Показываем бизнес-процессы - Максим Кузнецов 15 стр.

Таблица 8.3.5

«Должностная инструкция работника» определяет его основные функции, обязанности, права и ответственность при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности руководителей (включая генерального директора, его заместителей, начальников структурных подразделений), специалистов, служащих, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности (табл. 8.3.6).

Таблица 8.3.6

«Положение о рабочем органе компании» определяет задачи, функции, права, взаимоотношения и ответственность членов рабочего органа (табл. 8.3.7).

Таблица 8.3.7

«Модели организационной структуры, функций и распределения ответственности» представляются на основе принятой нотации (с использованием текстовых, табличных и графических информационных объектов). Создание перечисленных моделей возможно в том числе и на основе использования специализированных программных средств (раздел 9 настоящего Навигатора). 8.4. Распорядительные документы

Рис. 8.4.1. Распорядительные документы (пример)

Распорядительные документы (рис. 8.4.1) предназначены для регулирования и координации деятельности компании, позволяя органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Решения, фиксируемые в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры компании, выбор средств и способов осуществления деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, поступающие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа (субъекта) к управляемому (объекту), от генерального директора к структурным подразделениям, филиалам компании и работникам. Распорядительные документы реализуют управляемость компании по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность этих предписаний проявляется в том, что:

• с помощью распорядительных документов разрешаются возникшие в сфере управления проблемы и вопросы;

• их адресатом являются конкретные структурные подразделения, должностные лица или работники;

• они являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения.

К распорядительным документам относятся:

• в условиях единоличного принятия решения:

– приказ.

– распоряжение;

• в условиях коллегиального принятия решений:

– решение.

Состав распорядительных документов определяется уставом компании.

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично генеральным директором в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов деятельности. Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.

Проекты приказов разрабатываются руководителями структурных подразделений по поручению генерального директора или в инициативном порядке, с привлечением ведущих специалистов. Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.

Приказы оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты: эмблему, название компании, название вида документа (приказ), дату и номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично генеральным директором, его заместителями по вопросам их компетенции, руководителями филиалов компании. Право издания распоряжений генеральным директором закрепляется в уставе компании, право издания распоряжений другими должностными лицами устанавливается генеральным директором.

9. Применение информационных технологий при разработке моделей и регламентов

Ключевые понятия

• Регламентирующая документация занимает ведущее место при построении и функционировании системы управления организации.

• Затраты на создание регламентов составляют лишь часть затрат на управление этой документацией.

• Система взаимосвязанных информационных моделей компании вместо системы взаимосвязанных документов.

Рис. 9.0.1. От управления документами к управлению информационными моделями

9.1. Анализ системы управления предприятиями

Анализ систем управления российскими предприятиями показывает, что уровень этих систем нередко все еще не соответствует современным требованиям и масштабу предприятия. Высокая конкурентоспособность присуща только компаниям небольшой численности или на стадии реализации бизнес-идеи либо динамично развивающимся. Первые имеют систему управления вручную, то есть менеджеры всю информацию держат в своей памяти, обязанности и полномочия закреплены «на словах». И хотя для таких компаний эта система управления достаточно эффективна, но отсутствует возможность роста (масштабируемость) и существует высокая зависимость от персонала. Что отличает динамично развивающиеся компании от других? Прежде всего отстроенная система управления. Формализована стратегия развития, описаны БП, разработаны организационная структура и пакет регламентных документов. Практика успешных компаний показывает, что вопрос разработки актуальной регламентирующей документации занимает ведущее место при построении и функционировании системы управления.

Анализ современного состояния ряда предприятий в России позволяет специалистам сделать следующие выводы:

• нередко применяется традиционный подход – от имеющихся ресурсов и технологий к разработке продуктов и определению стоимости продукта на рынке;

• ряд успешных предприятий базируется на монопольном владении ресурсами или производственными мощностями;

• часть предприятий испытывает усиление конкурентной борьбы и терпит неудачу при запуске новых продуктов;

• немало предприятий имеет избыточные производственные мощности (до 40 %) и излишние человеческие ресурсы (до 80 % персонала);

• потеря управления часто происходит на этапе развития бизнеса и масштабирования;

• СМК иногда не реализована даже на крупнейших предприятиях;

• часто уровень системы управления не соответствует масштабу предприятия.

