СТАЦИОНАРНЫЙ КОМПЬЮТЕР
✓ Как выглядит экран вашего компьютера? На нем миллион маленьких иконок старых документов Word или картинка с изображением красивого озера, окруженного горами? Компьютер – это надежная сокровищница, где хранятся два типа файлов и папок: сверхполезные и абсолютно бесполезные. Лень заставляет нас сохранять важные документы на компьютере, вместо того чтобы рискнуть – и перенести их в более подходящее для этого место! Боже сохрани нас от использования функции «Поиск» для файла, если мы не нашли его мгновенно! И в результате наш компьютер превращается в еще один «сборный пункт». Но и ему требуется организация. Попробуйте создать папку «Входящие» и регулярно складывайте в нее все случайные документы. Когда документов накопится достаточно много, потратьте несколько минут на перемещение их в новые места – и, конечно же, на удаление всего, что вам больше не нужно!
Минимальное количество «сборных пунктов»
Разрабатывая систему эффективности и определяя места сбора информации, стоит вспомнить, что ваша работа заключается не только в сборе, но и в удалении! Постарайтесь разработать свою систему таким образом, чтобы вам было максимально удобно пользоваться ею. Например, если вы будете знать, что вам нужно проверить три папки «Входящие», а не одну, как сейчас, то вам просто не захочется этого делать – особенно если папки эти пусты. Поэтому можно по-прежнему направлять все электронные письма в одно место, что избавит вас от психологической неприязни и сэкономит время на разборку почты. Попробуйте направлять сообщения социальных сетей на тот же электронный адрес – для этого нужно всего лишь потратить пару минут на изменение настроек своих страничек. Но делайте это только в тех случаях, если это действительно избавит вас от постоянной проверки своих аккаунтов – вам же не нужен лишний и бессмысленный отвлекающий фактор!
Упражнение: сокращение количества «сборных пунктов»
Прежде чем начать использовать систему эффективности CORD, нам нужно убедиться в том, что мы правильно ее построили. Для этого упражнения надо составить список «сборных пунктов» вашей системы. Это могут быть средства, которые вы уже применяете, новые средства или новые способы использования старых средств. Важно ответить на один вопрос:
Как я могу убедиться, что собрал и упорядочил всю информацию, которая определяет необходимые действия?
На диаграмме модели эффективности CORD вы видите, что мы собираем все документы, письма, электронные письма, заметки с совещаний, идеи из разговоров, заметки – в телефоне и в других местах, выбранных для фиксации идей и сведений.
Однако существует огромная разница между убеждением, что все собрано в нужном месте, и подозрениями, что, несмотря на все усилия, что-то все же ускользнуло, поэтому я предлагаю вам на следующей странице составить собственный список.
Мои «сборные пункты»
1.
………………………………………………………………………………………………………
2.
………………………………………………………………………………………………………
3.
………………………………………………………………………………………………………
4.
………………………………………………………………………………………………………
5.
……………………………………………………………………………………………………….
6.
……………………………………………………………………………………………………….
7.
……………………………………………………………………………………………………….
8.
………………………………………………………………………………………………………
9.
……………………………………………………………………………………………………….
10.
……………………………………………………………………………………………………….
11.
……………………………………………………………………………………………………….
12.
……………………………………………………………………………………………………….
13.
……………………………………………………………………………………………………….
14.
……………………………………………………………………………………………………….
15.
……………………………………………………………………………………………………….
А теперь, когда вы составили свой список «сборных пунктов», подумайте, можно ли как-то изменить свои привычки, с тем чтобы количество таких «сборных пунктов», которые приходится регулярно опустошать, уменьшилось? Можно ли использовать новое средство? Или можно что-то совместить? Помните: вам нужно не только регулярно проверять, но и очищать каждый из этих «сборных пунктов», поэтому лучше, если их будет не более десяти. Составьте окончательный список этих «сборных пунктов» и тех перемен, которые вы уже осуществили или собираетесь осуществить, ответив на заданный вопрос.
Окончательный список «сборных пунктов»
1.
………………………………………………………………………………………………………
2.
……………………………………………………………………………………………………….
3.
……………………………………………………………………………………………………….
4.
……………………………………………………………………………………………………….
5.
……………………………………………………………………………………………………….
6.
……………………………………………………………………………………………………….
7.
……………………………………………………………………………………………………….
8.
……………………………………………………………………………………………………….
9.
……………………………………………………………………………………………………….
10.
……………………………………………………………………………………………………….
