• Если у вас есть, кому переадресовывать задачи, то это можно считать еще одной формой автоматизации. Разве вы принимаете решения по мелочам, если это может сделать кто-то из вашей команды и освободить вас для более важных вопросов? Потратив какое-то время на обучение этого человека работе с вопросами, которые иначе свалятся на вас, вы сможете автоматически удалять их из своего почтового ящика и, кроме того, будете способствовать профессиональному росту коллег.
• Если у вас есть помощник, то такой подход также может оказаться полезным. Чем больше вы будете доверять ему в профессиональном плане, тем меньше вам придется заниматься этими вопросами, как минимум он может структурировать и организовать их. При передаче полномочий автоматически появляется человек, отвечающий за определенные вопросы, которые иначе отнимали бы ваше время и внимание.
Мудрый самурай
Мы завершим разговор о базовом приеме 1 известным японским преданием.
Однажды юный самурай оказался на пароме вместе с легендарным мастером фехтования, известным по всей стране. Юноше не терпелось показать себя, и ему хотелось сразиться с мастером. Он самоуверенно вызвал его на поединок со словами: «Пусть один из нас умрет!»
Мастер не ответил. Его столько раз вызывали на бой, что он устал от бессмысленных схваток.
Молчание оскорбило юного самурая, и он закричал: «Выходи и сразись со мной, посмотрим, кто из нас умрет!»
Наконец, после многократных попыток юного самурая вызвать мастера на дуэль, тот поднялся и сказал: «Я принимаю твой вызов. Но на пароме люди, которые могут пострадать. Давай высадимся на этом острове, там нам никто не помешает». Юный самурай согласился.
Когда паром подошел к острову, мастер любезно позволил юному самураю первым сойти на землю, а потом быстро оттолкнул судно от берега, оставив униженного юного самурая в одиночестве.
Во многие повседневные сражения, мешающие нам попасть в квадрат 2, не нужно ввязываться вообще. Мудрый подход позволяет победить без битвы, оставить множество дел на острове и заняться более важными вещами. Понять, от каких сражений можно уклониться, и потом создать автоматическую систему, помогающую не отвлекаться от важного, – вот в чем суть базового приема 1.
По словам классика военной стратегии Сунь-цзы, «высшее мастерство – это победа над противником без битвы»{33}.
Базовый прием 2: Разложить на составляющие
Теперь, когда обработка части входящей информации автоматизирована, можно перейти к следующему базовому приему, который стоит на карте процесса планирования дел из квадрата 2 за принятием решения. Его цель – удаление дополнительных, соответствующих квадратам 3 и 4, сообщений из почтового ящика, с которыми не справились правила и фильтры, и переход к эффективному управлению делами из квадратов 1 и 2.
У многих эта часть электронных писем очень велика. Их удаление важно не только с точки зрения продуктивности, но и здоровья. Недавнее исследование показало, что электронная почта может усиливать проявления стресса, включая повышение кровяного давления, частоты пульса и уровня кортизола. Помимо этого было обнаружено следующее:
Несущественные электронные письма, отвлекающие от работы или требующие немедленного ответа, раздражают, а письма, присланные в ответ на завершение работы, успокаивают. Распределение писем по папкам также снижает уровень стресса и вызывает ощущение благополучия, поскольку создает впечатление контроля над ситуацией{34}.
Подумайте и оцените, насколько хорошо вы в настоящее время управляете входящей почтой. Возможно, кое-что из перечисленного ниже покажется вам знакомым.
• Я читаю письмо и говорю себе: «Вернусь к этому позже», только для того, чтобы больше его не открывать.
• Я читаю письмо и помечаю его, как непрочитанное, чтобы обязательно заняться им позже.
• Я перемещаю письма в подпапки, чтобы очистить почтовый ящик, но в итоге беспокоюсь о том, правильно ли поступил (например, с письмами босса).
• Я распечатываю письма, которые требуют действий, и складываю распечатки на столе, чтобы как-нибудь ими заняться.
• Я пользуюсь почтовым ящиком как системой хранения документов. Я использую функцию «Поиск», если надо найти старое письмо. Я просто надеюсь, что не упустил ничего важного.
• Я впадаю в панику, когда босс звонит и спрашивает: «Вы получили мое письмо?» Тогда я начинаю лихорадочно искать его.