Рис. 9.2.1. Два подхода к управлению документацией

Система менеджмента качества, разработанная в соответствии со стандартом ISO серии 9000, основана на структурированном наборе документов, которые регламентируют основные аспекты производственной и управленческой деятельности предприятия. При построении и поддержании СМК необходимо управлять информацией. Это одно из основных требований стандарта ГОСТ Р ИСО 9001–2001. И в этом основная проблема. С одной стороны, необходимо иметь комплексные регламенты работы структурных подразделений, исполнителей, документированное описание процессов и процедур компании (это может быть до нескольких сотен взаимосвязанных документов), с другой стороны, организация должна проводить улучшения, то есть регламенты должны постоянно актуализироваться.

Чем крупнее организация, тем больший объем информации необходимо обрабатывать, отслеживать изменения и вносить их в соответствующие документы. Таким образом, при документировании деятельности организации возникают две задачи:

1. Создать документацию , соответствующую требованиям стандарта.

2. Управлять этой документацией , сделать ее доступной для всех сотрудников организации и постоянно поддерживать в актуальном состоянии.

Эти задачи необходимо ставить на этапе формирования документации, так как затраты на ее создание составляют 10–15 % от затрат на управление этой документацией.

Как правило, внедрение СМК выполняется в форме проекта: создается рабочая группа, устанавливаются сроки и цели, выделяются ресурсы и т. д. Завершение проекта – получение сертификата. А где взять ресурсы по управлению документацией в дальнейшем? Если использовать стандартные средства, то для актуализации документов необходимо содержать специальный штат сотрудников, и с развитием организации это число увеличивается, значительно повышается число субъективных ошибок и ресурсов на содержание документации в актуальном состоянии. В таких случаях говорят о необходимости применения информационных технологий (рис. 9.2.1).

Рис. 9.3.1. Информационные модели генерируют регламентирующие документы в электронной форме (е-документы). Документы, созданные вне рамок модели, «прикрепляются» к ней

При документировании деятельности современным решением является поддержка не системы взаимосвязанных документов (рис. 9.3.1), а системы взаимосвязанных информационных моделей предприятия, которые и будут порождать требуемые документы. Кроме того, благодаря технологии создания документов из единой системы моделей исключается взаимная противоречивость. Из модели может быть получен необходимый набор организационных управленческих регламентов. К их числу относятся:

Положение о компании , которое дает представление о составе бизнесов, основных и управленческих функций, поддерживаемых на предприятии, а также о стратегических решениях по распределению ответственности за их реализацию внутри предприятия.

Положения о функциональных областях деятельности – детализированные описания функций, относящихся к каждому из контуров управления, и сведения об их распределении по организационным звеньям.

Положение о подразделении , содержащее перечни функций, выполняемых подразделением, и их закрепление за элементами его внутренней структуры (отделами, группами и пр.).

Должностные инструкции работников , включающие перечисление функциональных обязанностей каждого из них.

Регламент процесса (подпроцесса) – документ, в котором в общем виде описан порядок функционирования процесса (подпроцесса) в целом.

Регламентпроцедуры – документ, в котором описано конкретное действие, выполняемое в рамках одного процесса.

И наконец, сравнительно новый вид управленческих регламентов – Руководство по качеству, – включающий политику в области качества; схему, описывающую верхние уровни организации; процессную модель; описание оборудования, продукции и услуг, производственных мощностей; ссылки на документы нижнего уровня: процедуры, инструкции, положения, регламенты, карты БП.

Конечно, не обязательно все документы порождать как следствие модели. В зависимости от ситуации часть документов может создаваться и традиционным «ручным» способом. В этом случае они «прикрепляются» к модели как внешние файлы.

Рис. 9.4.1. Типовые требования к программным продуктам для моделирования бизнес-процессов и организационных структур

Стандарт ГОСТ Р ISO 9001–2001 не предъявляет каких-либо требований в отношении создания и поддержания регламентов с применением программного обеспечения. Однако требования стандарта не отвечают на вопрос: как сделать так, чтобы обмен информации внутри организации был быстрым и простым для всех сотрудников?

Эту задачу можно решить с применением специализированного программного продукта, который должен отвечать следующим требованиям (рис. 9.4.1).

