С большой буквы следует писать:
собственные имена существительные и имена прилагательные, обозначающие государственную и национальную принадлежность;
слова, обозначающие названия фирм, организаций, отделов;
названия городов, штатов, республик, улиц, площадей, районов, гостиниц, зданий, нумерацию этажей, квартир, комнат;
названия месяцев и дней недели;
названия некоторых товаров, торговых марок, документов.
Длинные деловые письма обычно не пишут. Если же письмо не уместилось на 1 странице, в конце листа делают пометку типа continued over (продолжение следует) или see overleaf (см. на обороте).
Письмо заканчивают словами Sincerely Yours («Искренне Ваш») или Yours («Ваш»). Затем ставят подпись и указывают фамилию и должность. Причем имя лучше написать полностью, чтобы не ставить вашего партнера в трудное положение и заставлять его гадать о принадлежности вашего пола.
Письмо-отказ, правильно написанное, помогает оставить о вас хорошее впечатление, несмотря на ваш отказ. Здесь также есть свои нюансы. Начать письмо следует с нейтральной позиции. Надо обязательно перечислить все, с чем вы согласны. Причем здесь очень важно избегать таких слов, как «но», «однако», «к сожалению». Они способны создать впечатление, что вы с ходу отвергли все предложения. Затем перечислите и объясните все причины отказа. Причем это следует сделать ясно, четко, без общих формулировок, избежать как краткости, так и чрезмерных объяснений. Также не стоит прятаться за правила и бюрократические процедуры. Сам отказ обязан логически вытекать из всего содержания письма. Всегда требуется поддерживать имя фирмы и выражать готовность продолжить сотрудничество.
Письмо-предложение должно заинтересовать и уговорить партнера. Здесь перед его написанием надо разобраться в продукции, услуге или идее, узнать какую-либо информацию об адресате письма, чтобы суметь его заинтересовать.
Адресата следует заинтересовать с самого начала письма, пробудить его любопытство, может, предложить снижение цен. Нужно избегать типичных ошибок в таком письме: неумных и нереальных вопросов типа «Как удвоить доходы, снизив количество рабочих часов в неделю?»
После чего надо сделать акцент на главных моментах: описании товара, его качестве, результатах его использования.
Потом можно обратиться к чувствам или логике покупателя либо к тому и другому сразу.
В конце письма указать на конкретный поступок, который требуется сделать покупателю. В конце письма желательно еще раз напомнить все плюсы приобретения данного товара.
В современном мире люди стали чаще общаться по электронной почте. Здесь существуют свои правила и нормы.
Опишем их с самого начала. Такие поля, как «от кого» и «тема письма», должны быть всегда заполнены. Непременно следует писать свое имя. Персональное имя часто можно просто присоединить к сообщению в качестве комментария. Отметим, что персональное имя обычно лучше, чем просто адрес e-mail. Следует всегда использовать осмысленные имена. В этом случае, если адрес будет ошибочным, администратору станет легче найти вас по имени.
Все письма должны быть с темами. Именно по темам пользователь ориентируется при просмотре своей почты. Следует избегать бессмысленных названий. Точный заголовок – это лучшее средство определить тему беседы. При смене темы требуется также сменить и название письма.
Само письмо должно быть выдержано в стиле беседы. При ответе на вопрос следует быть кратким. Нужно всегда придерживаться темы беседы; если же ее изменили, то лучше послать новое письмо, которое адресат в состоянии хранить отдельно. Весь текст не стоит писать заглавными буквами, его будет трудно читать. Следует разбить текст на смысловые абзацы. Не стоит писать слишком длинные предложения.
Избегайте грамматических ошибок. Многие считают, что если электронное письмо самое быстрое, то можно не думать о правописании, что в корне неверно. Во-первых, такое письмо трудно читать, во-вторых, каждый уважающий себя человек обязан быть грамотным.
Не следует писать письма под влиянием эмоций: вы способны позже раскаяться в своем порыве; лучше выпейте сначала чашку чая и успокойтесь и только потом приступайте к написанию письма.
Не стоит указывать в письме номер вашей кредитной карточки. Ваше письмо могут перехватить, и ваш счет окажется под угрозой.
При ответе на письмо неплохо включить в него отрывки из письма, на которое отвечаете. Можно в текст вносить отрывки из оригинала, чтобы адресат легче вас понял. Но при этом не следует чрезмерно переусердствовать. Никому не понравится получить в ответ собственное послание с небольшой припиской в конце. Лучше каким-нибудь образом отделять ваше письмо от цитируемых фраз.
