БЛОКНОТ ИЛИ ЕЖЕДНЕВНИК
Если вы уже ведете свои списки в большом черном ежедневнике или обычном блокноте, то, возможно, это самый удобный для вас вариант. Однако, когда вы перейдете от составления стандартного списка дел к новой системе, вам потребуется место для основного списка действий, списка проектов, списка «Ожидание» и Парка хороших идей. Действовать можно по-разному, но я рекомендую то, что проверил на собственном опыте в плане продуктивности.
✓ Фиксируйте проекты на внутренней стороне задней обложки ежедневника или блокнота
Ваши проекты остаются более-менее постоянными и не меняются от недели к неделе. Если вы используете блокнот или ежедневник, то большая часть проектов сохранится в течение всего срока жизни этой тетради. Внутренние общие страницы ежедневника можно использовать для основного списка действий и списка «Ожидание». А Парк хороших идей, чтобы вам было проще, разместите в другом месте, например, в справочном файле или на отдельном листе бумаги, который будет храниться в ящике рабочего стола. Если вы пользуетесь ежедневником, то сможете переносить пункты основного списка действий на конкретные даты.
✓ Первые страницы блокнота используйте обычным образом.
Первые страницы блокнота используйте для сбора и фиксации информации. Не записывайте действия прямо в основной список. Возьмите за правило принимать решения, как настоящий ниндзя, то есть говорить не только «да», но и «нет». И тогда вы сможете фиксировать любые креативные идеи, пусть даже весьма странные, а порой и дурацкие. Зато они никогда не попадут случайным образом в основной список действий.
✓ Когда основной список действий, расположенный в конце блокнота, окажется исчерканным, просто вырвите страницу.
Вырывать страницы из конца блокнота можно раз в неделю. Делайте это регулярно. Но главное – сделать это до того, как список станет нечитаемым. Когда большая часть действий выполнена и вычеркнута, список приобретает нечитаемый вид. Это влияет на вашу уверенность и ясность представления, что может стать причиной стресса. Когда у вас нет места, вы начинаете подсознательно сопротивляться включению новых пунктов в основной список действий. Поэтому стоит начать с чистого листа.
ДОКУМЕНТЫ WORD ИЛИ ТЕКСТОВЫЕ ФАЙЛЫ
Microsoft Word распространен почти так же, как бумага с ручкой. Многие люди с удовольствием используют этот текстовый редактор для составления списков, перемещения блоков текста по странице и т. п. Этот редактор позволяет вставлять таблицы, менять шрифты, размер букв и выполнять другие операции. Ваш основной список действий, составленный в Word, будет функциональным, цветным и удобным для пользования. Если хотите сохранить в одном документе все списки, расположите их в следующем порядке:
1. Ежедневный список дел
2. Основной список действий
3. Список «Ожидание»
4. Список проектов
5. Парк хороших идей
Поскольку вам необходим удобный доступ к ежедневному списку дел и основному списку действий, а остальные списки используются значительно реже, такой порядок повысит вашу продуктивность. Внимательно следите за разбиением на страницы. Сделайте линию разбиения видимой, чтобы избежать путаницы. Кроме того, советую использовать 2–3 колонки на странице, и тогда ваш основной список действий не превратится в нечитаемый документ на десять страниц!
MICROSOFT OUTLOOK, LOTUS NOTES И СХОДНЫЕ ПРОГРАММЫ
На протяжении многих лет Outlook остается для меня основным средством работы с электронной почтой, календарем и списком контактов. Я постоянно использовал эту программу для управления заданиями, и когда решил от нее отказаться, то это решение далось мне нелегко: возможности этой программы явно недооценивают! По-видимому, функцией Outlook Task пользуются редко только потому, что ее силу и гибкость трудно понять с первого взгляда. Когда я работаю с кем-либо и прошу показать мне раздел «Задания» в их Outlook, то вижу в нем первые семь заданий, полученные этим человеком при выходе на работу. Люди начинают пользоваться программой с самыми лучшими намерениями – они хотят следить за всеми своими действиями, но установки по умолчанию составляют из этих действий один длинный и нечитаемый список. Люди быстро теряют к нему интерес, потому что все важное в таком аморфном списке просто теряется. Они забывают о функции «Категории», а она позволяет делить списки на части:
✓ Офис – проактивное внимание
✓ Дом
✓ Лайза – ожидание
Категории можно использовать и иным образом, создавая вложенные списки разного вида. Например, для обозначения «Мест» можно использовать символ #, а для списков «Люди» – символ @. Это поможет вам сгруппировать сходные списки, что облегчит процесс управления ими. И это отличный способ создания вложенных списков – только следите за тем, чтобы доступ к самым важным из них был удобным.
