Omnifocus
Еще одно приложение Apple. В создании этого приложения принял участие создатель Inbox Zero и 43folders.com Мерлин Манн, и программа получилась действительно очень функциональная. Стоит она довольно дорого (около 40 фунтов или 80 долларов), но у нее есть множество верных поклонников. Встроенные возможности помогают работать со Еженедельным списком дел, а также есть обычные функции управления списками. Программа выглядит очень стильно, и я сам использовал бы ее, если бы она могла применяться на разных платформах. Наш ирландский ниндзя Кейт пользуется ею и шутит, что цена сама по себе является преимуществом: уж если вы заплатили за приложение «приличные деньги», то будете пользоваться им постоянно, не тратя время на бесполезные занятия!
Nozbe
Это приложение придумал Майкл Сливински, создатель журнала Productive! Он стремился создать идеальное приложение, в котором была бы реализована система Дэвида Аллена, и это ему удалось. Перед вами программа, созданная с истинной любовью. Эта программа тоже стоит довольно дорого – стоимость месячной подписки составляет около 10 фунтов (15 долларов), – но у нее тоже много верных поклонников. Советую обратить на нее внимание.
Evernote
Честно говоря, это приложение не предназначалось для повышения эффективности, и возможности управления списками в нем (пока) довольно ограничены. Но я видел людей, которые считали эту программу лучшим средством управления списками, не говоря уже о других весьма полезных ее функциях. Нам говорили, что в будущем в Evernote появится еще больше элементов повышения продуктивности, которые подтвердят репутацию этой программы как лучшей «электронной картотеки» в мире. Есть что-то чудесное в мысли о том, что вы управляете своими списками в той же программе, где находится масса вспомогательных материалов для ваших проектов и действий. Советую вам в ближайшие пару лет обратить пристальное внимание на эту программу, поскольку ее перспективы весьма увлекательны!
Как выбрать место для хранения своих списков…
Выбор способен поставить в тупик. Помимо сотен приложений, всегда остаются Word, Excel, простые блокноты, Outlook, карточки и масса других вариантов. Если вы не можете сделать выбор, запомните две очень важных вещи.
1. Лучше пользоваться тем, что вам нравится, а не тем, что, как вам кажется, вы должны использовать. Если начальник склоняет вас к Outlook, а продвинутые коллеги настаивают на более современных решениях, а вам самому по душе обычный блокнот и ручка, никого не слушайте.
2. Лучше использовать систему, а не тратить массу времени и внимания на постоянное переключение с одного на другое. Да, конечно, смена программы раз в два-три года – это отличный повод обновить свои списки, но не стоит выбирать то, что увеличит вашу нагрузку. Лишние десять минут, потраченных на списки, оторваны от реальной работы. Поскольку мы стремимся к повышению эффективности, а не к улучшению организации, остерегайтесь этой ловушки. Лучшее – враг хорошего. Всегда стремитесь к суперфункциональности, а не к совершенству.
Упражнение: принятие решений в стиле ниндзя
Цель этапа организации – обеспечить четкое и ясное представление обо всех ваших проектах и разобраться со всей поступившей и зафиксированной новой информацией. В ходе этого упражнения мы применим искусство принятия решений в стиле ниндзя ко всему тому, что скопилось в вашем лотке для бумаг после предыдущего упражнения «Глобальный сбор и фиксация информации»
Главная цель этого упражнения – пустой лоток «Входящие». В процессе вы сможете прояснить все действия и проекты, связанные с каждым документом из вашего лотка, и занести их в разные списки.
ИНСТРУКЦИИ
✓ Возьмите первый документ.
✓ Согласно диаграмме CORD, задайте себе организационные вопросы, чтобы определить следующие практические действия, проекты и сроки.
✓ Повторите то же самое для каждого документа из лотка «Входящие», пока он не опустеет (а основной список действий не заполнится!).
«Я не говорю вам, что это будет просто. Я говорю, что это стоит того».