Не стоит смешивать в 1 письме информацию личного и общего характера. Если вы получили письмо из веерной рассылки, то на него допустимо не отвечать каждому адресату, лучше написать письмо непосредственно автору. В конце сообщения всегда ставится подпись, которая содержит информацию о контактах. Подпись поможет идентифицировать вас, также она в состоянии содержать данные о других видах связи (телефон, факс). Сама подпись должна быть достаточно короткой, примерно 4–7 строчек.
Следует избегать выражений, которые способны стать причиной ссоры на религиозной, политической, сексуальной почве. Не стоит использовать замечания, которые понятны лишь небольшому кругу лиц.
В электронной почте, как и во всех других видах связи, требуется соблюдать правила вежливости. Не нужно забывать о таких словах, как «пожалуйста» и «спасибо», даже если вы общаетесь по электронной почте.
Не всегда вам могут ответить немедленно, не следует думать, что если адресат не ответил вам в течение 15 мин., то он вас игнорирует.
Не стоит передавать через электронную почту слишком личную информацию, от этого способны пострадать не только вы, но и ваш адресат.
В своем письме вы обязаны полностью отображать информацию по теме, чтобы ваш адресат понял, о чем идет речь.
В электронной почте вместо жестов используют смайлики для выражения своего отношения. Это символы, которые напоминают лицо.
Чаще применяют следующие смайлики.
:-) или:) обозначают улыбку; их используют для выражения радости, удовольствия.
:– (– это несчастное лицо, выражающее разочарование или сожаление.
;-) или;) обозначают подмигивающее лицо, выражающее иронию или усмешку.
Существуют около 100 различных смайликов, которые используют в электронном общении. Они придадут посланию живость, но не стоит переусердствовать.
Среди других коммуникативных устройств важное значение занимает телефон. Любой разговор по телефону следует начать с представления. Затем обязательно надо спросить, не помешали ли вы своим звонком, не отвлекаете ли от важных дел.
Любой телефонный разговор не должен занимать много времени. Постарайтесь быть кратким. Если вы будете вести слишком долгий разговор, то до вас или до вашего собеседника не смогут дозвониться другие люди. Не стоит вести по телефону пустых разговор. Если хотите просто поговорить, то лучше для этого встретиться где-нибудь и провести его в приватной обстановке. Если кто-то ошибся, то не следует грубить, нужно просто вежливо ответить, что он ошибся номером. Следует всегда помнить, что телефон изобрели для того, чтобы, перед тем как прийти в гости предупредить знакомых.
Нужно подумать, перед тем как звонить по телефону, о том, будет ли ваш звонок приятен, не побеспокоите ли вы абонента, стоит ли вам звонить именно по этому вопросу.
По телефону не принято звонить и выражать сочувствие. Надо лично прийти на помощь, своим присутствием выразить сочувствие, снять стресс, посодействовать в выполнении некоторых дел. По телефону может выразить сочувствие только больной человек, который не в состоянии сам прийти на помощь.
Звонить по телефону нужно не раньше 8 ч утра и не позже 10 ч вечера в будние дни, в выходные дни – не раньше 10 ч утра. Необходимо знать, что все деловые звонки надо выполнять только в будние дни и рабочие часы, даже если вам дали номер мобильного телефона. Личные звонки обычно следует делать в вечернее время. Причем требуется помнить и о различных обстоятельствах, например о времени прихода с работы, маленьких детях и т. п. Не следует звонить в позднее время. Если же это срочный звонок, то можно позвонить и поздно; но если после 5-го или 6-го звонка вам не отвечают, то лучше положить трубку и позвонить на следующий день.
В некоторых вопросах излишняя вежливость при телефонных звонках неуместна. К таким звонкам можно отнести обращения к телефонисткам, в различные экстренные службы помощи. Такие фразы, как «Не будете ли вы так любезны», «Не откажите в моей просьбе», только затягивают разговор. Можно просто обойтись словами «спасибо» и «пожалуйста».
Если же вы звоните в экстренную помощь, то надо быстро и четко изложить суть вопроса.
Если же вы звоните в экстренную помощь, то надо быстро и четко изложить суть вопроса.