1. Решает задачи по созданию (например, описание процессов) моделей и регламентов, обработке (получение различных информационных срезов, занесение плановых и фактических показателей по процессам) и передаче информации (например, автоматическое поддержание в актуальном состоянии всей необходимой регламентирующей документации, создание внутреннего портала со всей информацией по процессам и обязанностям сотрудников).

2. Является доступным в освоении и удобным в использовании продуктом (позволяет сосредоточиться на содержательных вопросах, а не на том, как это сделать).

3. Допускает работу одновременно различного числа пользователей и позволяет пользователю «забирать» часть единой информационной модели на редактирование, то есть возможен командный подход в работе при построении СМК.

4. Применяется значительно шире, чем помощь при построении и поддержании регламентации и СМК, и обеспечивает связь на уровне передачи словарей, справочников, моделей с другими подсистемами управления организацией (например, с бюджетным управлением) посредством рассмотрения единой модели работы всей организации.

5. Создает необходимые регламентирующие документы для деятельности организации, внедрения и совершенствования СМК, обеспечивает простое поддержание этой документации в актуальном состоянии.

В настоящее время на рынке, видимо, нет программного продукта, отвечающего всем этим требованиям, поэтому используются программы, которые лишь в определенной степени отвечают запросам потребителя. Поскольку наибольшую сложность представляет собой документирование процессов, в качестве таких продуктов используются программы моделирования БП организации.

9.5. Программные продукты зарубежных производителей

Из программ зарубежных производителей распространение в России получили ARIS (11) и BPwin (7).

ARIS – это методология и базирующееся на ней семейство программных продуктов, разработанных компанией IDS Scheer AG (Германия) для структурированного описания, анализа, последующего совершенствования бизнес-процессов предприятия и управления ими, а также подготовки к внедрению сложных информационных систем.

Организация в ARIS рассматривается с четырех точек зрения (рис. 9.5.1):

• организационной структуры;

• функциональной структуры;

• структуры данных;

• структуры процессов.

При этом каждая из этих точек зрения разделяется еще на три подуровня: описание требований, описание спецификации, описание внедрения. Среди большого количества возможных методов описания можно выделить следующие:

• EPS (event-driven process chain) – метод описания процессов, нашедший применение в системе SAP R/3 (рис. 9.5.1);

• ERM (Entity Relationship Model) – модель «сущность-связь» для описания структуры данных;

• UMl (Unified Modeling language) – объектно-ориентированный язык моделирования.

Программные продукты ARIS используются на этапах цикла работ по созданию и развитию бизнеса – от разработки стратегии предприятия до реорганизации основополагающих БП, от управления стоимостью процессов до внедрения информационных систем и последующей оптимизации деятельности предприятия.

ARIS в высокой степени функционален и в то же время довольно сложен для использования, требует значительных усилий по программированию, чтобы получить удобную отчетность на выходе.

BPwin совмещает в одном инструменте средства моделирования процессов (нотация IDEF0 – рис. 7.7.2), потоков данных (нотация DFD – рис. 2.8.4) и потоков работ (нотация IDEF3 – рис. 9.5.2), координируя эти три основных аспекта бизнеса. BPwin – средство, позволяющее адекватно отслеживать соответствие структуры бизнеса, документооборота, финансовых потоков жестким и динамичным требованиям экономики. BPwin дает возможность наглядно представить деятельность и структуру в виде модели, что позволит оптимизировать работу организации (рис. 9.5.3).

С помощью функционального моделирования (нотация IDEF0) можно провести систематический анализ бизнеса, сосредоточившись на регулярно выполняемых функциях, необходимых для этого ресурсах, результатах и исходных материалах (сырье).

Рис. 9.5.3. Ключевые нотации программно-методических решений BPwin

9.6. Программные продукты отечественных производителей

В настоящее время на рынке продуктов программного обеспечения моделирования бизнес-процессов представлена продукция и отечественного производителя, которую можно использовать для создания системы регламентации и документации СМК, а также управления ею. Такие продукты дешевле зарубежных аналогов, что не умаляет их функциональности, и в силу разработки в последние годы имеют современный дружественный и, что немаловажно, русифицированный интерфейс. Рассмотрим некоторые из них.