Хуже всего, что из-за этого можно упустить из виду такие действительно важные вещи, как выстраивание прочных взаимоотношений, сотрудничество по важным проблемам или вдумчивая и целенаправленная работа. Поскольку эти вещи требуют намного больше усилий, они не так стимулируют мозг, как издаваемые смартфонами звуки. Однако в конечном итоге именно они важны.
Не так давно нам довелось видеть на концерте семью, пришедшую посмотреть выступление своего ребенка. Они заняли места в одном из последних рядов. Их было четверо, трое играли в компьютерные игры – отец и двое детей. На сцену смотрела только мать. Когда погас свет и представление началось, трое игроков уменьшили яркость экранов, но играть не перестали. Так продолжалось до тех пор, пока сосед не попросил их не мешать. Только тогда они оторвались от экранов и начали смотреть представление.
Как заметил Эд Хэлловэлл, специалист по синдрому дефицита внимания:
У нас появилась новая зависимость. Зависимость от технологий… Встречаются люди, которые открывают свой электронный ящик с таким же нетерпением, как пачку сигарет{25}.
Кэтрин Штайнер-Адэр, которая изучает влияние технологий на семейную жизнь, отмечает:
Меня всегда поражала ситуация с извечной и непреложной истиной: детям необходимы забота и внимание родителей… Мы так легко жертвуем этой реальностью в ответ на зов сирен виртуального мира{26}.
Иногда говорят: «Это молодые не могут жить без технологий!» Конечно, они выросли с этими штучками в руках. Однако посмотрим, какую роль здесь играют взрослые. Исследования показывают, что именно борьба со смартфонами и планшетами за любовь родителей вызывает у маленьких детей чувство одиночества и вгоняет их в депрессию{27}.
Одна женщина, руководитель среднего звена, рассказала историю об использовании технологий и об отношениях с собственным четырехлетним ребенком. В какой-то момент они с мужем почувствовали необходимость изменить ситуацию. Дело в том, что, придя с работы домой, они почти сразу хватались за смартфоны и каждый погружался в собственную реальность. Это был явно не лучший пример поведения для ребенка. Время летит быстро, и их дочь не будет вечно маленькой.
Понимая, что зависимость от технологий победить не просто, они решили поступить так. У входной двери была поставлена корзина, в которую договорились складывать смартфоны по возвращении домой. Корзина облегчала контроль – смартфоны в ней лежали на виду, и сразу было заметно, если оттуда что-то брали.
Несколько дней родители подходили утром к корзине и забирали свои смартфоны перед уходом на работу, а потом случилось нечто удивительное – в корзине вместе с их телефонами оказался маленький iPod дочери. Никто не просил ее об этом, даже намека не было. Но девочка последовала примеру родителей. Она отказалась от технологий, чтобы быть частью семьи!
Хотя в целом этот пример положителен, у истории может быть и отрицательна сторона. Не исключено, что ребенку не хватало родительского внимания. Возможно, девочке казалось, что смартфоны отбирают у нее любовь родителей, вот она и положила свой iPod в корзину в надежде закрепить свою победу. Как бы то ни было, изменение отношения к технологиям преобразило ситуацию в этой семье и позволило переключить внимание и энергию на задачи из квадрата 2 в период между приходом с работы и выходом из дома на следующий день.
Качество внимания к взаимоотношениям важно не только дома и в семье. Примерно один из 30 респондентов говорит, что на обедах с друзьями они складывают телефоны в корзину, и первый, кто лезет за телефоном во время еды, платит за всех. Это прекрасный способ поддержать прямое общение и укрепить дружеские отношения.
Кто здесь главный?
Первый шаг на пути превращения технологий из хозяина положения в слугу заключается в оценке собственного отношения к технологиям. Подходите к этому с точки зрения матрицы управления временем. Не используете ли вы технологии на работе и дома в стиле квадратов 3 и 4? Не отвлекаетесь ли вы на срочные звонки и сигналы, которые в конечном итоге оказываются малозначимыми? Не увлекаетесь ли вы какой-нибудь игрой, которая не является ни срочной, ни важной, но отнимает время, внимание и энергию, которым можно найти лучшее применение?