Смело экспериментируйте. Не бойтесь проявить оригинальность. Списки должны удовлетворять вашим требованиям – они же, в конце концов, ваш второй мозг.
EXCEL
Если вы хорошо знакомы с этой программой, то понимаете, что это отличный способ хранения списков. Я видел очень удачные варианты списков в Excel, где для разных списков и мест были составлены разные таблицы. Не менее удачными были и списки, где вся информация располагалась на одной странице, а далее использовались фильтры, которые позволяли выбирать список проектов, основной список действий или ежедневный список дел.
КАРТОТЕКА: «КАРМАННЫЙ КОМПЬЮТЕР ХИПСТЕРА»
Американский специалист по эффективности Мерлин Манн придумал термин «карманный компьютер Хипстера», которым он назвал набор простых карточек, которыми ораторы пользуются во время публичных выступлений. Списки, составленные подобным образом, компактны, легкодоступны и удобны в обращении. Используйте для каждого списка свои карточки. К сожалению, сортировать информацию на карточках, как и при работе с блокнотами и бумажными документами, сложнее, чем в Outlook, но зато все необходимое всегда у вас под рукой. А когда какая-нибудь карточка окончательно истреплется, вы всегда можете ее просто заменить.
ИНТЕРНЕТ-ПРИЛОЖЕНИЯ
Пожалуй, самое удобное и функциональное место для хранения списков – это специальная программа из Интернета. У подобного программного обеспечения есть ряд преимуществ. Во-первых, эти программы специально разработаны для управления списками. В хороших программах предусмотрено множество функций, которые облегчают работу с вложенными списками «Место», «Внимание» и «Люди». Кроме категорий основного списка действий, вы можете группировать те же действия по проектам, что позволяет хранить в одном и том же месте список проектов и основной список действий – достаточно лишь сменить фильтры, и вы увидите именно то, что вам нужно в данный момент.
Например, когда я нахожусь рядом с Джимом, то могу вытащить лишь те действия, которые с ним связаны и помечены соответствующим тэгом. Когда я дома и пребываю в хорошем настроении, то вытаскиваю задания из списка «Дом», а также те, что помечены тэгом «проактивное внимание». Если я занимаюсь обзором и анализом и хочу просмотреть все свои проекты, это не составляет никакого труда.
Программные приложения и их аналоги для смартфонов и планшетов обеспечивают легкий текстовый поиск и расстановку тэгов. Таким образом, вы можете очень быстро и легко получить необходимую информацию. Возможности приведения данных к наиболее удобному формату практически бесконечны. У интернет-приложений масса достоинств, но есть и серьезный недостаток: люди отвлекаются на поиск чуть более простых способов управления списками, забывают о функциональности, а это снижает продуктивность серьезной работы. Помните о тонкой грани!
ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ СМАРТФОНОВ И ПЛАНШЕТОВ
Сегодня многие люди используют интернет-приложения, причем не только на компьютерах, но и на смартфонах и планшетах. Выбирая самое подходящее приложение, интересуйтесь и тем, существуют ли возможности установить аналогичное на мобильное устройство. Выбирайте наиболее функциональное и полезное для компьютера и мобильных устройств. Я расскажу, на что нужно обращать внимание, принимая решение о покупке. Главный мой совет – изучите побольше видеоматериалов в YouTube, отзывов потребителей, скриншотов и презентаций. Эти материалы дадут вам полное представление о стиле, полезности и функциональность каждого приложения.
НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ ПРИ ВЫБОРЕ ПРИЛОЖЕНИЙ?
