Отвечайте на все вопросы и используйте их как возможность проявить безжалостность, решительность и сосредоточенность на потенциальном результате (или отсутствии такового) каждого из писем.
В начале обработки вы поймете, что у вас имеется:
✓ Папка с небольшим количеством писем, по которым, как вам точно известно, нужно предпринять определенные действия.
✓ Папка с парой отчетов для распечатки и прочтения.
✓ Папка с письмами, связанными с действиями других людей. Эти письма требуют постоянного отслеживания.
Не стирайте границы
Вопросы диаграммы обработки электронной почты составлены таким образом, чтобы границы не размывались. Очень важно, чтобы папка @Action оставалась священным местом, куда не попадало бы ничего такого, чему в ней не место. Вот чего вы должны избегать любой ценой:
✓ Отправка писем в папку @Read, потому что вы не приняли решения о действиях – в первую очередь нужно определить, требуются ли какие-либо действия. В папку @Read отправляются только те письма, что не требуют никаких действий.
✓ Появление в папке @Action писем, требующих действий не более двух минут, – это верный путь к перегрузке важной папки тем, что вы не сделали из-за прокрастинации или обычной лени. То, что можно сделать быстро, нужно делать сразу же!
✓ Заполнение папки @Waiting письмами, по которым вы не можете принять решения. В этой папке должны находиться только те письма, по которым вы решение приняли и теперь ожидаете действий от кого-то еще.
ЭТАП ЧЕТВЕРТЫЙ: ЗАВЕРШЕНИЕ
Сбылось! Вы смотрите на чистый экран, на котором только что был огромный список писем, справиться с которыми не было никакой возможности.
Существует два типа завершения: очистка папки «Входящие» и полная очистка электронной почты. Я стараюсь очищать папку «Входящие» каждый раз, когда закрываю Outlook. Я делаю это хотя бы один, а то и несколько раз в день, в зависимости от того, чем занимаюсь. Закрывая Outlook, я испытываю ощущение полной ясности: я знаю, что принял правильные решения относительно значимого и потенциального влияния каждого полученного письма. Это не означает, что работа закончена. Но я точно знаю, что не оставил незамеченными никаких мин замедленного действия и золотых приисков. Ничто не ускользнуло от моего внимания, и никакого удара в спину не будет. Все под контролем.
В середине рабочего дня или сложной недели очистка папки «Входящие» позволит вам ощутить глубокое удовлетворение от завершенной работы. Кроме того, вам не нужно будет тревожиться, постоянно проверять почту и испытывать неприятное ощущение будто ситуация выходит из-под контроля.
Полная очистка – то есть когда пустыми окажутся и папка «Входящие», и папка @Action, и когда уделено внимание папкам @Read и @ Waiting – у меня происходит раз в неделю. Впрочем, так бывает не всегда. Не стоит превращать этот процесс в манию (на некоторые дела требуется больше времени, и не стоит стремиться завершить все только потому, что у вас настает день Х, когда папки должны быть очищены). Но даже если этого и не происходит, я близок к этому. Это переводит ощущение завершения на еще более высокий и глубокий уровень.
Только представьте себе: больше нечего делать. НЕЧЕГО!
Хочу вас порадовать: когда вы очистите папку «Входящие», то электронная почта будет требовать меньше времени и внимания, чем раньше, когда вас ожидала груда из 2000 потенциальных сюрпризов. Уж поверьте, я через это прошел. И я не собираюсь возвращаться к прежней практике – ни за какие коврижки!
ВЫКЛЮЧАЙТЕ ПОЧТУ
Теперь, когда папка «Входящие» в вашем почтовом ящике очищена, можете воспользоваться еще одним, весьма противоречивым средством повышения эффективности. Этот вопрос на наших семинарах вызывает самые ожесточенные споры и делит слушателей на две почти равные группы оппонентов.
Прием заключается в том, что с этого момента вы можете сидеть за своим рабочим столом, занимаясь творчеством, размышлениями, принятием решений, администрированием, разговорами с коллегами и другими делами, а ваша электронная почта будет полностью выключена. Некоторым это кажется вполне разумным шагом. Хотя даже те, кто признает ценность «ухода в сумрак» и повышения эффективности за счет отказа от постоянного пребывания на связи, обычно говорят, что не позволяют себе поступать подобным образом так часто, как им хотелось бы.
