10.4. Детальная регламентация бизнес-процессадо уровня процедур
Часть IV. Справочники
11. Дополнительная навигация для тех, кто намеревается продолжать заниматься проектами регламентации деятельности
12. Выделение ключевых бизнес-процессов
13. Контент-термины, используемые в модульной программе «Навигатор для профессионала»
14. Обучение и повышение компетенции профессионала
15. Пиктограммы модульной программы «Навигатор для профессионала»
16. Литература
11. Дополнительная навигация для тех, кто намеревается продолжать заниматься проектами регламентации деятельности
11.1. Как разработать комплексную систему регламентации (КСР) деятельности компании
11.1.1. Предназначение КСР
• КСР имеет целью обеспечение реализации стратегических и операционных целей компании с помощью системной регламентации ее деятельности.
• КСР опирается на гармонизированное применение процессных, проектных, функциональных моделей и регламентов организации деятельности, рациональное формирование организационной структуры и моделей ответственности.
• КCP ориентирована на постоянное совершенствование организации деятельности компании.
• Общее представление КСР задается в виде описания состава и политик построения и документов и моделей корпоративной архитектуры компании . Ее модели используются для разработки и поддержания функционирования KCP.
• КСР компании составляет также основу регламентации, применяемой в системах менеджмента качества, и может разрабатываться как самостоятельный объект либо как компонент СМК.
11.1.2. Правила, о которых не следует забывать при разработке КСР
Практика бизнеса выявила ряд поучительных правил осуществления проектов регламентации деятельности компании, о которых не следует забывать. В их число можно включить следующие.
• Не знаешь броду, не суйся в воду. / Прежде всего научись ориентироваться в предметной области.
• Возможности локальной оптимизации ограничены. / На глобальных рынках конкурентоспособность компании создают системные решения.
• В связанной системе надежность и эффективность определяются слабым звеном. / Выстраивай проект от слабого звена и от логики разработки решения.
• Нет козырей – ходи с бубей. / Если есть уверенность и не хочется проводить длительные организационные диагностики, начинай с первоочередных шагов, которые необходимы при любых сценариях развития регламентации деятельности компании. Например, удобно начинать с первичного структурирования компании. Диагностику проводи параллельно.
• Компетенции в проекте потребуются разные: однократные, постоянные и непрофильные. / Разработку и внедрение принятых решений, даже при недостатке внутренних специальных компетенций в компании, все равно кто-то должен сделать. Необходимость привлечения разовых исполнителей обеспечивается: договорами подряда; непрофильных – через аутсорсинг; постоянных – через создание внутренних центров компетенции компании. Отсюда варианты кадрового обеспечения проекта:
а) разработку выполняют внешние консультанты, а собственные сотрудники предоставляют информацию по запросам (экспертный консалтинг);
б) разработку ведут сотрудники компании под руководством внешних консультантов (процессный консалтинг);
в) разработка организуется проектным офисом, сформированным из внешних специалистов и собственных сотрудников (проектный инжиниринг).
• У семи нянек дитя без глаза. / По каждой задаче необходимо определить своего головного руководителя.
• Не числом, а умением. / Для успеха проекта нужен лидер, а не только перегруженные оперативной деятельностью руководители.
Рис. 11.1.2.1. Формальное представление ключевых понятий в области регламентации деятельности компании
• Если активов на миллиард, то и менеджмент должен быть адекватен миллиарду. / Иначе активов останется на миллион.
• Скупой платит дважды или четырежды. / Недофинансированные, а потому незавершенные разработки регламентов устойчиво проявляют тенденцию к быстрой потере потребительской ценности, и все приходится начинать сначала.
• Инвестиции в регламентацию без последующей поддержки решений – деньги на ветер. / Регламент без применения и адаптации быстро становится ненужным.
• Не уверен, не начинай. / Начал – успешно заверши.
11.1.3. Навигация по предметной областиНа рисунке 11.1.3.1 показаны опорные концепты в предметной области «Регламентация деятельности компании».
Ключевые понятия в части процессной, функциональной и организационной регламентации деятельности компании представлены на этом рисунке в форме онтологической схемы. Здесь онтология – представление, которое включает словарь указателей на термины предметной области и логические соотношения, которые описывают, что эти термины означают, как они соотносятся между собой и как могут или не могут быть взаимосвязаны. Онтологии поддерживают представления и обмен знаниями о предметной области.
В качестве особенностей новейших решений в сфере регламентации деятельности компании можно отметить возможность применения для регламентации не только традиционных документов, но моделей организации деятельности, в том числе электронных моделей, создаваемых с помощью специализированных программ.
11.1.4. Ключевые взаимосвязиНа рисунке 11.1.4.1 показаны области применения популярных решений по регламентации, а также ключевые взаимосвязи компонент корпоративной архитектуры компании, которые необходимо учитывать и прорабатывать при развитии КСР.
