Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Пэт Никерсон 16 стр.

Темы перечисляются с указанием времени начала работы с ними. Принятые на собрании решения по каждому пункту записываются с помощью букв Д, Н или О – «да», «нет» или «отложили». Инициалы, указанные на доске, обозначают ответственного за последующие действия. В завершение утверждается срок выполнения.

Приняв эту систему, некоторые компании добавили справа колонку, предназначенную для исключения последующих обсуждений со стороны недовольных участников собрания, желающих опровергнуть мнение большинства.

Повестка/протокол собрания: стиль адмирала Риковера

Как отказаться от посещения собрания

Почему вы приглашены или вызваны на собрание? Если важно ваше более высокое положение, авторитет и/или осведомленность в какой-либо области, вы, несомненно, можете почувствовать себя обязанным посетить его. Но подумайте еще раз: входит ли данное собрание в число тех главных 20 процентов дел, которыми вы обязаны заниматься в этот час? Всегда выясняйте истинную цель и статус собрания, прежде чем дать согласие на нем присутствовать. Возможно, вам удастся предоставить запрашиваемые данные или полномочия без личного участия. Спросите ведущего, что от вас требуется и можно ли передать это в любой другой форме – с помощью изложенных в письменном виде данных, заявления, выражающего поддержку, уполномоченного представителя или видеопослания.

1. Посещайте только часть спланированных по времени собраний для оказания помощи или защиты ваших интересов от неудачных решений, навязываемых другими сотрудниками. Если вашего начальника (или другого ведущего собрание) обижает отказ, то иногда можно обосновать свое отсутствие тем, что в это время вы выполняете для него другую работу. Возможно, вам понадобится напомнить ему об этом факте, потому что многие начальники делегируют отнимающие много времени задания и, едва взвалив их на вас, считают их волшебным образом выполненными. Вам не удастся вписаться в новые сроки выполнения, посещая при этом регулярные собрания. Продемонстрируйте это в бесстрастной манере.

2. Ссылайтесь на своего начальника, чтобы объяснить отсутствие. В качестве оправдания можно сослаться на решение начальника поручить вам другую работу, но это должно соответствовать действительности, так как есть вероятность, что ему об этом доложат. Можете сказать следующее: «Извините, я должен уложиться в сроки, определенные моим руководителем. Мне нужно выяснить их и, честно говоря, думаю, что в этот раз его приоритеты стоят на первом месте».

3. Избегайте обременительных встреч с глазу на глаз. Если кто-то просит вас о личной встрече, особенно если это повлечет за собой промедление или поездку, спросите, что потребуется для принятия совместного решения без такой встречи: «Давайте посмотрим, можем ли мы поработать над этим сейчас по телефону? Мы сейчас на связи и перед нами лежат все данные. Почему бы нам просто не принять решение?»

4. Отсылайте запечатанное мнение, как это вошло в привычку одного CEO. Один CEO иногда отсылает свое мнение собранию, на которое хочет оказать влияние, но которое не может посетить. Он поручает модератору придержать его точку зрения до конца встречи. Когда участники заканчивают дебаты, модератор решает, использовать ли сообщение CEO. Например, если голосование прошло в «нашу пользу», модератор может завершить собрание, представив письменный вотум доверия от CEO и тем самым поддержав выбор большинства. В этом случае топ-менеджер доволен, что решение не приходить на собрание было верным, а оказанное им влияние все же помогло подтвердить действие.

С другой стороны, если результаты голосования будут противоречить позиции СЕО и ему понадобятся дополнительные данные, модератор сможет прервать собрание без принятия окончательного решения, пообещав команде незамедлительно представить СЕО новые сведения. Он сохраняет послание СЕО в запечатанном виде, таким образом, не раскрывая его планов и оставляя вопрос открытым. Услышав эту историю, мы поняли, как сильно СЕО доверяет трезвой рассудительности модератора.

В наши дни повышается спрос на групповые голосовые и видеоконференции. Но голосовая конференц-связь исключает восприятие языка тела. Вместо того чтобы слушать, мы во время обсуждений тратим много энергии на торопливый набор сообщений. Половина участников пытается донести до модератора и его коллег, что нужно ответить удаленным собеседникам. Несомненно, вторая половина сотрудников, находящихся на другом конце линии, занимается тем же: разминает пальцы, «натаскивая» представителя своей стороны.

