Компьютер для бухгалтера - Алексей Гладкий 4 стр.

Флажок Фоновая печать предназначен для включения режима фоновой печати документа. В данном режиме пользователь может продолжать работу в программе во время печати документа. Следует учитывать, что при печати в фоновом режиме возможно замедление скорости печати. По умолчанию данный флажок установлен.

Иногда бывает необходимо распечатать многостраничный документ начиная не с первой, а с последней страницы. В программе Word предусмотрена такая возможность – для этого нужно в разделе Дополнительно в области настроек Печать установить флажок Печать в обратном порядке.

Если установлен флажок Печать XML-тегов, то документ будет распечатан вместе с XML-тегами, используемыми в синтаксисе языка XML. Отметим, что эта возможность используется довольно редко, поэтому по умолчанию данный флажок снят.

При необходимости можно сделать так, что в печатной форме документа вместо значений полей будут распечатаны их коды; это означает, что вместо, например, рисунка будет распечатано его кодовое обозначение. Чтобы вывести на печать документ в таком виде, нужно установить флажок Печать кодов полей вместо их значений. Поскольку такой способ печати также используется не очень часто, по умолчанию данный флажок снят.

С помощью флажков Печатать на лицевой стороне листа при двусторонней печати и Печатать на задней стороне листа при двусторонней печати выбирается требуемый способ печати документа при включенном режиме двусторонней печати. По умолчанию оба флажка сняты.

Данную возможность удобно использовать, например, когда нужно распечатать только текст документа, а рисунки и прочие объекты, присутствующие в документе, можно пропустить.

Если установлен флажок Масштабировать содержимое по размеру бумаги А4 или Letter, то программа будет по умолчанию исходить из того, что для печати используется бумага формата А4 или Letter. Поскольку большинство пользователей для печати документов пользуются именно такими форматами бумаги, по умолчанию данный флажок установлен.

В поле Подача бумаги из раскрывающегося списка выбирается способ подачи бумаги в принтер, который будет использоваться при печати документов. Возможен выбор одного из следующих значений: Использовать настройки принтера (в данном случае подача бумаги будет осуществляться в соответствии с выполненной настройкой принтера), Автоматический выбор и Ручная подача. По умолчанию в данном поле установлено значение Использовать настройки принтера.

Описание режимов и функций, актуальных для работы бухгалтера

Создание и редактирование бухгалтерских документов подразумевает соблюдение целого ряда норм и правил современного делопроизводства. Это касается форматирования текстов, вставки в них прочих элементов (графические объекты, таблицы, гиперссылки, оглавления и др.), особенности оформления и пр.

Форматирование текста

В данном разделе мы на конкретном примере рассмотрим, как в программе Word выполняются наиболее распространенные приемы по форматированию текста документа.

Предположим, что нам нужно отформатировать текст, который представлен на рис. 2.8.

Отформатируем данный текст таким образом, чтобы в нем четко были выделены следующие элементы: заголовок, обычный текст, маркированный список, нумерованный список и заключение.

Рис. 2.8. Текст для форматирования

Заголовком у нас будет являться словосочетание Форматирование текста, которое следует в самом начале текста. Его необходимо выделить, а затем на вкладке Главная в панели Стили нажать кнопку со стрелочкой, расположенную справа от названия панели, либо комбинацию клавиш Alt+Ctrl+Shift+S. В результате в правой части интерфейса откроется окно со списком имеющихся в программе стилей (рис. 2.9).

Рис. 2.9. Перечень стилей

В данном окне нужно щелкнуть мышью на названии требуемого стиля. В данном примере мы применим к заголовку стиль Заголовок 1 – результат представлен на рис. 2.10.

Далее отформатируем основной текст документа. Основным текстом в нашем примере будем считать весь текст, который следует от заголовка и до слов Вот маркированный список.

Рис. 2.10. Оформление заголовка документа

Выполним выравнивание основного текста по ширине (на рис. 2.8 и 2.10 он выровнен по левому краю).

Для этого нужно выделить основной текст, после чего на вкладке Главная в панели Абзац нажать кнопку По ширине либо комбинацию клавиш Ctrl+J. Результат выполненных действий показан на рис. 2.11.

Рис. 2.11. Выравнивание основного текста

Полученный результат позволяет сделать вывод, что основной текст документа стал выглядеть значительно эргономичнее.

Далее оформим маркированный список нашего документа. Вначале оформим текстовый фрагмент Вот маркированный список, чтобы эти слова выделялись в тексте документа, для чего применим к нему полужирное начертание шрифта.

Для этого нужно выделить этот фрагмент и на вкладке Главная в панели Шрифт нажмем кнопку Ж или комбинацию клавиш Ctrl+Shift+B.

Затем выделим позиции маркированного списка и на вкладке Главная в панели Абзац нажмем кнопку Маркеры.

