Погруженность в действие – это чудесное ощущение, когда вы ощущаете игривость, продуктивный драйв momentum и свою полную компетентность в этом деле (контроль над ситуацией). Самое приятное в этой части работы – ее невероятная легкость. Чистое действие почти не требует обращения к справочной информации и управления ею.
ПАНЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ НИНДЗЯ-ИСПОЛНИТЕЛЯ
✓ Основной список действий или Ежедневный список дел
✓ Календарь
ПАНЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ НИНДЗЯ-УПРАВЛЯЮЩЕГО
✓ Основной список дел
✓ Календарь
✓ Список проектов
✓ Список «Ожидание»
✓ Парк хороших идей
Оставив большую часть «управленческой» работы позади, вы можете сконцентрировать внимание на одной-двух сферах. Если требуется, можете сверяться с календарем или ежедневником, но большую часть времени и внимания придется посвятить Основному списку дел и завершению начатого. Вы почувствуете мощный ритм: выбор действия, завершение действия, выбор действия, завершение действия. Никаких размышлений – а следовательно, никаких трений и сопротивления.
Привычка действовать
Я называю «привычками, связанными с действием» подходы, приемы и оптимальный образ действий, которые помогают выполнять любое дело с удовольствием и играючи, в продуктивном состоянии momentumа [15] и полноты собственной компетенции. К ним относятся:
1. Управление вниманием
2. Средства принятия решений
3. Тактика действий
Управление вниманием
ПРОАКТИВНОЕ, АКТИВНОЕ И ИНЕРТНОЕ ВНИМАНИЕ
Осознание необходимости выйти за рамки тайм-менеджмента и заняться управлением проактивным и активным вниманием для полной реализации их потенциала – это большой шаг вперед. Ниндзя постоянно спрашивает себя: «Хорошо ли я себя чувствую? Могу ли я еще использовать проактивное внимание, прежде чем почувствую усталость? Нужно ли сделать перерыв? Что может меня поддержать?» Немногие люди задаются этими вопросами достаточно часто, чтобы они стали частью их рабочего распорядка. Развивайте в себе осознание уровней внимания в течение дня, и это позволит вам управлять ритмом и распределением задач разной сложности в ходе работы. Время может быть потрачено, но внимание должно быть оплачено – только так можно что-то сделать. Позвольте себе заниматься простыми задачами в периоды инертного внимания, а более сложные задания переносите на то время, когда проактивное внимание позволит вам добиться наилучших результатов. Прежде чем задуматься о приоритетах, убедитесь, что в ходе тактического планирования учли изменение уровней внимания.
ЗАЩИТА ВНИМАНИЯ ОТ ПРЕРЫВАНИЙ
Помните: проактивное внимание – ваша самая большая драгоценность. Стервятники прерываний и потенциальных отвлекающих факторов так и кружат над вашей головой, пытаясь сделать вас своей жертвой. Контролируйте ситуацию. Агрессивно и безжалостно защищайте свое внимание.
САМОСОЗНАНИЕ И МАНЕВРЕННОСТЬ
Ниндзя подвижен и гибок. Рабочий план в час дня может резко отличаться от того, каким он представлялся в девять утра. Имея доступ к столь блестящей информации, как та, что содержится в вашем Основном списке действий, вам будет легко менять план, передвигая задания и сохраняя эффективность. Поскольку на этапе действий нужно всего лишь выполнять задания из основного списка, будучи гибким, надо лишь бдительно следить за переменами, происходящими вокруг. Вы сможете быстро реагировать на информационные потоки, точно зная, каковы будут последствия (потому что знаете, что еще не сделано и что должно быть сделано). Кроме того, вы бдительно следите за уровнем собственного внимания и можете изменить план, если почувствовали прилив сил или, наоборот, утомились быстрее, чем ожидали. Помните, что подвижность и гибкость не дается просто так: вы заслужили это, потратив определенное время на сбор и фиксацию, организацию, а также обзор и анализ.
