Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Пэт Никерсон 17 стр.

• Организуйте автосохранение материалов, которые могут понадобиться в будущем.

Насколько защищено ваше оборудование? Как часто в путешествии вы слышите объявления по громкой связи – кого-то вызывают на контрольный пункт забрать потерянный мобильный телефон или ноутбук? Вы содрогаетесь при мысли о такой злополучной, но весьма распространенной в аэропортах ситуации, когда данные, содержащиеся в ваших гаджетах, подвергаются риску. В качестве предупредительной меры используйте кодовые замки, бирки, программы по кодированию, розыску, удостоверению подлинности и предотвращению разрушения данных, а также средства удаления информации, необходимые при утилизации старого смартфона или ноутбука. Изучите эти средства защиты и сделайте свой выбор.

Азы обращения с оборудованием для всех, кто путешествует. Ваш компьютер, портативные устройства и мобильные телефоны должны быть защищены паролем и храниться подальше от посторонних. Оберегайте данные вашей компании и личные данные, а также оборудование.

• Не храните в своем устройстве незащищенные данные.

• Держите личные данные в другом месте, ведь воры могут выудить ваш номер страхового свидетельства, номер кредитной карты и другую банковскую информацию.

• Что касается физического аспекта безопасности, то применяйте визуальную маркировку: кусок цветного скотча, бирка или переводная картинка на вашем ноутбуке или планшете во время путешествий позволят вам отличить его от других похожих устройств. Особенно это актуально, если вы путешествуете с командой, и у всех ее участников гаджеты одного бренда.

• Не позволяйте водителям такси или автобусов грузить ваши устройства вместе с остальным вашим багажом, чтобы не подвергать их риску повреждения или утери.

• Не оставляйте ноутбук в гостиничном номере – ведь это излюбленная мишень для воров. Обеспечьте безопасность с помощью стального тросика, прикрепленного к чему-либо недвижимому, или поместите ваш ноутбук в сейф, если не можете взять его с собой.

ПОМНИТЕ: если ваше оборудование выйдет из строя или подвергнется риску, вы потеряете время, деньги и самообладание, пока снова не придете в рабочее состояние.

В отношении всего приятного в жизни (еды и напитков, работы и игр, заботы о себе и оказания услуг другим) нам часто трудно найти «золотую середину». Миллионы из нас попали в зависимость от блуждания в интернете – деятельности, неведомой предыдущим поколениям.

Большинство семей теперь имеют доступ в интернет. Это хорошая новость. А вот плохая: получившее широкую огласку исследование, проведенное медицинским факультетом Стэнфордского университета, обнаружило, что каждый восьмой взрослый страдает от интернет-зависимости. И еще хуже то, что молодежь, воспитанная телевизорами и компьютерами, подсаживается на такие вещи в раннем возрасте. Социальные сети имеют миллионы поклонников и становятся заманчивой площадкой для детей, а также мошенников, стремящихся стать «лучшим другом» тем, кто намного моложе них. Семьи устанавливают программы родительского контроля, чтобы наблюдать за тем, как дети пользуются интернетом, но это не панацея: многие подростки разбираются в компьютерах гораздо лучше своих родителей и продолжают бродить в сети, где и сколько захотят.

Индия входит в число пяти наций с наиболее развитым интернетом. Примерно 40 процентов живущих там фанатов киберпространства считаются заядлыми пользователями. На этот факт отреагировали общежития, финансируемые государством и управляемые престижным Индийским технологическим институтом. В них стали после 23:00 отключать сеть для прекращения интернет-игр. (Доступ был ограничен, когда слишком большое количество студентов перестали приходить на утренние занятия, потому что не могли вовремя проснуться.)

Недавно члены государственного законодательного органа Китая составили поправку об автоматизации отключения сетевых игр после определенного количества времени, проведенного за этим занятием. По оценкам властей, в Китае 10 процентов из 210 миллионов пользователей компьютеров страдают от интернет-зависимости. А к моменту написания этих строк более 1500 молодых пользователей находятся в клиниках по лечению интернет-зависимости или оздоровительных лагерях.

