ОргМастер предназначен для составления, хранения и загрузки иерархических классификаторов и установки взаимосвязей между ними (матричных проекций), создания единой бизнес-модели, а также формирования удобного пользовательского представления результатов работы по одной из методик, разработанной консалтинговой группой «БИГ» (рис. 9.6.1). Для каждого процесса определяются целевое назначение, сопряженные процессы (предшественник и потребитель), информационное взаимодействие и обрабатываемые информационные ресурсы, средства реализации
и регламенты исполнения. Существенной «изюминкой» программы является формирование диаграммы модели БП из набора матричных проекций, которая имеет свои плюсы, минусы и область эффективного применения, а не традиционным методом графического проектирования.
Business Studio – система визуального бизнес-моделирования, основное назначение которой – описание моделей бизнес-процессов предприятия (рис. 9.6.2), организационных структур, документооборота, с автоматической генерацией регламентов процессов, процедур, положений о подразделениях и должностных инструкций, доступных на каждом рабочем месте в форме HTMl-навигатора или документов Microsoft Word.
В Business Studio не предусмотрено формирование по умолчанию обязательных документов СМК, например, Руководства по качеству – его создание требует от пользователя навыков программирования.Рис. 9.6.3. Схема матричного моделирования бизнес-процессов и регламентов
9.7. Результат работы – представление информации пользователю
Рис. 9.7.1. Критерии выбора программного продукта
Итак, для успешного внедрения системы регламентации деятельности компании и СМК может быть полезен специализированный программный продукт. Какой выбрать? Ключевых критериев три (рис. 9.7.1). Во-первых, цена. Во-вторых, дружественность интерфейса (как быстро сотрудники компании смогут освоить и эффективно эксплуатировать продукт). А в-третьих, генерируемая отчетность. Именно выходная отчетность в виде регламентных документов является тем краеугольным камнем, который определяет выбор среды моделирования. Генерация регламентов, в том числе в форме HTMl-навигатора (пакет регламентов с гиперссылками между всеми объектами), является наиболее важной функцией программы.
Что такое HTMl-навигатор? После того как создана модель БП, сформированы регламентные документы и оргструктура компании, перед специалистами по организационному развитию возникает задача распространения этой информации среди заинтересованных лиц и сотрудников предприятия (п. 4.1 и 5.6.5 ГОСТ Р ISO 9001:2001). При решении этой задачи специалистам приходится сталкиваться со следующими трудностями.
• У заинтересованных лиц отсутствует программное обеспечение для моделирования и им нельзя передать информацию непосредственно в файлах.
• Большое число документов и необходимость их обновления затрудняют распространение бумажных копий . Даже у небольшой компании число регламентных документов может достигать нескольких сотен.
• Более или менее приемлемым является распространение документации в формате одного из распространенных текстовых редакторов, например Microsoft Word. Но при большом числе документов сложно анализировать информацию и быстро находить нужные.
HTM-навигатор позволяет сделать результаты работы специалистов по моделированию и описанию бизнес-процессов доступными всем заинтересованным лицам и сотрудникам компании. Модели и регламентные документы можно быстро обновлять и затем просматривать на любом рабочем месте, где установлен стандартный web-браузер.
9.8. HTMl-навигатор – удобная и быстрая работа с информациейРис. 9.8.1. Business Studio – HTMl-навигатор, Положение о подразделении (пример)
HTMl-навигатор – это статичный web-сайт, который автоматически создает программа. Ключевая возможность HTMl-навигатора – возможность переходов между документами. Каждый объект системы в HTMl-навигаторе представлен гиперссылкой, в том числе и приложенные к объектам внешние файлы (например, формы документов в формате Microsoft Word). Благодаря этому обеспечивается удобная и быстрая работа с информацией.
Полученный результат можно использовать для:
• публикации на внутреннем или внешнем интернет-портале;
• передачи сотрудникам компании;
• проведения презентаций.
Для создания HTMl-навигатора программы моделирования БП имеют специальные приложения – ARIS Business Process Management Portal – публикация моделей бизнес-процессов в Интранет и работа над их улучшением; Model Navigator – продукт для просмотра моделей Erwin и BPwin с возможностью генерации отчетов; Е-Мастер – система управления организационной информацией ОргМастер. Business Studio создает такой HTMl-навигатор непосредственно из программы....9.9. Корпоративный портал
Рис. 9.9.1. Корпоративный портал – регламент процесса (пример)
На рисунках 9.9.1–9.9.8 представлены примеры скриншотов корпоративного портала.
