В безбумажном офисе печатают больше
В большинстве компаний, внедривших концепцию так называемого безбумажного офиса, на самом деле печатают больше, чем до внедрения. На первый взгляд это выглядит странно, но объяснение вполне логично: предположим, вы получили в электронном виде важный документ, который вам нужно внимательно прочитать. Большинству читать с монитора неудобно, поэтому они этот документ распечатывают. В современном офисе за сотрудниками рабочие места не закреплены, значит, распечатанный документ негде хранить, поэтому он окажется в мусорной корзине. Через неделю перед собранием его снова распечатают, потому что «так с ним проще работать». Мой друг как-то заметил: «Убрать из офиса бумагу – все равно что убрать ее из уборной»{8}. Думаю, он прав.
Конечно, чтение документов в электронном виде помогает сохранять окружающую среду, что я, конечно, поддерживаю. Но кажется, мало кому хочется терять 30 % продуктивности, чтобы спасти деревья. Поэтому мне показалось странным, что на рынке программного обеспечения не нашлось ни одной программы, позволяющей улучшить процесс чтения с монитора. Чтобы заполнить этот пробел, мы решили разработать собственное программное обеспечение, основанное на методах, описанных в этой книге и позволяющих упростить усвоение, анализ и запоминание цифровой информации. С такой программой вы будете быстрее и внимательнее усваивать информацию и надолго ее запоминать. Но об этом позже. Давайте сначала рассмотрим, какое влияние на нас оказывают все вышеперечисленные сложности, с которыми мы сталкиваемся.
Нас легко отвлечь.
Мы читаем слишком медленно, чтобы соответствовать происходящим вокруг изменениям.
Мы не запоминаем информацию надолго.
С экрана мы читаем на 30 % медленнее.
А что если ответы – в статьях, которые никто не читает?
Большинство из нас либо читают только часть текста, либо полностью его игнорируют. Нас легко отвлечь, и мы не в состоянии надолго запоминать информацию. Как такая ситуация влияет на общий уровень знаний в обществе?
Мы упускаем информацию из виду. Не исключено, что мы упускаем решения для основных социальных проблем. Может быть, важная информация для решения этих проблем – в отчетах, которые были опубликованы, но никем не прочитаны? Согласно последнему отчету Всемирного банка, это весьма вероятно{9}. Каждый год Всемирный банк публикует сотни исследований, посвященных борьбе с бедностью во всем мире. Эти отчеты предназначены для стимулирования общественных дискуссий и помощи правительствам в принятии решений, поэтому в их подготовку инвестируется много времени и средств. В какой-то момент Всемирный банк задался вопросом: «А сколько людей читают наши отчеты?» Было принято решение провести исследование. Результаты оказались шокирующими: около трети PDF-файлов ни разу не были скачаны, эти статьи никогда не были прочитаны никем, кроме авторов; 40 % статей были скачаны менее 100 раз, и только 13 % – более 250 раз.
Тревожная статистика, скажу я вам. Washington Post справедливо заметила, что такова статистика не только Всемирного банка. Важные отчеты публикуются в разных сферах: государственной власти, науке, праве, банковском деле, страховании. Сотни тысяч страниц потенциально важной ценной информации. В их производство инвестировано несчетное количество человеко-часов. А их даже не открывают?
Хуже того – как вы думаете, сколько человек из тех, кто скачал эти отчеты, действительно их прочитали от начала и до конца? Основываясь на своем опыте, рискну заявить, что не более 5 %. А сколько из них смогли бы рассказать о содержании этого отчета через два дня после прочтения?
Это реальность, в которой мы живем. Сколько информации теряется? Как это влияет на наш уровень знаний?
А читают ли ваши тексты?Когда вы пишете доклад или отчет, то рискуете так же, как и Всемирный банк. Если объем вашего текста больше, чем десять страниц, скорее всего, его вообще никто не прочитает, не говоря уже о воспроизведении этой информации через два дня[4]. Бессмысленно что-либо писать, если 90 % целевой аудитории в лучшем случае просканируют, а 10 % прочитают, но забудут на следующий день. То же относится и к презентациям: все, что вы говорите, влетает в одно ухо и вылетает из другого уже через день. Выступая с презентацией и продумывая статью, помните: давайте самое важное вначале и будьте по возможности краткими.
