Второй квадрат охватывает вашу текущую работу, домашние дела, связанные с жизнедеятельностью (к примеру, приготовление пищи), необходимый для восстановления сил отдых, плановые обращения в медицинские учреждения, ранее запланированный ремонт, покупка необходимых вещей.
Срочные, но не важные дела – это встречи, на которые вы вынуждены пойти (к примеру, презентация по работе, быть на которой надо было «для галочки»), звонки, инициатором которых вы не были, и которые не имеют для вас большого значения, разговоры, которые вам неудобно проигнорировать, но отвлекающие вас от текущих дел.
Четвертый квадрат – это просмотр телевизора, болтовня по телефону, хождение по магазинам не с целью купить, а с целью «посмотреть», намеренное растягивание времени, когда вы просто откладываете выполнение важного дела.
4. У вас получился квадрант приоритетов. Внимательно рассмотрите его. Если вы объективно распределили все свои занятия по пунктам, вы сможете увидеть, как расходуется ваше время и чему вы уделяете больше внимания. Хорошо, если ваше внимание большей частью сосредоточено во втором квадрате – важных, но не срочных дел. Это говорит о том, что вы умеете правильно расставлять приоритеты.
Если вы видите, что больше всего задач попало в первый квадрат, это говорит о том, что вы, скорее всего, имеете привычку откладывать дела и затягивать их выполнение. Работа не начинает «гореть» ни с того ни с сего. Так происходит только если вы вовремя не сделали то, что должны были. Внезапных поломок, конечно, порой трудно избежать, но если регулярно уделять внимание профилактике, то их станет гораздо меньше. Может быть, вы пренебрегаете этим? Зачастую люди считают, что «проблемы надо решать по мере их возникновения», и в этом заключается их огромная ошибка: гораздо проще заниматься профилактикой проблем, чтобы не допускать их вообще.
Обратите внимание на коварный третий квадрат – срочные, но не важные дела. Если он включает в себя большое количество пунктов, это повод задуматься. Возможно, вы не умеете говорить людям «нет»? Позволяете отвлекать себя от выполнения важных дел? Если это так, то имейте в виду: когда такое происходит, вы не принадлежите себе. Вы реагируете на внешние раздражители, в то время как ваши собственные важные дела оказываются в простое.
Про четвертый квадрат, полагаем, нет нужны говорить особо подробно. Вы и сами видите, сколько времени вы просто «убиваете». Не путайте бесцельное времяпрепровождение с отдыхом: просмотр хорошего фильма – это отдых, а пустое перещелкивание каналов телевизора – бесцельно потраченное время. Время, попавшее в четвертый квадрат, не эффективно ни на один процент. Вам надо учиться пересматривать приоритеты.
5. Хотя бы один раз в месяц проводите ревизию своих приоритетов. Наблюдайте за тем, как перераспределяются ваши дела. Старайтесь поместить как можно больше дел во второй квадрат: выполняя их вовремя, вы освободите первый квадрат, что сэкономит вам время, силы и нервы.
Конечно, сразу у вас не получится отказаться от дел из третьего и четвертого квадратов. Человеку сложно отказаться от привычек. Если вы привыкли отвечать на все звонки подряд, и честно по десять минут выслушиваете оператора, рассказывающего о новых банковских услугах, вам сложно будет сразу начать говорить «нет» и прерывать тех, кто отнимает ваше время. Полежать на диване, бесцельно щелкая пультом по каналам – еще одна привычка, от которой сложно отказаться. Однако подумайте о том, что эти привычки просто съедают вашу жизнь! Ведь те десять минут, которые вы потратили, слушая ненужную вам информацию по телефону, просто ушли из вашей жизни. Сколько таких десятиминуток было в вашей жизни за неделю? А за месяц? Год? А если добавить сюда часы, затраченные на «листание» каналов, на компьтерные игры или зависание в социальных сетях, – как вы думаете, что получится?
Только представьте: годы, целые годы вы теряете совершенно напрасно! Однако в ваших руках изменить все это. Не позволяйте людям красть ваше время.
