Число ссылок зависит только от вас. Главное – не увлекаться их количеством, т. е. не скатываться в квадрат 4, а проактивно выбирать то, что поможет вам в работе впоследствии.
Оптимизация подхода с помощью тегов
Во многих современных приложениях для организации и связывания информации используются теги. Вы также можете применять теги для создания ссылок.
Допустим, в вашем устройстве есть приложение для создания заметок / управления документами с помощью тегов. Вы вполне можете создать набор тегов, относящихся к встречам по вопросам маркетинга. Любую заметку, которую вы хотите иметь в распоряжении на встрече по вопросам маркетинга, можно пометить тегом «Маркетинговая встреча». Неважно, к какой категории относятся конкретные документы, все, что нужно сделать, – ввести имя тега в программе, и они появятся на экране компьютера. В зависимости от характера приложения и ваших предпочтений также можно использовать хештег для напоминания о существовании тега в системе, например <#Маркетинговая встреча> или просто #Маркетинговая встреча.
Это возвращает нас к идее независимости боеспособности воина от оружия. Мастер может побеждать в битве, несмотря на смену технологий, поскольку его сила заключается в знании основополагающих принципов и парадигм. Конкретные инструменты и приемы вторичны.
Как очистить почтовый ящик: Помощь в серьезных случаях
Так с чего начать? Можете оказаться, что электронных писем в ящике тысячи и на их разборку нужна вечность. Если задача ставит вас в тупик и требуются радикальные меры, то мы предлагаем трехэтапный план очистки почтового ящика и возврата его под контроль. Работа займет около двух часов, она не так страшна, как кажется, и определенно стоит затраченных усилий.
Этап 1: создайте папке «Входящие» подпапку под названием «Очистка».
Этап 2: переместите все письма за исключением последних 200 в новую подпапку. Теперь у вас всего 200 входящих писем.
Этап 3: просмотрите оставшиеся письма и сделайте с каждым одно из следующего:
• Удалите.
• Создайте правило обработки таких писем в будущем.
• Разложите письмо на составляющие (события, задачи, контакты, заметки) для работы впоследствии, а потом удалите его!
• Сразу же ответьте на письмо, если это требует не более минуты.
Обработка 200 сообщений не должна отнять слишком много времени, поскольку вы просто определяете, куда поместить каждое из них. Вы не тратите время на принятие ответных действий по ним, если это занимает более одной минуты. Таким образом, в три приема вы освобождаете почтовый ящик и устанавливаете базовые правила поддержания порядка в нем.
Если по какой-либо причине вам понадобится письмо из папки «Очистка», то его всегда можно найти там. (Это вы уже делали!) Скорее всего, такие поиски не будут слишком частыми, и с очищенным почтовым ящиком у вас начнется новая жизнь!
Чтобы не терять контроль над ситуацией, следует выделить постоянное время для работы с почтой и вводить новые правила для сообщений при необходимости. Очень скоро вы получите прекрасно функционирующий, достойный мастера почтовый ящик.
Манифест квадрата 2 для почты: Создание стандартов
Самое лучшее, что можно сделать для победы в битве с электронной почтой в организации, это создать общие стандарты для электронных писем и других форм коммуникации. Если вы босс, то у вас есть все возможности для этого. В остальных случаях действуйте в своем круге влияния и измените характер входящей информации в масштабах команды или даже всей организации.
Например, замечали ли вы в своей компании манию «отвечать на все»? Похоже, что эта бездумная реакция охватила весь мир. Ну а копии чужих писем? Не кажется ли вам, что ваше имя включено буквально во все списки рассылки? А как насчет благодарственных писем? Как часто к вам приходят благодарственные и другие этикетные письма? Ниже приведен пример манифеста квадрата 2, который можно использовать (как есть или с изменениями) для выработки стандартов коммуникации в вашей организации.
НАШ МАНИФЕСТ КВАДРАТА 2 ДЛЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫУстанавливая следующие стандарты, мы помогаем друг другу оставаться в квадрате 2, целенаправленно избегать дел из квадратов 3 и 4 и излишних дел из квадрата 1. Мы обязуемся:
• Отправлять только необходимые электронные письма. Спрашивать себя, не навязываем ли мы адресатам дела из квадратов 3, 4 и 1.