Мы упускаем детали
Вы можете сказать, что нужно просто производить меньше информации. Например, не следует включать полмира в копию и скрытую копию электронного письма. Согласен, в данном случае это выход. Но у этой медали две стороны, особенно если рассматривать разные сферы деятельности: например, журналистам говорят, что писать нужно короче, потому что иначе никто не будет читать. Информация передается все более и более сжато, популярность Twitter тому доказательство. Насколько подробную информацию мы теперь получаем? Остается ли место для общей информации, которая дает нам лучшее представление о мире вокруг нас? С одной стороны, наши возможности усваивать информацию ограниченны. С другой – тренд на распространение все более сжатой информации приводит к тому, что все наши знания становятся поверхностными.
Делимся, делимся, но не читаем!В социальных сетях часто делятся статьями, сопровождая перепосты такими фразами: «Не пропустите это!» или «Вам нужно это прочитать!» Любопытный факт: часто человек, который делится статьей, ее даже не читал. «Мы не обнаружили никакой связи между чтением статьи и ее перепостом», – говорит Тони Хайле, владелец компании Chartbeat, анализирующей, что заставляет людей посещать сайты{10}.
Часто статьи, которыми делятся, привлекают внимание заголовками (их уже называют «кликбейтами»). Желая продемонстрировать свою осведомленность и причастность, мы делимся статьей с друзьями и подписчиками. Если статьей часто делятся, это говорит только о качестве ее заголовка, но не содержания.
Новая реальность требует новых методов обработки информации
Мы перегружены информацией, которую нужно обрабатывать для работы или обучения, и не знаем подходящих методов и техник для работы с ней. В результате мы ее игнорируем, только частично усваиваем и не можем воспроизвести или применить. В каком-то смысле мы снова становимся безграмотными, а это сильно влияет на то, как мы работаем.
Недавно я разговаривал с менеджером одной крупной компании по производству двигателей. Он получает детальные спецификации по стандартам, которым двигатели должны соответствовать. Зачастую это сотни страниц. Мой собеседник признался, что нередко не читает эти документы – ни полностью, ни даже частично, потому что это требует слишком много времени. Я спросил его о влиянии такого подхода на процесс производства, на что он вполне четко ответил: «Влияние огромное, это ведет ко многим производственным ошибкам. Не могу сказать точно, но ежегодно мы тратим на их устранение миллионы». На производстве источник ошибки можно найти довольно быстро: вы не прочитали страницу 137, значит, не произвели особую деталь для этого двигателя. В организациях, основанных на знаниях, найти причину ошибки не так просто, тем не менее непрочтение информации может и здесь иметь большое значение.
Мы уверены: когда бы мы ни получили информацию (на бумаге или в электронном виде), наш мозг может быстро и эффективно ее усвоить и легко воспроизвести. По-моему, это заблуждение.
Мы еще не научились тем методам, которые помогли бы нам справиться с информационной перегрузкой здесь и сейчас. Нам нужно это изменить, потому что информация важна для качественного выполнения работы. Как я уже говорил, часть решения кроется в уменьшении производства информации. В то же время нам нужен новый метод обработки информации, которую мы используем для работы и обучения. Вот, какой вопрос интриговал меня годами: как обрабатывать информацию быстрее, более эффективно и, что важно, проще?
Обещание
В этой книге я хочу рассказать вам о методе, который я разрабатывал в течение десяти лет: метод UseClark. Он позволяет оптимизировать передачу информации в ваш мозг за счет более простого и комфортного усвоения, понимания и запоминания информации.
Применение этого метода даст следующие результаты:
• вы будете более сосредоточенны и сможете более эффективно справляться с отвлекающими факторами;
• станете усваивать информацию быстрее и качественнее;
Применение этого метода даст следующие результаты:
• вы будете более сосредоточенны и сможете более эффективно справляться с отвлекающими факторами;
• станете усваивать информацию быстрее и качественнее;
• будете лучше запоминать информацию и помнить ее дольше;
• вам потребуется меньше энергии для обработки информации.