СВЕДИТЕ К МИНИМУМУ ЗАТРАТЫ НА ПОДГОТОВКУ
Собираясь заняться новым делом – будь то работа с электронной почтой, написание отчета, онлайн-банкинг, креативное размышление или присутствие на конференции, – нужно понимать, что это влечет за собой определенные расходы времени и внимания. Для работы с электронной почтой нужно запустить Outlook, дождаться загрузки, синхронизировать с сервером и открыть свой почтовый ящик. Если вы вернулись к отчету, то нужно перечитать все написанное ранее и уже забытое. Вам нужно хорошо ориентироваться в документе. Онлайн-банкинг требует введения огромного количества кодов и паролей – только после этого можно будет что-то сделать. Все это затраты на подготовку к действию. Подготовка требует от вас времени и внимания – и, конечно же, сил. Сократить время и внимание, требующиеся на подготовку, можно очень просто: работайте «блоками». Пишите весь отчет за один присест, а не разбивайте эту работу на несколько дней. Хотя я все прекрасно понимаю, но работу над этой книгой пытался начать много раз. Каждый месяц я назначал день – и снова откладывал. За шесть месяцев отсрочек я потратил массу времени и внимания. Мне приходилось внимательно перечитывать написанное, а поскольку это целая книга, то на чтение уходило несколько часов! В конце концов, я решил посвятить месяц одному лишь написанию книги. За первые два дня я написал не больше десятка слов, но много и плодотворно думал. И с третьего дня началась настоящая работа.
КОМБИНИРУЙТЕ НА СВОЙ ВКУС
Отвлекающие факторы поджидают нас за каждым углом. Не поддавайтесь искушению отвлечься, почувствовав скуку. Подбадривайте себя, обеспечивая разнообразие. Если понедельник вы решили посвятить размышлениям, то во вторник встречайтесь и беседуйте с интересными людьми. Среду можно провести вне офиса, но в четверг придется сосредоточиться на административной деятельности и очистке лотка с входящими документами. Разнообразие делает жизнь интереснее. Печально будет, если вы посмотрите на Основной список действий и поймете, что в нем остались только скучные задания. Возможно, настало время поискать новую работу? А если вы согласны скучать на работе до конца жизни, то, возможно, настало время взять другую книгу!
Средства принятия решений
На протяжении многих лет я пользовался известными приемами и техниками повышения эффективности и сейчас собираюсь вам о них вкратце рассказать. Конечно, не все они вам понравятся и пригодятся. Но если вас что-то привлечет, смело пробуйте.
ЗАКОН ПАРЕТО
Итальянский экономист Парето однажды прогуливался по саду и заметил, что 80 % урожая зеленого горошка получается из 20 % самых продуктивных стручков [16]. Поскольку он был хорошим экономистом, то не оставил это интересное наблюдение без внимания. Парето задумался, а не подчиняется ли мировая экономика тому же закону? Закон Парето напоминает нам о том, что не все действия равнозначны по своей эффективности. Некоторые наши действия имеют высокий КПД, а вклад в дело других действий – минимален. Прекрасным примером могут служить совещания: на 50 минут приходится 80 % малополезной дискуссии, а за последние 10 минут определяются действия, даются пояснения и решаются важные вопросы, которые будут влиять на работу в течение двух месяцев. Все остальное забывается. Поэтому о правиле 80/20 следует помнить.
Несколько лет назад я создал благотворительную организацию, использовав лишь 10 листов бумаги формата А4. Я был в Уганде и работал над проектом, призванным просвещать людей об опасности СПИДа. В Африку я приехал, получив отпуск на работе – я работал менеджером по организации волонтерской работы студентов в университете Бирмингема. По возвращении в Бирмингем мы придумали плакат, отксерокопировали его в 10 экземплярах и разместили в студенческом кампусе. На плакате мы отразили некоторые факты, связанные со СПИДом, и разместили «призыв к действию». Мы пригласили волонтеров во время каникул помочь благотворительным организациям Уганды. В зал, где мы намеревались рассказать об этой работе, пришло около 80 человек. Я десять минут рассказывал о том, что увидел в Уганде: вирус распространялся в этой стране стремительно, поскольку люди не имели о нем ни малейшего представления; запретную тему отказывались обсуждать в школах, церквях и общественных организациях. Хорошо было лишь то, что в стране стали появляться благотворительные организации, которые, несмотря на недостаток средств, вели активную работу. Студенты слушали очень внимательно. Они хотели узнать подробности волонтерской программы, в рамках которой можно было отправиться в Африку. Многие хотели знать, как пожертвовать средства. Возникали и другие вопросы. Но я сказал им, что мы ничего не приготовили – только они сами могут выполнить эту работу. После этих моих слов половина пришедших поднялись и вышли. Печально? Нет, на самом деле это был очень важный момент. Оставшиеся 40 человек посмотрели друг на друга, посмотрели на тех, кто уходил, и посмотрели на меня. И нам стало ясно, что все возможно. Эти юноши и девушки могли сделать великое дело. И они сделали. Около двадцати студентов помогли создать благотворительную организацию Intervol и летом вылетели в Уганду. Организация работает и по сей день. Каждый год более сотни студентов отправляются в десяток стран развивающегося мира и работают там со всей страстью юных сердец. Они делятся своим опытом со студентами других университетов. Мне нужно было всего лишь напечатать плакат. Иногда самые незначительные шаги приводят к потрясающим результатам. Каждый листок бумаги – это великолепная возможность создать нечто бесконечно ценное.