• По возможности ставить в теме письма обозначение К1 или К2, чтобы помочь в определении приоритетности сообщения.
• Щелкать по кнопке «Ответить всем», только когда это действительно необходимо.
• Поддерживать актуальность списков рассылки.
• Указывать в копии только тех, кому дубликат действительно необходим.
• Ясно обозначать цель письма в строке темы.
• Писать письма как можно лаконичнее, чтобы облегчить ответ.
• Звонить для обсуждения вопроса после обмена двумя или тремя сообщениями.
• Проявлять здравый смысл при определении важности вопроса и ставить флажок «очень важно» или «высокий приоритет», когда это действительно необходимо.
• Установить ожидаемое время получения ответа. Не дергать адресата через 15 минут после отправки письма, чтобы выяснить, получил ли он его. Это деятельность из квадрата 3.
Настоящий манифест ориентирован на электронную почту, однако существует множество других форм коммуникации (например, СМС или чаты), где полезно установить границы или базовые правила. Вы можете добавить их в манифест своей организации.
Эти идеи применимы и к взаимодействию с родственниками и другими людьми. Не пожалейте времени на объяснение того, на что они могут рассчитывать, обращаясь к вам в течение рабочего дня или другое время. Совместное определение ожиданий избавит от множества разочарований и позволит не испортить отношения.
Одной из сфер, где ясное определение ожиданий очень полезно, является коммуникация в нерабочее время. Например, вы получаете письмо или СМС от босса поздним вечером с просьбой что-то сделать, что-то взять или что-то изучить. Ожидает ли он от вас немедленных действий? Сможете ли вы спокойно спать? Постоянная доступность в цифровую эру создает массу проблем в поддержании баланса работы и личной жизни.
Мы знаем случай, когда руководитель, частенько отправлявшая электронные письма подчиненным по вечерам, четко объяснила своей команде, что на такие письма можно не реагировать, если в теме нет символов К1. А если они есть, то письмо действительно важное. На самом деле не так уж много дел, которые нельзя отложить до утра или понедельника. Кроме того, она никогда не посылала СМС-сообщения после работы. Они создают ощущение срочности, их трудно игнорировать, так зачем же нервировать людей? Четко определенные ожидания в отношении реакции на такие сообщения избавляют и вас, и других от множества стрессовых ситуаций.
Дополнительную информацию о том, как выработать общие стандарты и облегчить формирование культуры квадрата 2 в организации, можно найти в главе «Создание культуры квадрата 2 в организации».
Активаторы продуктивности квадрата 2: Существуют приложения на все случаи жизни!
Ни одну главу, посвященную технологиям, нельзя считать законченной без упоминания о мире приложений и мобильных устройств.
Хорошая новость заключается в том, что существует много недорогих или бесплатных качественных приложений практически на все случаи жизни.
Плохая новость заключается в том, что существует много недорогих или бесплатных качественных приложений практически на всех случаи жизни.
Великое множество фактически бесплатных, интересных и легко доступных приложений снижает барьер на пути отвлечений и рассеивания внимания. Экономические соображения практически не учитываются при принятии решения о применении приложения. Именно поэтому магазины приложений так успешны!
Впрочем, теперь, когда вы ясно представляете, что такое квадрат 2 и какова цена отвлечения, а также знаете о естественной привлекательности всего нового и блестящего, у вас есть возможность более рационально подойти к этому источнику входящей информации. Опираясь на ясное понимание ролей и целей из квадрата 2, взгляните по-новому на текущий набор приложений в своем смартфоне и планшете. К какому квадрату они относятся, 2, 3 или 4? Какие из них следует удалить, а какие оставить? Что следует добавить теперь, когда вы знаете основополагающие правила эффективного использования технологий и эффективности?
Посмотрите на свои приложения через призму матрицы управления временем, и вы увидите, что некоторые из них очень полезны. Они экономят время и деньги, они помогают достигать значимых целей. Приложения для отдыха и путешествий, для здоровья и фитнеса, для управления личными финансами, для социальных сетей, новостные приложения и т. д. помогут повысить эффективность в соответствующих областях. Существуют даже прекрасные игры, помогающие отдохнуть.