В число этих решений и взаимосвязей входят следующие.
• Закрепление БП и функций за организационными звеньями, составляющее основу моделей регламентации ответственности.
• Определение взаимодействия бизнес-процессов.
• Оценка согласованности бизнес-процессов и функций, положенная в основу гармонизации процессных описаний деятельности компании и Положений о подразделениях.
• Распределение функций, образующих бизнес-процессы, по уровням управления в качестве основы функционального наполнения иерархии систем управления компании.
• Оценка соответствия корпоративной архитектуры и ее компонент стратегическим установкам компании, что составляет основу стратегической гармонизации корпоративной архитектуры.
• Включение комплексной регламентации в качестве компонента СМК, позволяющее гармонизированно расширять регламентацию деятельности компании до уровня требований СМК.
• Применение специализированных программных средств, позволяющее использовать для регламентации деятельности решения типа «Электронные регламенты и регламентационные корпоративные порталы» и создавать интегрированные (посредством ИТ) системы регламентации и СМК.
11.1.5. Информационная поддержка профессионала по тематике КСРВопросы регламентации деятельности рассматриваются в Модульной программе «Навигатор для профессионала» в следующих изданиях (1–4):
Вопросы регламентации деятельности рассматриваются в Модульной программе «Навигатор для профессионала» в следующих изданиях (1–4):
1. 7 нот менеджмента. Настольная книга руководителя / Под ред. В.В. Кондратьева. – М.: Эксмо, 2007.
2. Даешь инжиниринг! – М.: Эксмо, 2007.
3. Проектируем корпоративную архитектуру. – М.: Эксмо, 2007.
4. Показываем бизнес-процессы. – М.: Эксмо, 2008.
5. HR-инжиниринг. – М.: Эксмо, 2008.
Указанные вопросы рассматриваются в (2–4) на уровне навигации в предметных методиках в качестве введения в тематику. На сайте проекта www.big-group.ru приведены детальные ссылки-указатели на информационные элементы модульной программы «Навигатор для профессионала» по тематике КСР.Рис. 11.1.4.1. Области применения популярных решений по регламентации 11.1.6. Программа разработки КСР В таблице 11.1.6.1. представлена общая программа действий по разработке КСР.
Таблица 11.1.6.1
Окончание табл. 11.1.6.1
11.1.7. Популярные локальные проекты развития регламентации деятельности компании В определенных ситуациях компания может выбрать тактику развития системы регламентации через последовательную реализацию локальных проектов. В таблице 11.1.7.1. и на сайте проекта www.big-group.ru приведены полезные ссылки на информационные элементы модульной программы «Навигатор для профессионала», описывающие популярные проекты в области развития методов регламентации деятельности компании.
Таблица 11.1.7.1
Окончание табл. 11.1.7.1
11.2. Как разработать систему менеджмента качества (СМК)
11.2.1. Предназначение СМК
• СМК имеет целью обеспечение реализации целей и политики компании в области качества посредством организации ее деятельности с использованием стандартов ISO 9000:2000.
• СМК не заменяет систему управления компанией, а является одной из составляющих ее подсистем.
• Разработка СМК предполагает в качестве базовой предпосылки развитую систему регламентации деятельности компании. Если же такая система отсутствует, то следует ее создать.
• К одной из главных особенностей СМК можно отнести возможность проведения компанией (на добровольной основе) сертифицированного аудита корпоративной СМК на соответствие требованиям стандартов ISO 9000:2000.
• Ряд общесистемных принципов, сформулированных в стандартах ISO 9000:2000, могут быть успешно использованы и при разработке других подсистем управления.
11.2.2. Правила, о которых не следует забывать при разработке СМК (дополнения к 11.1.2)
• Не сотвори себе кумира. / Учитывая, что стандарты ISO 9000:2000 в значительной мере отражают лучшую практику конца 80-х и 90-х годов ХХ в., сегодня разрабатывая перспективную СМК, целесообразно сразу ориентироваться не только на их использование, но и на опережение.
• Доверяй, но проверяй. / Сегодня можно констатировать одновременное наличие и параллельное применение компаниями целого ряда стандартов и методик менеджмента, лишь частично гармонизированных между собой, частично взаимодополняющих, частично взаимозамещающих, частично конкурирующих между собой. По всей видимости, процесс развития существующих методик и стандартов, создания все новых методик и стандартов будет продолжаться и впредь.
В этих условиях каждая компания оказывается перед необходимостью разработки в чем-то индивидуализированной системы управления, адекватно и наилучшим образом (с позиции видения менеджмента) использующей достижения лучших методик и практик менеджмента как по составу, так и по содержанию.