Последний пункт – очень важный, на мой взгляд. Это и есть цель, к которой мы стремимся. Если на обработку, анализ и запоминание информации вам станет требоваться меньше энергии, эти процессы будут проходить более гладко и оперативно.
Метод UseClark состоит из ряда основополагающих принципов работы мозга, которым посвящены следующие главы. Каждый принцип предполагает использование различных техник, подробно представленных в книге.
Принципы предполагают свободу интерпретации и применения. Это существенный момент. Я не собираюсь учить вас ловким трюкам и не верю в поспешные решения – на мой взгляд, они вам ничего не дадут. Важно, чтобы вы создали собственный метод, основываясь на этих принципах и подстраивая их к тому, как вы работаете или учитесь.
Прежде чем мы перейдем к подробному описанию принципов, давайте взглянем на общую картину.
Метод UseClark
Я уже говорил о трех этапах обработки информации: усвоение, анализ и применение. Проанализируем первые два: усвоение и анализ. Их можно разделить на пять шагов: усвоение, понимание, анализ, хранение, воспроизведение. Каждый из этих шагов преследует свои цели, но они тесно связаны друг с другом и в некотором смысле пересекаются.
Метод UseClark помогает пройти все эти шаги быстро и эффективно. Например, вы узнаете, как лучше концентрировать внимание при получении информации, чтобы при ее обработке можно было легко выделить важное.
Восемь принципов UseClark
1. Все дело в методе.
2. Заполняйте пустоту.
3. Научитесь однозадачности
4. Создавайте общую картину.
5. Думайте активно.
6. Используйте образы.
7. Проявляйте фантазию.
8. Не переусердствуйте!
Для каждого принципа мы придумали изображение, которое будем использовать при его описании.
Ниже пять шагов представлены совместно с принципами работы мозга, и вы можете посмотреть, какие из них применять для достижения своих целей. Заметьте, на некоторых шагах возможно применение нескольких принципов.
Один важный принцип не указан в таблице, потому что он общий, применим ко всем шагам и формирует основу для всего метода.
Давайте начнем с рассмотрения первого принципа.
Первый принцип. Все дело в методе
Предположим, мы проводим тест – вам нужно запомнить 30 слов в определенном порядке, и вы не можете их записывать, пока я их называю. Чтобы усложнить задачу, подождем хотя бы час, прежде чем начать их вспоминать, а в это время я вас буду отвлекать. Думаете, справитесь? Многие считают это сложным и думают, что не смогут записать в правильном порядке больше четырех-пяти слов. Замечу, что тест ни в коем нельзя считать показателем вашего уровня интеллекта, возраста или даже качества памяти[5]. Он призван показать эффективность метода, который вы используете для запоминания слов. Если вы мне скажете, какой метод будете использовать, я смогу точно сказать, какой у вас будет результат. У каждого метода свои возможности и своя эффективность.
Сознательно или бессознательно, вы всегда используете какой-то метод, чтобы запомнить информацию. Вы должны сделать что-то с информацией, которую хотите запомнить. Если не сделать ничего, через 18 секунд вы ее забудете{11}. Большая часть людей при прохождении этого теста пользуется методом краткосрочной памяти, который предполагает, что вы повторяете слова про себя и надеетесь, что они запомнятся. Недостаток этого метода в том, что возможности краткосрочной памяти ограничены: она может хранить максимум семь слов в течение десяти минут, независимо от того, насколько вы интеллектуально развиты, то есть на одиннадцатой минуте у вас возникнут проблемы.
В краткосрочной памяти хранится сознательное внимание. Другими словами, если вы используете этот вид памяти для запоминания чего-либо, то не можете сосредоточиться ни на чем другом. А если все же попробуете, ваша ментальная чаша переполнится. Возможно, вам знакома такая ситуация: вы пытаетесь запомнить номер телефона, кто-то отвлекает вас вопросом, и вы забываете номер. Если использовать более эффективные техники запоминания слов, вы автоматически получите более высокие результаты. С помощью подходящих методов вы сможете сохранить информацию в долгосрочную память и играючи запомните 30 случайных слов в правильном порядке.