Такова реальность. Интернет превзошел все мечты его первых приверженцев. Мгновенное общение по всему миру (за исключением самых отдаленных мест) – теперь реальность, доступная для богатых и бедных, молодых и старых, образованных и невежественных, добрых и злых. В школах и публичных библиотеках, в кафе и образовательных центрах для взрослых он в свободном доступе, а обучение его пользованию почти бесплатное. Положительный потенциал интернета безграничен, хотя есть некоторые ограничения в связи с существующими опасностями. Поэтому каждый из нас должен принять осознанное решение, когда и как использовать это выдающееся средство.

Первоклассные средства нуждаются в бережном использовании

В силу того что в интернете так многое можно делать и узнавать, мы должны планировать время и ставить здравый смысл на службу своим интересам.

• Поисковые службы откликаются на любое ключевое слово, которое мы пожелаем ввести, предоставляя мгновенный доступ к сотням тысяч, а иногда миллионам записей, содержащих датированные сообщения и ссылки на еще большее количество источников.

Но при их необычайной пользе для дисциплинированных пользователей (по крайней мере поначалу) поиски пожирают часы и дни, поскольку любопытство не дает нам остановиться.

• Мы можем часами общаться в чатах или блогах и вести в соцсетях разнообразные беседы с другими активными участниками.

Но в отличие от авторов печатных изданий «обитатели сети» свободны от редакторских мер регулирования или правил, касающихся клеветы и плагиата. Поэтому найденные вами «факты» могут быть непроверенными, а авторство не указано.

• Мы можем совершать покупки круглосуточно и до упаду, продавая и приобретая любые товары – от керамики до платины, от бикини до поместий на побережье. Безусловно, eBay и другие провайдеры услуг открыли двум миллионам владельцев малого бизнеса невероятно успешный рынок, охватывающий весь мир.

И покупатели, и продавцы должны проявлять осторожность и обеспечить безопасность своих персональных данных до тех пор, пока не будет гарантирована доставка и установлено, что продукт соответствует описанию.

• Мы можем запрограммировать сотовые телефоны так, чтобы иметь доступ в машину или домой не с помощью ключей, а с использованием радиочастотной идентификации. Также с телефона можно управлять банковскими счетами и осуществлять вложения.

• Не покидая дома, вы можете использовать интернет или смартфон, чтобы воспользоваться необходимыми услугами. Какое благо для затворников! Можно даже заказать пиццу с помощью одного текстового сообщения!

Вероятно, мысли о том, как заказать пиццу, завладели умом девушки, которая недавно врезалась в спину прохожему на оживленном тротуаре в Сан-Франциско. Наспех пробормотав извинения, она сразу же продолжила набирать текст и устремилась к следующему повороту.

• Если найти место парковки сложно, то для вас есть еще одна хорошая новость. Теперь можно быстро и успешно находить место стоянки в перегруженном центре города. В некоторых мегаполисах на тротуарах есть встроенные сенсорные датчики, которые позволяют обнаруживать свободные места. Новые электронные уличные знаки показывают их, пока водители заворачивают за угол. Это замечательный способ экономить время.

Пешеходы, будьте осторожны! Автомобилисты могут смотреть на высоко расположенные табло, а не на вас, пока вы пересекаете дорогу!

Тонкая грань между свободой и своеволием

В мире нет более свободной демократической системы, чем интернет. А за свободу всегда нужно платить. Каждый из нас должен быть осторожным при езде по «сверхскоростному интернет-шоссе», чтобы избежать столкновения с мелкими мошенниками и крупными грабителями. Вот несколько примеров злоупотреблений, расположенных в порядке увеличения их тяжести.

• Студенты сдают доведенные до совершенства курсовые работы, которые скачивают в интернете за копейки. Затем профессора засиживаются допоздна, проверяя тексты на многочисленных сайтах, созданных для выведения студентов на чистую воду. Только после такой проверки они в состоянии оценить сданную им работу.

Почему из-за этого серьезные люди вынуждены тратить время друг на друга? А еще – подумайте о том, что укореняются отношения типа «поймай меня, если сможешь».