• Я испытываю постоянное беспокойство из-за хаоса в моем почтовом ящике.
• Я фактически не пользуюсь почтовым ящиком.
Итак, сколько в данный момент писем в вашем почтовом ящике, прочитанных и непрочитанных? Сотни? Тысячи? Некоторые компании автоматически чистят почтовые ящики своих сотрудников каждые 30–60 дней, поскольку на серверах не хватает места. Хотя такая мера довольно жесткая, она вынуждает людей чистить почтовые ящики и архивировать переписку. Архивирование, конечно, дело хорошее, однако отправка в архив сотен и тысяч писем остается трудоемкой задачей и не способствует завершению важных дел.
Для понимания сути базового приема 2 подумайте о том, что каждое электронное письмо – это всего лишь один или несколько элементов основной четверки – событие, задача, контакт или заметка/документ. Если смотреть на каждое письмо через эту призму, то становится ясно, что для его содержимого уже есть место в основной четверке.
Типичное письмо выглядит примерно так:
Кому: Джейми
Копия: Томасо
От: Киёми
Тема: Встреча на следующей неделе
Джейми,
Прежде всего хочу сказать, что рад познакомиться. С нетерпением жду нашей встречи на следующей неделе и надеюсь, что ты введешь меня в курс дела. Пожалуйста, посмотри вместе со своей командой вложенный файл и проверь, правильны ли данные по Бразилии и Аргентине. Мне нужен твой ответ до конца следующей недели.
Спасибо,
Киёми
<Вложение>
Многие, получив такое письмо, быстро его просматривают и оставляют в ящике вместе с другими письмами, чтобы вернуться к нему позже.
Задержитесь на минутку и подумайте, можно ли разбить содержимое этого письма на категории основной четверки. Какие категории представляет содержащаяся в письме информация?
• Событие: Джейми надо запланировать собрание команды для изучения данных по Бразилии и Аргентине.
• Задача: Джейми необходимо проанализировать цифры до встречи с командой.
• Контакт: поскольку Джейми раньше не работал с Киёми, ему необходимо сохранить его контактную информацию.
• Заметка/документ: Джейми необходимо сохранить вложенный документ для последующего изучения.
После определения каждого элемента основной четверки сразу же поместите его на свое место и удалите письмо из почтового ящика. Базовое правило – открывать письмо только один раз. Вот как это делается.
Прежде всего добавьте событие в свой календарь. Если вы используете программы типа Outlook, Google или IBM Notes, то они позволяют сделать это очень просто. Во многих случаях назначить встречу и внести ее в свой и чужие календари можно одним щелчком мыши. Чаще всего сообщения и даже вложенные файлы превращаются в события. Это облегчает удаление их из почтового ящика.
Далее Джейми нужно проанализировать цифры до встречи с командой. Это задача и ее можно перетащить в перечень главных задач или воспользоваться меню. В большинстве случаев вы можете назначить дату начала и/или срок исполнения задачи и присвоить ей приоритет.
При создании задачи мы настоятельно рекомендуем ставить в начало названия глагол действия. Как правило, перечни задач длинные, и пока доберешься до названия «Цифры по Бразилии», необходимое действие может вылететь из головы. Глагол конкретизирует задачу: «Проанализировать цифры по Бразилии/Аргентине».
Следующий шаг – сохранить контактную информацию Киёми. Мы не раз встречали людей, которые вручную копируют и вставляют новые контакты, когда в системе наверняка существует меню, позволяющее мгновенно заполнить несколько полей и превратить отправителя в контакт. Какой бы подход вы ни выбрали, поместите контактную информацию в отведенное для нее место в системе.
Наконец, необходимо сохранить документы в разделе «Заметки/документы», чтобы получать к ним доступ при необходимости. (Мы покажем вам более эффективные способы выполнения этой операции, когда дойдем до базового приема 3 «создать ссылку».)
Теперь, когда мы разложили исходную информацию на составляющие и распределили их в основной четверке, можно спокойно удалить электронное письмо!
