По завершении этого короткого процесса вы сможете составить Список дел на день. Можно пометить некоторые пункты основного списка дел тэгом «сегодня», а потом установить программу таким образом, чтобы видеть только их. Можно составить список дел на сегодня на листе бумаги или на бумаге для заметок, если это поможет вам сосредоточиться.
Возможно, вам захочется отвечать на вопросы Ежедневного чек-листа несколько раз в день, корректируя Список дел, – например, когда вы занимаетесь разборкой электронной почты или другими делами на этапе сбора и фиксации, а также организации. Это поможет вам окончательно понять, сколько времени можно потратить на реальные действия. Ритуальная пятиминутка – и вы ощущаете себя другим человеком! Вы смогли определить все – и время, и внимание, и приоритеты, и тактику, и планы!
КАК ВЫДЕЛИТЬ ВРЕМЯ ДЛЯ ОБЗОРА И АНАЛИЗА В УСЛОВИЯХ НЕДОСТАТКА ВРЕМЕНИ
Очень легко пропустить этап обзора и анализа, если он не стал для вас привычкой. Вы приходите в офис и сразу же включаете электронную почту. Информационный поток немедленно подчиняет вас приоритетам других людей. А ведь вы могли выделить время на то, чтобы подумать о собственных приоритетах! Составление Еженедельного чек-листа тоже можно пропустить, если к пяти часам у вас скопится целая куча дел и все они необходимые. Однако не стоит воспринимать этап обзора и анализа как некую роскошь или тяжкий груз. Эти чек-листы экономят ваше время, избавляют от стресса, помогают правильно направить свое внимание и превращают работу в спокойное раскладывание вишенок на пирожные. Чек-листы – необходимость и большая ценность. А время, потраченное на них, обязательно принесет плоды.
ГДЕ ХРАНИТЬ ЧЕК-ЛИСТЫ
Основная часть этого упражнения – выбор предложений из всех списков для каждого из пяти этапов составления Еженедельного чек-листа. Однако прежде чем мы к этому приступим, давайте подумаем о том, где следует хранить чек-листы. Вариантов несколько.
✓ Программное приложение. Некоторые из приложений, которые мы обсуждали (в частности, OmniFocus или Nozbe), имеют разделы, предназначенные для обзора и анализа. Подобные же разделы есть в большинстве сходных приложений, но, пользуясь ими, вы должны сохранить ощущение «пути»: вам нужно разработать собственный порядок проверки и расположения всех элементов чек-листа.
✓ На бумаге. Используйте первые страницы своего ежедневника или блокнота.
✓ Документ Word или нечто аналогичное. Это прекрасная возможность каждую неделю печатать новый список, а потом практически вычеркивать действия одно за другим.
✓ Любая система, где вы храните справочные материалы (Evernote, OneNote, Outlook и др.). Вы можете делать распечатку каждую неделю. Кроме того, можно сопоставлять этот контрольный список со всеми другими, которые вы используете.
Лично я пользуюсь документом Word и печатаю стопку новых еженедельных чек-листов каждые 10 недель. Их я ношу с собой в сумке для ноутбука, чтобы они всегда были при мне. Если вдруг мне захочется заняться обзором и анализом, я достаю распечатку – и могу сделать это в любом месте. Кроме этого, при мне всегда и Ежедневный чек-лист, который хранится в Outlook и Evernote. Составление Еженедельного чек-листа не должно быть исчерпывающим и сложным. В нашем упражнении вам следует выбрать те элементы, которые важны именно для вас, а не брать абсолютно все.
Возможно, по прошествии времени вы сочтете нужным изменить свой чек-лист, добавить новые, более креативные вопросы или удалить то, что оказалось не столь актуальным, чем казалось прежде. Я пересматриваю свои чек-листы каждые три-шесть месяцев, поскольку моя жизнь и работа не стоят на месте. Пересмотр процесса обзора и анализа – дело непростое, но все же этим стоит заняться!