Почему из-за этого серьезные люди вынуждены тратить время друг на друга? А еще – подумайте о том, что укореняются отношения типа «поймай меня, если сможешь».

• Люди имеют возможность искать детскую порнографию и делают это. Они также могут заниматься хищением персональных данных или скачивать инструкции по созданию бомб.

К счастью для всех нас, их попытки, скорее всего, привлекут внимание местной полиции и службы национальной безопасности. Между тем, убийственное сочетание доступности и анонимности делает интернет раем для злодеев, и необходимо, чтобы мы (обычные пользователи) решительно защищали свои личные данные.

• Незнакомцы приглашают нас стать предпринимателями на дому, сделав предварительное скромное вложение. Нам говорят: «Чтобы зарабатывать тысячи в свободное время, вам понадобятся только телефон и доступ в интернет».

Как ни печально, когда безработица растет, здравый смысл покидает людей, окрыленных надеждой, – они обращаются по указанному адресу, посылают авансовый платеж и попадают в неприятные ситуации.

• Нас просят перечислить «скромную плату за обслуживание» и ввести данные кредитной карты, а также номер страхового полиса, чтобы мы могли заявить свои права на баснословные богатства, неожиданно завещанные нам покойным миллионером-однофамильцем.

И на прощание нас просят ввести банковские реквизиты, чтобы обеспечить возможность прямой передачи наследственного чека. Что ж, надежда умирает последней!

Да, мы встречаемся со всеми удовольствиями и опасностями интернета, но не в рабочем пространстве, с его хорошо отслеживаемыми системами защиты доступа, серьезными целями и разумными процедурами пользования. В большинстве случаев собственное усердие и установленные компаниями системы безопасности ограждают нас от худших крайностей интернета, защищают информацию компании и сосредоточивают наше внимание на работе, по крайней мере, какую-то часть дня.

Как технологии максимально задействуют время

Вероятно, вы один из многих любителей комбинированных технических средств и используете их для совершенствования тайм-менеджмента. Это вечная тема в наших опросах.

Линдси Гейер, вице-президент отдела персонала Port Blakely Companies, компании по развитию в сфере лесного хозяйства и недвижимого имущества, рассказывает:

Я использую Outlook и смартфон для управления списком дел, но для организации совместной работы также применяю простую доску. Если меня прерывают, я оставляю работу на мониторе открытой, чтобы можно было быстро переключиться и начать с того, на чем остановилась.

С каждым этапом расширения нашего бизнеса нам приходится реорганизовывать работу и пересматривать использование технологий, чтобы справиться с увеличением рабочей нагрузки.

Многие технологии, прежде требовавшие внимания при каждом их использовании, теперь можно надежно регулировать с помощью программных средств. Они с легкостью запоминают и выполняют то, что мы забываем в силу усталости или измотанности. Вот каким опытом делится один ИТ-инженер.

Ричард Ширли, ИТ-менеджер, чьи слова мы неоднократно приводили выше, полагается на календарь в Outlook, с помощью которого сохраняет напоминания о рассмотрении предстоящих вопросов. В отношении строгого процесса утверждения, являющегося требованием в оборонной логистике, он добавляет:

На работе я использую специализированное (недоступное широкой публике) программное обеспечение для создания и отслеживания проектов. Оно позволяет мне (и вышестоящему руководству) наблюдать за выполнением рабочих заданий, порученных моей команде. В нем также есть функция автоматизации документооборота, которая помещает задание в электронную корзину.

По завершении своей части работы я могу активировать функцию продвижения, которая отсылает ее сотруднику, стоящему после меня в цепочке выполнения или одобрения.

Деб Смит-Хемпхилл – основательница компании DSH Enterprises, специализирующейся на продуктивности управленческого труда. Она помогает компаниям более рационально использовать технологии. Вот что доктор Смит-Хемпхилл говорит о сроке службы и будущем интернета:

Интернет начинался как место для работы, стал местом для игр, а теперь превратился в расширенное, цельное пространство, охватывающее и то, и другое. В условиях глобальной экономики с ее круглосуточной деятельностью мы совершенствуем электронное взаимодействие и общение, чтобы улучшить бизнес-процессы и продуктивность.