Других же такой прием повергает в полное изумление. Конечно, мы сознательно идем на провокацию, но все же задумайтесь. Уходя на совещания или отправляясь в отпуск, вы оставляете электронную почту выключенной или просто не обращаете на нее внимания. Но мысль о том, что почту можно отключить, когда вы находитесь в офисе, кажется вам ужасающей. Но открытая почта – это лишь привычка и установка, а вовсе не реальная необходимость. Не поймите меня превратно. Если моя задача заключается в ожидании электронного письма с сообщением о готовности к началу работы над важнейшим проектом, я буду следить за своим почтовым ящиком. Но чаще всего по утрам я сознательно отключаю электронную почту, чтобы целиком и полностью сосредоточить свое проактивное внимание на важных делах, не отвлекаясь ни на что другое. Если я понадоблюсь моим сотрудникам, они могут мне позвонить. Но я достаточно взрослый человек, чтобы понимать, что вовсе не так незаменим, как обычно кажется. Вы тоже, кстати! Ваша команда вполне может работать и без вас – если сотрудники знают правила!
Других же такой прием повергает в полное изумление. Конечно, мы сознательно идем на провокацию, но все же задумайтесь. Уходя на совещания или отправляясь в отпуск, вы оставляете электронную почту выключенной или просто не обращаете на нее внимания. Но мысль о том, что почту можно отключить, когда вы находитесь в офисе, кажется вам ужасающей. Но открытая почта – это лишь привычка и установка, а вовсе не реальная необходимость. Не поймите меня превратно. Если моя задача заключается в ожидании электронного письма с сообщением о готовности к началу работы над важнейшим проектом, я буду следить за своим почтовым ящиком. Но чаще всего по утрам я сознательно отключаю электронную почту, чтобы целиком и полностью сосредоточить свое проактивное внимание на важных делах, не отвлекаясь ни на что другое. Если я понадоблюсь моим сотрудникам, они могут мне позвонить. Но я достаточно взрослый человек, чтобы понимать, что вовсе не так незаменим, как обычно кажется. Вы тоже, кстати! Ваша команда вполне может работать и без вас – если сотрудники знают правила!
Итак, если вы похожи на большинство и давно стали «наркоманом связи», то попробуйте поставить себя в необычное положение: проведите какое-то время в сумраке. Отключите почту и не думайте о ней. Для этого можно использовать четыре приема. Какой из них кажется вам самым простым и удобным? А с каким стоило бы поэкспериментировать денек-другой или целую неделю?
✓ 50–50: это мой обычный подход. Я бегло просматриваю почту до 9 утра, чтобы убедиться, что нет ничего срочного, а потом закрываю ящик до часа дня. Проверку, обработку и действия я начинаю с 14 часов, и до вечера программа Outlook у меня работает.
✓ Три регулярные проверки: почту можно проверять и обрабатывать три раза в день – лучше всего рано утром, в обед и в конце рабочего дня. Отведите на каждую проверку 45 минут, а затем старайтесь сокращать это время. Так я поступаю, когда нахожусь вне офиса на совещаниях или семинарах.
✓ Рывок каждый час: тем, кто привык быстро реагировать и хорошо себя чувствует в нашем стремительном мире, очень трудно оставлять вопросы клиентов без ответа с 9 до 14 часов. Но это не означает, что вы не можете собирать письма, как все остальные, и одновременно повысить свою эффективность. Каждый час выделяйте 10 минут на проверку и обработку почты.
✓ Экстремальный вариант: в книге «Как работать по 4 часа в неделю…» Тимоти Феррисс предлагает проверять почту раз в неделю, посвящая этому один час. Он даже не заглядывает в свой почтовый ящик в другие дни. Такой режим стал возможным благодаря интересным приемам аутсорсинга и автоматизации. Но он подходит не всем, хотя идея очень интересная. Даже если подобный прием кажется вам неподходящим, потратьте несколько минут на размышления, почему для вас это невозможно. Может быть, эта реакция объясняется просто привычкой и зависимостью от состояния онлайн? Думаю, вы отнесетесь к этому приему иначе, стоит вам лишь раз очистить папку «Входящие»…
А вы – ниндзя?
✓ Ниндзя относится к электронной почте безжалостно.
✓ Ниндзя относится к электронной почте оригинально. Он отделяет размышление от действия и зерна от плевел.
✓ Ниндзя достаточно умело владеет оружием. Он знает, как использовать инструменты максимально эффективным образом.
5. Модель продуктивности cord
Насколько эффективна ваша модель?
Как мы уже говорили в начале этой книги, прежние приемы тайм-менеджмента отныне не могут обеспечить нам продуктивного выполнения всех разнообразных задач и проектов, над которыми мы работаем одновременно. И они никак не помогают нам быстро и ответственно реагировать на огромное количество постоянно поступающей информации.
В следующих четырех главах я познакомлю вас с четырьмя основными привычками – Сбором и упорядочиванием, Организацией, Обзором и Действием, – которые служат основой спокойного и уверенного контроля. Эта модель называется CORD (Capture and Collect, Organization, Review, Do). Ее испытали и проверили участники семинаров, проводимых компанией Think Productive. Эти люди пришли к нам из самых разных организаций, больших и малых, из Великобритании и других европейских стран. Модель включает четыре основные привычки, которые вытекают одна из другой. Овладейте каждым шагом, и вы станете настоящим ниндзя!