Упражнение: разработка собственного еженедельного чек-листа
Перед вами пять этапов составления Еженедельного чек-листа и ряд предложений, которые помогут вам разработать собственный вариант. Можете заглянуть на сайт http://www.thinkproductive.co.uk/productivity-ninja-resources/ и скачать там шаблон Еженедельного (и Ежедневного) чек-листа. Разрабатывая собственный контрольный список, выберите то, на чем нужно сосредоточиться в процессе обзора и анализа. Сделав это, перенесите окончательный вариант чек-листа в документ Word или в свой календарь. Не забывайте: вам не обязательно брать абсолютно все! Возьмите только то, что вам нужно. Не перегружайте себя.
Мои пять этапов составления еженедельного чек-листа
ЭТАП 1: ПРОРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ
Сбор:
Почта, внутренние бумаги (проверить стол, ящики, сумку, другие места, где могут храниться бумаги).
Заметки с совещаний.
Подтверждения расходов / чеки в бумажнике/кейсе/сумке. Сложить все найденное в лоток «Входящие».
Что-то еще? Сложить все найденное в лоток «Входящие».
Фиксация идей, мыслей, навязчивых тревог, забот и прочего.
Подумайте о следующем:
Что произошло на прошлой неделе?
Над чем я работаю?
О каких проектах я думаю? Почему?
Разговоры с руководством.
Разговоры с коллегами.
Разговоры с клиентами/покупателями/акционерами.
Семейные события и личные проблемы, которые требуют моего внимания.
Организация. Очистка информационных потоков и переход к процессу принятия решений в стиле ниндзя. Внесение новых действий в основной список дел. Нужно убедиться, что я полностью очистил:
Электронную почту
Блокнот
Голосовую почту
Лоток «Входящие»
Сообщения в социальных сетях
Другие информационные источники
ЭТАП 2: АКТУАЛИЗАЦИЯ ВТОРОГО МОЗГА
Календарь / Ежедневник:
Проанализировать все события моего календаря за последние две недели – нужно ли что-то еще по ним сделать?
Проанализировать три следующие недели – есть ли новые действия?
Если календарь ведется в бумажном виде, убедиться, что те же самые действия отмечены в календаре Outlook!
Если в офисе есть настенный календарь командной работы, убедиться в его соответствии моему календарю.
Обдумать дела, отмеченные в ежедневнике. Оценить необходимость первоначальных переговоров или планов поездок: бронирование билетов на самолет или поезд, гостиниц и т. п.
Основной список дел:
Выявить выполненные задания и вычеркнуть их.
Просмотреть оставшиеся и убедиться, что я отчетливо представляю себе их выполнение.
Список «Ожидание»:
Есть ли в списке что-то такое, чего я уже не жду? Эти пункты можно удалить.
Написать короткие письма относительно тех ожидаемых дел, которые стали срочными.
Добавить в список те пункты основного списка действий, которые зависят от действий других людей.
Список проектов:
Есть ли завершенные проекты или те, которые потеряли актуальность?
Нужно ли добавить новые проекты?
Есть ли у меня дополнительные проекты, осуществляемые другим образом (например, командные и т. п.)? Если есть, их нужно включить в список проектов, чтобы все собиралось в одном месте.
ЭТАП 3: ПРЕДУСМОТРИТЕЛЬНОСТЬ
Список проектов:
Просмотреть все проекты и убедиться, что по каждому в Основной список дел добавлены необходимые конкретные действия. В Основном списке дел должен быть хотя бы один пункт, связанный с каждым проектом.
Обдумать все проекты на стратегическом уровне. Что еще нужно сделать?
Основной список дел:
Определить главные сферы действий на следующую неделю.
Определить приоритеты.
Какие пункты списка нужно вычеркнуть на грядущей неделе, чтобы считать ее успешной?
Сделать пометку в календаре и обозначить приоритетные задачи.
