Мы также рекомендуем обращать внимание на продукты известных поставщиков, это повысит уверенность в том, что система, поддерживающая работу с важной для вас информацией, не прекратит существование в обозримом будущем.
Комбинированная система
С точки зрения управления лучше всего иметь свою систему для каждого элемента основной четверки. Это, однако, не означает, что все четыре элемента должны быть в одном бумажном ежедневнике или в электронной системе. Вы можете использовать комбинированную систему, главное, чтобы каждый элемент имел один формат. Календарь может быть электронным, поскольку в такой форме его легко синхронизировать на всех устройствах. То же самое относится и к контактам. А вот перечень задач и заметки вполне можно держать в записной книжке.
На самом деле не важно, какая система используется, если она удобна и вы следуете основным принципам организации информации. Главное, чтобы это помогало концентрироваться на квадрате 2.
Оценка своей основной четверки
Шерри, например, не пожалела времени, чтобы понять, как организована ее основная четверка. Вот что у нее получилось:
• События. Она записывает личные дела в маленьком бумажном ежедневнике, который носит в сумочке, а план производственных дел ведет в корпоративной информационной системе. Это противоречит «правилу одного» и может быть причиной дублирования записей и даже пропуска важных производственных дел при планировании дел из квадрата 2 на неделю, учитывая, что доступ к системе есть только на работе. Бывает, что важные производственные дела включаются в бумажный ежедневник, а поскольку она не любит записывать дважды, информация в обоих календарях является неполной.
• Задачи. Шерри записывает задачи в бумажном органайзере. Это соответствует «правилу одного», но она не может воспользоваться преимуществами цифрового управления задачами.
• Контакты. У нее две группы контактов. Одна – это номера в ее телефоне, а другая – корпоративный список контактов в компьютере. Поскольку эти системы не синхронизированы, Шерри часто дублирует или хранит устаревшую информацию о рабочих контактах в телефоне.
• Заметки/документы. Она ведет заметки в бумажной записной книжке, а документы хранит в компьютере. Ей нравится такая организация информации.
Поразмыслив, Шерри создала интегрированную систему, которая позволяет лучше управлять основной четверкой. Она сделала следующее:
• События. После разговора с сотрудниками ИТ-департамента Шерри поняла, как настроить телефон, чтобы иметь доступ и к рабочей, и к личной информации. Это позволяло видеть полный календарь в любом месте и избавляло от дублирования. Она перенесла личный календарь в онлайн-сервис и получила интегрированное представление информации.
• Задачи. Она нашла онлайновый сервис для управления задачами с простыми приложениями, позволяющими держать все задачи в электронном виде и просматривать их в едином формате. Шерри по-прежнему ведет рабочие и личные задачи раздельно, но просматривает их в одной программе. Это полностью соответствует «правилу одного».
• Контакты. Шерри использовала для объединения групп контактов тот же способ, что и для календарей. Список личных контактов уже был в телефоне, поэтому она просто удалила дублирующие записи.
• Заметки/документы. Поскольку ей нравится делать заметки на бумаге, а подходящего электронного решения не нашлось, Шерри ведет записи практически так же, как и раньше. Личные записи она держит в записной книжке, а более объемные документы – в компьютере.
Теперь ее система выглядит так:
Всего пара изменений сделали систему Шерри для управления основной четверкой намного более интегрированной. «Правило одного» позволило синхронизировать события и задачи в мобильном телефоне и ноутбуке. В результате критически важная информация для всех ролей стала постоянно доступной для Шерри. У нее нет планшета, но она хочет приобрести его к своему дню рождения. Когда он появится, она с помощью всего нескольких настроек сможет получать всю необходимую информацию. По мнению Джулии Моргенстерн, специалиста по управлению временем, главное – «не жалеть времени на оценку того, что у вас есть, и определение постоянного места для каждого объекта»{30}.