Идея заключается в применении к приложениям тех же принципов, что и к другим технологиям. Это позволяет рационально выбрать ресурсы, которые помогают двигаться вперед и не создавать индивидуальный набор отвлекающих факторов, мешающих сконцентрироваться на действительно важных делах.
Победа в сражении
Для овладения боевым искусством необходимы время, силы, тренировка, ошибки и еще более интенсивная тренировка, но эти усилия с лихвой оправдывают себя. Карта процесса планирования дел из квадрата 2 разработана для того, чтобы помочь убрать ненужную входящую информацию и защитить большие камни в куче гравия. Она позволяет видеть перспективу и в сложной ситуации принимать правильные решения о том, чему посвятить внимание и энергию.
В конечном счете, самым главным активом в любом конфликте является холодный разум. Именно он позволяет нам действовать гибко и рационально в момент принятия решения. Хотя навыки, о которых мы говорили в этой главе, важны, еще важнее умение не поддаваться естественному желанию отвечать на каждый гудок и звонок, а действовать осознанно с позиции видения квадрата 2.
Как заметил известный автор исторических романов Эйдзи Ёсикава, «хороший ученик заботится больше о тренировке своего разума и укреплении духа, чем о совершенствовании техники боя».
Регулярное использование карты процесса планирования дел из квадрата 2 помогает укрепить философию квадрата 2 и подобно настоящему мастеру сфокусироваться на более крупных и важных вещах.
Простые рецепты – с чего начать
Теперь вы можете перейти к применению принципов и подходов правила 4 «управляйте своими технологиями, не давайте им подчинить себя», используя следующие простые приемы. Выберите наиболее подходящее для вас.
• Посмотрите, где вы держите основную четверку. Выберите один подход и найдите более рациональный способ управления этой информацией.
• Не пожалейте 15 минут на создание правил обработки наиболее важных писем или тех, что чаще всего отвлекают внимание.
• Выберите пять писем и разложите их на составляющие.
• Загляните вперед и выберите одну из будущих встреч, где потребуются документы. Привяжите необходимые документы к этому событию.
• Уделите два часа очистке почтового ящика.
• Воспользуйтесь приложением А «25 правил работы с электронной почтой» как источником идей. Выберите два-три пункта и попробуйте убедить членов своей команды использовать их вместе с вами.
ВЫВОДЫ• Технологии могут усиливать поток мелких камешков в нашей жизни, угрожая еще быстрее похоронить нас под кучей незначительных дел.
• Стремитесь к идеалу – независимости от оружия. Осваивайте базовые принципы и навыки, позволяющие применять к технологиям подход квадрата 2.
• Создавайте порядок в хаосе, разделяйте входящую информацию на четыре категории: события, задачи, контакты и заметки/документы.
• Если вы используете бумажную систему, то держите все в одном месте. Если вы используете электронную систему, то держите все на своем месте.
• Используйте три базовых приема – побеждать без битвы, разложить на составляющие, создать ссылку.
• Разработайте манифест квадрата 2 вместе с родственниками или членами команды.
• Применяйте известные вам пять правил при выборе приложений.
Управление энергией
Правило 5 Поддерживайте свой огонь, не выгорайте
Одна наша хорошая знакомая, Марианна, столкнулась с проблемой в карьерном плане. Она умела работать и была руководителем высокого ранга, однако из-за постоянных головных болей потеряла ясность мышления, начала сомневаться в способности принимать важные решения и даже стала забывать ключевую информацию. Поначалу ей казалось, что это обычные возрастные процессы, но симптомы усиливались и появилось опасение, сможет ли она и дальше исполнять свои обязанности. Марианна беспокоилась за тех, кто зависел от ее решений, у нее появился страх увольнения за несоответствие занимаемой должности. Она решила не дожидаться такого конца и просто уйти в отставку.
Дочь Марианны, видя переживания матери, посоветовала ей попробовать полезную для мозга диету и комплекс упражнений, рекомендованный врачом. Решив, что терять нечего, Марианна отправилась к этому врачу, изменила свой рацион, режим дня и стала делать специальные упражнения. Через два месяца боли утихли, голова стала ясной, а энергии заметно прибавилось. За год она сбросила почти 20 кг и почувствовала, что стала моложе, энергичнее, чего не чувствовала уже десятки лет. Но самое главное, она сохранила ведущую роль в компании, стала еще инициативнее и авторитетнее.