1. Функциональность
Как минимум вы должны обратить внимание на следующее:
✓ Как добавлять проекты (эта функция обычно называется «списки» – lists).
✓ Как создавать вложенные категории для основного списка действий (эти функции обычно называются «метки» или «тэги» – contexts или tags). В приложениях, как правило, присутствуют обе функции, и тогда вы можете использовать их в разных целях!
✓ Как расставлять приоритеты – высокий, средний и низкий (эту функцию можно использовать и для пометки задач для проактивного, активного и инертного внимания).
✓ Как синхронизировать приложение со своим телефоном – это позволит вам по достоинству оценить возможность просматривать свои списки и фиксировать новую информацию в любое время, где бы вы ни находились!
Стоит обратить внимание и на следующее:
✓ Удобство поиска и возможность сохранения часто применяемых критериев поиска.
✓ Функция даты и будильника-напоминания. Лично я доверяю своей системе настолько, что не нуждаюсь в отслеживании даты. Моя система и без того обо всем напоминает вовремя. И для многих людей эта функция оказывается полезной.
✓ Навигатор GPS – возможность получать на экране списки действий, привязанных к определенному месту, когда программа определит ваше местонахождение (это не обязательно, но приятно!).
✓ Возможность внесения информации в программу из других мест. (Например, одно из самых популярных приложений, Remember the Milk, позволяет фиксировать информацию, посылая сообщения через Twitter, Gmail или плагины интернет-браузеров.)
✓ Возможность синхронизации с другой программой, например, Outlook (эта функция обычно оплачивается отдельно и не является встроенной).
✓ Возможность экспортировать данные из программы, если вы решите ею больше не пользоваться. (Эта функция однозначно полезна, если вы тревожитесь, что случится с вашей информацией, если приложение рухнет, что, честно говоря, довольно маловероятно!)
2. Надежность и репутация
Когда вы размещаете большие объемы информации в «облаке» некоей программы, всегда существует незначительный риск, что серверы в течение какого-то времени не будут работать, и ваша информация окажется недоступной. Хотя этот риск минимален – и становится еще меньше, если вы синхронизируете данные с мобильным телефоном, – есть и другая опасность. Программное обеспечение может пережить краткий момент славы накануне абсолютной смерти: программа может перестать существовать или продолжить существование в угасающем, неподдерживаемом и нелюбимом состоянии. В отсутствие поддержки вам не к кому будет обратиться в случае возникновения проблем. Для того чтобы сохранять спокойствие и поддерживать высокую эффективность в работе, вы должны знать, что ваша информация находится в хороших руках.
Прочитайте отзывы о программном обеспечении, выявите все проблемы надежности, узнайте, как организована поддержка пользователей в сложных ситуациях. Следует быть твердо уверенным в том, что доверили свою драгоценную информацию тем, кто, судя по отзывам, способен о ней позаботиться. Отзывы пользователей очень важны. И мы снова возвращаемся к упоминавшейся выше проблеме раннего потребления новинок. Это хорошо, если вы готовы пойти на риск. Но большинство из нас превыше всего ценят безопасность и надежность, поэтому мы выбираем компании с устойчивой репутацией.
3. Стильность
В последнее время на рынке появились новые игроки, которые делают ставку на стильность своих продуктов. До тех пор, пока стиль не вредит надежности, все прекрасно. Стильный интерфейс, которым удобно и интересно пользоваться, – это большое преимущество в глазах продвинутых пользователей. Когда вы чувствуете, что с новым приложением работать удобнее и проще, то инстинктивно начинаете использовать его чаще. Все, что облегчает работу со списками и заставляет вас снова и снова к ним возвращаться, повышает эффективность. Но не увлекайтесь стилем – помните о содержании!