Планирование битвы: Карта процесса планирования дел из квадрата 2™
Имея надежную систему организации основной четверки, переходите к карте процесса планирования дел из квадрата 2. Эта карта наглядно демонстрирует, как то, что вы уже знаете, взаимодействует друг с другом и помогает побеждать в повседневной битве с потоком информации. Она показывает, как с помощью технологий поддерживать концентрацию внимания и энергии на важных делах из квадрата 2.
Базовая версия карты процесса планирования дел из квадрата 2 выглядит следующим образом.
Вертикальный ряд в середине показывает, как ваши роли и цели из квадрата 2 поддерживают планирование дел из квадрата 2 на неделю и на день и помогают принять решение. Если бы этим все ограничивалось и жизнь шла согласно плану, то больше ничего бы не требовалось.
Однако слева есть стрелка, которая представляет бесконечный поток входящей информации, задач, дел и того, что требует времени, внимания и энергии. С ней также связаны большие возможности и необходимость принимать важные решения.
Вертикальный ряд и поток входящей информации встречаются в момент принятия решения там, где идет сражение за наше внимание и энергию. Именно в этот момент мы останавливаемся, анализируем ситуацию и принимаем решение о том, что среди электронных писем, СМС, сообщений, телефонных звонков, людей и дел действительно важно, и таким образом защищаем приоритеты квадрата 2 от всего менее значимого.
Если входящий объект не является важным, то он относится к квадрату 3 или 4 и направляется по нижней стрелке в мусорную корзину. Поскольку мы не хотим тратить драгоценное время, внимание и энергию на объекты такого рода, они отбрасываются.
Если входящий объект важен, то он относится к квадрату 1 или 2 и может вводиться в вашу систему управления основной четверкой!
• Если это событие или задача требуют от вас действий, то их следует включить либо в календарь как событие, либо в перечень главных задач.
• Если это информация, не требующая действий, но полезная в будущем (контакт или заметка/документ), то ее следует записать в соответствующем месте на бумажном или электронном носителе.
Поскольку у нас есть система управления основной четверкой и совершенно ясно, где хранятся материалы, мы можем запрашивать их в любой момент для планирования дел из квадрата 2 на неделю и на день. Таким образом во время планирования дел из квадрата 2 мы получаем такую организацию важнейшей информации, которая помогает включать большие камни в график. Эта самоподдерживающаяся система организации и планирования повышает нашу способность дифференцировать вещи в момент принятия решения и не терять важное из виду в повседневной битве за наше время, внимание и энергию.
Три базовых приема
Теперь, когда вы понимаете принцип карты процесса планирования дел из квадрата 2, мы добавим к ее нижней части еще три элемента. Это три «базовых приема», которые помогают более эффективно использовать технологии для управления входящей информацией и организации основной четверки.
Термин базовый прием также заимствован из боевых искусств, а именно из американского кемпо{31}. Он обозначает базовое движение или принцип, который после тщательной отработки может использоваться в разных ситуациях с небольшими изменениями. Идея в том, что, овладев одним принципом, вы получаете в свое распоряжение тысячу движений. Как выразился японский мастер фехтования Миямото Мусаси, «через одну вещь вы познаете 10 000 вещей».
Здесь действует правило 80/20 – всего несколько идей приносят львиную долю выдающихся результатов. Мы выбрали такие три базовые приема для карты процесса планирования дел из квадрата 2, которые при их освоении и правильном применении значительно повышают шансы на победу.
Мы будем рассматривать эти приемы на примере одного из самых значительных источников входящей информации в современных условиях – электронной почты. В итоге, овладев базовыми приемами, вы сможете применять их к различным каналам поставки информации, включая СМС, социальные сети, мессенджеры и даже реальных людей.
Базовый прием 1: Побеждать без битвы
На карте процесса планирования дел из квадрата 2 этот прием располагается между бесконечным потоком входящей информации и принятием решения.
Мы будем рассматривать эти приемы на примере одного из самых значительных источников входящей информации в современных условиях – электронной почты. В итоге, овладев базовыми приемами, вы сможете применять их к различным каналам поставки информации, включая СМС, социальные сети, мессенджеры и даже реальных людей.