Однако верно и обратное. Мы тратим массу сил на те 80 % действий, которые почти не приносят результата. Значительная часть того, что мы называем своей работой, состоит из пустых разговоров, смены шрифта с 10 на 12 и страстной тяги к совершенству. Есть и более бесполезные занятия – наполнение чайника, ожидание загрузки обновлений Windows, телефонные разговоры с назойливыми коммивояжерами, которые хитроумно втягивают вас в долгие дискуссии. Все эти действия не создают никакой ценности. Старайтесь прекращать их при первой же возможности.
ЗАКОН ПАРКИНСОНА
Закон Паркинсона утверждает, что работа имеет тенденцию растягиваться, с тем чтобы заполнить все имеющееся время. Проще говоря, мы очень редко работаем с оптимальной скоростью. Попробуйте вспомнить, как вы заканчивали написание отчета или школьного сочинения. Чувствуя, что срок приближается, вы начинали писать слова чуть быстрее. Ускорялось и ваше мышление. И хотя количество ошибок могло и увеличиться, ощущение срочности повышало эффективность вашей работы. Если вы рассчитываете написать три сочинения за неделю, на эту работу и уйдет именно неделя. Но, скорее всего, все три сочинения будут написаны в последний вечер каникул. Если бы вам дали всего один день на все три сочинения, то вы поступили бы точно так же. Работа растягивается и сжимается в зависимости от имеющегося времени. Когда в следующий раз у вас будет два часа на написание отчета, подумайте, что было бы, если бы вам дали только час. Самые важные 20 % работы – те самые, которые производят 80 % ценности – вполне можно выполнить за этот час. Чем меньше мы склонны к перфекционизму [17], тем выше эффективность нашей работы. Порой она превосходит все наши ожидания.
Закон Паркинсона – прекрасный повод понять, почему наш второй мозг так эффективен. Ежедневный список дел, составленный по основному списку действий, а также привычные еженедельный и ежедневный контрольные списки обеспечивают постоянную сосредоточенность и сводят к минимуму бесплодные и бесполезные действия.
ЗАКОН ХОФШТАДТЕРА
Перфекционизм – опасное расстройство. Многое из того, что мы делаем, выходит за пределы необходимого и достаточного (закон 80/20) и за пределы того, что мы сами себе наметили (закон Паркинсона). Закон Хофштадтера гласит: «Работа занимает времени вдвое больше, чем вы предполагали, даже если вы учли закон Хофштадтера». Проснитесь и ощутите аромат капуччино. Все, что вы делаете, склонно растягиваться и требовать гораздо больше усилий.
Закон Хофштадтера должен напоминать вам о том, что не стоит слишком усердствовать. Используйте закон Паркинсона, чтобы убедить себя работать в жестких рамках и временных ограничениях. И всегда помните принцип 80/20, дабы оценить, что по-настоящему важно. Жизнь так коротка!
БОЛЬШИЕ КАМНИ
В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови рассказывает историю, которую он услышал много лет назад от школьного учителя. Учитель достал из-под стола большую банку и несколько крупных камней. Он сложил камни в банку, закрыл крышку и спросил у учеников: «Банка полна?» «Конечно, – ответили ученики. – Вы только что заполнили ее этими большими камнями». Тогда учитель полез под стол и достал мешочек с мелкими камешками. Он открыл крышку и стал сыпать мелкие камешки в банку, которые заполнили зазоры между большими камнями. «А теперь? – спросил учитель. – Теперь банка полна?» Некоторые ученики ответили: «Да», а другие задумались, что еще находится под столом учителя. И они оказались правы. Учитель достал мешочек с песком и стал сыпать песок в банку. А когда банка заполнилась большими камнями, мелкими камешками и песком, учитель сумел налить в нее еще и воду.
Какой же урок можно извлечь из этого наглядного опыта? Чему он может научить нас в плане управления собственным временем? Один из учеников поднял руку и сказал: «Хотя мы думаем, что наш день заполнен до отказа, мы всегда можем сделать что-то еще». Учитель ответил, что это правильно, но он хотел показать, что если нужно заполнить банку, то надо начинать с больших камней, возможно, этого будет достаточно.