Поскольку вы осознанно подходите к разложению исходной информации на составляющие, ничто не пропадает. Все находится на своем месте и легко доступно в нужный момент. Это помогает привести в порядок почтовый ящик и обрести душевное спокойствие. Это позволяет заниматься важными, но не срочными делами из квадрата 2. Кроме того, при появлении горящего дела из квадрата 1 с ним легче справиться, когда все упорядочено.
Поскольку вы осознанно подходите к разложению исходной информации на составляющие, ничто не пропадает. Все находится на своем месте и легко доступно в нужный момент. Это помогает привести в порядок почтовый ящик и обрести душевное спокойствие. Это позволяет заниматься важными, но не срочными делами из квадрата 2. Кроме того, при появлении горящего дела из квадрата 1 с ним легче справиться, когда все упорядочено.
Порядок в почтовом ящике помогает навести порядок и в голове. Ничто не успокаивает больше, чем сокращение количества писем в ящике и уверенность в том, что все лежит на своем месте.
Не впадайте, однако, в другую крайность. Не попадайте в квадраты 3 и 4 по той причине, что переводите в основную четверку все подряд. Не занимайтесь обработкой электронного письма просто для того, чтобы избавиться от него. Руководствуйтесь правилом пяти секунд – если можно быстро принять решение или ответить на вопрос, то сделайте это тут же, особенно когда выделено время на очистку почтового ящика. Подходите к процессу осознанно, чтобы не застрять на чем-нибудь. Если вопрос требует больше времени, определите его в основную четверку, чтобы заняться им позже.
Поскольку этот базовый прием помогает организовывать важную информацию, при планировании дел из квадрата 2 на неделю и на день сразу видно, что надо делать. У нас есть полный перечень главных задач, в ежедневнике записаны ключевые дела, известно, где находятся важные контакты, заметки и документы. В итоге появляется возможность принимать взвешенные и точные решения и сконцентрировать внимание на больших камнях.
Первые два базовых приема дополняют друг друга и буквально изменяют жизнь. Один из наших клиентов рассказал следующее:
Неожиданные для меня возможности почтового ящика и ежедневника были настолько поразительными, что я потратил всю пятницу на организацию информации. Количество писем сократилось у меня с 19 000 до нуля! Я создал правила, папки и подпапки. Организованность сделала меня просто счастливым, я и не подозревал, какой стресс мог создавать почтовый ящик.
Вот еще один рассказ:
Очистить почтовый ящик от 7500 электронных писем было непросто, но через две недели после вашего вебинара в моем ящике находилось всего одно письмо, и даже это, на мой взгляд, слишком много! У меня раньше такого не было. Как в кошмарном сне вспоминаю то, что было раньше.
Поняв возможности этих первых базовых приемов, вы заставите почтовый ящик работать на себя. Отметим, если вы пользуетесь такими программами, как Outlook, Google или IBM Notes, то в них уже предусмотрена интеграция электронной почты с календарями и перечнями задач, облегчающая применение второго базового приема.
Оптимизация подхода
Овладев базовым приемом 2 «разложить на составляющие», вы можете предлагать другим присылать вам письма в такой форме, чтобы к ним удобно было применять процесс разложения на составляющие, например:
• Если кто-то спрашивает, сможете ли вы со своим финансовым партнером встретиться с ним завтра в 10:00, то вы можете предложить прислать вам письмо с деталями встречи или с приглашением, чтобы облегчить включение информации в ежедневник.
• Если кто-то за ланчем просит вас оценить исследовательский отчет и вы соглашаетесь сделать это, то предложите прислать вам письмо с вложенными документами, чтобы создать задачу.
Набив руку в применении этого приема, вы будете смотреть на каждый элемент входящей информации как на составную часть основной четверки. Независимо от того, какой техникой вы пользуетесь, естественной реакцией на любую информацию будет разложение на составляющие, например:
• Вы получаете сообщение о том, что надо купить молока и хлеба по пути домой, и сразу же включаете его в список задач. Если сообщение электронное, то можно установить напоминание, чтобы не забыть и не испортить себе вечер.
• Вы видите объявление о премьере в вашем городе мюзикла, который вам давно хотелось посмотреть. Вы не запоминаете эту информацию, а вносите ее в перечень главных задач. (Если в этот момент вы находитесь за рулем, то остановитесь, чтобы не создавать аварийной ситуации.)