Базовый прием 1: Побеждать без битвы
На карте процесса планирования дел из квадрата 2 этот прием располагается между бесконечным потоком входящей информации и принятием решения.
В наше время каждый день пересылаются более 196 млрд электронных писем. За обычный рабочий день человек отправляет и получает в среднем 121 письмо, и по оценкам это число будет только расти{32}. В такой ситуации крайне важно не допустить превращения входящей почты в головную боль и сделать ее чрезвычайно полезным инструментом повышения эффективности.
Парадигма изменения подхода к электронной почте заключается в следующем. Ваша электронная почта – это не просто груда писем, в реальности по каждому из писем необходимо принять решение. В главе, посвященной правилу 1, мы говорили о том, что одной из самых острых проблем работников умственного труда в XXI в. стало количество решений, которые приходится принимать в течение дня. Занимаясь удалением, перемещением писем, чтением и подготовкой ответов на письма, мы расходуем энергию, которая достойна лучшего применения.
«Побеждать без битвы» позволяет автоматизация. Цель – автоматизировать максимально возможное количество принимаемых решений и избавить мозг от растрачивания энергии на рутинные, бесполезные и ненужные вещи.
Одним из самых действенных путей автоматизации работы с входящими письмами является изучение правил или функций фильтрации в почтовой программе. Фильтры позволяют автоматически направлять многие электронные письма туда, куда нужно, еще до того, как они попадут в ваш почтовый ящик.
Например, можно настроить правила так, чтобы автоматически:
• Удалять спам, который пробился через соответствующие фильтры.
• Удалять несущественные электронные письма, которые вас не касаются.
• Определять список адресов, в которые направляются копии писем, и выбирать функцию «Ответить всем».
• Выделять письма таких людей, как руководитель, супруга, ключевые члены команды и т. д.
• Перемещать ключевые документы, отраслевые журналы и т. п. в специальные папки для последующего изучения.
• Перемещать несрочные письма от определенных групп людей (например, незнакомых) в специальную папку для последующего изучения.
• Пересылать определенные электронные письма, например отчеты, другим адресатам.
• Настроить функцию автоматического ответа определенным отправителям для уведомления их о том, что вас нет на месте, или о сроке вашего ответа.
• Помещать копии определенных писем в несколько папок.
Конечно, не следует забывать о корпоративном порядке обработки и удаления электронных писем. Однако, уделив некоторое время из квадрата 2 на выработку правил, вы впоследствии сэкономите тысячи часов. Скажем, вы получаете 100 электронных писем в день. Сколько среди них важных? Предположим, что:
• Три десятка (30 %) очень важны и требуют немедленного внимания.
• Четыре десятка (40 %) важны, но не требуют немедленных действий (отчеты, рассылки, сообщения о состоянии проекта и т. д.).
• Три десятка (30 %) – поглотители времени и не нужны вам (спам и прочие несущественные послания).
Предположим также, что на принятие решения о том, как поступить с каждым из писем, вам нужно в среднем 15 секунд. Это означает, что вы тратите 25 минут каждый день только на сортировку почты. В итоге за пятидневную рабочую неделю выходит более двух часов.
Но вернемся к реальности. Фактически, глядя на каждое письмо, вы загружаете мозг вопросами, читаете и перечитываете, а иногда отвечаете. Нередко вы переходите к следующему письму, отодвигая принятие решения и/или действия по предыдущему. В результате со временем ящик переполняется письмами, ожидающими решения или действия, и становится источником стресса.
Введение правил, позволяющих безжалостно отсекать 30 % писем, которые не имеют значения для вас, автоматически управлять 40 % важных, но не срочных писем и выделять 30 % действительно важных писем, дает возможность изменить работу с электронной почтой.
Прежде всего вы перестанете видеть значительную часть писем в результате их автоматического удаления или архивирования. Это позволит высвободить немалую долю тех двух часов в неделю, что раньше уходили на простую сортировку почты.
Вы также сможете быстро переключать внимание на сообщения, которые, скорее всего, важны, поскольку установленные правила помогут легко идентифицировать их.