Понимая характер своих отношений с технологиями, вы можете использовать их как действенные инструменты для перехода в квадрат 2. В конце концов, проблема не в технологиях, а в том, насколько осознанно и продуманно мы их применяем. Нам может нравиться новизна, но только четкое понимание того, что действительно важно, в сочетании с умением дифференцировать вещи позволяет разумно использовать доступные инструменты для достижения выдающейся эффективности каждый день.
Независимость от оружия и первый принцип
Иногда кажется, будь под рукой подходящий инструмент – программное обеспечение, новейший гаджет и т. п., – и все наши проблемы разрешатся. Но это самообман. Технологии действительно экономят время, но если мы хотим прожить жизнь осмысленно и плодотворно, то ни в коем случае нельзя отказываться от фундаментального права человека самостоятельно принимать рациональные решения. Никакое внешнее устройство не заменит собственную голову.
Соглашаясь с тем, что ни один инструмент автоматически не приносит спасения, мы начинаем исходить из «первого принципа» японского мастера фехтования XVI в. Ягю Мунэнори. Его суть в том, чтобы быть независимым во всех отношениях и не терять голову ни при каких обстоятельствах{28}. Кроме того, мы принимаем идею независимости от оружия, т. е. свободы использования всех инструментов в борьбе за победу{29}. Зацикливаясь на одном инструменте, мы привязываемся к нему, и это мешает нам двигаться дальше и адекватно реагировать на изменение ситуации. Это важно, поскольку инструменты и технологии постоянно меняются в отличие от первого принципа сознательного выбора.
Существует предание о воине, который во время сражения очень устал и лишился меча. Он брел, спотыкаясь, по полю битвы и вдруг увидел другой меч, торчавший из земли. Обрадовавшись, он схватил его, но тот оказался сломанным. В сердцах воин бросил обломок и сказал: «Будь у меня сияющий меч императора из превосходной стали и золота, то я мог бы сражаться и победить!» Потеряв надежду, он покинул поле битвы.
А чуть позже на то же место пришел другой усталый человек и поднял брошенный меч. Хотя клинок был сломан, он с ликованием взмахнул им и с новыми силами ринулся в бой. Встав во главе армии со сломанным мечом, император изменил ход сражения и одержал победу.
С чего вдруг, говоря о технологиях, мы обратились к военным аналогиям? Дело в том, что битва за наше внимание вполне реальна, а главное, воспринимается как сражение. Очень сложно при огромном потоке входящей информации не поддаться технологическим соблазнам. Для концентрации внимания и энергии на важнейших приоритетах требуются нешуточные усилия.
В этой главе мы расскажем о практических навыках и процессах, которые позволяют независимо от технологий оставаться в квадрате 2. Чтобы использовать их, необходимо немного попрактиковаться, но они очень эффективны и дают реальные результаты. Эффективность этих навыков обусловлена ментальной установкой на квадрат 2 и применением первого принципа. Если технологии помогают нам сражаться, то ментальная установка на квадрат 2 обеспечивает победу.
Подготовка к сражению: Чем вы располагаете
Первое, что необходимо сделать, – это упорядочить информацию.
На большинство людей галька сыпется с утра до ночи со всех сторон. В смартфон непрерывно поступают письма, сообщения и твиты. Почтовый ящик походит на захлебывающуюся раковину. Вы отвечаете на звонки и записываете полученную информацию на подручных клочках бумаги. Ваше рабочее место забито документами и облеплено стикерами. Вы делаете заметки в смартфоне, или в компьютере, или в записной книжке, или в блокноте, или везде сразу. Вы обещаете себе навести порядок, но эта задача кажется неподъемной. Ну разве можно совладать со всем этим?
На самом деле, идет ли речь о тысячах входящих электронных писем или о груде бумаг на рабочем столе, в хаосе всегда есть свой порядок. Просто надо научиться его видеть.
Основная четверка
Существует четыре основных вида информации, которой необходимо управлять, – два из них требуют действий, а другие два можно сохранить для последующего использования.
• События – это то, что необходимо выполнить в определенное время.