Какие действия требуют проактивного внимания? Особо выделить их в ежедневнике.
Парк хороших идей:
Надо ли что-то пересмотреть и осуществить?
Парк хороших идей:
Надо ли что-то пересмотреть и осуществить?
Нужно ли добавить какие-то новые идеи?
Окружающий мир:
Просмотреть деловую прессу и внутреннюю связь, чтобы проверить, не назначено ли на следующую неделю каких-то мероприятий.
Нет ли чего интересного, о чем можно было бы написать или чем заняться?
Не приближаются ли каникулы или праздничные дни, которые могут стать интересной возможностью или причиной для изменения графика?
ЭТАП 4: ГОТОВНОСТЬ
Сборы и подготовка:
Какие документы мне понадобятся на следующей неделе? Пора включить принтер!
Какие файлы понадобятся мне для предстоящих совещаний?
Что нужно прочесть?
Какие транспортные билеты необходимо купить? (Если они уже в офисе, то их нужно найти и положить в сумку, бумажник или сумочку.) Могу я заказать их через Интернет прямо сейчас? Могу я посмотреть расписание и сделать необходимые пометки?
Люди:
Нужно ли мне с кем-то поговорить, чтобы убедиться, что они готовы к тому, что требуется сделать на следующей неделе?
Разослать короткие письма с подтверждением встреч и запросом информации для подготовки к следующей неделе.
Должен ли кто-то (начальник, помощник, коллега) быть в курсе моего графика на следующую неделю?
Управление вниманием:
На какое время приходятся самые продуктивные периоды проактивного внимания?
В какое время я наверняка устану и не смогу работать в полную силу?
Что я могу сделать сейчас, чтобы поддержать себя в эти моменты или минимизировать ущерб?
ЭТАП 5. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
Концентрация:
Есть ли в моем основном списке дел что-то настолько большое и продолжительное, что стоило бы разбить его на части?
Есть ли в моем списке нечто такое, что никак не прояснится за несколько недель? Не нужно ли пересмотреть свои действия, чтобы ситуация прояснилась?
Безжалостность
Удалить три пункта из основного списка действий просто потому, что эти действия неважны для нынешней недели (и пусть те, кого это касается, будут в курсе этих изменений!).
Поручить три действия из Основного списка дел тем, кто легко с этим справится.
Сопротивление:
Есть ли нечто такое, чего мне не хочется делать?
Что делает эти действия столь сложными или неприятными?
Что может подтолкнуть меня к их выполнению?
Может быть, пойти на уловку или установить промежуточные этапы и цели этого дела? (Помните, что оригинальная уловка может оказаться весьма полезной, если будет способствовать выполнению работы!)
Какой самый малый шаг вперед я могу сделать? Надо принять решение сделать его.
Здоровье и физическая форма:
Правильно ли я питаюсь?
Пью ли я достаточно воды?
Достаточно ли я занимаюсь физическими упражнениями? Если нет, то не изменить ли мне график на следующую неделю?
Занимаюсь ли я медитацией? На неделе нужно выделить время для того, чтобы полностью от всего отключиться.
Когда я смогу сделать это? Как обеспечить свою решимость?
Как я чувствую себя физически и эмоционально? Есть ли какие-то проблемы, о которых пора подумать?
Отношения:
Достаточно ли времени я провожу с родными и друзьями?
Счастлив ли я с ними? Если нет, то как это изменить, и что я могу сделать для этого на следующей неделе?
Хобби:
Нахожу ли я время для увлечений?
Как заняться своим хобби на следующей неделе?
Счастье:
Счастлив ли я – хотя бы по большей части?
Что может доставить мне радость прямо сейчас? Нужно слушать собственную душу!
Итак, вы составили свой первый Еженедельный чек-лист! Поздравляю! Когда мы проводим семинары, нас часто спрашивают, есть ли в этой процедуре элементы настолько важные, что их можно назвать обязательными. Думаю, что здесь много элементов, без которых не обойтись. Но прежде чем двигаться дальше, проверьте следующее.