Упражнение: глобальный сбор и фиксация информации
Мы хотим создать систему и запустить ее в действие, поэтому давайте начнем с упражнения, которое поможет нам приступить к этому процессу. Это упражнение мы выполняем на некоторых наших семинарах – причем со всеми участниками: от руководителей высшего звена до секретарей, от землевладельцев до молодых специалистов, от веб-дизайнеров до учителей. Обычно это упражнение вызывает две реакции. Одни находят его замечательным и восхитительным. Эти люди с удовольствием избавляются от мыслей о документах. Другим же упражнение дается очень тяжело, потому что они сталкиваются с серьезнейшим сопротивлением. Им кажется, что они теряют контроль над ситуацией, пусть даже временно. Если вы относитесь ко второй категории, то просто доверьтесь мне. Я знаю, что будет дальше. И обещаю, что вы обязательно почувствуете себя лучше! У некоторых людей выполнение этого упражнения занимает больше часа, поэтому отведите на него достаточно времени (в конце желательно потратить пять минут на отдых, поскольку работа предстоит очень интенсивная)! Я рекомендую проделать это упражнение дома или в офисе, либо там, где вы сможете воспроизвести все условия (то есть не пытайтесь заниматься этим в переполненной электричке).
ШАГ ПЕРВЫЙ
Найдите лоток для бумаг – дома или на работе. Если у вас нет специального лотка, возьмите коробку или что-то в этом роде. Главное, чтобы туда помещался лист бумаги формата А4.
ШАГ ВТОРОЙ
Возьмите ручку и стопку бумаги для заметок или блокнот.
ШАГ ТРЕТИЙ
Оторвите небольшую полоску бумаги и напишите на ней то, что занимает ваши мысли, поскольку еще не сделано. Записав, положите полоску в свой лоток. В данный момент это именно то, что вас мучит, занимает все ваши мысли или остается неуловимым ощущением того, что по какому-то проекту нужно что-то сделать.
ШАГ ЧЕТВЕРТЫЙ
Повторяйте третий – снова, и снова, и снова… и снова.
СОБЛЮДАЙТЕ НЕСКОЛЬКО ПРАВИЛ:
ШАГ ЧЕТВЕРТЫЙ
Повторяйте третий – снова, и снова, и снова… и снова.
СОБЛЮДАЙТЕ НЕСКОЛЬКО ПРАВИЛ:
✓ Записывайте на каждом листке бумаги только одну идею или навязчивую заботу.
✓ Если у вас есть готовый список дел (который, я надеюсь, вы уже сочли совершенно неполным!), то просто положите его в лоток. Не надо переписывать каждый пункт на узкой полоске бумаги.
✓ Если в папке @Action есть электронные письма, напоминающие о том, что нужно сделать вне почтового ящика, вы можете удалить их, а вместо этого положить в лоток соответствующие листочки бумаги.
✓ Записав дело или идею и положив полоску бумаги в лоток, не возвращайтесь к ней. Даже не трогайте эти записки.
✓ Отметьте (осознайте) собственное нежелание писать дальше, если оно есть.
✓ Пишите дальше.
✓ Не пытайтесь определять приоритеты, организовывать или иным образом «управлять» записанным. На этом этапе мы с вами тренируемся только в умении собирать и фиксировать информацию.
✓ Если идея кажется хорошей, записывайте ее.
✓ И если идея не выглядит стоящей, тоже записывайте ее.
✓ Даже если идея больше похожа на тревогу или назойливую мысль, а не на исполнимый замысел, все равно запишите ее.
✓ Победителем выходит тот, у кого в лотке скопится больше всего бумажек. Не сдерживайте себя, постарайтесь не переживать и… пишите.
На каком-то этапе вы почувствуете, что идеи и дела, требующие фиксации, иссякают. Тогда вспомните все роли, которые вы играете в жизни (родитель, партнер, ребенок, работник, управляющий, землевладелец, волонтер и т. п.). Многие из нас выполняют массу разных ролей. Возможно, вам стоит больше сосредоточиться на одних, а другим уделять меньше внимания.
Как понять, что вы закончили?
Если вы чувствуете, что вам больше нечего записать, можно двигаться дальше. Если вы пару минут думали и в голову ничего не пришло, можно заканчивать это упражнение. Все, о чем вы вспомните позже, можно будет позже и зафиксировать.
ШАГ ПЯТЫЙ
Прямо сейчас возьмите свой лоток (или коробку), заполненный клочками бумаги, на каждом из которых записана идея или навязчивая мысль о чем-то несделанном. Правда, в реальной жизни, отложив эту книгу, вам придется фиксировать и получать много всякой информации. Если вы сейчас дома, походите по комнатам. Найдите что-нибудь такое, что ожидает ваших действий, поднимите и положите в свой лоток. Это может быть купон на скидку в супермаркете, книга, которую нужно отнести на работу, разрешение для ребенка, которое нужно отправить в школу… Если вы в офисе, то тут ваши возможности безграничны. У вас наверняка найдется куча пожелтевших от времени записок или чеков, которые затерялись в ящиках стола. Как и раньше, не пытайтесь устанавливать приоритет дел, скрывающихся за этими бумажками или предметами.
ШАГ ШЕСТОЙ
Теперь вам нужно проанализировать все свои «сборные пункты», где может скрываться ценная информация. Нельзя ли добавить в свой лоток информацию из этих мест? Готовы ли ваши «сборные пункты» к немедленному использованию? Сделайте все необходимое, чтобы ими можно было пользоваться. Если нужно перейти в другое место, чего вы не можете сделать прямо сейчас, запишите это на бумажке и положите в лоток!