• Задачи – это дела, которые нужно выполнить, но которые еще не включены в план.
• Задачи – это дела, которые нужно выполнить, но которые еще не включены в план.
• Контакты – сведения о тех, с кем вы взаимодействуете.
• Заметки/документы – прочая информация, которую желательно сохранить, но которая не попадает ни в одну из трех других категорий.
Мы называем эти категории основной четверкой. Первое, что нужно сделать для упорядочения хаоса, это научиться распределять входящую информацию по четырем категориям. Следующий шаг – создание системы управления важной информацией, позволяющей точно знать, где что лежит и как к этому получить доступ из любого места в любое время. Как это делается, зависит от системы, которую вы используете, но в качестве принципа мы рекомендуем правило одного.
Это означает, что у вас должен быть один перечень главных задач, один календарь, один список контактов и одно место хранения заметок и документов. Все это можно адаптировать к индивидуальным потребностям, но без нарушения принципов управления основной четверкой. Вы можете сделать свою систему бумажной, электронной или комбинированной.
Бумажная система
До появления многочисленных и простых в использовании электронных устройств те, кто изучал подход к управлению временем компании FranklinCovey, вели перечень главных задач, календарь, список контактов и заметки в одном органайзере – классическом бумажном ежедневнике Franklin Planner. Некоторые делают так до сих пор. Не надо стесняться использовать бумажную систему в нашу электронную эпоху!
Очевидное достоинство такой системы – хранение всей информации в одном месте. Ежедневник компактен и удобен для тех, кто любит все записывать от руки, а кроме того, он представляет информацию в осязаемой форме и не требует подзарядки.
Недостаток состоит в том, что ежедневник нельзя подключить ни к чему, а значит, невозможно собирать информацию или назначать дела щелчком мыши. Это также означает отсутствие резервной копии и, как следствие, превращение утраты ежедневника в катастрофу.
В наши дни львиная доля информации приходит к нам в цифровой форме в виде телефонных сообщений, СМС, твитов, электронных писем и перенос ее по четырем категориям на бумагу может потребовать значительных усилий. Тем не менее это возможно.
Если вы предпочитаете бумажную систему, то более рациональным будет ведение всех записей в одном ежедневнике, а не на подвернувшихся под руку листках бумаги. Главным для обеспечения эффективности бумажной системы организации четырех ядер является правило «все в одном месте».
Электронная система
Данная система в отличие от предыдущей предполагает хранение всей информации в электронной форме. Если вы предпочитаете электронную систему, то основное правило ее использования – «все в одном месте». Это значит, что система должна стабильно обеспечивать доступ к основной четверке с любого вашего устройства в любом месте.
Например, вы вводите контактную информацию своего друга один раз и тут же получаете доступ к ней со смартфона, планшета, ноутбука или любого другого компьютера, подключенного к Сети. Информация хранится на сервере (в облаке) и доступна везде, где есть подключение к Интернету.
Достоинство такого подхода – доступ к важной информации независимо от того, какое устройство есть у вас в настоящий момент. Поскольку информация хранится в электронном, а не в бумажном виде, вы можете накапливать ее сколько угодно, годами, и извлекать одним нажатием клавиши. Система также позволяет легко и быстро сохранять входящую цифровую информацию. В целом она более надежна и обеспечивает мгновенное дублирование данных, так что даже в случае потери какого-нибудь устройства ничего не пропадает. Наконец, система упрощает оперирование информацией при взаимодействии и общении с другими людьми.
Недостаток подобных систем – легкость засорения малозначимой входящей информацией. Если не использовать их осознанно и целенаправленно, то они лишь увеличивают бесконечный поток информации, в котором можно утонуть. В итоге они превращаются в хранилища цифрового мусора, который мешает, а не помогает оставаться в квадрате 2.
Если вы стремитесь к выдающейся эффективности, то нужно тщательно продумать организацию основной четверки и то, какие устройства будут использоваться. Без этого не создать хорошую систему, позволяющую избежать информационной перегрузки. При возможности для каждого из элементов основной четверки должна создаваться отдельная система с синхронизацией во всех ваших устройствах. Приобретайте любые устройства, но подходите к этому осознанно.