Интернет готов помочь нам в достижении эффективности, где бы и в какое время мы ни находились. Прежняя пятидневная рабочая неделя с восьмичасовыми рабочими днями в одном месте – это парадигма прошлого. Теперь мы сотрудничаем при любой возможности, чтобы снизить производственный цикл, сократить цепочку поставок, ускорить выход на рынок и поделиться нашими решениями по созданию изменений или управлению ими.

Поэтому с благодарностью подумайте обо всех промежуточных сроках, которые вам удалось соблюсти с помощью интернета и вашего любимого программного обеспечения. И начните сознательно и творчески работать над созданием критериев для оперативного использования этих замечательных средств.

Каковы ваши успехи в избегании «виртуальных» ловушек? Оцените себя по следующим вопросам, затем повторите это через 30 дней. Простого ответа «да/нет» будет достаточно.

Вопросы

1. В течение одного-двух дней я веду учет своей активности в интернете, чтобы отследить количество потраченного времени. Это помогает проверить себя на наличие зависимости.

2. Во время путешествий и особенно в отелях я защищаю свои электронные устройства с помощью паролей и замков, обеспечивающих безопасность.

3. При пользовании интернет-услугами я предпринял меры по защите персональной информации, а также профессиональной и финансовой тайны.

4. Я четко придерживаюсь директив своей компании в отношении безопасности пользования интернетом и программным обеспечением.

5. Если компания не предоставляет обучение, то для достижения профессионализма я изучаю литературу, посвященную интересным мне приложениям, или посещаю занятия в вечерней школе.

6. Я использую преимущества средств, которые объединяют мою электронную почту, календарь и расписания проектов, что создает полную и легко обозримую картину моих результатов.

7. Благодаря электронным инструментам я могу (когда это уместно) использовать для работы то время, которое провожу в дороге и в ожидании.

Итоги ________

Глава 12 Страсти по электронной почте

Электронная почта! Вот это рок-звезда! С технической точки зрения – это разумное, быстрое, удобное и доступное средство. Электронные письма так легко отсылать, получать, сканировать, копировать, пересылать, архивировать и находить, что, попав в рабство к этому средству, мы не можем представить себе жизнь без него. Мы используем его во всех случаях, даже при выполнении заданий, для которых оно не было предназначено. А потом жалуемся на обилие посланий, заполняющих папку входящих сообщений, а наши получатели – на количество отсылаемых ответов. Что же делать?

Давайте реалистично посмотрим на положительные стороны и риски, связанные с электронной почтой.

• Работа с электронной почтой сталкивает нас с вопросами «тона». Некоторых получателей оскорбляют краткость и неформальный стиль изложения, порожденные нашими лучшими побуждениями.

• Электронной почте не свойственна конфиденциальность. Мы с таким же успехом могли бы налепить наши сообщения на наружные рекламные щиты. Деликатные вопросы не обсуждаются в электронной переписке.

• Бизнесмены, проявляющие разумность в других вопросах, используют электронную почту без меры и злоупотребляют ею. Входим ли мы в их число?

Наши проблемы с электронной почтой

Давайте подробнее рассмотрим вышеуказанный список проблем.

Первые электронные письма напоминали предыдущее изобретение – телеграммы, передававшие сообщения по всему миру быстрее, чем авиапочта, но стоившие дороже. Первые электронные письма были даже короче телеграмм, поскольку могли содержать лишь небольшое количество символов.

Несмотря на то что разработчики усовершенствовали возможности и снизили затраты, авторы электронных писем по привычке сохраняют этот немногословный стиль. От отправителей требуют сразу же перейти к сути и по возможности кратко изложить подробности на одной странице. Но краткость может выглядеть как холодность. Следующие поколения электронных средств, мгновенные сообщения и твиты, отличаются еще более сжатыми, более механистичными сокращениями и аббревиатурами, они буквально утрируют модель скорости.