Теперь аналогичным образом отформатируем нумерованный список: оформим текст Вот нумерованный список полужирным шрифтом, а для форматирования самого списка нажмем в панели Абзац кнопку Нумерация. Результат выполненных действий показан на рис. 2.12.

Рис. 2.12. Оформление списков

Теперь нам осталось лишь выполнить форматирование заключительной части документа. Для этого выделим ее, выровняем по ширине (с помощью комбинации клавиш Ctrl+J) и применим к ней начертание курсивом, нажав на вкладке Главная в панели Абзац кнопку К или комбинацию клавиш Ctrl+I. Отформатированный в соответствии с условиями примера документ показан на рис. 2.13.

Рис. 2.13. Отформатированный текст

Сравнив полученный результат с исходным текстом (см. рис. 2.8), можно убедиться, что после форматирования документ стал намного нагляднее и удобнее для восприятия.

Вставка объектов в текстовый документ

Как уже отмечалось выше, в любой документ Word можно вставлять разные объекты: рисунки, гиперссылки, сноски, таблицы и др. Далее мы на конкретных примерах рассмотрим, каким образом осуществляется вставка объектов в документ.

Предположим, что нам нужно вставить в документ Word рисунок, который изображен на рис. 2.14.

Рис. 2.14. Графический объект для вставки в текстовый документ

Отметим, что возможности Word предусматривают вставку в документ рисунков, которые сохранены в файлах разных форматов: *.bmp, *.tiff, *.jpg, *.gif и др. В рассматриваемом примере в документ будет вставлен рисунок формата *.tiff (на технологию вставки рисунка его формат не влияет).

Вставим рисунок в документ, текст которого мы отформатировали в предыдущем разделе (см. рис. 2.13). После первого предложения данного документа нажмем два раза Enter: первый раз – чтобы следующее предложение было начато с нового абзаца, второй раз – чтобы подготовить место (пустой абзац) для вставки рисунка, и установим курсор в это пустое место.

После этого нужно открыть на ленте Word вкладку Вставка и нажать на ней кнопку Рисунок. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.15.

В данном окне следует указать путь к файлу рисунка, который необходимо вставить в документ. Если в требуемом каталоге находится много файлов с рисунками разных форматов, то для облегчения поиска требуемого файла можно включить фильтр по формату файла. Для этого нужно выбрать требуемый формат из раскрывающегося списка в поле Все рисунки, которое находится в нижней части окна – в результате отобразится список файлов только нужного формата.

Рис. 2.15. Выбор файла рисунка

Рис. 2.15. Выбор файла рисунка

После выбора файла щелчком мыши нужно нажать кнопку Вставить – результат выполненных действий представлен на рис. 2.16.

Рис. 2.16. Вставка графического объекта в текстовый документ

При необходимости к вставленному рисунку можно применить некоторые инструменты форматирования – например, поместить его не у левого края документа, как на рис. 2.16, а по центру или возле правого края. Для этого следует щелчком мыши выделить рисунок и воспользоваться соответствующими кнопками, расположенными на вкладке Главная в панели Абзац.

Теперь создадим подрисуночную подпись. Отметим, что если документ включает в себя немного рисунков (в пределах 3–5), то подрисуночные подписи не всегда обязательны, но при большом количестве рисунков обычно без них не обойтись, иначе возможно возникновение путаницы.

Выделим рисунок (для этого достаточно щелкнуть на нем мышью), откроем на ленте Word вкладку Ссылки и нажмем кнопку Вставить название – в результате на экране отобразится окно, изображенное на рис. 2.17.

Рис. 2.17. Вставка подрисуночной подписи

В данном окне в поле подпись из раскрывающегося списка нужно выбрать значение рисунок, а в поле положение – значение под выделенным объектом (в этом случае подпись будет размещена под рисунком). После этого нажимаем кнопку ОК – результат представлен на рис. 2.18.

Рис. 2.18. Подрисуночная подпись

В нашем документе это первый рисунок, что и нашло свое отражение в подрисуночной подписи. При создании подписи под следующим рисунком ему будет присвоен номер 2 и т. д. При необходимости можно изменить текст подрисуночной подписи – это делается либо в поле Название (см. рис. 2.17), либо непосредственно под рисунком, после ее вставки.

Сформируем оглавление документа, с которым мы работали в предыдущих разделах (см. рис. 2.18). Вначале подготовим место для оглавления: для этого нужно установить курсор перед заголовком и нажать клавишу Enter, после чего к появившемуся пустому абзацу применить стиль Обычный (стиль выбирается в окне выбора стилей, см. рис. 2.9). Набираем слово Оглавление и опять нажимаем Enter; в результате выполненных действий документ должен принять вид, как на рис. 2.19.

Рис. 2.19. Подготовка места для оглавления

Теперь нужно открыть на ленте Word вкладку Ссылки, нажать на ней кнопку Оглавление и в открывшемся меню выбрать команду Оглавление. В результате на экране откроется окно формирования оглавления. Не меняя предложенных по умолчанию настроек, нажимаем в данном окне кнопку Параметры – на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.20.

