3. Передача документов на хранение. Этот элемент включает составление перечней документов со сроками хранения, оценку документов, идентификацию и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок.
...Часть III. Решения для регламентации процессно-ориентированной деятельности и СМК
7. Политики компании в области регламентации бизнес-процессов
8. Политики компании в области разработки положений о подразделениях и должностных инструкций
9. Применение информационных технологий при разработке моделей и регламентов организации деятельности
10. Практикум. Создание комплексной системы моделирования и регламентации деятельности компании в целях развития ее корпоративной архитектуры и СМК
7. Политики компании в области регламентации бизнес-процессов
Ключевые понятия
• Бизнес-процесс – устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.
• Владелец бизнес-процесса – должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, информацию о БП, управляет его ходом и несет ответственность за результаты и эффективность БП.
• Модель бизнес-процесса функциональная – модель БП, отражающая его функциональный состав, закрепление функций процесса за исполнителями.
• Регламентация бизнес-процессов – применяемые компанией способы описания (формализация последовательности, ответственности, системы взаимодействия исполнителей и др.), а также порядок улучшения БП, отражаемые в нормативно-методических документах.
• Функции – обособленные повторяющиеся виды деятельности компании, выполняемые на постоянной основе.Рис. 7.0.1. Схематичное представление бизнес-процесса деятельности компании 7.1. Корпоративная архитектура – структурированноеописание организации деятельности компании
Рис. 7.1.1. Пирамида регламентов компании в области представления бизнес-процессов
Специалисты обращают внимание на то, что сегодня на смену наборам слабо увязанных между собой отдельных регламентирующих документов приходит система взаимосвязанных и взаимосогласованных (в рамках корпоративной архитектуры) регламентов.
Корпоративная архитектура определяет основные применяемые компанией способы организации деятельности и отражает их взаимосвязи. Многие утверждают, что регламентация компании (а не только ее БП) начинается с корпоративной архитектуры.
Пирамида регламентов в области представления БП представлена на рис. 7.1.1. Уровень «Политика компании в области представления корпоративной архитектуры» определяет политику регламентации в различных областях деятельности компании, в том числе и в области регламентации БП. Уровень «Политики компании в области регламентации бизнес-процессов» содержит общие правила регламентации БП и служит руководством для разработки «Политики регламентации бизнес-процессов по направлениям деятельности компании». «Порядки исполнения бизнес-процессов» – следующий по подчиненности комплект документов, регламентирующий исполнение БП и детализируемый «Порядками исполнения процедур». На практике типология применяемых компанией документов может быть сокращена за счет возможности объединения нескольких документов.
Еще одна новинка последних лет: сегодня компании часто стремятся дополнить состав нормативно-методических документов регламентации БП, задаваемых стандартами ISO, за счет применения моделей БП, т. е. модель становится одной из форм представления регламентов и организации деятельности и используется наряду с традиционными документами.
Модель бизнес-процесса – прикладное представление (в заданной нотации) исполняемых компанией работ.
В практике деятельности компаний стали применяться модели разной направленности:
• модель бизнес-процессов верхнего уровня – агрегированная, наиболее общая модель БП компании;
• модель бизнес-процесса алгоритмическая – модель БП компании, отражающая состав и логику исполнения компанией работ при его реализации;
• модель бизнес-процесса потоковая – модель БП компании, отражающая материальные, финансовые и информационные потоки объектов;
• модель бизнес-процесса функциональная – модель БП компании, отражающая функциональный состав БП, закрепление функций процесса за исполнителями.
Постепенно модели стали рассматриваться как новый вид регламентационных документов. В тех случаях, когда модель разрабатывается с помощью специальной программы, ее применяют как электронный регламент . А в части применения подобных моделей стала развиваться специальная методология – бизнес-инжиниринг.
7.2. Нормативно-методические документы для регламентациибизнес-процессов в стандартах ISO 9000:2000
Рис. 7.2.1. Пирамида регламентирующей документации организации (компании) в международных стандартах ISO 9000:2000 Надо признать, что на современную практику и типологию регламентирующих документов БП в существенной мере влияют подходы стандартов ISO (рис. 7.2.1). Назидательные с этой точки зрения выдержки из стандартов приведены в табл. 7.2.1.Таблица 7.2.1
7.3. Политики в области регламентации бизнес-процессов
Рис. 7.3.1. Основные характеристики политик компании в области регламентации бизнес-процессов (пример) Таблица 7.3.1Политики представления и регламентации бизнес-процессов компании – нормативно-методический документ (раздел нормативно-методического документа), представляющий стратегические цели компании, задачи в сфере представления и регламентации БП, корневая модель БП, классификатор БП, показатели результативности компании, риски компании (табл. 7.3.1 и рис. 7.3.1). При необходимости глубина описания политик регламентации может увеличиваться за счет включения дополнительных характеристик БП.