В программе Business Studio созданы элементы корпоративной архитектуры – модели организационной и функциональной структур компании (рис. 9.9.6), процессная модель (см. рис. 9.9.1 и 9.9.2), модель закрепления ответственности, модель БП верхнего уровня, классификатор документов (рис. 9.9.7), прикреплены «внешние» (созданные не в программной среде Business Studio) документы (подробнее об этом – в элементе 10.1).
Каждому элементу модели (процессу, процедуре, объекту, субъекту и т. д.) соответствует «паспорт» (набор характеристик), заполняя который пользователь создает параметры процесса, должности, подразделения. Эти данные попадают в отчет по конкретному элементу. Чем больше данных, тем подробнее получается отчет. К каждому элементу можно также «прикрепить» любое число «внешних» документов, при этом формируются классификатор (реестр) документов и маршрут движения документа (документооборот, см. рис. 9.9.7). При необходимости можно сохранять в указанной директории или просматривать данный документ, используя гиперссылку в окне документа (рис. 9.9.7 и 9.9.8).
Таким образом, использование программного продукта позволяет:
1. Сформировать взаимосвязанные модели организации.
2. Создать систему взаимосвязанных, стандартных регламентов.
3. Проводить постоянную актуализацию регламентов.
4. Представить пользователю полную информацию о запрашиваемом объекте, указать все связи и документы, связанные с ним.
5. Создать информационную основу с целью последующей детализации регламентов, систематизации и описания операций в целях внедрения ERP.
6. Способствовать внедрению системы регламентации компании и СМК.
Применение программного продукта позволяет сконцентрироваться на проблемах наполнения регламентов актуальной информацией, а не над тем, как это сделать и как довести эту информацию до сотрудников.
Рис. 9.9.2. Корпоративный портал – диаграмма процесса (пример)
Рис. 9.9.3. Корпоративный портал – положение о департаменте (пример) Рис. 9.9.4. Корпоративный портал – положение об отделе (пример) Рис. 9.9.5. Корпоративный портал – должностная инструкция (пример) Рис. 9.9.6. Корпоративный портал – классификаторы функций и структурных звеньев (пример) Рис. 9.9.7. Корпоративный портал – классификатор документов, маршрут документа (пример) Рис. 9.9.8. Корпоративный портал – просмотр прикрепленного внешнего документа (пример) Рис. 9.9.9. Организация обновлений регламентов, моделей деятельности и корпоративного портала10. Практикум. Создание комплексной системы моделирования и регламентации деятельности компании в целях развития ее корпоративной архитектуры и СМК
Ключевые понятия
• Корпоративная архитектура компании – модель организации компании, увязанная с регламентирующими документами и методиками.
Ключевые понятия
• Корпоративная архитектура компании – модель организации компании, увязанная с регламентирующими документами и методиками.
• Электронная корпоративная архитектура компании – совокупность компонент корпоративной архитектуры компании, разработанных и поддерживаемых с применением информационных технологий.Рис. 10.0.1. Развитие представлений корпоративной архитектуры
10.1. Ключевые регламентирующие модели и документы в составе корпоративной архитектуры
Укрупненно методика детализации и регламентации корпоративной архитектуры компании показана на рис. 10.1.1, а характеристики регламентирующих документов и модулей – в таблице 10.1.1. Развитие детализации на положения о подразделениях описано в разделе 10.2, пример реализации методологии в ОГК-3 проиллюстрирован в разделе 10.3.Рис. 10.1.1. Укрупненная логика детализации корпоративной архитектуры Таблица 10.1.1
Продолжение табл. 10.1.1
Продолжение табл. 10.1.1
Продолжение табл. 10.1.1
Продолжение табл. 10.1.1
Окончание табл. 10.1.1
Итого: типовые компоненты корпоративной архитектуры
• Корневая модель бизнес-процессов компании
• Приказ о распределении ответственности между первыми руководителями
• Политика в области организации моделирования и регламентации бизнес-процессов
• Карты (детальные регламенты) бизнес-процессов
• Реестр внешних регламентирующих документов
• Организационная схема компании
• Внутренние регламентирующие документы
• Модели ответственности подразделений за исполнение подпроцессов и функций
• IDEF0 – представление бизнес-процессов
• Положение о департаментах
• Организационные схемы департаментов
• Положения об отделах
• Организационные схемы отделов
• Процедуры, потоковые диаграммы (CFFC диаграммы), инструкции
• Карты рабочих мест
• Должностные инструкции
• Положение о корпоративной архитектуре
• Электронная модель корпоративной архитектуры
10.2. Гармонизация бизнес-процессов и организационно-функциональных моделей
Рис. 10.2.1. Последовательность разработки функциональной модели компании (пример)Организационная структура компании – это не просто схема, на которой указаны подразделения и взаимосвязи подчинения между ними. Она должна отражать логику функционирования организации и соответствовать стратегическим направлениям ее развития. Несущими конструкциями структуры являются организационная схема и организационно-функциональные модели компании.