В данном окне нам нужно выбрать стили, которые будут распознаваться Word как элементы оглавления, при его автоматическом формировании. Поскольку наш документ небольшой и лишь два его фрагмента оформлены стилями, которые могут являться элементами оглавления (это заголовок документа и подпись под рисунком), то в данном окне в полях Заголовок 1 и Название объекта с клавиатуры введем значение 1.

Рис. 2.20. Параметры оглавления

После этого последовательно нажмем кнопки ОК в данном окне и в окне формирования оглавления – результат выполненных действий представлен на рис. 2.21.

Рис. 2.21. Документ с автоматически сформированным оглавлением

Как видно на рисунке, оглавление нашего документа сформировано в верхней части окна, там, где до этого был установлен курсор (см. рис. 2.19). Оглавление включает в себя два элемента: заголовок документа и подпись под его рисунком, каждый из которых находится на первой странице.

Если бы в нашем документе использовались заголовки разных уровней (не только первого, но и второго, третьего и т. д.), то в оглавлении была бы соблюдена вложенность разделов, то есть внешне оно напоминало бы иерархический список.

В электронных бухгалтерских документах часто бывает необходимо наличие гиперссылок. Вопервых, с их помощью производиться быстрый переход к нормативнозаконодательным актам (они могут находиться как в Интернете, так и на локальных либо сетевых дисках), подтверждающим те либо иные положения документа. Вовторых, некоторые бухгалтерские документы являются взаимосвязанными и рассматриваются комплексно: это касается, например, форм регламентированной бухгалтерской отчетности (баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и др.). С помощью гиперссылок можно быстро переходить между этими документами, а также между отдельными позициями в документах. Возможны и другие ситуации, когда наличие в бухгалтерском документе гиперссылки на другие регистры, источники и т. п. является обязательным.

В этом разделе мы на конкретном примере продемонстрируем, как вставляются гиперссылки в редакторе Word. При этом будем использовать документ, с которым мы работали в предыдущих разделах (см. рис. 2.13 и 2.21).

Предположим, что нам необходимо вставить ссылку, с помощью которой из данного документа осуществлялся бы быстрый переход к текстовому файлу Primer.txt, который находится на локальном компьютере в папке D: \Пример. Ссылкой у нас станет первый пункт маркированного списка – Позиция 1.

Итак, выделим текст Позиция 1, откроем на ленте Word вкладку Вставка, нажмем на ней кнопку Ссылки и в открывшемся меню выберем пункт Гиперссылка. В результате выполненных действий на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.22.

Рис. 2.22. Вставка гиперссылки на файл

В данном окне в поле Текст по умолчанию отобразится текст нашей гиперссылки – Позиция 1. При необходимости его можно отредактировать с клавиатуры, но в нашем примере мы оставим его без изменения.

В поле Папка из раскрывающегося списка выберем диск D, а затем (в расположенном ниже поле) откроем папку Пример и выделим курсором требуемый файл (см. рис. 2.22). При этом автоматически будет заполнено поле Адрес, расположенное в нижней части окна.

После выполнения указанных действий нажимаем кнопку ОК – результат представлен на рис. 2.23.

Рис. 2.23. Гиперссылка в тексте документа

Как видно на рисунке, первый пункт маркированного списка превратился в гиперссылку. Напомним, что по умолчанию в Word гиперссылки работают следующим образом: нужно нажать клавишу Ctrl и щелкнуть мышью на гиперссылке. После выполнения этих действий применительно к нашей гиперссылке на экране откроется окно текстового редактора, в котором будет представлен текст файла Primer.txt.

Обычно в бухгалтерской практике и вообще в делопроизводстве для вставки в электронный документ готового текста используется буфер обмена: в него копируется предварительно выделенный текстовый фрагмент, который затем вставляется в требуемое место документа.

Данный метод прост и удобен, когда речь идет о том, чтобы копирование и последующая вставка текста осуществлялись в пределах одного документа. Это также удобно в случаях, когда нужно скопировать текст из одного документа (это может быть не обязательно документ Word, но и, например, документ формата *.txt, *.html и др.) в другой. Но если необходимо скопировать тексты нескольких документов в какойто один документ, то использование буфера обмена не всегда удобно: ведь нужно открыть документ, скопировать из него текст, вставить в текущий документ, затем открыть другой документ, скопировать из него текст и вставить его в текущий документ, после этого нужно открывать третий документ и т. д.

В таких случаях намного удобнее скопировать текст из документов, не открывая их, и Word предоставляет пользователям такую возможность. Для этого нужно установить курсор в то место документа, куда должен быть вставлен текст из другого документа, затем на вкладке Вставка в панели Текст нажать маленький треугольник, расположенный справа от кнопки Вставить объект (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) и в открывшемся меню выбрать пункт Текст из файла. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.24.