Вы справились! Все ваши идеи, беспокойные мысли, неопределенные размышления зафиксированы и собраны. Теперь можно приступать к действиям. Хочу еще раз подчеркнуть, что в конце этого упражнения люди обычно чувствуют усталость и стресс. В таком состоянии действовать нельзя. Почувствовав стресс, быстро переходите к разделу «Организация», то есть к следующей главе. А если проделанная работа привела вас в приподнятое состояние духа, что вполне естественно, то настало время решительно, безжалостно и умело разделаться с кучей бумажек, накопившихся в лотке. Так поступил бы настоящий ниндзя!
А вы – ниндзя?
✓ Маневренность ниндзя проистекает из способности ухватывать и фиксировать идеи в момент их появления, сохраняя сосредоточенность на текущем занятии.
✓ Ниндзя всегда готов: отмечая и фиксируя все то, что приходит ему в голову, он готовится перейти к фазе организации. Ниндзя знает, как достичь дзен-спокойствия. Истинное спокойствие проистекает из умения быть безжалостным, подготовленным и уверенным.
✓ Дзен-спокойствие ниндзя – это следствие ясности мышления. Умелый перенос информации во второй мозг позволяет полностью расслабиться.
7. Навыки организации
К этому моменту вы уже собрали и зафиксировали все, что нужно. Настало время высвободить мощь второго мозга – мы переходим к фазе организации. Главная наша задача аналогична той, что стояла перед нами при разборке электронной почты: мы должны полностью очистить свой лоток. Конечно, на сей раз нам придется иметь дело с гораздо более разнообразными вещами, но принцип остается тем же.
Три уровня списков
Фаза организации требует мышления в режиме «начальник», но истинный ниндзя должен не забывать о режиме «работник» (режим действия) и подготовить все к тому, чтобы добиться состояния продуктивного творческого momentum [12], когда дело делается играючи и при этом с полным контролем над ситуацией. Основная задача фазы организации – подготовить «работника». Тогда вы будете ясно представлять себе предстоящие действия и будете уверены, что способны выполнить взятые на себя обязательства. Мы с вами впервые заговорили о необходимых структурах. Далее мы перейдем к обсуждению оптимальных инструментов (бумага, программные приложения, Outlook и т. п.). Стандартного списка дел недостаточно для обретения должной подвижности для решения сложных задач, с которыми мы постоянно сталкиваемся в квалифицированной работе – от мгновенных действий до задач в рамках больших проектов. Списки дел нам не помогут, поскольку содержащиеся в них задания нам предстоит разделить на два или три разных списка. Выполнить их в рамках одного списка, скорее всего, не удастся. Мы разделим наш список на три уровня. Так будет действовать наш второй мозг:
✓ СПИСОК ПРОЕКТОВ
✓ ОСНОВНОЙ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ
✓ ПОВСЕДНЕВНЫЙ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ
В этой главе мы с вами обсудим все три списка, а также остальные компоненты организации. А затем мы проанализируем свое умение задавать правильно выбранные вопросы в логическом порядке. Это облегчит задачу организации и сделает процесс более интуитивным. Ближе к концу главы мы начнем обсуждать практические вопросы создания второго мозга. И, конечно же, в конце вас ждет упражнение, которое предстоит выполнить только вам!
Список проектов
Давайте начнем с самого высокого из трех уровней. «Список проектов» мы будем использовать для отслеживания всех проектов, над которыми работаем. Проектом я называю набор действий, направленных на достижение определенной цели. Таким образом, проектом можно назвать любую работу, для завершения которой требуется более двух шагов, не важно – больших или малых.
Например, замена телефона, когда истекает телефонный контракт, считается одним делом, хотя на самом деле это не так. Возможно, надо приобрести новый телефон и присоединиться к новой телефонной сети, а для этого приходится выполнить ряд действий: изучить новые модели телефонов в Интернете, позвонить своему провайдеру, сравнить тарифные планы, подумать о том, как мы используем телефон сегодня, поговорить с друзьями, посетить ближайший магазин, купить телефон, активировать его и внести обеспечительный платеж. Такова последовательность действий одного проекта.
Даже когда нужно проделать всего пару действий, но на достижение результата уйдет более недели, я бы назвал это проектом. Одна из проблем, с которой мы сталкиваемся, имея дело с обычными списками дел, – обычный список не дает нам ощущения масштаба. И мы соединяем в одном списке мелкие действия с крупными проектами, а потом удивляемся, почему это нам так тяжело! Выделение крупных проектов в отдельный список – это первый этап установления контроля.
Список проектов – это перечень всех текущих проектов, которыми вы занимаетесь. Пользоваться этим списком ежедневно не требуется. Мы вернемся к нему, когда в следующей главе будем обсуждать фазу обзора и анализа. Список проектов не должен быть детализированным. Его функция – обеспечить вам хотя бы раз в неделю объект для стратегической сосредоточенности.