4. Цена
Выбирая приложения, невозможно не обращать внимания на цену. И тому есть две причины. Во-первых, в более доступном ценовом диапазоне находятся приложения, которые можно бесплатно скачать на сайте, а также найти бесплатные или очень дешевые варианты для мобильных телефонов и планшетов. Многие приложения абсолютно бесплатны, но не стоит отдавать им предпочтение перед теми, что стоят недорого. Преодолейте психологический барьер и заплатите, если продукт явно лучше! Заплатить пару фунтов за хорошее приложение для телефона, которым вы будете пользоваться каждый день на протяжении многих лет, это не проблема. Только вспомните, с какой легкостью вы тратите деньги на все остальное! Правильно выбранное приложение принесет вам огромную пользу. Существует также множество дорогих приложений. Пара весьма достойных программ стоят довольно дорого, и все же я знаю людей, которые с удовольствием пользуются ими и уже забыли об уплаченных деньгах. Подумайте об этом: даже 100 фунтов, потраченных на идеальное приложение, окупятся очень быстро. Только представьте себе, какой дополнительный доход, дополнительные комиссионные, повышение зарплаты и сокращение стрессов это приложение вам даст! Вспомните свои увлечения и хобби, на которые вы тратите деньги, чтобы избавить себя от стресса. Так стоит ли сомневаться в необходимости тратить несколько фунтов в месяц на приложение, которое принесет вам реальную пользу?
КАКОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ ВЫБРАТЬ?
Если вы убеждены, что вам нужно программное средство управления списками, то какое же выбрать? Я расскажу вам о том, чем пользуюсь сам. (Не считайте это рекламой. У меня нет никаких коммерческих соображений, и я стараюсь сохранить максимальную объективность.)
Toodledo
В нашей компании Think Productive мы пользуемся этой программой довольно давно. Я пользуюсь ею и сам, и она мне нравится. Конечно, интерфейс трудно назвать изящным (особенно для iPad, где он смотрится довольно скучно), но зато работать с сайтом очень легко, сайт и смартфон прекрасно синхронизированы, и в приложении есть все, что вам нужно. Интернет-версия распространяется бесплатно, а приложения для iPhone и iPad стоят не более пары фунтов. Toodledo – простое и функциональное средство.
Todoist
У этого приложения есть множество почитателей. Оно работает на самых разных платформах. Один из наших эффективных ниндзя, Ли, просто обожает Todoist. Сайт прекрасно и очень доступно оформлен, а приложения для смартфона и планшета выглядят привлекательнее, чем у Toodledo. Кроме того, у программы есть много других достоинств, например, плагины, которые прямым образом взаимодействуют с различными браузерами, системами электронной почты и календарями. Мы нередко получаем письма от тех, кто побывал на семинарах Ли и проникся любовью к этому приложению, которое Ли постоянно демонстрирует! Приложение распространяется бесплатно, приложения для смартфона и планшета тоже бесплатны. А если вы хотите получить более широкие функции, то стоит подписаться за 18 фунтов в год (около 30 долларов).
Pocket Informant
Это приложение пользуется заслуженной популярностью у пользователей продукции Apple. Это стильное, удобное приложение, которое обожает наш ниндзя продуктивности Мэтью. Прекрасные возможности поиска. Хотя программа стоит около 15 фунтов (и в долларах тоже 15$), эти деньги не будут потрачены впустую. В программе очень удобно реализована функция синхронизации задач и календаря. Кроме того, ее можно использовать вместе с Toodledo и Google Calendar. Добавьте к этому интеграцию с Evernote и доступ в Интернет – и вы получите прекрасное универсальное средство. Я считаю, что это приложение превосходит Things и по стилю, и по цене, и по эксклюзивности, характерной для продукции Apple.
Omnifocus
Еще одно приложение Apple. В создании этого приложения принял участие создатель Inbox Zero и 43folders.com Мерлин Манн, и программа получилась действительно очень функциональная. Стоит она довольно дорого (около 40 фунтов или 80 долларов), но у нее есть множество верных поклонников. Встроенные возможности помогают работать со Еженедельным списком дел, а также есть обычные функции управления списками. Программа выглядит очень стильно, и я сам использовал бы ее, если бы она могла применяться на разных платформах. Наш ирландский ниндзя Кейт пользуется ею и шутит, что цена сама по себе является преимуществом: уж если вы заплатили за приложение «приличные деньги», то будете пользоваться им постоянно, не тратя время на бесполезные занятия!