1. Необходимо проработать все «сборные пункты» и принять решения по новым делам, включенным в основной список. Сделайте это, как настоящий ниндзя.
2. Просмотрите каждый проект и убедитесь, что в основном списке есть хотя бы одно действие, с ним связанное.
3. Убедитесь, что вы прочитали и прояснили все относительно каждого действия из основного списка.
4. Просмотрите три следующие недели в календаре – есть ли там какие-то новые действия?
Существует множество других шагов, без которых я просто не могу жить, но эти – универсальны и должны присутствовать в еженедельном контрольном списке каждого из нас.
Упражнение: разработка собственного ежедневного чек – листа
Составьте Ежедневный чек-лист, выбрав из приведенного ниже списка те элементы, которые подходят вам. Не бойтесь добавлять дополнительные вопросы или темы, если они естественны для вас в начале рабочего дня. Хочу предупредить: это время посвящается размышлениям и планированию. Не включайте в Ежедневный чек-лист такие пункты, как «проверить электронную почту». Если вы приступите к составлению Ежедневного чек-листа в 9.00, то сможете посмотреть почту в 9.05! Не паникуйте!
Календарь:
Что значится в моем календаре на сегодня? Есть ли какие-нибудь важные сроки в ближайшие три-пять дней?
Нужно ли проверить еще какой-нибудь график? Может быть, ежедневник?
Главные задачи:
Какие задачи нужно выполнить, чтобы считать сегодняшний день удачным?
Что бы мне хотелось вычеркнуть сегодня?
Какие главные задачи требуют сосредоточенности и размышлений?
Сопротивление:
Какие из этих задач мне не хочется выполнять? Почему?
Управление вниманием:
Какие задачи требуют проактивного внимания? Какие можно выполнить в другие периоды?
Взаимозависимость:
Есть ли среди задач те, которые зависят от сроков, от других людей или от каких-то ресурсов?
А вы – ниндзя?
✓ Ниндзя использует уловки и маскировку, чтобы высвободить пространство и время, необходимые для обзора и анализа.
✓ Составление Еженедельного и Ежедневного чек-листа – это постоянная возможность сохранять маневренность и пересматривать свои приоритеты.
✓ Обзор и анализ способствуют полному осознанию, готовности и дзен-спокойствию.
9. Привычка действовать
И вот мы подошли к самому интересному. Помните работника, который украшает вишенками пирожные? После завершения «управленческой» части работы все остальное, каким бы сложным оно ни было, покажется вам простым, как работа на конвейере, по которому ползут пирожные, ожидающие ваших вишенок.
Вы собрали и зафиксировали всю информацию, организовали ее и провели процессы обзора и анализа с помощью составления Еженедельного и Ежедневного чек-листов. Теперь вы полностью готовы к действию. У вас есть все необходимое. Благодаря этому вы можете, сообразно текущему моменту, сделать последнюю часть работы максимально легкой и добиться сверхэффективности, о какой вы раньше и не мечтали.
Когда самые сложные части работы уже проделаны, то решения оказываются скорее тактическими, чем стратегическими. Вы уже отчетливо представляете, что нужно сделать. Теперь вам достаточно лишь определить порядок расположения задач в Ежедневном списке дел (эти дела вы в начале рабочего дня выбираете из основного списка действий) и выбрать для каждого время в соответствии с требуемым уровнем внимания.
ПРЕЛЕСТЬ ДЕЙСТВИЯ
«Любое серьезное действие начинается изнутри».
Юдора УэлтиПогруженность в действие – это чудесное ощущение, когда вы ощущаете игривость, продуктивный драйв momentum и свою полную компетентность в этом деле (контроль над ситуацией). Самое приятное в этой части работы – ее невероятная легкость. Чистое действие почти не требует обращения к справочной информации и управления ею.