Например, не вносите бездумно задачи в дополнительный перечень в своем смартфоне (просто потому, что он под рукой), если перечень главных задач находится в компьютере. Найдите приложение, которое будет синхронизировать информацию на обоих устройствах, и делайте запись только один раз. Подобных приложений довольно много, выберите какое-нибудь по своему вкусу и всегда держите задачи в одном месте. Очень скоро это войдет в привычку. Тот же принцип применяется и к остальным элементам основной четверки.
Для примера возьмем случай Мартина, торгового представителя, у которого есть смартфон, планшет и ноутбук. Он пользуется сервисом – облачным хранилищем данных, и он обеспечивает доступ к важным заметкам и документам с любого из имеющихся у него устройств. Данный сервис располагает полнофункциональными приложениями, работающими на всех устройствах, поэтому, если Мартин изменяет документ в одном устройстве, обновленная версия сразу попадает в хранилище и становится доступной в остальных устройствах. Его календарь и контакты также хранятся в облаке через отдельный сервис, поэтому он может просматривать их и обновлять с любого устройства. Список задач поддерживается через отдельный сервис, который также имеет приложения для всех устройств. Именно там Мартин держит свой перечень главных задач. Таким образом, три тщательно отобранных сервиса позволяют ему выполнять правило «все в одном месте» для всех элементов основной четверки.
Чтобы было легче сконцентрироваться на квадрате 2, Мартин разбивает события, задачи и заметки по своим ролям. Это позволяет ему ясно ассоциировать действия и записи с тем, что важно. Поскольку Мартин является торговым представителем и привык быстро расправляться с классификацией контактной информации, он разбивает ее на две категории: рабочие и личные контакты.
Конечно, не все имеют такую свободу выбора сервисов, как Мартин. Вам следует ознакомиться с корпоративной ИТ-политикой, прежде чем создавать свою систему. От вас могут потребовать использования корпоративной платформы, например Microsoft Exchange, Google или другой программы. В одних случаях корпоративная ИТ-политика облегчает синхронизацию информации во всех устройствах. В других случаях приходится преодолевать брандмауэры, правила безопасности и прочие барьеры на пути синхронизации. Многим работникам вообще запрещено входить в рабочие системы за пределами офиса. Немало и таких, кто говорит, что «не хочет смешивать личную и рабочую информацию ни при каких обстоятельствах».
Так что же делать?
Если у вас круглосуточный доступ к корпоративной системе, но вы не хотите смешивать рабочую информацию с личной, то есть следующие возможности.
• Некоторые системы позволяют пометить личную информацию (например, задачи и события) и сделать ее закрытой, не видной в общем календаре никому, кроме вас. Это позволяет включить в план посещение врача или уборку в гараже так, что остальные будут видеть лишь период, отведенный личным делам.
• Если первое вам не подходит, то можно создать две конфигурации основной четверки – одну для рабочей информации, вторую – для личной. Это не нарушает «правила одного», поскольку основная четверка рабочей информации и основная четверка личной информации находятся в своих системах. Однако такая организация возможна лишь при одном условии: содержимое этих двух систем не должно смешиваться ни при каких обстоятельствах! Строго следуйте установленным вами правилам. Если вы дадите слабину и включите личную задачу (например, купить билеты в театр) в перечень рабочих задач, который просто подвернулся под руку, то забудете о ней, расслабитесь и получите неприятности из-за упущенной возможности выполнить ее.
• Две независимые конфигурации основной четверки позволяют также решить проблему доступа к информации. Если у вас нет доступа к рабочей системе через планшет или смартфон, то можно спокойно пользоваться раздельными системами в уверенности, что информация из них никогда не смешается.
Для создания индивидуальной системы подойдет целый ряд облачных сервисов, обеспечивающих управление одним или несколькими элементами основной четверки. К любому устройству можно подобрать в онлайн-магазине приложение для создания и поиска таких объектов, как задачи или заметки. У вас наверняка уже есть что-нибудь подобное для синхронизации с другими устройствами. Главное – подойти к этому вопросу осознанно и выбрать лучшее приложение, которое позволит получать доступ к информации в любом месте.