К тому же во время голосовой конференции труднее истолковывать паузы и молчание. Они могут повышать уровень беспокойства, приближая момент капитуляции того игрока, «который моргнет первым».

Высокие транспортные расходы снизят количество поездок за год, но не отказывайтесь от них полностью. Иногда ничто не может заменить личного присутствия, когда можно пожать друг другу руки или поклониться, встретиться взглядами, выпить или пообедать вместе и узнать своих партнеров.

Смекалка в вопросах тактики экономит время

Рассмотрите два примера, как ваши действия могут улучшить собрание, если вы имеете достаточно влияния для обретения поддержки.

Если чувствуете, что время уходит, но не вы руководите процессом, после здравых рассуждений можете предпринять некоторые действия. Например, человек, созвавший собрание, прибыл вовремя, но не начинает его в положенный час. Сотрудники стоят и непринужденно беседуют, ожидают, постукивают карандашами, пока кто-то захватил внимание председателя. Допустим, вы – обычный участник этого собрания, тогда можете сказать (громко и с некоторым удивлением): «О, уже десять!» Окружающие прервутся и посмотрят на часы. Председатель, беседовавший с кем-то, скажет: «Хорошо, давайте начнем».

А если тот, кто созвал собрание, не смог прибыть вовремя, вы можете произнести примерно следующее: «Дженис, наверное, где-то задержалась. Что скажете? Давайте начнем, а когда она придет, поможем ей наверстать упущенное. Вот первый пункт – что вы думаете об этом?» (Для этого вам нужно стоять лишь одной ступенью ниже Дженис в должностной иерархии.)

Когда Дженис все-таки приедет, вы можете сказать: «Мы поняли, что ты задержалась, поэтому начали собрание с предложения Карсона. Конечно, мы еще не голосовали. Давай я подведу итоги сказанного».

ОСТОРОЖНО: так можно поступить, только если вы имеете дело с сильным менеджером, для которого прогресс в делах выше протокола. Конечно, если председатель собрания известен своими опозданиями и неэффективностью, не рискуйте. Просто поработайте над чем-нибудь или займитесь полезным налаживанием связей.

Один менеджер среднего звена недавно оставил такой комментарий:

По своему опыту знаю, что вице-президенты и ключевые фигуры, принимающие решения, не хотят, чтобы новые идеи обрушивались на них в присутствии группы. Да, они могут с ними справиться, но зачем? Собрания созывают, чтобы подкрепить предложения, которые уже были подвергнуты тщательному индивидуальному изучению кем-либо из старших руководителей. Обычно потом их рассматривают на предмет осуществимости, а после этого представляют более широким группам.

В поддержку этого совета менеджер технической службы заявляет:

Если в нашей компании кто-то желает получить поддержку CEO относительно какого-то важного вопроса, нужно заранее изложить ему это настолько ясно и коротко, насколько это возможно. Так вы дадите начальнику время, чтобы обдумать предложение, задать вопросы и проконсультироваться с другими сотрудниками. Во время большого собрания он может делать вид, что никогда не слышал об этом вопросе, но у него уже все разложено по полочкам. Собрание на самом деле проводится, чтобы убедить остальных, так что в этот момент поддержка начальника – решающий довод.

Предложения по поддержанию надлежащего порядка

Когда вы и ваша команда решили использовать спланированные по времени повестки и соблюдать этот порядок, появляется большая вероятность, что докладчики будут готовить свои заметки и презентационные материалы, чтобы приспособиться к этому расписанию. Во многих сильных компаниях мы видели некоторые другие излюбленные правила, в том числе следующие:

• пункты повестки перечисляются в порядке оказываемого ими влияния; если время выйдет, то ущерб будет минимальным;

• участники не прерывают докладчиков, откладывая вопросы до наступления специально выделенного времени после каждого пункта повестки или до сессии вопросов и ответов в конце собрания;

• участники не прерывают докладчиков, откладывая вопросы до наступления специально выделенного времени после каждого пункта повестки или до сессии вопросов и ответов в конце собрания;

• участники не прерывают друг друга в середине предложения, а поднимают руку, чтобы их выслушали следующими.