Каждая из этих привычек облегчает освоение следующей. Если вы хорошо умеете собирать и хранить информацию, вам будет легче ее организовывать. Если вы хорошо организуете информацию, гораздо проще будет проводить анализ и обзор. А если вы овладели всеми тремя, то действие не потребует почти никаких усилий. И в результате вам будет проще собирать и хранить, организовывать и анализировать!
В этой главе мы поговорим обо всех четырех привычках, образующих модель CORD, и подумаем об их взаимосвязи с вашими привычками. Благодаря этому вы сможете в полной мере овладеть полезнейшей моделью – и поразить всех вокруг блестящей эффективностью, которая будет даваться вам безо всяких усилий!
СБОР И УПОРЯДОЧИВАНИЕ
Вы должны подчинить себе все информационные потоки. Я говорю о ваших собственных идеях, действиях, пришедших вам в голову во время разговоров с коллегами, работе с документами, голосовой почтой, уведомлениями социальных сетей и, конечно же, письмами, пришедшими на ваш почтовый ящик. Очищайте каждый поток так же, как мы только что сделали с папкой «Входящие», – и вы обретете дзен-спокойствие и будете подготовленным, как настоящий ниндзя.
ОРГАНИЗАЦИЯ
Получив и собрав информацию, нужно заняться организацией. Мы должны задать себе важные вопросы, которые обеспечат безжалостную сосредоточенность и полное спокойствие. Мыслите спокойно и трезво и вырабатывайте привычки, которые помогут вам действовать максимально быстро и без усилий.
ОБЗОР
Привычка к обзору и анализу включает сверку с ежедневными и еженедельными списками дел, которые помогут вам направить внимание и силы на достижение оптимальной эффективности, осознанности и маневренности. Помните, как мы с вами говорили о квалифицированной работе, в которой вы одновременно являетесь и управляющим, и исполнителем? Привычка к обзору и анализу даст вашему внутреннему управляющему возможность проявить себя в полную силу, а вам – возможность избавиться от хаоса и обрести ясность.
ДЕЙСТВИЕ
Конечно, все эти привычки бесполезны, если у человека нет привычки действовать! Последняя важная привычка касается уровня внимания и энергии, сделанного выбора, тактики и темпа, необходимых для оптимальной эффективности. Действие способствует повышению осознанности и оригинальности, помогает избежать прокрастинации, добиться результатов и позитивно относиться к своей работе.
ОТ БЕССОЗНАТЕЛЬНОЙ НЕКОМПЕТЕНТНОСТИ К ПОДСОЗНАТЕЛЬНОЙ КОМПЕТЕНТНОСТИ
Размышляя, насколько полезна для вас модель эффективности CORD, вы должны думать о своих привычках. Модель «Четыре этапа компетентности» сегодня широко используется на курсах менеджмента, а также в процессе обучения и развития. Она предназначена для проверки того, как люди овладевают полезными навыками и применяют теорию на практике. Поэтому давайте потратим время на то, чтобы понять, как вы учитесь, а затем подумать о том, что нужно сделать, чтобы изменить ваши привычки.
Я советую постоянно вспоминать эти четыре этапа, когда вы будете читать следующие четыре главы. Будьте достаточно самокритичны – это позволит вам понять, что может максимально повысить вашу эффективность. Путь от бессознательной некомпетентности к подсознательной компетентности – это путь от новичка к опытному профессионалу, целиком овладевшему необходимыми навыками. Вспомните, как вы чему-либо учились – ведь тогда вы прошли тот же путь. В качестве примера я буду использовать обучение вождению автомобиля. Но даже если вы не водите машину, уверен, что вы все же сможете представить себе этапы и примеры, о которых я буду говорить.
БЕССОЗНАТЕЛЬНАЯ НЕКОМПЕТЕНТНОСТЬ
Когда вы не умели водить машину, каким представлялось вам вождение? Уверен, вы видели в этом умении почти что чудо! Всякие ручки, рычаги, кнопки, ключи, зеркала… Это так сложно! Если бы я попросил вас завести машину и поехать по магазинам, вы не знали бы, как это сделать, и не знали бы, чему нужно научиться, чтобы изменить положение.
СОЗНАТЕЛЬНАЯ НЕКОМПЕТЕНТНОСТЬ
Давайте вернемся на несколько лет назад к вашему первому уроку вождения. Вы сели на водительское место, и инструктор предложил вам выехать на дорогу. К вашему ужасу, машина заглохла. Кошмар! В смятении и панике вы попытались снова завестись и только через несколько минут оказались способны анализировать, что же произошло. Может быть, что-то со сцеплением? Или вы неправильно выбрали передачу, или было недостаточно оборотов? Как бы то ни было, вы начали осознавать, какие навыки необходимы для вождения. Наверняка в следующий раз вы более сознательно контролировали свои действия, и досадной промашки не случилось.