Мы считаем мозг главным активом и инструментом, функционирование которого необходимо оптимизировать. Для выдающейся эффективности надо научиться целенаправленно, осознанно принимать важные решения каждое мгновение, когда мы бодрствуем. Нужно культивировать такое умонастроение, которое позволяет тонко понимать, что именно имеет значение в нашей работе и жизни, и заниматься именно этим в первую очередь. Нам надо особенно чутко относиться к ответам на вопросы типа «Это важно?», «Это соответствует моим важнейшим ролями и целями?», «Включил ли я в план на неделю и на день важнейшие дела, чтобы выполнить их несмотря на обилие гравия?», «Могу ли я противостоять искушениям, создаваемым моими гаджетами, и избежать ненужных дел из квадратов 3 и 4?».
Все это связано с интенсивной мыслительной деятельностью. Работа логического мозга на протяжении дня требует огромных энергозатрат. Хотя на мозг приходится порядка 2 % массы тела человека, он потребляет около 20 % совокупной энергии организма{35}. Помимо прочего, стрессогенные задачи влияют на настроение, эмоции и другие проявления высшей нервной деятельности, воздействующие на способность ясно мыслить и принимать рациональные решения.
Если вы действительно хотите овладеть правилами 1–4, то важнейшей задачей из квадрата 2 будет обеспечение мозга большим количеством кислорода и глюкозы. К сожалению, в нашем мире эта задача нередко стоит на последнем месте.
Испытываете ли вы энергетический кризис
Наш образ жизни – постоянные стрессы, нездоровое питание, недостаток физической активности и недосыпание – приводит к тому, что ученые называют синдромом хронической усталости, а все остальные – выгоранием. Мы тянем лямку день за днем, не давая телу и мозгу возможности отдохнуть. Наша мантра звучит так: «Работай, как бешеный, пока не свалишься». Стало модным хвастаться: «Мы работали до полуночи», «Я работал все выходные», «Отпуск? О чем вы? У меня нет на это времени». В итоге такая модель поведения убивает способность мозга принимать рациональные решения и вообще мыслить. Кроме того, работа в квадратах 1 и 3 на протяжении всего дня, изматывающая срочностью и неотложностью, неизбежно приводит нас в квадрат 4 с механическими и ненужными занятиями. Именно так мозг сигнализирует об истощении и о том, что ему требуется отдых. Все, что ему подходит в таком состоянии, это самые простые задачи, не требующие особых усилий и концентрации внимания. Переключение на них возможно и дает облегчение на мгновение, но в долгосрочном плане является потерей времени.
Те, кто может похвастаться выдающейся эффективностью, постоянно подзаряжаются, оставаясь энергичными и эффективными на протяжении всего дня. Они подходят к этому как к задаче из квадрата 2 и регулярно подпитывают мозг и тело. Такие люди умеют поддерживать свой огонь и не допускать выгорания.
Цель этой главы – помочь вам найти энергию для вдумчивого, сознательного подхода к принятию решений и их выполнения, приносящего чувство удовлетворенности в конце каждого дня.
Сила цели
Ментальная энергия поступает к нам по двум каналам: значимая цель и наш организм.
Вспомните, как вырабатывалась декларация о роли из квадрата 2 в главе, посвященной правилу 2. Видение успеха в важнейших ролях наполовину зависит от определения цели – мотивации вашего выдающегося вклада. Она приносит огромную энергию в форме каждодневного удовлетворения от исполнения этих ролей.
Слово «мотивация» происходит от латинского слова movere – двигаться. Для движения нужна энергия, а мотивирующее видение может подвигнуть на невероятное усилие, которое иначе мы бы никогда не сделали.
Возможно, вы слышали истории о людях, которые расширяли свои возможности благодаря сильной мотивации или значимой цели. Вы тоже можете получить доступ к этим глубинным источникам энергии, и они будут поддерживать вас каждый день. Такое происходит, когда вы осознанно связываете свои действия с самыми возвышенными целями и устремлениями ролей из квадрата 2.