Следующий шаг, который вам необходимо предпринять – научиться ставить во главу угла дела из второго квадрата. И тут снова привычки могут взять верх: не всегда мы настолько ответственны, чтобы заранее выполнять важные дела, если они не являются срочными. Многие спросят: «Зачем делать то, что не горит?» Ответ прост: чтобы избежать стресса и состояния «загнанной лошади», когда эти дела перейдут из разряда не срочных в разряд «должно было быть сделано еще вчера». Только представьте, насколько легче станет ваша жизнь, если вы навсегда забудете про состояние дедлайна! Вы сможете жить спокойно, не тратя нервы понапрасну. Конечно, невозможно полностью исключить все горящие дела из своей жизни, однако значительно снизить их количество вполне в ваших руках.
Вовремя выполненные дела из второго квадрата не позволят случиться авралу. Вы будете работать в спокойном режиме, получая удовольствие от сделанной работы. А если работа в удовольствие, это является отличным мотиватором. Пусть это подтолкнет вас к тому, чтобы уделять как можно больше внимания заданиям из второго квадрата. Со временем вы увидите, что чем больше времени вы уделяете важным, но пока еще не срочным делам, тем быстрее и качественнее они выполняются. А значит, впредь будете стараться высвободить для них как можно больше времени. Откуда его взять? Правильно, из третьего и четвертого квадратов. Таким образом, мотивируя сами себя, вы значительно сократите список дел, которые «едят» ваше время.
Да, иногда важные дела кажутся скучными и рутинными, и бывает сложно уговорить себя заняться ими. Готовить каждый день обед – конечно, важно, но так скучно! Как быть в таком случае? Психологи считают, что отличным решением является определение «сверхзадачи» каждого повседневного дела, даже самого рутинного. Постарайтесь найти некий высший смысл, который вы вложите в обычные дела. Тогда у вас появится мобилизующая сила, которая ежедневно будет помогать вам двигаться вперед. К примеру, готовя обед, вы можете вспомнить о том, что таким образом заботитесь о себе и своей семье, что уделяете внимание здоровью, закладываете основы правильного питания, и это в итоге значительно повысит качество вашей жизни. Разве эта мысль не является вдохновляющей?!
Если у вас не получается найти «высший смысл» в повседневном деле, это повод задуматься: а так ли оно важно на самом деле? Попробуйте просмотреть таким образом все ваши ежедневные дела. Возможно, вы поймете, что какими-то из них и вовсе заниматься не стоит? Смело говорите «НЕТ» таким делам и вычеркивайте их из своего списка приоритетов.
Умение говорить «нет» очень сильно упрощает жизнь. Народная мудрость «кто везет – на том и едут» звучит несколько грубовато, но отражает истинный смысл ситуации. Как только вы увидите, сколько времени у вас освободится при отказе от выполнения этих дел, вы удивитесь. Все это освобожденное время вы теперь можете потратить на себя.
Упражнение Сказать «Нет»
1. Вспомните события прошедшей недели. Особое внимание обратите на ситуации, когда от вас требовалось сказать «Нет». Перечислите (а лучше – выпишите) все такие ситуации.
2. Проведите детальный анализ каждой ситуации по отдельности. Для этого ответьте на вопросы:
1) у вас было желание ответить «нет» на просьбу?
2) к вам уже ранее обращались с подобной просьбой? Что вы отвечали обычно?
3) если бы вы отказались, это причинило бы вам неудобство?
4) какую выгоду вы приобрели, согласившись выполнить просьбу?
5) что было бы, если бы вы отказались?
6) изменилось бы к вам отношение просящего? Если да, то как именно? Уверены ли вы в том, что отношение к вам изменилось бы? На чем основана ваша уверенность?
7) вас тяготит просьба, на которую вы согласились?
8) имеет ли для вас значение общественное мнение?
3. Ответы на эти вопросы покажут ясную картину и помогут пролить свет на причины вашего согласия. Скорее всего, над вами тяготеет общественное мнение: вы боитесь, что люди сочтут вас эгоистом, если вы им откажете. Если причина только в этом, вам однозначно надо учиться говорить «нет».
4. Поставьте себе цель в следующий раз ответить отказом на просьбу, которая только украдет ваше время, но не принесет вам ни малейшей выгоды. Заранее продумайте, как вы будете отвечать на просьбу. Составленный текст поможет вам в неожиданной ситуации, когда вы слишком взволнованы, чтобы искать подходящий ответ. К примеру, это может быть такой вариант: «Извини, но у меня нет возможности помочь тебе. Я с радостью отвечу на вопросы, но сделай ты сам». Таким образом вы даете понять собеседнику, что готовы ему помочь, но не будете выполнять работу за него.