Арт УильямсПРАВИЛА
Правил здесь немного, но все они очень важны.
1. Вы можете одурачить других, но себя вам не провести. Никогда не откладывайте принятие сложных решений, поскольку такое промедление ведет лишь к тревожным мыслям и стрессу. Другого выхода нет. Вы – ниндзя. Вы должны быть безжалостны и сосредоточены. Что должно быть сделано – должно быть сделано.
2. Не распыляйтесь впустую. Работайте так же, как с электронной почтой. Берите один документ за другим. Не откладывайте документы, пока не сможете переместить их в справочную библиотеку, мусорную корзину или куда-то еще – туда, где они и должны находиться.
3. Быстро принимайте решение. Сложите вместе все то, что следует сохранить. Если дело можно выполнить за пару минут, выполните его. Не следует вписывать такие дела в основной список действий. Действуйте сразу, пока решение еще не забылось. Список – для дел более сложных и требующих времени.
4. Не обращайте внимания на отвлекающие факторы. Отключите электронную почту, выключите звук на телефоне и закопайте его поглубже в сумку. Сосредоточьтесь на размышлениях и безжалостных решениях. Именно для этого и придумано это упражнение.
СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ НА ЭТО ПОТРЕБУЕТСЯ?
Трудно предсказать, как долго вы будете выполнять это упражнение. Все люди разные. Однако вряд ли можно рассчитывать, что оно займет меньше получаса. Большинству людей на него требуется около часа. Выделите два часа, чтобы не спешить и успеть все закончить за отведенное время. Но вы не на соревнованиях – если на размышления понадобится несколько часов, то только потому, что вы хотите все держать под контролем. Кроме того, результаты этого упражнения пойдут на пользу именно вам.
В КОНЦЕ УПРАЖНЕНИЯ У ВАС ДОЛЖНЫ ПОЯВИТЬСЯ…
✓ Пустой лоток «Входящие».
✓ Заполненные основной список действий с вложенными списками «Места», «Внимание», «Люди».
✓ Корзина для мусора, заполненная обрывками бумаги, стопкой старых отчетов, буклетов и прочего.
✓ Список проектов, список «Ожидание» и Парк хороших идей.
✓ Один-два срока, отмеченных в календаре.
КАК ВЫ СЕБЯ ЧУВСТВУЕТЕ?
Что вы чувствуете, когда все ваши дела под контролем? Многие испытывают очень глубокие чувства. Этот процесс не похож на наше обычное времяпрепровождение – разве что накануне крупного события, например ухода в отпуск, завершения или начала новой работы, переезда в новый город, проведения генеральной уборки. Но почему бы не испытывать чувство завершенности и ясности чаще? Модель продуктивности CORD и ваш только что созданный второй мозг помогут вам выработать привычки, которые будут возвращать вам полный контроль хотя бы раз в неделю – а то и каждый день!
Чувствуете прилив энергии? Удивительно приятно точно знать, что именно нужно сделать и как это сделать! Такой прилив энергии способствует сверхпродуктивности, а это, в свою очередь, становится убедительным мотивом к тому, чтобы держать все под контролем. И все это повышает работоспособность и вызывает импульс к тому, чтобы сделать как можно больше. Если вы не совсем понимали, почему я использую слово «импульс», то теперь, я надеюсь, вам это стало ясно!
А вы – ниндзя?
✓ Ниндзя подвижен и устраняет фактор стресса из текущей работы. Второй мозг ниндзя организован таким образом, что подсказывает, что именно нужно делать в каждый момент времени.
✓ Ниндзя готов и точно знает, что ему нужно сделать.
✓ Ниндзя достигает дзен-спокойствия. Он расслаблен и точно знает, чего не может сделать прямо сейчас, потому что его второй мозг обладает всей необходимой информацией и гарантирует полный контроль над тем, что еще не сделано.