В крупных компаниях политики могут разрабатываться по отношению не только ко всей компании, но и к ее направлениям деятельности. Обычно это делается для ключевых бизнес-процессов.
Политики представления и регламентации бизнес-процессов по направлению деятельности компании – нормативно-методический документ, представляющий (для конкретного направления деятельности) стратегические цели компании, детализированный классификатор бизнес-процессов, ключевые показатели эффективности, риски исполнения бизнес-процессов, меры по минимизации рисков (см. рис. 7.3.2).
Стандарты ISO 9000:2000 предполагают разработку и применение отдельного документа в области политики и целей качества (табл. 7.3.2).Рис. 7.3.2. Основные характеристики политик по направлению деятельности (пример) Таблица 7.3.2
7.4. Порядок регламентации бизнес-процесса
Рис. 7.4.1. Характеристики порядков по направлению деятельности Порядок регламентации бизнес-процесса – нормативно-методический документ (раздел нормативно-методического документа), отражающий процедуру взаимодействия участников в рамках одного из бизнес-процессов; может содержать детализацию описания бизнес-процесса с указанием процедуры его исполнения, исполнителей (подразделения, уполномоченные лица), их прав и ответственности; в качестве входящей и исходящей информации – документов (табл. 7.4.1 и рис. 7.4.1). Глубина описания порядка регламентации может увеличиваться за счет включения дополнительных характеристик бизнес-процессов.Таблица 7.4.1
Описание процесса может производиться в текстовой форме. Для детализации процесса текстовое описание дополняется описанием в виде таблицы или алгоритмической схемы.
Применение табличной формы (рис. 7.4.2) делает описание процесса четким и упрощает его восприятие. Каждый параметр процесса отражается в отведенном столбце таблицы, а не «размывается» в тексте.
Использование алгоритмических схем (см. рис. 7.4.4, 7.4.5) целесообразно в случаях, когда последовательность выполнения процесса (подпроцессов, процедур) допускает вариантность исполнения (последовательное выполнение сочетается с параллельным, ветвление процесса и т. д.). Алгоритмические схемы призваны отобразить логическую связь процессов, к тому же они более наглядные и «читаемые».Рис. 7.4.2. Пример табличного представления бизнес-процесса
Использовать исключительно одну форму – текстовую, табличную или алгоритмическую – нецелесообразно. Текстовая форма не столь наглядная и не структурированная, в табличной трудно отразить логическую и временную взаимосвязь процессов и поэтому трудно обойтись без алгоритмической схемы.
Если применять только алгоритмическую схему, на ней необходимо будет указать все существенные параметры процесса – исполнителей, входы, выходы, поставщиков, клиентов и т. д. В результате схема получится громоздкой и «трудночитаемой», что снизит ее практическую ценность.
Для составления алгоритмических схем используют специальные графические элементы (см. рис. 7.4.4), совокупность которых определяет нотацию моделирования. Наиболее популярны для описания бизнес-процессов – алгоритмическая блок-схема, Basic Flowchart, Cross-Functional Flowchart, Event-driven Process Chain, IDEF0, IDEF3, Data Flow Diagrams, Work Flow Diagram. Выбор нотации моделирования зависит от его целей и от программного продукта, применяемого для этого. Обычно используют 3–4 и более нотаций (для различных уровней декомпозиции процессов) (рис. 7.4.3).Рис. 7.4.3. Пирамида описаний бизнес-процессов (пример)
Рис. 7.4.4. Пример обозначений, используемых при представлении БП в форме алгоритма Рис. 7.4.5. Пример представления бизнес-процесса в форме алгоритма7.5. Документы «Инструкция», «Модель бизнес-процесса» и другие
Рис. 7.5.1. Сценарии моделирования деятельности «сверху» и «снизу»Инструкция – нормативно-методический документ, фиксирующий процедуру взаимодействия участников в рамках одного из бизнес-процессов; содержит детализацию описания бизнес-процессов, где в качестве исполнителей указываются должностные лица, выполняющие конкретные роли в бизнес-процессе, их права и ответственность, а в качестве входящей и исходящей информации – документы (или поля документов).
Документы нормативно-справочной информации – методические указания, положения, нормативы, процедуры.
Документ «Модель бизнес-процесса» – нормативно-методический документ, содержащий (на основе принятой нотации) описание деятельности компании, взаимосвязь бизнес-процессов, подпроцессов и процедур с помощью принятых в нотации моделирования текстовых, табличных и графических информационных объектов.
Обычно документ «Модель бизнес-процесса» разрабатывается в контексте той или иной методологии моделирования и предполагает использование принимаемых в ней решений в качестве дополнительных методических материалов.
Если используешь модель, то, значит, используешь и методологию построения и применения модели.