Дизайн и совершенствование организационной структуры – важная часть организационного развития, процесса изменений, совершенствования системы управления.
Довольно сложная часть организационного дизайна компании связана с детальным моделированием ее функционала. Возможный сценарий разработки функциональной модели компании представлен на рис. 10.2.1.
На основании «Корневой модели бизнес-процессов» разрабатывается «Модель закрепления ответственности за бизнес-процессы», которая определяет владельцев БП, головные структурные подразделения. Владельцы БП уточняют границы, входы и выходы БП, определяют функции (первого уровня), исполнение которых происходит в рамках процесса. На основании этих данных разрабатываются «Карта бизнес-процессов», «Модели функций первого уровня» и «Классификатор функций бизнес-процессов».
Далее разрабатываются «Модели согласования функций от бизнес-процессов с функциями департаментов», «Модели распределения функциональной ответственности между исполнительным аппаратом и филиалами компании» (рис. 10.2.2). Результаты учитываются в положении о департаменте, в положении о филиале и в Классификаторе функций структурных подразделений.
На следующем шаге объекты рассмотрения детализируются, разрабатываются «Модели согласования функций департаментов с функциями отделов» и на этой основе уточняются положения о департаментах, модели распределения функциональной ответственности между исполнительным аппаратом и филиалами компании, классификаторы функций структурных подразделений. На основе результатов согласования функций департаментов и отделов пополняется Классификатор функций структурных подразделений и уточняются положения об отделах (см. рис. 10.2.2).Рис. 10.2.2. Схема согласования бизнес-процессов и положений о структурных подразделениях В результате применения процедур согласования и гармонизации происходит последовательная декомпозиция БП в функции первого уровня (функции владельцев БП), функции второго уровня (функции руководителей департаментов) и в функции третьего уровня (функции руководителей отделов) (рис. 10.2.3).
...На основе «промежуточных» моделей согласования функций разрабатывается интегрированная организационно-функциональная модель компании, которая используется для выполнения следующих функций:
• аудит и актуализация нормативных и организационно-правовых документов;
• выявление избыточных и дублированных функций структурных подразделений;
• совершенствование организационной структуры компании;
• координация взаимодействия между структурными подразделениями компании;
• разработка процессной модели компании;
• развитие системы менеджмента качества.
Организационно-функциональное моделирование в итоге поддерживает системную разработку и взаимную гармонизацию таких документов, как:
• Приказ о распределении обязанностей между генеральным директором, членами правления, заместителями генерального директора компании.
• Положение о компании.
• Положение о департаментах.
• Положение о филиалах компании.
• Положение об отделах.
• Должностные инструкции работников компании.
По результатам анализа организационно-функциональной модели ведется постоянная корректировка организационных документов компании.
Рис. 10.2.3. Древо декомпозиции функций
Потребность в организационных изменениях, совершенствовании организационной структуры и соответственно организационно-функциональной модели и доработке возникает в ряде ситуаций:
• При развитии компании (расширение функциональной области).
• При изменении рыночных условий деятельности.
• При появлении новых направлений деятельности (внедрение новых, реорганизация существующих бизнес-процессов).
• При отставании организационной структуры от развития компании.
• При расширении бизнеса компании.
Поэтому в конечном итоге при разработке системы управления через регламентацию деятельности компания последовательно решает две задачи (вспомним элемент 3.4 настоящего Навигатора): сначала разрабатывает и применяет систему регламентации деятельности, а затем разрабатывает и применяет систему мониторинга и постоянных улучшений регламентации деятельности (рис. 10.2.4).Рис. 10.2.4. Как разрабатывается и применяется система управления посредством регламентации деятельности
10.3. Опыт проектирования и внедрения бизнес-процессов в целях регламентации и создания СМК [12]
10.3.1. Процессы регламентации деятельности 10.3.2. Ключевые фокусировки на старте проекта развития корпоративной архитектуры 10.3.3. От функционального к процессному подходу организации деятельности компании 10.3.4. Этапы проектирования и передачи ответственности за разработку, применение и улучшение моделей и регламентов бизнес-процессов 10.3.5. Компоненты корпоративной архитектуры компании 10.3.6. Корневая модель бизнес-процессов ОГК-3 10.3.7. Построение корневой модели бизнес-процессов по шагам 10.3.8. Политика описания бизнес-процессов 10.3.9. Развитие модели бизнес-процессов компании по шагам 10.3.10. Компоненты регламента «Политики регламентации деятельности в области…»