8. Привычка к обзору и анализу
8. Привычка к обзору и анализу
Ощущение импульса, когда вы испытываете удачу, делает этап действия, то есть заключительную часть процесса CORD, почти не требующим усилий. Вы осознаете полную ясность и чувствуете, что все находится под контролем. Это ощущение проистекает из вашей новой привычки к принятию решений, касающихся работы, в тот самый момент, когда поступает новая информация и возникает потребность в решении. К сожалению, мы слишком часто откладываем подобное решение (о том, что именно нужно сделать) на «потом». Принимая же решения в преддверии приближающегося срока, очень легко сделать ошибку. Даже если выбранное решение будет правильным, принимается оно в спешке, а любая спешка – это источник стресса.
Однако следить за всей поступающей информацией и принимать решения ежедневно или хотя бы еженедельно очень сложно. Если человек не обладает навыками ниндзя, ему приходится постоянно переключаться из режима «исполнитель» в режим «управляющий». Он убежден, что ему предстоит выполнить огромную работу, объема которой не представляет. Он не может делать правильные выводы, у него нет полной ясности. Ощущение не выполненной до конца работы порождает сильнейший стресс.
А работать можно гораздо лучше. Конечно, было бы хорошо, если бы можно было «просто заниматься своей работой» и послать внутреннего «управляющего» подальше. Однако нам необходим внутренний «управляющий», поэтому давайте пошлем его на семинар по менеджменту, где его научат полезным навыкам! Нам необходима полная ясность, а не случайные моменты: «О, я понял, мне нужно сделать…» или «Отличная идея! Давайте…».
Если сложить все эти мелкие моменты размышления о работе, то мы получим несколько часов в неделю. Но это время не принесет нам никакой пользы, если мы не умеем завершать процесс размышлений. Напротив, размышления вызовут у нас стресс. Ниндзя относится к размышлениям серьезно и умеет отделять мышление от действия.
Поэтому, как говорилось в предыдущей главе, нам нужно разработать два контрольных списка, которые обеспечивают структуру и логичность привычки к анализу и обзору – Еженедельному и Ежедневному обзору.
Вы должны сразу понять: контрольный список [13] – это НЕ список дел. Это список логичных шагов при Еженедельном и Ежедневном обзоре.
Такие обзоры – это тот момент времени в течение рабочего дня или рабочей недели, когда контроль берет на себя ваш внутренний «начальник». Именно для этого и пригодится контрольный список – подобные чек-листы всегда были основным секретным оружием всех магнатов и промышленников всего мира – от «Тойоты» до «Теско».
Контрольные списки делают процесс логичным. В своей фантастической книге «Переосмысление электронного мифа» Майкл Гербер приводит великолепный пример, который произвел на меня глубокое впечатление. Он рассказывает о чек-листах, составляющих руководство по управлению франшизой – например, компанией «Макдональдс».
Когда мы представляем себе еду из «Макдональдс», то сразу же думаем о стабильности: «Биг Мак» в Москве имеет тот же вкус, что и в Лондоне, Нью-Йорке или местном заведении в миле от вашего дома. Эта стабильность лежит в основе ожиданий потребителей «Макдональдс». Люди приходят в эти рестораны, потому что знают, что именно там получат. Представьте, что вы тоже работаете так же стабильно и надежно – и безо всяких постоянных размышлений, как в «Макдональдс» готовит свои бургеры и картошку фри! Прелесть процедур заключается в том, что «Макдональдс» не нужны квалифицированные шеф-повара для приготовления бургеров. Им нужны люди, которые могут следовать чек-листу – тому самому, который когда-то был разработан квалифицированным шефом. Разработанные процедуры полезны, потому что они развивают способность делегировать обязанности. Вы получаете возможность разделить свою работу с другими или поручить ее кому-то, когда не можете выполнить сами. Чек-листы дают ясность, которая порождает импульс. Они снижают неопределенность, которая порождает трение.