• Вы находите рецепт, который, возможно, вам захочется попробовать при случае. Внесите его в свои заметки и не дайте ему исчезнуть в ворохе бумаг в буфете.
Идея заключается в том, что при наличии системы управления основной четверкой нужна всего минута для ввода встретившейся важной информации, включения ее в процесс планирования дел из квадрата 2 и обеспечения доступности в любой момент.
Базовый прием 3: Создать ссылку
Случалось ли вам опаздывать на встречу из-за трудностей с получением необходимых данных? Приходилось ли вам выкраивать пару часов для работы над проектом и убивать первые полчаса на поиск нужной информации?
В каком квадрате вы находитесь, когда занимаетесь поиском необходимой информации? Обычно это квадрат 1. Время можно использовать гораздо продуктивнее, именно для этого предназначен базовый прием 3 «создать ссылку».
Изменение парадигмы состоит в понимании взаимосвязи информации и в проактивном взаимоувязывании ресурсов основной четверки, чтобы не разыскивать их впоследствии. В основе лежит принцип предварительной подготовки, соблюдение которого в большинстве случаев не требует много времени.
Хотя функции поиска электронных данных довольно эффективны, чем более организована и связана ключевая информация, тем меньше риск не найти нужный материал, тем сильнее чувство уверенности и тем скорее можно сконцентрироваться на важной работе. К тому же функции поиска бессильны перед информацией на бумажном носителе!
Установить связь можно следующим образом:
• Вставить существующий файл.
• Вставить активную гиперссылку.
• Создать текстовую ссылку.
Вот как это работает:
У Джона через несколько недель назначена встреча, и он знает, что ему нужно будет представить несколько отчетов. Не откладывая до последнего, он копирует электронные документы в событие в календаре с тем, чтобы на встрече получить необходимую информацию одним щелчком мыши.
Если Джон не хочет создавать дубликат, который появляется при копировании документа в событие, то определенные программы позволят создать активную гиперссылку на документ, который хранится на жестком диске. В этом случае при щелчке мышью открывается исходный файл. Можно также создать гиперссылку на статью из Интернета, в которой есть информация, относящаяся к встрече. Таким образом, на встрече Джон просто переходит по ссылкам в событии к нужным документам.
Допустим, Джон пользуется бумажной системой или ему нужно открыть документ, которого нет на жестком диске или в Сети. В таком случае можно создать текстовую ссылку (аналогичную гиперссылке), которая напомнит о том, какая информация нужна и где ее найти. В поле события можно, например, ввести такую запись:
<Маркетинг/Квартальные отчеты/Отчет о рыночных ценах>.
Ссылка в угловых скобках показывает путь к нужной информации. Она показывает характер информации и место ее хранения (Маркетинг/Квартальные отчеты), а также содержит название конкретного документа (Отчет о рыночных ценах). По сути, это то же самое, что и гиперссылка или путь к ресурсу в адресной строке браузера. Разница лишь в том, что Джон набирает ее вручную, поскольку она относится к недоступному по щелчку мыши документу.
Вы можете использовать любой формат. Принцип здесь простой – заблаговременно собирать всю информацию, чтобы не биться над ее поиском впоследствии, когда кое-что уже подзабылось.
У этого приема множество вариаций:
• Если вы назначаете совещание команды и есть документ, с которым должны ознакомиться все, то не забудьте прикрепить его к уведомлению о совещании. Это позволит каждому получить к документу доступ и избавит вас от просьб предоставить его впоследствии.
• Если вы приглашены на совещание команды, а у вас есть документы, которые вы хотите взять с собой, но не демонстрировать остальным, то можно создать второе, параллельное событие, которое будет отображаться только в вашем календаре. Назовите его «Документы для совещания» и привяжите к нему нужные материалы. Таким образом, они будут под рукой, но доступными только вам.
• Возможно, на сервере находится совместно используемый финансовый отчет, который постоянно обновляется и который вам нужен еженедельно на совещаниях команды. Большинство программ позволяют создать ссылку на документ и вставить ее в повторяющееся событие так, что в нужный момент можно просто щелкнуть по ней и получить обновленную версию.
Число ссылок зависит только от вас. Главное – не увлекаться их количеством, т. е. не скатываться в квадрат 4, а проактивно выбирать то, что поможет вам в работе впоследствии.