На практике наиболее часто применяют две «стартовые» идеи сценария развития моделей бизнес-процессов (см. рис. 7.5.1). Моделирование сверху начинается от построения модели процессов верхнего уровня, с последующей детализацией ее компонент.
Моделирование снизу начинается с выбора приоритетной ограниченной зоны моделирования, исполнения проекта в границах выбранной зоны, накопления опыта моделирования, оценки достигнутых результатов и решения вопроса о способах продолжения.
При любом начале проекта моделирования признается необходимым привязаться к стратегии компании, выделить основные сферы деятельности, построить корневую модель БП.
Современным подходом бизнес-инжиниринга является использование информационных технологий в интересах разработки модели деятельности компании. В ходе создания электронной модели компании применяют специализированные программные продукты, которые позволяют:
• создавать электронные модели деятельности компании «as is» и «to be» («как есть» и «как надо»);Таблица 7.5.1
• автоматизировать процесс разработки регламентирующих документов (эти создаваемые на выходе документы не требуют дополнительной доработки);
• уточнять требования к регламентирующим документам;
• корректировать документы в соответствии с изменившимися требованиями;
• создавать информационные системы (для доведения регламентов до исполнителей) с заданными параметрами.
Типовые области применения, решаемые задачи и результаты работы с электронной моделью представлены в табл. 7.5.1.
Применяемый программный продукт должен обеспечивать решение следующих функциональных задач:
1. Создание графических моделей, описывающих различные аспекты деятельности в принятых в компании нотациях.
2. Генерация регламентирующих документов формы, принятой в компании, не требующих дополнительной доработки.
3. Поддержание управленческой документации в актуальном состоянии.
4. Обеспечение возможности коллективной работы с электронной моделью компании.
5. Автоматическое создание корпоративного портала с отображением деятельности компании, охватывающим основные генерируемые электронной моделью и прикрепленные (внешние) документы.Рис. 7.5.2. Ключевые возможности электронных моделей бизнес-процессов
7.6. Корневая модель бизнес-процессов
Деятельность по предоставлению продуктов (услуг) осуществляется компанией в целом, группой подразделений, отдельным подразделением, исполнителем. Поэтому определять и рассматривать процессы можно на различных уровнях детализации, но для целей управления компанией целесообразно определять процессы, начиная с верхнего уровня.
На верхнем уровне описание процессов дается корневой моделью БП. Бизнес-процесс – комбинация операционных шагов и средств управления, посредством которых производится продукт и/или предоставляется услуга.
Деятельность компании удобно сгруппировать по основным областям. Пример подобной группировки приведен в табл. 7.6.1.
А. Область управления компанией в целом (объектом управления являются бизнес-процессы сфер Б, В и Г).
Б. Область развития (объекты развития находятся в областях А, Б и Г).
В. Область основной деятельности (образующая эту область цепочка БП верхнего уровня начинается и заканчивается на внешних субъектах – «от закупок до поставок»).
Г. Область поддерживающей деятельности (входящие в эту область БП верхнего уровня заканчиваются в областях А, Б и В).
Применяется представление модели в виде классификатора (рис. 7.6.1) и в виде диаграммы (рис. 7.6.2). Классификатор БП показывает их состав и типологию, диаграмма БП визуально отображает их состав, логику исполнения и типологию.
Могут применяться те или иные договоренности о кодифицировании БП. Например, первый разряд – буквенный код типа процесса (область управления компанией в целом – А, область развития – Б, область основной деятельности – В, область поддерживающей деятельности – Г), второй разряд – цифровой код функциональной области (например, В3 – топливо), последние четыре разряда – цифровой код процесса:
M.N.XXXX,
где M – буквенный код типа процесса;
N – цифровой код функциональной области согласно списку (см. рис. 7.6.2);
XXXX – цифровой код процесса в порядке иерархии функций.Рис. 7.6.1. Перечень бизнес-процессов верхнего уровня энергетической компании (пример)
Рис. 7.6.2. Диаграмма корневой модели бизнес-процессов ОГК-3 (пример)7.7. Способы детализации описания бизнес-процессов верхнего уровня
Описания бизнес-процессов верхнего уровня могут детализироваться, а сама корневая модель БП интегрирует эти более детальные описания.
...Не существует одного определенного способа описания, наилучшим образом отражающего деятельность компании. Любая организация является сложной, многогранной системой, для формализации которой необходимо использовать несколько различных способов: текстовый, табличный, графический. Применяемые способы зависят, во-первых, от уровня рассмотрения организации (для верхнего уровня – одни модели, для среднего – другие, для нижнего – третьи); во-вторых, от поставленных целей; в-третьих, от объекта описания. Комбинации различных способов описания процессов зависят от принадлежности к области деятельности и от поставленных задач (табл. 7.7.1).