5. Различайте понятия «переложить дело на чужие плечи» и «делегировать задание». Если к вам обращается руководитель с целью поручить вам выполнение каких-то обязанностей – он имеет на это право.
5. Различайте понятия «переложить дело на чужие плечи» и «делегировать задание». Если к вам обращается руководитель с целью поручить вам выполнение каких-то обязанностей – он имеет на это право.
Ваша главная задача – понять, что говорить «нет» – абсолютно нормально! Вы не хотите этим никого обидеть. Говорите спокойно, ни в коем случае не заискивающим тоном, не извиняясь. Вы действуете в собственных интересах. Если же оппонент обидится на вежливый мотивированный отказ, это не должно как-то задевать вас. Вы определили свои приоритеты и следуете им, только и всего.
Упражнение Переходим к детальному планированию
1. Приготовьте лист бумаги. Разделите его на графы в соответствии с вашими жизненными интересами. У вас получатся, к примеру, колонки: «Дом», «Семья», «Работа», «Дача», «Отпуск», «Хобби», «Спорт» и т. д.
2. Продумайте список дел на предстоящую неделю и внесите каждое дело, о котором вспомните, в соответствующую колонку. У вас получится, к примеру, следующее:
Дом: постирать шторы; вымыть окна; пересадить цветы на веранде.
Семья: сводить сына в парикмахерскую; обсудить с репетитором план занятий на следующую учебную четверть; обсудить с мужем покупку новой машины.
Работа: закончить годовой отчет; начать собирать информацию для маркетингового анализа; отследить остатки продукции на складе; подписать договор с двумя клиентами.
Спорт: довести количество подтягиваний в свободном весе до десяти.
И т. д.
3. Во время распределения дел по колонкам определяйте наиболее приоритетные из них, выделяйте их цветом или курсивом.
4. Проведите анализ каждого дела на предмет «дивидендов», которые оно может принести. Заметьте, что слишком часто мы выполняем дела, которые принесут пользу/выгоду в краткосрочной перспективе, однако не дают положительного эффекта в будущем. К примеру, сегодня вы написали за дочь сочинение, и она получила пятерку, а затем, выполняя в классе такое же задание самостоятельно, полностью провалила его. От таких дел лучше сразу отказаться. Или скорректировать их, заменив на такое дело, которое даст положительный эффект в долгосрочной перспективе.
5. Проставьте даты напротив каждого пункта. Пока мы планируем дела только на следующую неделю, к долгосрочному планированию мы еще подойдем. Поэтому даты ставьте только ближайшие.
6. При внесении запланированных дел в соответствующие графы просматривайте их на предмет возможной смены исполнителя. К примеру, задание «вынести мусор» можно перепоручить мужу/жене или детям. Не забывайте о делегировании и равномерном распределении обязанностей.
7. С этого же дня приступайте к выполнению плана. Выполненные пункты вычеркивайте – так вы наглядно будете видеть, чего уже достигли, а что еще предстоит.
8. Ежеутренне сверяйтесь с планом. Не воспринимайте план как незыблемую догму! Корректировки вносить в него можно и даже нужно: возможно, вы увидите, что какое-то дело можете выполнить быстрее, чем думали. Переносите его на более ранний срок! Освободившееся же время можно в награду себе потратить на что-то приятное: поход в кино, в кафе, общение с близкими или друзьями.
9. Возьмите себе за привычку составлять планы на каждую неделю.
Упражнение Долгосрочное планирование
1. Теперь, когда вы научились составлять детальные краткосрочные планы, давайте попробуем более обстоятельно освоить планы долгосрочные. Краткосрочные планы вам тоже понадобятся, держите их под рукой.
2. Начнем с полугодового плана. Разделите лист на шесть граф, каждая графа – отдельный месяц. Подпишите названия месяцев.
3. Начинайте заполнять графы задачами по аналогии с тем, как вы делали в краткосрочном плане. Принципиальное отличие долгосрочного плана от краткосрочного состоит в том, что вы можете внести в него дело, которое хотите выполнить, а не которое должны. Поясним на примере: при составлении плана на неделю вы в первую очередь вносите в него то, что должны сделать. Проще говоря, вы распределяете по дням недели свои обязанности. Когда дело касается долгосрочного плана, вы можете внести в него стратегическую цель, к примеру, получить водительские права, и двигаться к этой цели постепенно.