• Инвестиции, ранее сделанные в регламентацию, должны работать и в СМК. / Многие решения по развитию регламентации деятельности компании можно использовать как компонент СМК.
• СМК – это не весь менеджмент. / Целесообразно сразу ориентироваться не только на разработку СМК, но и на разработку конкурентоспособной интегрированной системы управления, включающей как компонент и СМК.
11.2.3. Метод разработки СМК, базирующейся на комплексной системе регламентации (КСК)
• В случае принятия решения о создании в компании СМК хороший результат может дать ее разработка, опирающаяся на комплексную систему регламентации. В этом случае КСК играет роль как компоненты системы менеджмента качества, так и более универсальную роль регламентационной компоненты всей организации деятельности компании. Специалисты полагают, что по трудоемкости разработка регламентов составляет более половины от всего проекта разработки и внедрения СМК.
• При наличии базовых регламентов (см. раздел 11.1) остальной объем работ по СМК сводится к следующим мероприятиям.
– Разработка недостающих специальных регламентов – Политики в области качества, документооборот, управление документацией и др. (см. рис. 11.2.3.1).
– Организация ведения записей качества.
– Организация процедур мониторинга и улучшения качества продукта, качества регламентов и качества их исполнения.
– Создание организационной структуры качества (Комитет по качеству и Уполномоченные по качеству).
– Целевое корпоративное обучение.
– Организация процесса функционирования СМК и внедрение методик реализации качества.
– Развитие практик применения инструментов СМК.
– Подготовка (при необходимости) компании к сертификации на соответствие требованиям стандартов ISO 9000:2000.
11.2.4. Информационная поддержка профессионала по тематике СМК
Полезные ссылки-указатели по тематике СМК на информационные элементы даны в модульной программе «Навигатор для профессионала». По тематике СМК материалы приведены на сайте проекта www.big-group.ru .
Успехов в разработке и применении КСР и СМК!
Рис. 11.2.3.1. Состав документации СМК
12. Выделение ключевых бизнес-процессов
Контент
• Типовые бизнес-процессы – создание и сдача объектов инфраструктуры, создание и продажи продуктов и услуг.
• Жизненный цикл объекта инфраструктуры – проектирование, поставки для создания объекта (прокьюремент), создание объекта, сервисное обслуживание, реконструкция или утилизация.
• Жизненный цикл продукта – разработка, подготовка производства, снабжение и поставки, производство, сбыт, сервис, утилизация.
• Девелопер – разработчик, конструктор ( deve•op – проектировать, развивать, создавать).
• Инвестиционное структурирование – внятное изложение идеи в привлекательном для потенциальных инвесторов виде и описание того, какие ресурсы нужно привлечь и как именно. Бизнес-план – стандарт представления структурированной идеи.
• Венчурное финансирование – инвестиционное финансирование на стадии проработки идей (большой риск – большая премия).
• Прокьюремент – управление поставками ( procurement – заготовка, приобретение, поставка).
• EPC-подрядчик (Engineering, Procurement, Construction) – исполнитель проекта создания объекта «под ключ», выполняющий инжиниринг, поставку и строительство. Компания EPC-подрядчик осуществляет проект с нуля и ведет его от стадии подготовки технической документации и поставки оборудования до набора персонала, отвечает за соблюдение согласованных сроков строительства и показателей эффективности. Задача инвестора при этом – своевременно обеспечить финансирование работ.
• EPC-контракт – контракт на выполнение работ «под ключ». Подобная практика широко распространена во всем мире.
• Производственный (трансформационный) бизнес-процесс – преобразовывает затраты (вход) в результат (выход), решая в процессе трансформации задачи достижения поставленных целей (прибыльность, конкурентоспособность).
• Промышленный инжиниринг (p•ant-engineering) – процесс поддержки, обеспечения функционирования и постоянной модернизации изделий или объектов в ходе их эксплуатации и старения. Этим занимаются специальные сервисные службы.
• Жизненный цикл объекта/продукта – длительность использования; определяется еще на этапе проектирования и зависит от свойств самого объекта/продукта и от отрасли, в которой используется.
• Модернизация – частичное обновление, усовершенствование продукта в соответствии с новыми достижениями науки и техники.
• Реконструкция – кардинальное изменение устаревшего объекта.Рис. 12.0.1. Жизненный цикл объекта инфраструктуры и продукта, выпускаемого объектом
Рис. 12.0.2. Смена процессов в экономике12.1. Ключевые процессы
Рис. 12.1.1. Цикл создания и применения объектов инфраструктуры, производящих продукты и услугиВ предыдущих разделах шла речь о бизнес-процессах (БП), о разных формах их представления, о системах управления БП, о БП как основе организации деятельности. Можно ли представить всю мировую экономику как некий глобальный БП? С определенной условностью можно.