Мы подходим к самому интересному: если вы смогли запомнить лишь четыре слова в первом тесте, а потом с новым методом запомнили все 30, вы стали умнее? Нет. Ваша память улучшилась? Строго говоря, нет, вы всегда могли это сделать. Просто большинство не знают, как использовать возможности своей памяти, и это главная мотивация для всего, что мы делаем в UseClark. С помощью книги, которую вы сейчас читаете, курсов, которые мы проводим, и программы, которую разработали, мы стремимся помочь добиться от вашего мозга большего.
Качество запоминания информации зависит не от того, насколько умны вы или глупы, стары или молоды, а от того, какие техники вы сознательно или бессознательно используете для хранения информации. В этой книге вы найдете и другие принципы, которые упрощают долговременное запоминание информации.
Утверждение, что у вас плохая или хорошая память, неверно.
Ваша память либо натренирована, либо нет.
Использование правильного метода важно не только для запоминания информации, но и для выполнения практически любой интеллектуальной задачи. Другой пример тому – концентрация внимания. Не знаю, как вы, но опыт показывает, что большинство из нас легко отвлекаются. Хотя биологические процессы и окружающая среда имеют определенное влияние, уровень концентрации внимания преимущественно зависит от методов, которые вы используете, чтобы сосредоточиться. В этой книге вы найдете много принципов для улучшения концентрации внимания. Применяя их, вы сможете лучше блокировать внешние шумы и помехи, а мысли будут меньше блуждать.
То же относится и к быстрому чтению. Скорость чтения не зависит от возраста или уровня интеллекта. Конечно, сложность текста играет свою роль, как и личная заинтересованность в теме, но наиболее значимые для скорости чтения и понимания факторы – методы, которые вы используете для усвоения информации. Используете неэффективные методы – и усвоение текста представляется вам медленным и сложным. Применяете эффективный метод – процесс ускоряется, проходит более гладко и, что важно, облегчается. В этой книге вы найдете принципы, которые помогут изменить ваш подход к чтению.
Обзор прочитанного
Раньше считалось, что границы умственных способностей не могут быть расширены. Сегодня мы знаем, что уровень возможностей нашего мозга зависит от того, как мы его используем. Другими словами, если мы используем неэффективные методы запоминания чего-либо, нам будет сложно вспомнить это, а если использовать эффективные методы запоминания, можно легко воспроизвести информацию даже через несколько лет.
Это относится не только к памяти, но и к познавательной функции мозга. Если понимать, как работает мозг, то усвоение, анализ и запоминание информации будут происходить быстрее, легче и, что важно, приятнее.
Давайте посмотрим, чем вам будет полезен следующий принцип.
Второй принцип. Заполняйте пустоту
Вы легко отвлекаетесь по время чтения или на презентациях и собраниях? Высока вероятность, что вы ответите «да». По моему опыту, 95 % людей сложно сосредоточиться. Как мы уже говорили, недостаток внимания затрудняет запоминание информации, следовательно, для быстрого и полноценного ее усвоения, анализа и запоминания необходима концентрация.
Если вы не сосредоточены, то ничего не запомните
Недостаток внимания может быть вызван различными отвлекающими факторами:
• внутренними;
• внешними;
• связанными с содержанием.
В большинстве случаев нам мешают внутренние факторы – мысли, которые приходят сами по себе, когда мы что-либо читаем или слушаем: «Мне нужно позвонить Джону, мне нужно отправить электронное письмо, мне нужно купить продукты». Ваше сознательное внимание может быть сосредоточено лишь на чем-то одном, поэтому, если ваши мысли начинают блуждать, вы неизбежно упускаете информацию, а это может привести к серьезным последствиям. Возможно, вам знакома ситуация: вы едете на автомобиле по знакомому маршруту, ваши мысли начинают куда-то убегать, и вдруг вы оказываетесь в месте назначения и спрашиваете себя, кто вел машину предыдущие десять минут.