Пожалуйста, избегайте реакций вроде «плавали, знаем». Не критикуйте, а предложите более достойную идею.

Создайте собственные правила этикета, которые будут подходить культуре вашей компании. Много лет назад, оказавшись в комнате для совещаний компании IBM в Вермонте, мы обнаружили одну запоминающуюся настенную вывеску. На ней были написаны простые слова.

ВЕРНОСТЬ ОТСУТСТВУЮЩИМ НА СОБРАНИИ СОТРУДНИКАМ

Вероятно, это означает «не вини сотрудников, которые сейчас не сидят здесь». (Будем считать это по-настоящему приятным лекарством от неприятного поведения, которое иногда вызывают собрания.)

Каковы ваши успехи в избегании ловушки плохо проведенных собраний? Оцените себя по следующим вопросам, затем повторите это через 30 дней. Простого ответа «да/нет» будет достаточно.

Вопросы

1. Перед любым собранием, которое я созываю, участники заранее получают спланированную по времени повестку.

2. Редкие срочные собрания мы начинаем с создания повестки.

3. Мои собрания начинаются и заканчиваются вовремя.

4. Наши спланированные по времени повестки, разосланные перед большими собраниями, позволяют ввести «плавающую явку»: сотрудники присутствуют только на тех частях, которые имеют к ним отношение.

5. Когда всплывают темы, не стоящие в повестке, мы помещаем их на доску для дополнительных вопросов, чтобы разобраться с ними на последующих собраниях или принять решения вне собрания.

6. Я представляю топ-менеджерам новые или нестандартные идеи в частном порядке, а не на собраниях.

7. Мы соблюдаем «этикет собраний», чтобы выполнять свою работу, избегая соперничества.

Итоги ________

Глава 11 Мир стал виртуальным

На протяжении веков весь мир с осуществляемой в нем морской торговлей жил по среднему времени по Гринвичу. Затем появился атомный стандарт времени, который стал управлять «космической гонкой» и наделил интернет новым уровнем точности. Сегодня миллионы людей живут в реалиях нового явления, называемого виртуальное время, и способны ежечасно погружаться в электронное рабоче-игровое пространство. В хорошие дни оно увлекает, веселит, информирует и очаровывает нас с ошеломительной скоростью, а в плохие, когда падает сеть или садятся батарейки, оно запутывает, лишает сил и поглощает нас.

И все же гениальность инженеров-электронщиков обеспечивает удивительную надежность кибертехнологий и постоянное обновление техники, благодаря которому мы не сходим с кривой обучения, как с американских горок.

Но не всем это нравится. Вы наверняка слышали о знаменитых «уклонистах». По сообщениям в прессе, некоторые широко известные СЕО отказались связываться с цифровыми технологиями. Дональд Трамп (не нуждающийся в официальном представлении) и Коллин Барретт, СЕО компании Southwest Airlines, входят в число этих немногих «белых ворон». В действительности многие не столь выдающиеся менеджеры до сих пор предпочитают ручку и бумагу. Некоторые из них время от времени даже пользуются обычным телефоном или, как Ричард Брэнсон из Virgin Airways, всегда держатся от сотовых телефонов на безопасном расстоянии в полметра. Другие, как в свое время луддиты[5], утверждают, что проверенные временем блокноты и стикеры не нуждаются в электричестве, поддержании в исправном состоянии и батарейках. Они редко привлекают воров и могут быть использованы во время скучных звонков – ведь с ними не будет предательского стука по клавиатуре, который может вас выдать.

Некоторые из нас хотят идти практичным срединным путем, разумно смешивая обычные и высокотехнологичные средства. Но влияние технологий заставляет приспосабливаться. Иные футуристы предсказывают, что скоро нам в мозг внедрят незаметный чип, чтобы можно было передавать мысли, минуя утомительные манипуляции с экранами или клавишами.

Как у вас обстоят дела с кривой электронного обучения?