4. При составлении долгосрочного плана вы увидите, что многие цели требуют разбивки на подцели. Для этого вам понадобится опыт краткосрочного планирования. Выпишите отдельно взятую долгосрочную цель. Укажите дату, к которой вы хотите ее достичь. Разбейте ее на этапы. К примеру, для получения водительских прав вам понадобится четыре месяца: в первый месяц вы будете изучать теорию, во время второго месяца к ней добавятся занятия на автодроме, во время третьего месяца теория заменяется на вождение по городу с инструктором, во время последнего месяца вы сдаете тренировочные тесты по теории, автодрому, городу, а также проходите экзамен в ГИБДД.
5. Разбивайте долгосрочные цели на несколько краткосрочных! Вы увидите, что идти к цели маленькими шажками значительно легче, чем пытаться разом выполнить огромный объем работы.
6. По аналогии с полугодовым планированием составляется план на год, три, пять лет. Минимум шесть недель практикуйте планирование по неделям. Затем переходите к полугодовому планированию, и только достигнув всех его целей, составьте план на следующий год.
При планировании немаловажно быть уверенным в своих силах, иначе весь процесс не будет иметь никакого смысла. Обязательно уделите в своих планах место самообразованию: посещению курсов, тренингов, семинаров, чтению специализированной литературы. Отражение данных задач в ваших планах будет повышать их значимость. Вы точно будете знать, что, к примеру, каждую среду и субботу вы читаете по одной статье по финансовому вопросу. Определите конкретно, чем и когда вы занимаетесь: когда вы наглядно видите на бумаге, что в планах у вас значится посещение специализированных курсов, это будет дополнительным стимулом.
Со временем вы заметите, что привычка планировать развивает ваши аналитические способности, воображение, логику: построение планов очень и очень этому способствует. По началу вы будете делать ошибки в планировании, уделяя чрезмерно много времени одному заданию и отводя недостаточно времени другому. Не волнуйтесь, это совершенно нормально. С опытом придет уверенность в своих силах, вы будете точно знать, на какое задание сколько времени стоит выделить, начнете реально оценивать свои силы и привыкнете к упорядочиванию своей жизни.
Вы увидите, что у вас стало гораздо больше свободного времени, которое вы можете потратить по собственному усмотрению: посвятить работе, общению с любимыми и близкими, отдыху, самообразованию, хобби.
Правило 13 «Определите конкретный срок, к которому вы хотите обладать богатством»
Выше мы уже говорили о том, как важно определить точное количество денег, которое вы хотите иметь. Вы уже знаете, что недостаточно просто сказать: «Хочу много денег». Вселенная должна четко понять, что конкретно вы имеете в виду. То же самое касается и срока: если вы будете абстрактно думать «Хочу стать богатым когда-нибудь в будущем», эти мысли так мыслями и останутся.
Вам необходимо определить конкретную дату. Зачем это нужно? Таким образом вы формируете новую цель в своем плане жизни. Вы научились составлять краткосрочные и долгосрочные планы. Ваше желание стать богатым будет главной целью вашего долгосрочного плана. Сколько вы отведете себе на его реализацию – год, два, десять, двадцать лет – зависит только от вас.
Давайте рассмотрим следующую ситуацию: два друга хотят достичь одинаковой цели, к примеру, выучить итальянский язык. Каждый из них озвучивает свое желание: «Я хочу выучить итальянский». Разница в том, что один говорит просто: «Хочу выучить итальянский», а второй добавляет – «Хочу выучить итальянский к Новому году, итак, у меня четыре месяца».
Что происходит в первом случае? Человек сформулировал желание. Скорее всего, по началу он загорится и начнет изучение с рвением, но постепенно, когда интерес уменьшится, его старания сойдут на нет. Наверняка рано или поздно он подумает нечто вроде: «Сегодня день можно пропустить, ничего страшного, вчера я много занимался», и день будет пропущен. Затем такие пропущенные дни будут повторяться все чаще и чаще, пока, наконец, обучению не наступит конец.
Что мы видим: у человека было определенное желание. Он сформулировал его и начал действовать. Но у него не было никакого плана, он шел к цели наугад, хаотично – «сегодня учусь, завтра не учусь» – не контролировал сам себя, зато легко мог оправдать пропущенные занятия. Результат предсказуем: никакой итальянский он не выучил.