Тот, кто звонит по телефону, обязан первым начать разговор, поздороваться, затем представиться и позвать к телефону нужное лицо. Причем не забыть попросить вежливо. Если же вы не уверены, что попали именно туда, то сначала должны уточнить этот момент. Если вы ошиблись номером, то его также следует уточнить. Для чего можно спросить: «Извините, это номер 43–32–86?» Если вам ответят «нет», то значит, вы ошиблись при наборе цифр; если вам ответят утвердительно, то значит, вы неправильно записали номер телефона.
Если хотите быть интересным собеседником, то вам нужно иметь представление о последних новостях в политике, разбираться в спорте, фильмах, музыке. Также надо уметь интересно рассказывать какие-либо истории, произошедшие с вами.
Тот человек, который поднял трубку, обязан сказать: «Алло. Я слушаю», – ответить на приветствие и позвать нужного человека. Если же этого человека нет, то требуется сказать об этом звонящему и уточнить, что надо передать или когда ему лучше перезвонить. Если же нужный человек дома, но не в состоянии подойти к телефону, например он в ванной, то нужно ответить: «Вы не могли бы перезвонить через час? Он сейчас не может подойти к телефону». В любом случае следует предложить свою помощь.
Не следует обращаться к незнакомому человеку по телефону на «ты», называть собеседника словами «мужчина», «женщина», «бабушка» и т. п.: голос способен быть обманчивым, и вы можете ошибиться. Лучше обратиться безлично со словами «будьте любезны», «извините», «сделайте одолжение». Нельзя обращаться к собеседнице со словами «душечка», «милочка». Если вы попали не по адресу, то ваша собеседница в состоянии обидеться.
Не стоит долго разговаривать по телефону и перебирать все свежие новости.
Нельзя брать трубку и спрашивать: «Кто звонит?», – если звонок предназначен не вам.
Нельзя спрашивать по телефону: «Кто это?», – если в начале разговора вы не представились сами. Так как вы звоните по телефону, не стоит тратить на это лишнее время, надо просто четко назвать имя того, кто вам нужен.
Многие люди не любят говорить с автоответчиком: некоторые пугаются и молча опускают трубку, другие смущаются и забывают, что хотели сказать, начинают лепетать что-то несуразное. Чтобы избежать всех этих проблем, следует четко и кратко сформулировать фразу и произнести ее. Обычно достаточно просто назвать себя и номер телефона и попросить перезвонить вам. В этом случае можно не здороваться. Если не уверены, что автоответчик проверяют каждый день, то нужно назвать дату и время вашего звонка. Желательно также указать время, когда вам можно будет перезвонить.
Приглашать куда-либо через автоответчик некрасиво и бессмысленно, так как неизвестно, примут ваше приглашение или нет. Потому в данном случае надо обязательно дозвонится и пригласить лично.
В последние несколько лет все стали пользоваться мобильными телефонами. С одной стороны, это очень удобно: вы и вас способны застать в любом месте и в любое время. Но, с другой стороны, по той же причине он создает определенные неудобства. В общественных местах, таких как ресторан, театр, кинотеатр, парикмахерская, следует отключить его или поставить на вибровызов. Разговаривать по телефону на личные темы в общественных местах также некрасиво.
Основные принципы грамотного спора
Люди часто вступают в дискуссии и споры. Для того чтобы спор не перешел в скандал и оппоненты не стали врагами, следует придерживаться определенных правил. Первое, что надо знать, – при любых обстоятельствах, даже при самых благоприятных, людей практически невозможно мгновенно побудить к перемене взгляда. Если вам надо склонить человека к своей точке зрения, то прежде всего вы обязаны быть вежливы и корректны, прислушиваться к мнению других людей. Не стоит говорить человеку, что он не прав. Всегда надо помнить, что вы также в состоянии совершить ошибку и быть неправы. Это поможет вам избежать ненужного спора. Кроме того, ваш собеседник также проявит честность и попытается понять вашу точку зрения. Возможно, он тоже признает свои ошибки.
Перед тем как привлечь человека на свою сторону, надо сначала убедить его, что вы являетесь его другом, а не противником. Это самый верный путь к успеху. Можно также произнести специальные фразы, которые прекращают споры и заставляют слушать: «Я ничуть не осуждаю вас за ваше мнение…» или же «На вашем месте я бы испытывал то же самое».
При споре полезно вспомнить старую пословицу: «Дракой многого не добьешься, а уступив, получишь больше, чем ожидал».