Вот прибыло новое блестящее оборудование или программные средства, и вы должны их обкатать. Необходимо уделить этому время, прежде чем вы начнете пожинать плоды новых скоростей, обещанных таким усовершенствованием. Это сэкономит ваше время, но не сразу.

Если вы управляете небольшим бизнесом, то можете ускорить обучение, взяв несколько уроков в компьютерном магазине или вечерней школе. Это оградит вас от бесконечных поисков на страницах невразумительных инструкций. Другой вариант – достаньте одну из замечательных книг из уже упоминавшихся серий For Dummies или Idiot’s Guide либо обучающие видео.

Как только исследование интернета станет для вас, как и для миллионов людей, увлекательным занятием, появится следующая большая трудность – сохранить концентрацию. Мы, представители поколения интернета, всегда находимся в поиске чего-то нового и большого: быстрое перемещение – наша любимая форма движения, а скорость – демон, подгоняющий нас.

На работе при легкости и скорости пользования электронной почтой и смартфонами ваш начальник и клиент могут круглосуточно требовать от вас ответов. Несмотря на то что способность быстро откликаться дает преимущество в конкурентной борьбе, ваши незамедлительные услуги сделают вашего клиента ненасытным – больше услуг и еще быстрее! Несомненно, люди, с которыми вы общаетесь, уже ожидают получения ответа со скоростью передачи запроса.

Если вы не дадите понять обратное, то сотрудники будут думать, что вам не нужно время на следующее:

1) – изучение;

2) – получение консультаций;

3) – принятие решений;

4) – совершение действий;

5) – предложение вариантов.

При действительной необходимости в любом из перечисленных пунктов (а она у вас, вероятно, есть) вам захочется настойчиво сообщать об этом как можно раньше и чаще, чтобы направлять ожидания других людей.

При обдуманном управлении средства, предоставляемые технологиями, помогают миллионам людей успешнее и быстрее управлять множественными приоритетами. Вот свидетельство, которое легко может иметь к вам отношение.

Вот что говорит Крис Тодиско, директор по обеспечению качества в большой инвестиционной компании на востоке США:

Мой любимый инструмент экономии времени? Это смартфон. Я могу отслеживать электронные письма и расписание, когда сижу в служебном автомобиле, еду на работу в поезде или ожидаю начала встречи. Он позволяет мне с пользой проводить время, которое иначе было бы потеряно. С его помощью я могу участвовать в виртуальных встречах, проходящих почти повсюду.

На работе я бы потерялась без программы Outlook, и еще я большой фанат цветных флажков, помогающих в отслеживании. Каждому члену команды я присвоила цвет; потом, во время индивидуальных планерок, очень легко просмотреть все не выполненные каким-либо сотрудником части работы.

Неизбежные требования в сфере электроники

Если у вас имеются такие полезные средства, вам надлежит хорошо заботиться о них. Каким бы ни был ваш уровень ответственности, организация полагается на вас:

• обеспечивайте безопасность данных и оборудования, порученных вам;

• препятствуйте появлению у вас зависимости от интернета.

Для подтверждения этих требований давайте подробно рассмотрим некоторые виды средств и тактик.

• В крупных компаниях система безопасности применяется в обязательном порядке. Однако если вы владеете небольшой компанией, то должны установить такую систему, выбрав ее самостоятельно.

• Своевременно обращайте внимание на предупреждения антивирусных программ, когда ведете поиск в интернете или скачиваете приложения. Вирусы и «черви»[6] могут вывести ваш компьютер из строя.

• Задавайте установки для блокирования нежелательного трафика, затем фильтруйте и храните нужные вам данные в определенном порядке.

• Если в вашем компьютере нет такой встроенной функции, как резервное копирование файлов, то настройте ее для сохранения всей незавершенной работы. Сотрудники по-прежнему теряют ценный труд из-за своей беспечности. На восстановление, если оно вообще возможно, могут уйти часы или дни.

• Раз в месяц или чаще удаляйте старые письма, приложения и файлы, чтобы не переполнять память устройства. Храните их, распределяя по теме, проекту или клиенту – в зависимости от того, что подходит вам больше всего.