Считайте анализ и обзор тем временем, когда ваши внутренние «начальник» и «работник» садятся рядом и начинают планировать работу. Это период внутреннего прямого управления, планерка и время размышлений – то есть три в одном. Хорошее взаимодействие между начальником и работником в реальной жизни экономит время и избавляет от ошибок. Точно так же и полезные привычки в сфере анализа и обзора ведут к ясности, снижают уровень стресса, усиливают ощущение контроля и повышают продуктивность!
Еженедельный чек-лист
Он потребует сосредоточенного размышления в течение часа-двух в неделю и затем на всю неделю обеспечит желанную игривую легкость при выполнении работы, продуктивное состояние momentum [14] и контроля. В этой главе я научу вас тому, как овладеть самым важным орудием анализа и обзора. Мы обсудим Еженедельный чек-лист. Это квинтэссенция времени, проводимого в режиме «управляющий». Это время размышлений, решений, определения приоритетов, выработки стратегии, перспективного мышления. В это время проекты и действия обретают новую жизнь. Это время подготовки к новым битвам. Это абсолютный момент готовности, осознанности и оригинальности, овладеть которыми вам не удалось бы, если бы вы не имели времени для сосредоточенного размышления. Еженедельный контрольный список помогает держать основной список действий в актуальном состоянии. Благодаря такому чек-листу вы будете знать, что содержится в этом списке на неделю вперед.
Ежедневный чек-лист
Составление Ежедневного чек-листа – это очень короткий период сосредоточенного размышления. Достаточно пяти минут, которые определят весь ваш рабочий день. В этот момент вы составляете Ежедневный список дел, отталкиваясь от вашего Основного списка дел. Вам нужно выбрать те действия, которые предстоит выполнить сегодня. Это идеальное начало дня – момент ясности и покоя до начала информационной бомбардировки. Ежедневный чек-лист помогает сформировать мощную и эффективную привычку. Это отличный пример того, как наш второй мозг подкрепляет нашу интуицию и интеллект (Ежедневный чек-лист), а также память (Основной список дел), и помогает реальному мозгу сохранять эффективность. Представьте себе, какое иногда бывает настроение дождливым утром четверга после бессонной ночи. Полагаю, теперь вам ясно, почему второй мозг нам так необходим.
НЕ ДУМАЙ, ПРОСТО ДЕЙСТВУЙ. БЕЗ УСИЛИЙ
«Способность к упрощению означает устранение всего лишнего, чтобы на передний план выступило необходимое».
Ханс ХоффманКогда я говорю о Ежедневном и Еженедельном чек-листах, вам может показаться, что я призываю вас увеличить рабочую нагрузку на пару часов в неделю. Вовсе нет! Обычное составление списка дел занимает у вас гораздо больше времени, поскольку вы не отделяете сознательное обдумывание от остальной работы. И на это уходит больше времени еще и потому, что вы постоянно возвращаетесь к тем же мыслям из-за отсутствия абсолютной ясности.
Прелесть составления Ежедневного и Еженедельного чек-листа в том, что здесь мышление отделяется от действия. За пару часов вы проделываете всю мыслительную работу, освобождая время для чистого действия. Ваш внутренний «работник» абсолютно отчетливо представляет, что нужно сделать, и ему остается всего лишь решить, когда это сделать. Он не думает о том, как и зачем действовать. Всю неделю вы можете полностью довериться основному списку действий. Ваша задача лишь учитывать уровни внимания и уверенно действовать. Только представьте себе эту картину: никаких больше сомнений о приоритетах, политике и возможностях – одно лишь спокойное и уверенное действие.
Те, что сомневались в необходимости столь формального процесса, как Еженедельный контрольный список, быстро меняли свое мнение, стоило им лишь раз ощутить ту свободу, какую это дает, освобождая от нужды постоянно переключаться из режима «управляющий» в режим «исполнитель». Вы получаете возможность спокойно и уверенно выполнять свою работу, точно зная, что делаете нужное дело в нужный момент – и совершенно правильным образом.
УМЕНИЕ ВИДЕТЬ ЛЕС ЗА ДЕРЕВЬЯМИ