Один из наших клиентов рассказал, что после применения базового приема 1 при работе с электронной почтой он отправился в отпуск на несколько дней и перестал заглядывать в ящик. Вернувшись на рабочее место, он сел за компьютер и, затаив дыхание, открыл почтовую программу и нажал на кнопку «Получить». То, что случилось потом, стало для него неожиданностью. В папке «Входящие» появились 300 писем, и тут же 80 из них исчезли благодаря установленным правилам. На разбор этих 80 сообщений могла бы уйти куча времени, но принятые ранее решения избавили его от лишней траты ментальной энергии. Так наш клиент получил возможность посвятить свое внимание тому, что было действительно важным.
Мы рекомендуем выделить для проверки электронной почты в течение дня блок времени, т. е. создать временную зону квадрата 2. Это позволяет проверять почту раз в пару часов, а не каждые две минуты. Исследования показывают, что с каждым отвлечением от работы нужно все больше и больше времени для включения в нее. Следуя нашей рекомендации, вы сможете сконцентрироваться на работе, а когда наступает естественный перерыв, проверять, не пришло ли что-либо важное, вместо того чтобы отвлекаться на каждое из трех десятков писем в процессе работы.
Не все могут создавать временные зоны для работы с электронной почтой. Некоторые считают, что «если я понадобился боссу, значит я ему действительно нужен». Большинство устройств и программ позволяют выделять сообщения тех, кому необходимо ответить. Как вы предпочитаете выделять письма босса, супруги или делового партнера – цветом, звуковым сигналом или большим ярлыком? Создайте такое правило и сможете полностью сконцентрироваться на текущей работе, не опасаясь, что пропустите сообщение от важного для вас человека.
Не гонитесь за количеством людей в списке приоритетов. Выберите двух-трех, которым действительно нужно отвечать без промедления. В противном случае вы получите хаос звонков и сигналов и снова будете отвлекаться и прерываться.
Подумайте, насколько полно вы используете возможности своей почтовой программы, чтобы побеждать без битвы. Можете оказаться, что:
• У вас нет никаких правил, и вы даже не знали, что их можно установить.
• Вы установили несколько правил и больше их не обновляли.
• Вы установили несколько правил, но понимаете, что можно автоматизировать обработку значительно большего количества писем.
• У вас много правил и вы активно их обновляете, экономя массу времени, внимания и энергии. Вы прямо-таки почтовый ниндзя.
Такой подход не требует значительных усилий. Потратив всего полчаса из времени, отведенного для квадрата 2, вы можете создать набор необходимых правил. Они окупят себя за день-другой, а дальше вы будете получать чистую экономию времени, внимания и энергии.
После создания системы правил или фильтров поддерживайте ее в актуальном состоянии. Не прекращайте сортировать новые сообщения по квадратам. Ищите шаблоны для автоматизации и возможности для расстановки приоритетов. Обнаружив их, не жалейте минуту-другую на создание правила, позвольте программе выполнять сортировку автоматически.
Если ваш почтовый ящик находится в полном беспорядке и переполнен сотнями (а то и тысячами!) электронных писем, и вы не знаете с чего начать, прочитайте раздел «Как очистить почтовый ящик: помощь в серьезных случаях» настоящей главы.
Оптимизация подхода
Как уже говорилось, мы сконцентрировались на электронной почте, поскольку эта проблема касается всех, кто работает в организациях. Однако принцип «побеждать без битвы» можно применять не только к электронной почте.
• Вы можете использовать функции своего телефона, чтобы присвоить один рингтон нескольким важнейшим для вас контактам и другой – всем остальным. Это позволит дифференцировать СМС-сообщения и звонки и отвечать на них соответствующим образом. Кроме того, можно сделать так, чтобы звонки с определенных номеров сразу перенаправлялись на голосовую почту. Вы сами решаете, чьи звонки и в каких случаях могут отрывать вас от работы. Это позволяет сохранять концентрацию и не отвлекаться от текущей важной задачи.