Значительная часть нашего рабочего дня занята перекладыванием мелких камешков, возней с песком и переливанием воды. Электронные письма и информационные потоки – это всего лишь мелкая галька. Большие камни – те пункты основного списка действий, которые требуют проактивного внимания, значительных усилий, сложных переговоров и множества других поступков, что и делает их сложными. Большие камни следует ставить во главу угла. Начинайте каждый день с вопроса: «Каковы мои основные задачи на сегодня?» – и безжалостно на них сосредоточивайтесь, особенно в периоды проактивного и активного внимания. Пусть галька, песок и вода обтекают вокруг больших камней. Не тратьте целый день на переливание воды из пустого в порожнее.
ОТГРУЗКА
«Настоящие творцы отгружают».
Стив ДжобсВ книге «Незаменимый» Сет Годин говорит об «отгрузке» (‘shipping’) – о том, что наши идеи не имеют никакой ценности, если они не используются. Завершение чего-либо должно завершаться практическим результатом – «отгрузкой» плодов нашего труда клиенту. Мы можем отгружать и идеи. В последние годы реальная отгрузка из эксклюзивной деятельности, которой занимались только крупные компании, превратилась в нечто такое, чем каждый день занимается множество людей: eBay, Etsy, Amazon и другие сайты открыли перед нами целый мир. В наше время каждый может стать бизнесменом, все умеют упаковывать товары, писать благодарственные письма и посредством почты отправлять покупателю. Сегодня можно создавать веб-сайты, писать электронные книги, разрабатывать дизайн футболок, писать и записывать музыку, снимать телевизионные шоу и организовывать мероприятия – барьеры для входа в этот мир удивительно низки. Нашим предкам было не так легко. Любое такое занятие требовало одобрения промежуточного звена: издателя, производителя, руководства звукозаписывающей компании, менеджеров и т. п. Нынче – все в наших руках. Мы можем обойтись без посредников.
Так что выбор за вами: вы можете сидеть, ожидая одобрения, а можете действовать и отгружать. Вы можете пытаться сделать что-то такое, что на миллиметр приблизит вас к совершенству (но никому не нужное), а можете просто «отгружать» плоды своих трудов. Эту фантастическую установку можно обобщить. Нужно сосредоточиваться не только на действии, но и на вопросе: «А что получится, когда я закончу работу?» Порой мы так увлекаемся усовершенствованиями, что забываем о главной цели. Нам нужно дать миру что-то ценное. Даже если вы работаете над тривиальным отчетом, мысли о конечном результате позволят вам предложить креативную идею обслуживания потребителей или просто помогут справиться с неопределенным заключительным этапом работы более уверенно.
На финальном этапе нам порой не хочется завершать работу – мы начинаем беспокоиться, как ее оценят другие люди и не выставим ли мы себя в невыгодном свете. Мы беспокоимся о совершенстве, а не о том, удастся ли нам достичь желаемого результата. Мы терзаемся сомнениями, и так соблазнительно без чьей-либо помощи выбрать легкий путь и либо бросить весь проект, либо продолжить затягивание работы. Дело не в том, как много вы работаете, а в том, как много вы «отгружаете», т. е. насколько плодотворны результаты вашей работы.
Тактика действий
МОНОЗАДАЧНОСТЬ
В тактиках прежнего тайм-менеджмента вряд ли можно найти что-нибудь хуже, чем пресловутая идея многозадачности. Долгое время считалось, что квалифицированный работник просто обязан заниматься множеством дел параллельно. Хорошо, если ты сделал дело, но ты считаешься успешным, если используешь режим многозадачности и одновременно делаешь два дела, а то и три. Ошибка, ошибка, ошибка!
Давайте разберемся, что имеют в виду, когда говорят о многозадачности. Многозадачность – это выполнение двух и более действий одновременно. Ваш мозг сосредоточивается на одном деле, добивается какого-то прогресса, переключается на второе, реагирует на третье, возвращается и, утратив драгоценную сосредоточенность, добивается минимального прогресса в первом деле, снова переключается на что-то новое и так далее и тому подобное. Пытаясь использовать свое внимание таким образом – или, точнее, позволяя распылять свое внимание подобным образом! – мы тратим массу сил и внимания на повторный психологический настрой («Чем я снова занимаюсь?»). Нам приходится постоянно отвлекаться, и нам трудно завершить начатое. Если кто-то называет себя мастером многозадачности, то это лишь означает, что человек не способен целиком и полностью сосредоточиться на том деле, которое он выполняет в данный момент!