Иногда, для того чтобы получить наилучший результат в споре, надо уклониться от него. В пылу спора человек, даже понимая, что он неправ, не всегда способен остановиться и признать чужую точку зрения, не уронив своего достоинства. Каждый человек в состоянии вспомнить не 1 такой пример из своей жизни. Поэтому можно просто высказать свою точку зрения и отступить, дав оппоненту возможность подумать. Через некоторое время, может быть, он станет с вами согласен или же вы сможете поговорить с ним в более спокойной обстановке.
Упорно доказывая свое и споря, человек никогда не придет к согласию. Любое недоразумение доступно решить только с помощью такта, примирения, дипломатии, стремления понять чужую точку зрения. В некоторых ситуациях лучше быть готовым пойти на компромисс. Поэтому можно смело предлагать альтернативные решения, которые устроили бы 2 стороны.
Иногда спор возникает на пустом месте или же способен быть запланированным. Во втором случае лучше быть к нему готовым. Для чего подумайте над своей позицией, сформулируйте все аргументы, подготовьте доказательства.
Иногда человек не в состоянии вести себя на равных, так как ему мешают психологические барьеры. Следует преодолеть их и не настраивать себя на то, что у вашего оппонента больше преимуществ, чем у вас.
Иногда можно немного отстраниться от спора и посмотреть на него со стороны. Не стоит принимать все близко к сердцу, иначе вы не сможете лучше разглядеть ошибки свои и вашего визави, что не позволит вам отстоять свою точку зрения.
Любой спор должен быть аргументирован и обоснован. Ваши доводы обязаны быть безупречными, вы не вправе уязвить или обидеть вашего оппонента. В деловом споре все аргументы должны быть приведены в последовательной связи. Если человек владеет приемами логического доказательства, то его шансы победить в споре станут намного выше, чем у людей, которые не знакомы с логикой. Именно поэтому многие школы бизнеса включают в программу обучения курс логики.
Любой человек, как правило, любит, чтобы его слушали, поэтому если вы научитесь внимательно слушать и заинтересованно реагировать на реплики собеседника, то с вами будет приятно побеседовать любому.
Выдержанный и вежливый человек в каждом споре всегда получит больше шансов на выигрыш. Иногда надо помолчать и выслушать других. Не стоит горячиться, нервничать и тем более переходить на личности. Помните: главное – это логика, аргументы и доказательства. Жесты, мимика, восклицания неуместны в споре, они только раззадорят ваших оппонентов. Если вы не в состоянии держать себя в рамках, то вам стоит задуматься о своем поведении и причине вашей нервозности.
Если между супругами постоянно возникают споры, то следует задуматься о разводе, но эта самая крайняя мера. Если в своих дискуссиях вы будете соблюдать определенные правила, то всегда можно достигнуть перемирия.
Никогда не говорите во время спора ироническим тоном: он вызывает протест и оскорбляет вашего собеседника. Все высказывайте деловым спокойным тоном, но ни в коем случае не агрессивным или капризным.
Старайтесь избегать недомолвок в разговоре, лучше все выскажите начистоту. Вам так станет легче найти взаимопонимание.
Не надо в споре ссылаться на мнение третьих лиц. Иногда спокойный разговор превращается в скандал, если кто-то упомянет, например, родителей или кого-то другого.
Не следует также обобщать все и говорить фразы типа «Ты всегда…». Лучше упомянуть какой-то 1 конкретный факт. Нельзя в семейной жизни часто прибегать к упрекам, даже если они заслуженны. Помните, что претензии убивают вашу любовь.
Не стоит повторять замечания несколько раз. Их дублирование не принесет вам успеха, если не отреагировали на них в 1-й раз. Близкому человеку можно и простить несколько странностей: у каждого из нас есть недостатки.
Старайтесь не выяснять отношения слишком часто. Если же у вас случился скандал, то лучше пусть он будет коротким, не раздувайте ссору.
В семейных отношениях многие заявления партнера требуют того, чтобы они были приняты на веру.
Глава 2 Деловой этикет
Встречают по одежке
Всем знакома старая поговорка «Встречают по одежке…» Может, не все с ней согласны, но она имеет право на существование. Более того, эта истина все же работает. И наиболее ярким примером того способен служить этикет деловой одежды, или, как сейчас принято говорить, дресс-код.